Административная система для компаний с численностью от 50 до 200 сотрудников
- Igor Klimkowicz
- 5 дней назад
- 7 мин. чтения
Что тебе нужно сделать:
День 1
Первый шаг, который вам необходимо выполнить, — установить лимит основной учётной записи. Без этого лимита невозможно будет назначать какие-либо карты. При первом входе в систему вы увидите уведомление с просьбой установить данный лимит. Лимит основной учётной записи определяет максимальную сумму расходов, которая может быть назначена каждой новой карте в системе. Этот лимит применяется к основной учётной записи и является общим для всех администраторов.
Лимит группы
— Это максимальная сумма, на которую вы сможете выпускать карты; данное ограничение предназначено исключительно для администраторов портала. Установите его в размере, соответствующем вашим текущим годовым расходам бизнеса. Вы всегда сможете изменить этот лимит позже в настройках редактирования. Как правило, лимит карт игнорируется — он указывает максимальное количество карт, которое может быть выпущено администрацией, однако если у вас около ста сотрудников, этот лимит может быть полезен для контроля отдельных групп.
После этого шага вы уже сможете начать выпуск платёжных карт.
Как добавить нового администратора на платформу
Когда вашей компании требуется более одного администратора в панели управления для назначения карт и контроля расходов, добавьте их с помощью функции ADD EMPLOYEE.
В более крупных компаниях наиболее распространённая структура ролей выглядит следующим образом: один корпоративный администратор, 5–6 корпоративных менеджеров, которые не могут изменять лимиты, но могут выпускать платёжные карты (так называемые тимлиды), и 2–3 человека, которые не могут выпускать платёжные карты, но имеют доступ ко всем транзакциям в рамках определённой группы и подгрупп и могут формировать отчёты.
Прочитайте руководство, чтобы узнать, какую роль им назначить: Как добавить нового администратора на платформу?
Как создать иерархию групп на платформе Sparados
На платформе Sparados вы можете создавать группы для администраторов в соответствии с подразделениями компании, контролировать расходы и лимиты каждой группы, а также ограничивать видимость платформы. Эта функция поможет вам управлять бизнес-расходами и утверждать лимиты по картам.
Если вы хотите точно разобраться, как это работает и какие роли можно назначать администраторам, ознакомьтесь с примером в данном руководстве.
Подробные инструкции вы найдёте здесь: Как создать новую группу на платформе Sparados?
Пример:
В компании «Verestro» работают 150 сотрудников, из которых 43 используют корпоративные карты для покупок. У компании есть три платёжных счёта:
Один счёт в EUR — предназначен для международных платежей.
Два счёта в PLN:
Административный PLN — для административных и командных расходов
Командировочный PLN — для расходов, связанных с продажами и деловыми поездками
Верхние лимиты основной группы «Verestro»:
Счёт в EUR — 20 000 EUR
Счета в PLN:
Административный PLN — 200 000 PLN
Командировочный PLN — 100 000 PLN
Группы администраторов и их лимиты:
Продажи — подгруппа основной группы «Verestro»(вся команда продаж: 20 человек / 2 администратора (HOS))
Использование карт для деловых поездок и расчётов с клиентами
Доступ к счетам в EUR и PLN
Лимит: Командировочный PLN — 60 000 PLN и 10 000 EUR
Внутренние продажи — подгруппа отдела продаж(в команде 8 человек / 1 директор по продажам в Польше)
Лимит: Командировочный PLN — 40 000 PLN
Нет доступа к счёту в EUR
Международные продажи — подгруппа отдела продаж(в команде 12 человек / 1 директор по международным продажам)
Лимит: 5 000 EUR
Нет доступа к счетам в PLN
Руководители проектов — подгруппа «Verestro»(в команде 20 человек / 1 директор)
Расходы, связанные с деятельностью руководителей проектов (интеграции, компьютерное оборудование, мероприятия для клиентов)
Административный PLN — 20 000 PLN
Отдел кадров (HR) — подгруппа «Verestro»(в команде 5 человек / 1 администратор)
Закупка офисных принадлежностей
Административный PLN — 30 000 PLN
Scrum-мастера — подгруппа «Verestro»(6 человек / 1 директор Scrum-мастеров)
Закупки для внутренних нужд команды, организация мероприятий и т. д.
Административный PLN — 25 000 PLN
IT — подгруппа «Verestro»(50 человек)
Подписки на облачные сервисы, IT-инфраструктура
Административный PLN — 100 000 PLN
Пример
Администратору группы «Продажи» требуется карта с лимитом 6 000 EUR, и он подаёт заявку на её выпуск. Однако этот лимит превышает установленный для группы лимит 5 000 EUR, поэтому запрос передаётся администратору более высокого уровня основной группы («Verestro»), который должен его утвердить.
Как назначить карту
Доступ к форме назначения картыВ разделе Home или Cards нажмите кнопку ASSIGN CARD. Откроется форма, которая позволит сгенерировать карту всего за несколько секунд.
Введите данные держателя картыВ разделе CARDHOLDER INFORMATION введите данные сотрудника, которому будет назначена карта. Для безопасной доставки виртуальной карты сотруднику необходимы уникальный номер телефона и адрес электронной почты.
Выберите счёт и установите лимиты карты
Если баланс счёта недостаточен, платёж не будет выполнен — терминал сначала проверяет лимит карты, а затем баланс счёта. Транзакция подтверждается только в том случае, если оба значения превышают сумму платежа.
В разделе ADDITIONAL LIMITS вы можете установить временные лимиты (дневные, недельные, месячные). Здесь также можно ограничить снятие наличных в банкоматах или онлайн-платежи.
Выберите дизайн и название картыЭти данные будут видны сотруднику в мобильном / веб-приложении, а также в Apple / Google Wallet.
Используйте метки для организации сотрудниковЕсли вы используете Sparados для управления компанией с численностью до 100 сотрудников, раздел LABELS поможет распределить сотрудников по подразделениям. Назначенная метка будет сохранена и станет доступной для выбора при назначении новых карт. Метки можно гибко использовать для упрощения последующего учёта расходов.
Примеры: «Варшава», «Обед» или «Командировка».
Категории расходовКатегории расходов также могут быть полезны. Вы можете выпускать карты, которые можно использовать только в определённых местах, либо заблокировать доступ к конкретным магазинам. Подробнее здесь: Код категории торговца (MCC) — что это и как он работает
Сохраните картуПосле подтверждения всех данных нажмите кнопку SAVE.
Поздравляем! Ваша карта готова и будет отправлена сотруднику по указанному адресу электронной почты. Удачного использования!
Как получить карту Sparados
Чтобы получить карту Sparados, необязательно быть администратором! Если администратор назначил вам карту, вы получите электронное письмо в момент её назначения.
После назначения карты вы сможете легко добавить её в Apple или Google Wallet. Просто нажмите соответствующую кнопку.
Как пополнить счёт Sparados
Следующий важный шаг — пополнение вашего счёта. Поскольку у вас уже есть карта, вам необходимы средства для совершения платежей. Для пополнения счёта достаточно одного перевода. Узнайте подробно, как это сделать, здесь: Как пополнить счёт / карту на платформе Sparados?
Как интегрировать вашу бухгалтерскую систему с Sparados
Мы обеспечиваем удобный и бесперебойный обмен документами с вашей существующей бухгалтерской системой! Многие клиенты получают счета-фактуры или чеки по операциям напрямую по электронной почте. С помощью нашей интеграции вы можете просто переслать такие письма прямо в вашу бухгалтерскую платформу.
Подробнее об этой функции читайте здесь: Как интегрировать вашу бухгалтерскую систему с Sparados?
День 5
Если вы используете Sparados уже почти неделю, это отличное время, чтобы начать упрощать и ускорять процессы в вашей компании.
Как сотрудникам описывать и добавлять чеки / счета-фактуры к операциям
Очень полезная функция — добавление чеков к операциям в приложении Sparados. Фотографии счетов-фактур автоматически обрезаются и с помощью технологии OCR преобразуются в PDF-файлы. Процесс, который ранее требовал участия бухгалтера и физического подтверждения, теперь занимает всего несколько секунд.
Узнайте подробно, как это сделать, здесь: Как быстро добавить счёт-фактуру к операции?
Пример: «Verestro»
В компании «Verestro» больше нет необходимости предоставлять бумажные документы для командировочных или возмещения расходов. После внедрения нашего сервиса сотрудники обязаны сразу после получения сфотографировать счёт-фактуру или чек. Если они не сделают этого в течение 6 дней с момента совершения покупки, их карта будет заблокирована.
.
Как выполнить первый перевод со счёта Sparados
Через Sparados вы можете выполнять четыре типа переводов: ELIXIR, ELIXIR EXPRESS, INTERNAL и SEPA. Выберите счёт, с которого хотите отправить перевод, введите необходимые данные и отправьте средства. Это занимает менее трёх минут!
Узнайте больше здесь: Как отправить перевод через Sparados?
Как сохранить получателя в системе
Если вы планируете регулярно выполнять переводы с помощью нашей системы, стоит воспользоваться функцией сохранения получателей. Она позволяет быстрее и удобнее осуществлять переводы одним и тем же лицам или компаниям, особенно если вы делаете это несколько раз в месяц. Данные сохранённого получателя будут автоматически отображаться при выполнении будущих переводов.
Как сформировать подтверждение операции
Если вы уже выполнили несколько операций и вам необходимо подтверждение, вы можете сгенерировать его всего одним нажатием.
Как подать запрос на увеличение лимита
До окончания срока использования карты вы можете подать администратору запрос на увеличение лимита карты, если текущего лимита недостаточно для ваших текущих расходов. Обратите внимание, что новый лимит будет уменьшен на сумму уже понесённых расходов!
Как увеличить лимит карты
Изменять лимит могут только администраторы в административной панели! Если вы уже знаете, что вашему сотруднику нужен больший или меньший лимит по карте, нет необходимости ждать его запроса. Измените лимит, выбрав карту и нажав Edit.
Как добавить документы в Sparados
На платформе Sparados вы можете легко добавить свои счета-фактуры и чеки в разделе Documents. Просто перетащите нужный файл!
Как напомнить о добавлении счёта-фактуры
Если ваши сотрудники задерживаются с добавлением счетов-фактур к операциям, вы можете напомнить им об этом прямо из приложения. Перейдите на вкладку Transaction History, затем примените временные фильтры, чтобы напоминание было отправлено всем пользователям, которые за выбранный период ещё не добавили вложение к операциям.
Уведомление будет автоматически отправлено всем, кто просрочил добавление счетов-фактур.
День 30
Конец месяца — время расчётов. Используя Sparados, этот процесс становится значительно проще и быстрее.
Как сформировать выписку по счёту
На платформе Sparados вы можете сформировать выписку по всему счёту за выбранный период. Укажите временной интервал и нажмите Generate. Выписку вы найдёте в разделе Accounts → Statements.
Как создать отчёт по операциям
Если вам нужен отчёт, содержащий все счета-фактуры и чеки, сформируйте отчёт по операциям. Это можно сделать на вкладке Transaction History или на странице информации о карте. Сформированные отчёты вы найдёте на вкладке Reports.
Как настроить уведомление о низком балансе
Никогда не пропускайте ситуацию, когда баланс счёта опускается ниже ожидаемого! Настройте уведомление, которое предупредит вас, когда сумма упадёт ниже установленного порога.
Как утвердить счёт-фактуру для операции
Счета-фактуры, добавленные к операциям, хранятся в административной панели, в базе документов. Когда счёт-фактура отправляется на специальный адрес электронной почты, инструмент на базе искусственного интеллекта автоматически распознаёт сумму и дату операции, а затем привязывает её к соответствующей операции.
Как администратору, вам достаточно нажать кнопку «Approve», если все данные указаны корректно.
Пример: «Verestro»
Одна из HR-администраторов хочет назначить обеденную карту новому сотруднику отдела маркетинга. В административной панели она вводит данные сотрудника: имя, адрес электронной почты и номер телефона. Она устанавливает индивидуальный общий лимит 9 600 PLN (12 × 800, так как карта выпускается на один год) и месячный лимит 800 PLN / месяц. Кроме того, она ограничивает категорию расходов так, чтобы карту можно было использовать только в ресторанах и продуктовых магазинах. В разделе Labels она добавляет метку «lunch» и отправляет карту.
Сотрудник, не имеющий доступа к административной панели, получает электронное письмо о новой назначенной карте с ссылкой для её активации в веб- или мобильном приложении. Перейдя по ссылке (или скачав мобильное приложение), сотрудник устанавливает свой пароль и четырёхзначный PIN-код, после чего перенаправляется в свой профиль, где сразу видит новую карту. Использовать её он может только в ресторанах и продуктовых магазинах.
Если сотрудник попытается совершить покупку в магазине другого типа, система автоматически распознает транзакцию и заблокирует платёж.
Узнайте больше:
