Расчёты и выставление счетов

Благодаря Sparados весь процесс выставления счетов — от создания счета до его оплаты — сокращается и ускоряется на каждом этапе. В среднем этот процесс протекает в 1,7 раза быстрее по сравнению с традиционными методами.

Пользователи могут отправлять счета и квитанции сразу после транзакции, используя специальный адрес электронной почты или мобильное приложение. Файлы автоматически сопоставляются с нужной транзакцией, конвертируются в формат PDF и мгновенно становятся видимыми в системе. Затем они направляются непосредственно в отдел бухгалтерии или администрации для быстрого утверждения. После утверждения все транзакции вместе с приложениями легко переносятся в интегрированные бухгалтерские системы (такие как Saldeo, InFakt, Comarch Optima или InsERT).

Узнайте, как интегрировать Sparados с вашей бухгалтерской системой.

Каждый загруженный файл (отправленный по электронной почте или через мобильное приложение) автоматически привязывается к соответствующей транзакции и конвертируется в стандартный формат PDF. Бухгалтерский или административный отдел получает к ним доступ непосредственно через веб-панель Sparados, где транзакции и прикреплённые документы чётко организованы и их легко найти.

Поскольку всё хранится в одном месте, нет необходимости искать бумажные документы или просматривать электронную почту — у бухгалтерии всегда есть доступ ко всем счетам и квитанциям в режиме реального времени.

Кроме того, после утверждения расходов документы синхронизируются с интегрированными бухгалтерскими системами (такими как Saldeo, InFakt, Comarch Optima, InsERT), что обеспечивает беспрепятственный поток данных без необходимости их ручного ввода.

Да. И пользователи, и администраторы могут привязывать счета и транзакции к центрам затрат в Sparados:

Пользователи могут добавлять собственные описания к каждой транзакции или счету, что упрощает отслеживание расходов по проекту, команде или отделу.

Администраторы могут присваивать специальные метки корпоративным картам. Все транзакции, совершенные с помощью карты с меткой, будут автоматически содержать эту информацию в деталях транзакции. Это особенно полезно, если вы хотите разделить расходы по отделу или бизнес-подразделению.

Больше информации об этой функции вы можете найти в официальном руководстве: Присвоение меток картам.

Система Sparados оптимизирует весь процесс расчетов и информирования сотрудников на каждом этапе:

• Быстрая отправка – сотрудники могут мгновенно отправлять счета и квитанции по электронной почте или через мобильное приложение сразу после покупки.

• Автоматическая обработка – файлы автоматически сопоставляются с соответствующей транзакцией, конвертируются в формат PDF и становятся доступными в системе без необходимости ручного ввода данных.

• Уведомления в режиме реального времени – сотрудники получают уведомления, когда их расходы одобрены или когда требуется дополнительная информация, что сокращает ненужное общение.

• Ускоренное утверждение – отдел бухгалтерии или административный персонал может проверять, утверждать и обрабатывать расходы в одном месте. В среднем это сокращает весь процесс в 1,7 раза по сравнению с традиционными методами.

• Бесшовная интеграция – после утверждения расходы напрямую поступают в интегрированные бухгалтерские системы (например, Saldeo, InFakt, Comarch Optima, InsERT), что обеспечивает быстрый и точный расчет.

Да. Сотрудники могут загружать чеки и счета, полученные в командировках (за гостиницы, такси, питание, топливо), используя мобильное приложение. Sparados автоматически привязывает их к соответствующим транзакциям. Расходы можно помечать тегами центров затрат, быстро утверждать в бухгалтерии и экспортировать в интегрированные системы. Кроме того, сотрудники получают уведомления о статусе, что делает отчётность по деловым поездкам быстрой и прозрачной.