Туристические агентства

Когда туристическим агентствам необходимо управлять расходами на авиабилеты, гостиницы и другие траты, использование одной физической карты часто приводит к путанице, ошибкам и сложной бухгалтерской работе. Sparados решает эту проблему, позволяя мгновенно выпускать виртуальные платежные карты для каждой транзакции.

Перед совершением покупки администраторы могут:

• Установить лимиты расходов и присвоить каждой карте определенные метки или категории, что обеспечивает точный контроль бюджета с самого начала.

• Выпускать виртуальные карты для использования в разных валютах (например, PLN, EUR, USD), избавляя сотрудников от необходимости использовать личные средства и избегая комиссий за конвертацию.

• Убедиться, что каждая транзакция автоматически регистрируется и интегрируется с бухгалтерской системой, обеспечивая видимость в режиме реального времени и предотвращая несанкционированные или превышающие бюджет расходы.

Главное преимущество - это прямое снижение затрат. Вместо того чтобы передавать наличные гидам или сотрудникам, а затем возмещать им расходы, компании могут выдавать карты Sparados с уже пополненными средствами для поездки. Это позволяет избежать дополнительных расходов, таких как НДС, страховые взносы и пенсионные отчисления, которые обычно применяются к возмещаемым средствам.

Среди других ключевых преимуществ:

• Не нужно использовать личные средства - сотрудникам не придётся оплачивать командировочные расходы из своего кармана.

• Сниженные комиссии за конвертацию - платежи обрабатываются напрямую в необходимой валюте.

• Отслеживание расходов в режиме реального времени - каждая транзакция регистрируется, помечается и связывается с чеками.

• Централизованный контроль - все карты привязаны к одному счёту компании с настраиваемыми лимитами и мгновенным пополнением.

Sparados позволяет компаниям выпускать карты непосредственно в требуемой валюте, такой как PLN, EUR или USD. Вместо использования одного счета, что приводит к дорогостоящим конвертациям, каждая транзакция с самого начала осуществляется в соответствующей валюте. Это позволяет избежать ненужных комиссий за обмен валюты, скрытых банковских сборов и задержек, связанных с традиционными переводами.

Предоставляя сотрудникам или пилотам предоплаченные карты в соответствующей валюте, компании сохраняют предсказуемость расходов, упрощают расчеты и делают международные поездки более рентабельными.

Sparados контролирует расходы компании, сочетая мониторинг в режиме реального времени с гибкими настройками карт. Каждая карта сотрудника привязана к основному балансу компании, но работает с индивидуальным лимитом расходов. Администраторы могут мгновенно настраивать эти лимиты, назначать категории или метки и связывать каждую трату с отделом или проектом.

Система также использует мониторинг с помощью искусственного интеллекта для обнаружения необычных или нерегулярных платежей, помечая их для проверки. Поскольку каждая транзакция связана с идентификацией пользователя и отправленной счетом-фактурой, бухгалтерские команды всегда знают, кто, что, где и зачем потратил, что делает несанкционированные или превышающие бюджет расходы практически невозможными.

Да. Sparados напрямую интегрируется с популярными бухгалтерскими системами, такими как Saldeo, InFakt, Comarch Optima, InsERT. Кроме того, он работает с другими платформами, которые позволяют отправлять счета через нестандартный адрес электронной почты, что делает его очень гибким для различных конфигураций компании.

После отправки чека система конвертирует его в стандартный файл PDF, присоединяет все детали счета к соответствующей транзакции и передает их непосредственно в выбранное бухгалтерское программное обеспечение. Это обеспечивает плавную синхронизацию, более быструю сверку и меньше ручных ошибок.

Узнайте больше здесь: Как интегрировать Sparados с вашей бухгалтерской системой?