Панель управления Sparados для стартапов
- Igor Klimkowicz
- 26 нояб.
- 4 мин. чтения
Что вам необходимо сделать:
1 день
Первый шаг, который необходимо выполнить, — установить лимит основной учетной записи. Без этого нельзя будет привязать ни одну карту. При первом входе в систему вы увидите уведомление с просьбой установить этот лимит. Лимит основной учетной записи определяет максимальную сумму расходов, которую можно назначить каждой новой карте в системе. Этот лимит действует для основной учетной записи и является общим для всех администраторов.
Групповой лимит
— это максимальная сумма, на которую можно выпустить карты; он является лишь ограничением для администраторов портала, в вашем случае — для 1–2 человек. Установите его на уровне текущих годовых служебных расходов. Его можно изменить в любой момент. Если у вас малый бизнес, лимит по картам вам не потребуется. Это определяет максимальное количество карт, которое администрация сможет назначить, поэтому это поле можно спокойно пропустить.
После этого шага вы уже можете начать выпускать платежные карты.
Пример: Sparados
Как лучше всего установить групповые лимиты в стартапе?
Как стартап, Sparados имеет только одного человека, ответственного за платежи и закупки компании — финансового директора. При первом входе в систему он установил групповой лимит в 100 000 PLN, оставив поле для количества карт пустым (без ограничений). Это ограничение применяется только к этому администратору, так как никто другой в компании не имеет права выпускать карты.
Теперь финансовый директор может назначить любое количество карт в пределах установленного лимита 100 000 PLN.
Как лучше ограничить карту для сотрудника в стартапе?
Если нужно назначить карту сотруднику маркетингового отдела, вводятся его данные: имя, адрес электронной почты и номер телефона, а затем устанавливаются лимиты — общий лимит 8 000 PLN и 800 PLN в месяц. Дополнительно ограничивается категория расходов только платежами за подписки Facebook (Meta) и LinkedIn, так как карта будет использоваться для маркетинговых кампаний. В тегах добавляется ключевое слово «маркетинг», и карта отправляется сотруднику.
Сотрудник, которому назначена карта, не имеет доступа к панели управления. Через несколько секунд он получает электронное письмо о новой карте, которую может активировать через мобильное приложение. С этого момента сотрудник может совершать платежи за подписки. Каждая операция по этой карте будет отмечена тегом «маркетинг», что упрощает последующее распределение расходов в отчетах по операциям.
Sparados модернизирует весь процесс передачи счетов в бухгалтерию.
После добавления счета и описания к операции в системе файлы автоматически отправляются по электронной почте в бухгалтерский отдел. Это обеспечивает быстрый и удобный процесс и исключает необходимость ручной отправки документов.
Как назначить карту?
После входа в разделы «Главная» или «Карты» нажмите кнопку НАЗНАЧИТЬ КАРТУ. Появится форма, позволяющая создать карту за несколько секунд.
ДАННЫЕ ВЛАДЕЛЬЦА КАРТЫВведите данные сотрудника, которому вы хотите выпустить карту. Для получения карты необходим уникальный номер телефона и адрес электронной почты. Это обеспечит безопасную доставку виртуальной карты сотруднику.
Выберите счет и установите лимиты карты (Если на счете недостаточно средств, платеж не будет выполнен — терминал сначала проверяет лимит карты, а затем баланс счета) операция будет подтверждена только если обе суммы превышают сумму платежа. В разделе ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИМИТЫ можно установить временные ограничения (день, неделя, месяц), а также ограничить снятие наличных в банкомате или интернет-платежи.
Выберите дизайн карты и задайте названиеЭти данные будут отображаться сотруднику в мобильном приложении / веб-приложении и в кошельках Apple/Google.
Теги (ЭТИКЕТКИ)Чаще всего используются для классификации карт сотрудников по отделам. Если вы выпускаете всего несколько карт, это необязательно.
КАТЕГОРИИ РАСХОДОВИспользуются для ограничения мест использования карты — например, только в торговых центрах. Эта функция полезна, если вы хотите ограничить расходы только на питание или транспорт.
После подтверждения всех данных нажмите кнопку СОХРАНИТЬ.
Поздравляем! Ваша карта готова, и сотрудник получит ее на электронную почту. Желаем приятного использования!
Как получить карту Sparados?
В качестве администратора вы также можете назначить карту себе. Обратите внимание, что для получения карты учетная запись в приложении является отдельной. При первом получении карты вам потребуется пройти процесс регистрации.
Назначенную карту вы можете легко добавить в свой кошелёк Apple или Google. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку.
Как пополнить счёт Sparados?
Следующим крайне важным шагом является пополнение вашего счёта. Поскольку у вас уже есть карта, вам необходимы средства для осуществления расходов. Для пополнения счёта достаточно выполнить один банковский перевод.
Узнайте подробнее, как это сделать: Как пополнить счёт / карту Sparados?
5 день
Если вы пользуетесь Sparados почти неделю, сейчас отличный момент, чтобы начать упрощать и ускорять процессы в вашей компании.
Как вашим сотрудникам следует описывать и добавлять чеки/счета к операциям?
Очень полезная функция — добавление чеков к операциям в приложении Sparados. Фотографии счетов автоматически обрезаются и конвертируются в PDF с использованием OCR. Процесс, который ранее проходил через бухгалтера и требовал физического подтверждения, теперь занимает всего несколько секунд.
Узнайте подробнее, как это сделать: Как быстро добавить счет к операции?
Как выполнить первый перевод с счёта Sparados?
В Sparados можно осуществлять четыре типа переводов: ELIXIR, ELIXIR EXPRESS, INTERNAL и SEPA. Выберите счёт, с которого хотите сделать перевод, введите данные и отправьте средства. Это занимает менее трёх минут!
Узнайте подробнее: Как отправить перевод через Sparados?
Как добавить получателя в системе?
Если вы планируете регулярно совершать переводы через нашу систему, стоит воспользоваться функцией добавления получателей. Это позволит быстрее и удобнее осуществлять переводы тем же лицам или компаниям, особенно если вы делаете это несколько раз в месяц. Данные добавленного получателя будут автоматически подставляться при следующих переводах.
Как сгенерировать подтверждение операции?
Если вы уже совершили несколько операций и вам требуется подтверждение, его можно сгенерировать всего одним нажатием кнопки.
30 день
Конец месяца — время подводить итоги и рассчитываться. С Sparados это становится гораздо проще и быстрее.
Как сгенерировать выписку по счёту?
В Sparados вы можете сгенерировать выписку за выбранный период. Установите временной интервал и нажмите Сгенерировать. Выписка будет доступна в разделе Счета → Выписки.
Как создать отчёт по операциям?
Если вы хотите получить отчёт по операциям с включением всех счетов и чеков, сгенерируйте отчёт по операциям. Это можно сделать в разделе История операций или в деталях карты. Сгенерированные отчёты будут доступны в разделе Отчёты (Reports).
Как автоматически отправлять счета?
Sparados использует встроенную функцию автоматической отправки счетов. Каждый счет, привязанный к операции в системе, сразу же передаётся в бухгалтерию, где может быть учтён без дополнительных действий сотрудников. Достаточно добавить счет, и он автоматически будет отправлен на электронную почту бухгалтерии.
Узнайте подробнее, как это сделать: Как интегрировать Sparados с вашей бухгалтерской системой?
Узнайте больше:
