Administrationspanel für Unternehmen, die zwischen 50 und 200 Mitarbeitende beschäftigen
- Igor Klimkowicz
- vor 2 Tagen
- 7 Min. Lesezeit
Was du tun musst:
Tag 1
Der erste Schritt, den du durchführen solltest, ist die Festlegung des Hauptkontolimits – ohne dieses wird es nicht möglich sein, eine Karte zuzuweisen. Beim ersten Einloggen wirst du eine Benachrichtigung sehen, die dich auffordert, dieses Limit festzulegen. Das Hauptkontolimit bestimmt den maximalen Ausgabenbetrag, der jeder neuen Karte im System zugewiesen werden kann. Dieses Limit gilt für das Hauptkonto und ist für alle Administratoren gemeinsam.
Gruppenlimit
– Dies ist der maximale Betrag, für den du Karten ausstellen kannst. Es handelt sich ausschließlich um eine Begrenzung für die Administratoren des Portals. Setze ihn auf einen Betrag, der den derzeitigen jährlichen Geschäftsausgaben entspricht. Du kannst ihn jederzeit in der Bearbeitung ändern. Üblicherweise wird das Kartenlimit ignoriert – es gibt die maximale Anzahl der von der Administration auszugebenden Karten an – jedoch kann dieses Limit nützlich sein, wenn du näher an hundert Mitarbeitende beschäftigst, um die Kontrolle über einzelne Gruppen zu behalten.
Nach diesem Schritt kannst du bereits damit beginnen, Zahlungskarten auszugeben.
Wie fügt man einen neuen Administrator zur Plattform hinzu?
Wenn dein Unternehmen mehr als einen Administrator im Panel benötigt, der Karten zuweist und Ausgaben kontrolliert, füge ihn über die Funktion MITARBEITER HINZUFÜGEN hinzu. Bei größeren Unternehmen ist die häufigste Rollenaufteilung: Ein Unternehmensadministrator, 5–6 Unternehmensmanager, die die Limits nicht ändern können, aber Zahlungskarten ausgeben dürfen (sogenannte Teamleiter), 2–3 Personen, die keine Zahlungskarten ausgeben können, aber Einblick in alle Transaktionen der jeweiligen Gruppe und Untergruppen haben und Berichte erstellen können.
Lies die Anleitung, um herauszufinden, welche Rolle du ihnen zuweisen solltest: Wie fügt man einen neuen Administrator zur Plattform hinzu?
Wie erstellt man eine Gruppenhierarchie in Sparados?
Auf der Plattform Sparados kannst du Gruppen für deine Administratoren in den jeweiligen Abteilungen erstellen, die Ausgaben und Limits der einzelnen Gruppen kontrollieren sowie die Sichtbarkeit der Plattform einschränken. Diese Funktion erleichtert dir die Kontrolle über Geschäftsausgaben und die Genehmigung von Kartenlimits.
Wenn du genau wissen möchtest, wie das funktioniert und welche Rollen du deinen Administratoren zuweisen kannst, lies das Beispiel im folgenden Leitfaden:
Die genaue Anleitung findest du hier: Wie erstellt man eine neue Gruppe in Sparados?
Beispiel:
Das Unternehmen „Verestro“ beschäftigt 150 Mitarbeitende, von denen 43 Firmenkarten für Einkäufe nutzen. Das Unternehmen verfügt über drei Zahlungskonten:
Eines in EUR – für Auslandszahlungen.
Zwei in PLN: eines für Verwaltungs- und Teamkosten – „administrativ PLN“, das andere für Vertriebs- und Reisekosten – „Reise PLN“.
Obergrenzen für die Hauptgruppe Verestro:
EUR-Konto – 20.000 EUR
PLN-Konten:
administrativ PLN – 200.000 PLN
Reise PLN – 100.000 PLN
Gruppen der Administratoren und deren Limits:
Vertriebs-Untergruppe der Hauptgruppe Verestro (gesamtes Vertriebsteam: 20 Personen / 2 Administratoren (HOS)):
Nutzung der Karten für Geschäftsreisen und Kundenzahlungen
Zugriff auf Konten in EUR und PLN
Limit: Reise PLN 60.000 PLN und 10.000 EUR
Inländische Untergruppe der Vertriebsgruppe (8 Personen / 1 Vertriebsleiter für Polen):
Limit: Reise PLN 40.000 PLN
Kein Zugriff auf das EUR-Konto
Ausländische Untergruppe der Vertriebsgruppe (12 Personen / 1 Vertriebsleiter für Ausland):
Limit: 5.000 EUR
Kein Zugriff auf PLN-Konten
Project Manager-Untergruppe der Gruppe Verestro (20 Personen / 1 Direktor):
Ausgaben für Projektmanager (Integrationen, Computerhardware, Kundenevents)
administrativ PLN – 20.000 PLN
HR-Untergruppe der Gruppe Verestro (5 Personen / 1 Administrator):
Einkäufe für die Büroversorgung
administrativ PLN – 30.000 PLN
Scrum Master-Untergruppe der Gruppe Verestro (6 Personen / 1 Scrum Master Direktor):
Einkäufe für interne Teambedürfnisse, Organisation von Events
administrativ PLN – 25.000 PLN
IT-Untergruppe der Gruppe Verestro (50 Personen):
Cloud-Service-Abonnements, IT-Infrastruktur
administrativ PLN – 100.000 PLN
Beispiel: Ein Administrator der Gruppe „Vertrieb“ benötigt eine Karte mit einem Limit von 6.000 EUR. Er sendet die Anfrage zur Ausstellung. Das Limit überschreitet jedoch das Gruppenlimit von 5.000 EUR, daher wird die Anfrage an den höchsten Administrator der übergeordneten Gruppe Verestro weitergeleitet, der sie genehmigen muss.
Wie weist man eine Karte zu?
Gehe auf die Startseite oder den Kartenbereich und klicke auf KARTE ZUWEISEN. Dort erscheint ein Formular, mit dem du in wenigen Sekunden eine Karte erstellen kannst.
Daten des Karteninhabers: Gib die Daten des Mitarbeiters ein, dem die Karte zugewiesen werden soll. Für die Zustellung der Karte sind eine eindeutige Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse erforderlich, damit die virtuelle Karte sicher zugestellt werden kann.
Konto auswählen und Kartenlimits einstellen:
Wenn auf dem Konto keine Mittel vorhanden sind, wird die Zahlung nicht durchgeführt. Das Terminal prüft zuerst das Kartenlimit und dann den Kontostand; die Transaktion wird nur akzeptiert, wenn beide Werte höher als der Zahlungsbetrag sind.
Unter Zusätzliche Limits kannst du zeitliche Limits (täglich, wöchentlich, monatlich) einstellen und z. B. Bargeldabhebungen oder Online-Zahlungen einschränken.
Kartendesign und Name: Wähle ein Design und vergebe einen Namen. Diese Informationen werden im Mitarbeiterprofil in der mobilen App/Web-App sowie im Apple/Google Wallet angezeigt.
Etiketten: Für Unternehmen bis zu 100 Personen kann die Etikettenfunktion hilfreich sein, um Mitarbeiter nach Abteilungen zu kategorisieren. Die Etiketten bleiben gespeichert und können bei der Zuweisung weiterer Karten wiederverwendet werden. Beispiele: „Warszawa“, „Lunch“, „Reise“.
Ausgabenkategorien: Du kannst Karten nur für bestimmte Orte freigeben oder den Zugang zu bestimmten Geschäften blockieren. Mehr dazu: Merchant Category Code – Was ist das und wie funktioniert es?
Nach Bestätigung aller Daten klicke auf SPEICHERN.
Glückwunsch! Die Karte ist bereit und wird dem Mitarbeiter per E-Mail zugestellt.
Wie erhält man eine Sparados-Karte?
Du musst kein Administrator sein, um eine Karte zu erhalten. Wenn ein Administrator dir eine Karte zugewiesen hat, bekommst du eine E-Mail mit einem Aktivierungslink.
Apple/Google Wallet: Nach Zuweisung kannst du die Karte einfach zu Apple oder Google Wallet hinzufügen.
Konto aufladen:
Um die Karte zu nutzen, muss dein Konto aufgeladen werden. Ein einmaliger Überweisungsauftrag genügt. Mehr dazu: Wie lädt man ein Sparados-Konto/eine Karte auf?
Integration mit Buchhaltungssystem:
Die Plattform ermöglicht die problemlose Übertragung von Dokumenten an dein bestehendes Buchhaltungssystem. Viele Kunden erhalten Rechnungen oder Belege direkt per E-Mail und können diese automatisch in ihre Buchhaltungssoftware weiterleiten. Mehr dazu: Wie integriert man sein Buchhaltungssystem mit Sparados?
Tag 5:
Nach fast einer Woche Nutzung ist dies der ideale Zeitpunkt, Prozesse in deinem Unternehmen zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Belege hinzufügen:
Mitarbeiter können Belege direkt in der Sparados-App zu Transaktionen hinzufügen. Fotos werden automatisch zugeschnitten und als PDF mit OCR formatiert. Prozesse, die früher über die Buchhaltung liefen, dauern jetzt nur noch wenige Sekunden. Mehr dazu: Wie fügt man schnell eine Rechnung zu einer Transaktion hinzu?
Beispiel Verestro:
Papierdokumente für Geschäftsreisen oder Ausgaben sind nicht mehr nötig. Mitarbeitende müssen innerhalb von 6 Tagen nach Kauf ein Foto des Belegs hochladen, sonst wird ihre Karte gesperrt.
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Erste Überweisung:
Über Sparados können vier Überweisungstypen durchgeführt werden: ELIXIR, ELIXIR EXPRESS, INTERNAL, SEPA. Wähle ein Konto, gib die Daten ein und sende die Mittel – in weniger als drei Minuten. Mehr dazu: Wie führt man eine Überweisung über Sparados aus?
Wie speichert man einen Zahlungsempfänger im System?
Wenn Sie mit unserem System regelmäßige Überweisungen durchführen möchten, lohnt es sich, die Funktion zum Speichern von Empfängern zu nutzen. So können Sie Überweisungen an dieselben Personen oder Unternehmen schneller und bequemer durchführen, insbesondere wenn Sie diese mehrmals im Monat tätigen. Die Daten des gespeicherten Empfängers werden bei künftigen Überweisungen automatisch angezeigt.
Wie erstellt man eine Transaktionsbestätigung?
Wenn Sie bereits einige Transaktionen durchgeführt haben und eine Bestätigung benötigen, können Sie diese mit nur einem Klick erstellen.
Wie kann man um eine Erhöhung des Limits bitten?
Bis zum Ende der Kartenlaufzeit haben Sie die Möglichkeit, den Administrator um eine Erhöhung des Kartenlimits zu bitten, falls das aktuelle Limit für die laufenden Ausgaben nicht ausreicht. Bitte beachten Sie, dass das neue Limit um bereits getätigte Ausgaben reduziert wird!
Wie erhöht man das Kartenlimit?
Die Option zur Änderung des Limits ist ausschließlich für den Administrator im Panel vorgesehen! Wenn Sie bereits wissen, dass Ihr Mitarbeiter ein höheres oder niedrigeres Limit auf seiner Karte benötigt, müssen Sie nicht auf seine Anfrage warten. Ändern Sie das Limit, indem Sie die Karte auswählen und auf „Bearbeiten“ klicken.
Wie fügt man Dokumente zu Sparados hinzu?
Auf der Sparados-Plattform können Sie Ihre Rechnungen und Quittungen ganz einfach im Dokumentenbereich hinzufügen. Ziehen Sie einfach die entsprechende Datei hinein!
Wie erinnert man daran, eine Rechnung hinzuzufügen?
Falls Ihre Mitarbeiter damit im Rückstand sind, Rechnungen zu den Transaktionen hinzuzufügen, können Sie sie direkt über die App daran erinnern. Gehen Sie zum Reiter „Transaktionsverlauf“ und fügen Sie Zeitfilter hinzu, damit die Erinnerung an alle Nutzer gesendet wird, die in diesem Zeitraum noch keinen Anhang zur Transaktion hinzugefügt haben.
Die Benachrichtigung wird automatisch an alle Personen gesendet, die mit den Rechnungen im Rückstand sind.
Tag 30
Monatsende – es ist Zeit für die Abrechnungen. Mit Sparados geht das viel einfacher und schneller.
Wie erstellt man einen Kontoauszug?
In Sparados können Sie einen Kontoauszug für das gesamte Konto für einen ausgewählten Zeitraum erstellen. Legen Sie den Zeitraum fest und klicken Sie auf „Erstellen“. Den Auszug finden Sie unter „Konto“ -> „Auszüge“.
Wie erstellt man einen Transaktionsbericht?
Wenn Sie einen Bericht über Transaktionen suchen, der alle Rechnungen und Quittungen enthält, erstellen Sie einen Transaktionsbericht. Dies können Sie im Reiter „Transaktionsverlauf“ oder auf der Detailseite der Karte tun. Die erstellten Berichte finden Sie im Reiter „Reports“.
Wie richtet man eine Benachrichtigung bei niedrigem Kontostand ein?
Verpassen Sie nie eine Situation, in der Ihr Kontostand niedriger ist als erwartet! Stellen Sie eine Benachrichtigung ein, die Sie informiert, sobald der Betrag unter den von Ihnen festgelegten Schwellenwert fällt.
Wie bestätigt man eine Rechnung zu einer Transaktion?
Rechnungen, die zu einer Transaktion hinzugefügt wurden, werden im Administrationspanel in der Dokumentendatenbank gespeichert. Sobald die Rechnung an die dafür vorgesehene E-Mail-Adresse gesendet wird, erkennt das AI-Tool automatisch den Betrag und das Datum der Transaktion und ordnet sie der entsprechenden Transaktion zu.
Als Administrator müssen Sie lediglich auf die Schaltfläche „Akzeptieren“ klicken, wenn alle Daten korrekt sind.
Beispiel: Verestro
Eine der Administratorinnen der HR-Abteilung möchte einem neuen Mitarbeiter aus der Marketingabteilung eine Lunchkarte zuweisen. Im Panel gibt sie die Daten des Mitarbeiters ein: Vorname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Sie legt für ihn ein individuelles Gesamtl_limit von 9.600 PLN fest (12 × 800, da die Karte für ein Jahr ausgegeben werden soll) sowie ein monatliches Limit von 800 PLN/Monat. Zusätzlich beschränkt sie die Ausgabenkategorie ausschließlich auf Restaurants und Lebensmittelgeschäfte. Im Bereich „Labels“ fügt sie den Tag „Lunch“ hinzu und sendet die Karte.
Der Mitarbeiter, dem die Karte zugewiesen wurde, hat keinen Zugriff auf das Administrationspanel, erhält jedoch eine E-Mail mit Informationen über die neu zugewiesene Karte sowie einen Link zur Aktivierung in der Web- oder Mobilanwendung. Nach dem Klicken auf den Link (oder nach dem Herunterladen der mobilen App) legt er ein eigenes Passwort und eine vierstellige PIN fest und wird dann direkt zu seinem Profil weitergeleitet, wo er die neu hinzugefügte Karte sofort sieht. Er kann nur in Restaurants und Lebensmittelgeschäften damit bezahlen.
Wenn er versucht, in einem anderen Geschäft zu bezahlen, erkennt das System die Transaktion automatisch und blockiert die Zahlung.
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