Abrechnung und Fakturierung

Dank Sparados wird der gesamte Fakturierungsprozess – von der Rechnungserstellung bis zur Bezahlung – auf jeder Stufe verkürzt und beschleunigt. Im Durchschnitt läuft der gesamte Prozess 1,7-mal schneller ab als bei herkömmlichen Methoden.

Benutzer können Rechnungen und Quittungen sofort nach einer Transaktion über eine dedizierte E-Mail-Adresse oder die mobile App senden. Die Dateien werden automatisch der entsprechenden Transaktion zugeordnet, in das PDF-Format konvertiert und sind sofort im System sichtbar. Anschließend werden sie direkt an die Buchhaltungs- oder Verwaltungsabteilung zur schnellen Genehmigung weitergeleitet. Nach der Genehmigung werden alle Transaktionen zusammen mit den Anhängen nahtlos in integrierte Buchhaltungssysteme (wie Saldeo, InFakt, Comarch Optima oder InsERT) übertragen.

Erfahren Sie, wie Sie Sparados in Ihr Buchhaltungssystem integrieren können.

Jede hochgeladene Datei (ob per E-Mail oder über die mobile App gesendet) wird automatisch der richtigen Transaktion zugewiesen und in ein standardisiertes PDF-Format konvertiert. Das Buchhaltungs- oder Verwaltungsteam kann direkt über das Sparados-Web-Panel darauf zugreifen, wo Transaktionen und zugehörige Dokumente übersichtlich organisiert und leicht zu durchsuchen sind.

Da alles an einem Ort gespeichert ist, müssen keine Papierdokumente mehr gejagt oder E-Mails durchsucht werden – das Buchhaltungsteam hat jederzeit und in Echtzeit Zugriff auf alle Rechnungen und Belege.

Zusätzlich werden die Dokumente nach der Genehmigung der Ausgaben mit den integrierten Buchhaltungssystemen (wie Saldeo, InFakt, Comarch Optima, InsERT) synchronisiert, was einen reibungslosen Datenfluss ohne manuelle Eingabe gewährleistet.

Ja. Sowohl Benutzer als auch Administratoren können in Sparados Rechnungen und Transaktionen Kostenstellen zuordnen:

Benutzer können zu jeder Transaktion oder Rechnung eigene Beschreibungen hinzufügen, was die Nachverfolgung der Kosten nach Projekt, Team oder Abteilung erleichtert.

Administratoren können den Firmenkarten spezielle Etiketten zuweisen. Alle Transaktionen, die mit einer so etikettierten Karte getätigt werden, enthalten diese Information automatisch in den Transaktionsdetails. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie die Ausgaben nach Abteilung oder Geschäftseinheit aufteilen möchten.

Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im offiziellen Leitfaden: Etiketten für Karten zuweisen.

Sparados optimiert den gesamten Prozess der Abrechnung und Mitarbeiterinformation auf jeder Ebene:

• Schnelle Übermittlung – Mitarbeiter können Rechnungen und Quittungen sofort nach einem Einkauf per E-Mail oder über die mobile App blitzschnell hochladen.

• Automatische Verarbeitung – Die Dateien werden automatisch der entsprechenden Transaktion zugeordnet, in das PDF-Format umgewandelt und im System zur Verfügung gestellt, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.

• Echtzeit-Benachrichtigungen – Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen, wenn ihre Ausgaben genehmigt werden oder zusätzliche Informationen benötigt werden, was unnötige Kommunikation reduziert.

• Beschleunigte Genehmigung – Das Buchhaltungs- oder Verwaltungsteam kann Ausgaben an einem zentralen Ort überprüfen, genehmigen und abrechnen. Im Vergleich zu herkömmlichen Methoden verkürzt dies den gesamten Prozess um durchschnittlich das 1,7-fache.

• Reibungslose Integration – Nach der Genehmigung werden die Ausgaben direkt an integrierte Buchhaltungssysteme (wie Saldeo, InFakt, Comarch Optima, InsERT) gesendet, was eine schnelle und genaue Abrechnung sicherstellt.

Ja. Mitarbeiter können Belege und Rechnungen von Geschäftsreisen (Hotels, Taxis, Mahlzeiten, Kraftstoff) über die mobile App einreichen, und Sparados ordnet sie automatisch den entsprechenden Transaktionen zu. Die Ausgaben können mit Tags für Kostenstellen versehen, von der Buchhaltung schnell genehmigt und in die integrierten Systeme exportiert werden. Zusätzlich erhalten die Mitarbeiter Benachrichtigungen über den Status, was die Abrechnung von Geschäftsreisen schnell und transparent macht.