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Eine Firmenkarte ist ein vom Unternehmen ausgestelltes Zahlungsmittel – in der Regel virtuell –, das von Mitarbeitern zur Begleichung von Ausgaben im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens verwendet wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen Bankkarten sind Sparados-Firmenkarten Teil eines umfassenden Ausgabenmanagementsystems. Sie ermöglichen Unternehmen Folgendes:

• die Nutzung der Karten auf bestimmte Zwecke zu beschränken (z. B. Reisen, Abonnements, Kraftstoff)

• die Kategorisierung von Ausgaben zu automatisieren und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen

• die Überwachung aller Transaktionen in Echtzeit und die Berichterstattung an die Administratoren des Unternehmens

• die nahtlose Integration in Buchhaltungssysteme.

Sparados beschleunigt nicht nur die Bearbeitung von Schadensfällen, sondern macht auch die herkömmliche Kostenerstattung überflüssig. Mit den Sparados-Karten zahlen Versicherer Leistungen sofort aus. Anstatt im Voraus zu zahlen und auf die Rückerstattung zu warten, wird vor Ort eine virtuelle Karte erstellt, die mit dem genehmigten Betrag vorab aufgeladen und sofort zur Deckung der erstattungsfähigen Kosten einsatzbereit ist.

Dies ist nicht nur ein schnellerer Prozess, sondern auch eine revolutionäre Veränderung in der Art und Weise, wie Versicherungsleistungen erbracht werden. Durch die vollständige Abschaffung der Kostenerstattung verändert Sparados das gesamte Erlebnis: Versicherungsnehmer müssen niemals eigene Mittel vorstrecken, und Versicherer erhalten eine sichere, transparente und vollständig kontrollierte Möglichkeit zur Verteilung von Leistungen. Führende Versicherungsunternehmen gestalten ihre Modelle bereits jetzt nach diesem Ansatz um.

Dank Sparados wird der gesamte Fakturierungsprozess – von der Rechnungserstellung bis zur Bezahlung – auf jeder Stufe verkürzt und beschleunigt. Im Durchschnitt läuft der gesamte Prozess 1,7-mal schneller ab als bei herkömmlichen Methoden.

Benutzer können Rechnungen und Quittungen sofort nach einer Transaktion über eine dedizierte E-Mail-Adresse oder die mobile App senden. Die Dateien werden automatisch der entsprechenden Transaktion zugeordnet, in das PDF-Format konvertiert und sind sofort im System sichtbar. Anschließend werden sie direkt an die Buchhaltungs- oder Verwaltungsabteilung zur schnellen Genehmigung weitergeleitet. Nach der Genehmigung werden alle Transaktionen zusammen mit den Anhängen nahtlos in integrierte Buchhaltungssysteme (wie Saldeo, InFakt, Comarch Optima oder InsERT) übertragen.

Erfahren Sie, wie Sie Sparados in Ihr Buchhaltungssystem integrieren können.

• Automatische Ausgabenberichte: Fahrer können Fotos von Belegen oder Rechnungen hochladen, die automatisch formatiert und an die Buchhaltung gesendet werden – ohne manuelle Dateneingabe.

• Finanzielle Unterstützung in Echtzeit bei Zwischenfällen: Bei Unfällen oder Notfällen können Fahrer über die App zusätzliche Mittel anfordern, die Administratoren sofort genehmigen können.

• Optimierte Dokumentenverarbeitung: Belege werden in universelle PDF-Dateien mit allen Rechnungs- und Transaktionsdetails umgewandelt, was den Buchhaltern Zeit spart.

Von diesem Portal aus können Administratoren:

• Firmenkarten zuweisen und Kartenanfragen genehmigen oder ablehnen.

• Ausgabenlimits und Berechtigungen für Mitarbeiter oder Abteilungen anpassen.

• Alle Transaktionen, Rechnungen und Belege in Echtzeit überwachen.

• IBAN-Überweisungen direkt aus der Konsole tätigen.

• Berichte herunterladen und Diagramme für Kartenausgaben und Gesamtkosten einsehen.

• Den gesamten Firmenkartenprozess an einem Ort steuern und verwalten.

Es ist die zentrale Anlaufstelle für volle Transparenz und Kontrolle über geschäftliche Ausgaben.

Wenn Reisebüros die Kosten für Flüge, Hotels und andere Ausgaben verwalten müssen, führt die Abhängigkeit von einer einzigen physischen Karte oft zu Verwirrung, Fehlern und mühsamer Buchhaltungsarbeit. Sparados löst dieses Problem, indem es die sofortige Ausstellung virtueller Zahlungskarten für jede Transaktion ermöglicht.

Vor einem Kauf können Administratoren:

• Ausgabenlimits festlegen und jeder Karte spezifische Etiketten oder Kategorien zuweisen, was von Anfang an eine präzise Budgetkontrolle ermöglicht.

• Virtuelle Karten für die Verwendung in mehreren Währungen ausgeben (z. B. PLN, EUR, USD), wodurch die Mitarbeiter keine persönlichen Mittel mehr verwenden müssen und Umrechnungsgebühren vermieden werden.

• Sicherstellen, dass jede Transaktion automatisch erfasst und in das Buchhaltungssystem integriert wird, was Echtzeit-Transparenz schafft und nicht autorisierte oder überzogene Budgetausgaben verhindert.

Lesen Sie, wie Wycieczkomat Sparados für sichere und schnelle Abrechnungen weltweit nutzt: Case Study - Wycieczkomat

Unsere Stärke liegt in soliden Partnerschaften. Sparados betreut bereits über 100 Kunden weltweit und unsere Finanzgeschäfte werden in Zusammenarbeit mit Quicko, einem lizenzierten Zahlungsinstitut, abgewickelt. Quicko unterliegt der Aufsicht der polnischen Finanzaufsichtsbehörde (KNF) und verfügt über die Lizenznummer IP52/2021. Diese Partnerschaft garantiert, dass unsere Aktivitäten vollständig mit den polnischen Vorschriften und internationalen Standards übereinstimmen.

1. Für die Ausgabe von Karten im System ist es notwendig, im Voraus ein Limit auf dem Konto festzulegen. Dies ist für die Ausstellung von Karten erforderlich.

2. Nachdem Sie sich zum ersten Mal in das System eingeloggt haben, werden Sie aufgefordert, ein Limit für Ihr Konto festzulegen. Sie können auf einen Link klicken, der Sie zu der entsprechenden Registerkarte führt.

3. Sie können ein Limit für ein Konto auch manuell festlegen, indem Sie auf die Registerkarte „Verwaltung“ und dann auf „Gruppen“ klicken.

4. Wählen Sie die Gruppe aus, für die Sie das Limit festlegen möchten. Wenn Sie ein globales Limit festlegen möchten, wählen Sie den Namen des Unternehmens.

5. Klicken Sie dann auf die blaue Schaltfläche „Limit festlegen“ und wählen Sie das Konto aus, für das Sie ein Limit festlegen möchten.

6. Gruppenlimit festlegen - dies ist das maximale Kartenausgabenlimit für die ausgewählte Gruppe auf einem bestimmten Konto.

7. Limit für ausgegebene Karten - dies ist ein optionales Limit, mit dem Sie die Anzahl der ausgegebenen Karten begrenzen können.

8. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, um Ihre Änderungen zu bestätigen.

Wir empfehlen Ihnen, die oben genannten Anweisungen zu befolgen, um eine schnelle und effiziente Aufladung Ihres Sparados-Kontos zu gewährleisten. Sollten Sie Fragen oder Bedenken haben, wenden Sie sich bitte an den Sparados-Kundenservice.

Die Integration mit der Sparados-API bietet Ihrem Unternehmen mehr Kontrolle, Effizienz und Flexibilität:

• Automatisierung – Stellen Sie Karten aus, ändern oder widerrufen Sie sie direkt von Ihren eigenen Systemen aus, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist.

• Echtzeitsynchronisierung – halten Sie Transaktionen, Limits und Genehmigungen mit ERP-, HR- oder Buchhaltungstools im Einklang.

• Personalisierung – Konfigurieren Sie Ausgabenregeln, Limits und Zugriffsrechte, um sie an die Richtlinien Ihres Unternehmens anzupassen.

• Sicherheit – Genießen Sie sichere Verbindungen mit gegenseitigem TLS und strengen Datenformaten.

• Skalierbarkeit – Verwalten Sie Karten und Genehmigungen im großen Maßstab und behalten Sie dabei vollständige Prüfpfade bei.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Developer Zone.

Ja. Die Sparados-App macht es einfach, überall sicher zu bezahlen:

• Kontaktlose Zahlungen – Fügen Sie Ihre virtuelle Debit Mastercard zu Apple Pay oder Google Pay hinzu und bezahlen Sie mit Ihrem Smartphone oder Ihrer Smartwatch.

• Online-Zahlungen – Verwenden Sie die Kartendetails aus der App, um online einzukaufen, Abonnements zu bezahlen oder andere digitale Transaktionen durchzuführen.

• Geldautomatenabhebungen – Sie können auch Bargeld an Geldautomaten abheben, falls Ihr Unternehmen diese Option aktiviert hat.

• Sofortige Geldtransfers: Anstatt tagelang auf internationale Überweisungen zu warten oder Gebühren zu bezahlen, können Unternehmen eine Karte mit zugewiesenen Mitteln ausgeben – das Geld ist in nur 20 Sekunden da, völlig kostenlos.

• Volle Kontrolle und Überwachung: Vertriebsteams geben im Ausland oft große Summen aus, und Sparados ermöglicht es, die Ausgaben jedes Mitarbeiters genau zu verfolgen. Eine integrierte KI erkennt ungewöhnliche Transaktionen, um Unregelmäßigkeiten zu erkennen und Ausgaben zu optimieren.

• Vereinfachte Ausgabenberichte: Mitarbeiter markieren ihre Ausgaben, fügen Belege direkt in der App hinzu und übermitteln sie sofort. Dadurch entfällt der Papierkram und sie gewinnen etwa 20 % mehr Zeit für die Kundenarbeit.

• Schnellerer Monatsabschluss: Da jede Ausgabe sofort nach der Bezahlung abgerechnet werden kann, können die Buchhaltungsabteilungen den Monatsabschluss schneller und mit weniger ausstehenden Kosten durchführen.

Lunchkarten sind virtuelle Prepaid-Zahlungskarten, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern als Verpflegungsvorteil zur Verfügung stellen. Anstelle von Essensgutscheinen oder Barzuschüssen erhalten die Mitarbeiter ein monatliches Guthaben auf einer digitalen Karte.

Die virtuelle Lunchkarte funktioniert wie eine herkömmliche Zahlungskarte, ist aber auf Ausgaben für Lebensmittel beschränkt. Sie lässt sich problemlos zu mobilen Geldbörsen wie Google Pay oder Apple Pay hinzufügen, sodass Mitarbeiter ihre Mahlzeiten schnell und sicher mit ihrem Smartphone oder ihrer Smartwatch bezahlen können.

Mitarbeiter können die Karte für eine Vielzahl von Verpflegungsoptionen nutzen – darunter Restaurants, Imbisse, Catering-Dienste, Essenslieferungen und Online-Lieferplattformen. Dies macht die Lunchkarte zu einer modernen, flexiblen und steuerlich begünstigten Alternative zu herkömmlichen Essenszuschüssen.

Sparados ist eine moderne Finanzplattform für das Ausgabenmanagement, die den gesamten Prozess der Spesenabrechnung erheblich verkürzt. Sobald die Firmenkarte ausgestellt ist – was nur wenige Sekunden dauert –, können Mitarbeiter sofort über die App darauf zugreifen und sie zu Apple Wallet oder Google Wallet hinzufügen. Nach dem Kauf wird die Transaktion in Echtzeit erfasst.

Anschließend können die Nutzer die Rechnung einscannen oder an eine spezielle E-Mail-Adresse senden. Das System verarbeitet das Dokument automatisch: Es wird gekennzeichnet, beschrieben und für die Buchhaltung vorbereitet und dann direkt an die Finanzabteilung gesendet.

Diese umfassende Automatisierung ersetzt mühsame manuelle Tätigkeiten durch einen reibungslosen digitalen Workflow. Im Durchschnitt sparen Unternehmen, die Sparados nutzen, im Vergleich zur manuellen Abrechnung von Ausgaben umgerechnet 10 volle Arbeitstage in ihren Teams – einschließlich Buchhaltung, Verwaltung und Vertrieb.

Neben der Automatisierung ermöglicht Sparados Unternehmen die Ausgabe virtueller Firmenkarten, die Kontrolle der Ausgaben ihrer Mitarbeiter in Echtzeit und die Zentralisierung von Abrechnungen, Rechnungsstellung und Berichterstattung auf einer einzigen Plattform. Dies eliminiert Papierkram, beschleunigt die Monatsabschlüsse und bietet dem Finanzmanagement vollständige Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben des Unternehmens.

1. Optimierte Prozesse und Kosteneinsparungen: Sparados automatisiert die Ausgabenverwaltung und hilft Unternehmen, ihre Ausgaben zu optimieren. Das spart Zeit (durch reduzierte manuelle Prozesse) und Geld (durch die Minimierung von Ineffizienzen und Fehlern).

2. Transparenz und Kontrolle: Die Plattform bietet Finanzvorständen und Managern in Echtzeit Einblick in die Unternehmensausgaben. Diese Transparenz ermöglicht eine bessere Übersicht, Einhaltung der Vorschriften und schnellere Reaktion auf unregelmäßige Ausgaben.

3. Erweiterte Analysen: Sparados bietet detaillierte Einblicke in die Ausgaben von Mitarbeitern und Abteilungen. Mit anpassbaren Berichten und Analysen können Unternehmen datengesteuerte Entscheidungen treffen, die die Budgetierung und Finanzplanung verbessern.

Sparados ermöglicht es Bauträgerfirmen, virtuelle Zahlungskarten mit vordefinierten Limits direkt an Projektteams zu vergeben. So wird sichergestellt, dass jede Ausgabe dem richtigen Projektbudget zugeordnet ist. Rechnungen und Quittungen werden über die mobile App gescannt und automatisch kategorisiert, sodass die Buchhaltung papierlos und sofort erfolgt. Jede Transaktion ist in Echtzeit sichtbar und bietet Managern eine klare Übersicht über die Ausgaben für mehrere Projekte hinweg. Das macht Auslagenerstattungen überflüssig, reduziert den Verwaltungsaufwand und schafft volle Transparenz über getrennte Budgets und Kostenstrukturen. Erfahren Sie mehr in unserer Anwendergeschichte.

Mit der mobilen Sparados-App können Mitarbeiter:

• Sofort virtuelle Debit Mastercard Firmenkarten erhalten, die innerhalb von Sekunden einsatzbereit sind.

• Zahlungen kontaktlos in Geschäften und online tätigen, indem die Karte zu Apple Pay oder Google Pay hinzugefügt wird.

• Kartenlimit-Änderungen direkt in der App beantragen, wobei die Genehmigung durch die Unternehmensadministratoren erfolgt.
  

Belege oder Rechnungen hochladen und an ihre Transaktionen anhängen, um eine genaue und einfache Spesenabrechnung zu ermöglichen.

Für Unternehmen ohne eigene IT- oder Entwicklungsressourcen bietet Sparados zwei einfache Optionen:

• Das Basisangebot – die kostengünstigste Lösung für €1 net pro Benutzer und €20 net pro Konto. Es bietet Ihnen alle notwendigen Tools zum Ausstellen und Verwalten von Karten ohne Codierung.

• Kundenkonsole + Marken-Web-App – Empfohlen, wenn Sie auch Ihr Firmenlogo, Ihre Farben und Ihre Domain anzeigen möchten. Diese Option bietet vollständiges Branding und ein nahtloses Mitarbeitererlebnis, ohne dass Sie dafür eine technische Konfiguration vornehmen müssen.

Beide Lösungen sind sofort einsatzbereit und erfordern weder Integrationsarbeit noch ein Programmierteam.

Mit Sparados müssen sich Mitarbeiter nicht mehr auf Pro-forma-Rechnungen verlassen, da jeder, der Einkäufe tätigt, eine eigene virtuelle Zahlungskarte hat. Anstatt für jede Ausgabe einen Administrator zu kontaktieren, können sie Zahlungen direkt innerhalb ihres zugewiesenen Limits vornehmen. Rechnungen werden einfach über die mobile App gescannt und gehen direkt zur Abstimmung an die Buchhaltung. Das eliminiert lange Genehmigungsketten und entbindet das Finanzteam von der Zahlungsphase, wodurch der gesamte Prozess deutlich beschleunigt wird.

Wichtige Vorteile:

• Abschaffung von Pro-forma-Rechnungen und Prozessautomatisierung: Transaktionen werden automatisch in der Plattform erfasst. Einkäufe können direkt ohne Begleitdokumente getätigt werden, was Verzögerungen und Arbeitsaufwand reduziert.

• Direkte Mitarbeiterzahlungen mit Kontrolle: Jeder Mitarbeiter erhält eine virtuelle Karte mit einem vordefinierten Limit. Er kann Unternehmensausgaben selbstständig abwickeln, während gescannte Rechnungen zur Nachverfolgung in Echtzeit direkt an die Buchhaltung fließen.

• Sofortige Ausstellung virtueller Karten: Virtuelle Karten können sofort mit konfigurierbaren Ausgabenlimits und Kategorien ausgestellt werden. Das beschleunigt den Einkauf und gewährleistet die Budgetkontrolle.

• Schnellerer und transparenterer Einkauf: Intelligente Limits und Kategorien optimieren Abläufe und bieten eine klare Übersicht über Ausgaben.

• Geringere Kosten und weniger Papierkram: Durch die Eliminierung unnötiger Dokumentation und manueller Genehmigungen reduziert Sparados den Verwaltungsaufwand und die Betriebskosten, insbesondere bei der Beschaffung von IT- und Sicherheitsausrüstung.

Wir arbeiten mit Verestro zusammen, einem Unternehmen, das unsere Fintech-as-a-Service-Plattform bereitstellt. Verestro besitzt eine PCI DSS-Zertifizierung (Payment Card Industry Data Security Standard Level 1), was bedeutet, dass es die höchsten Standards für die Sicherheit von Zahlungskartendaten erfüllt. Alle regulierten Finanztransaktionen werden von Quicko, einem offiziellen Mastercard-Partner, durchgeführt, was eine zusätzliche Garantie für die Zuverlässigkeit darstellt

Sparados beseitigt das Problem verlorener Rechnungen, indem es den gesamten Prozess digitalisiert. Anstatt Papierrechnungen in der LKW-Kabine aufzubewahren – wo in der Regel etwa 14 % verloren gehen – laden Fahrer ein Foto der Rechnung direkt über die Sparados-App hoch.

Anschließend erledigt die App Folgendes:

• Konvertiert das Bild zur einfachen Handhabung in eine standardmäßige PDF-Datei.

• Fügt der Transaktion automatisch wichtige Rechnungsdaten wie Lieferantendetails, Beträge und Daten hinzu.

• Verknüpft diese Informationen mit der entsprechenden Zahlung, damit Buchhalter Transaktionen schnell abrechnen und abgleichen können.

• Sendet alles direkt an die Buchhaltung, wodurch manuelle Dateneingaben und Rückstände bei der Papierarbeit reduziert werden.

Auf diese Weise verschwenden Fahrer keine Zeit mit der Verwaltung von Papierdokumenten und Buchhalter erhalten klare, strukturierte Daten, die den Ausgabenabgleich einfach und zuverlässig machen.

1. Schlüsselfertige Lösung – Ideal für Unternehmen, die schnell und ohne Programmieraufwand starten möchten. Sie können Karten ausgeben, Limits verwalten und Ausgaben direkt über Ihre Client-Konsole oder Ihre markenspezifische Web-App verwalten. Die Einrichtung erfolgt sofort und ohne Programmieraufwand.

2. API-Integration – Entwickelt für Unternehmen mit internen IT-Teams, dauert die Integration in der Regel 1–2 Monate. Kunden müssen sich lediglich mit 4–5 grundlegenden Methoden verbinden, um:

• Weisen Sie Karten automatisch basierend auf Ereignissen in Ihren eigenen Systemen zu.

• Senden Sie Benachrichtigungen an Mitarbeiter.

• Rechnungen und Quittungen automatisch speichern.

• Laden Sie Ihren Transaktionsverlauf herunter und überprüfen Sie ihn in Echtzeit.

Die API-Lösung bietet vollständige Automatisierung und Flexibilität, während der Schwerpunkt bei der vorgefertigten Lösung auf Geschwindigkeit und Einfachheit liegt.

Sparados macht Pro-forma-Rechnungen überflüssig, indem jeder Mitarbeiter eine eigene virtuelle Zahlungskarte mit vordefinierten Limits erhält. Anstatt für jede Ausgabe einen Administrator zu kontaktieren, können Mitarbeiter Lieferanten direkt bezahlen. Die Transaktion wird automatisch in der Plattform protokolliert und die Rechnung wird über die mobile App gescannt und direkt an die Buchhaltung gesendet.

Diese Automatisierung beseitigt manuelle Genehmigungen und Überweisungen, beschleunigt den Einkauf und stellt sicher, dass jede Ausgabe in Echtzeit verfolgt wird. Infolgedessen benötigen Sicherheitsunternehmen keine Pro-forma-Rechnungen mehr, um Zahlungen zu autorisieren. Das reduziert Verzögerungen, senkt den Verwaltungsaufwand und macht die Abläufe wesentlich effizienter.

Jede hochgeladene Datei (ob per E-Mail oder über die mobile App gesendet) wird automatisch der richtigen Transaktion zugewiesen und in ein standardisiertes PDF-Format konvertiert. Das Buchhaltungs- oder Verwaltungsteam kann direkt über das Sparados-Web-Panel darauf zugreifen, wo Transaktionen und zugehörige Dokumente übersichtlich organisiert und leicht zu durchsuchen sind.

Da alles an einem Ort gespeichert ist, müssen keine Papierdokumente mehr gejagt oder E-Mails durchsucht werden – das Buchhaltungsteam hat jederzeit und in Echtzeit Zugriff auf alle Rechnungen und Belege.

Zusätzlich werden die Dokumente nach der Genehmigung der Ausgaben mit den integrierten Buchhaltungssystemen (wie Saldeo, InFakt, Comarch Optima, InsERT) synchronisiert, was einen reibungslosen Datenfluss ohne manuelle Eingabe gewährleistet.

Um eine neue Karte zuzuweisen, wählen Sie die Option „Karte zuweisen“ auf der Startseite oder in der Kartenliste.

https://corporate.sparados.com/home/bc/cards/assign-card

Die Karte wird nach dem Ausfüllen mehrerer, in Abschnitte unterteilter Informationen ausgestellt.

Kartenart - Auswahl der Art der Kartenanwendung. Die Kartenart bezieht sich auf den spezifischen Betrieb der Karte in Bezug auf Einschränkungen oder Budgetverwaltung.

Daten des Karteninhabers - Auswahl eines bestehenden oder Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters zum System, der die Karte erhalten soll. Der Mitarbeiter tritt dem System nur zum Zeitpunkt der Registrierung bei, nicht zum Zeitpunkt des Versands der Einladung.

Bei Benutzern aus einer Liste erfolgt die Auswahl eines Benutzers durch die Suche in den vorhandenen Benutzern.

Bei neuen Benutzern müssen Sie deren Telefonnummer zusammen mit der Landesvorwahl und der E-Mail-Adresse eingeben. Ihnen werden zwei Kartenaktivierungscodes zugesandt.

Sowohl der vorregistrierte als auch der eingeladene Mitarbeiter müssen die Karte in ihrem Konto aktivieren.

Kartenlimits - gibt die finanziellen Beschränkungen der Karte an.

Konto - gibt das Zahlungskonto an, über das die mit der ausgegebenen Karte getätigten Transaktionen abgerechnet werden

Gesamtbetrag - legt den Betrag fest, der für Kartentransaktionen zur Verfügung steht. Für den Mitarbeiter, der die Karte benutzt, entspricht der Betrag dem „Kontostand für die Karte“. Der Mitarbeiter kann eine Erhöhung des Limits für eine bestimmte Karte beantragen XXX--link---XXX.

Startdatum - der Zeitpunkt, ab dem der Mitarbeiter die Karte für Zahlungen nutzen kann. Der Mitarbeiter kann die Karte in der Brieftasche vor diesem Datum aktivieren, aber die Karte wird in der Brieftasche als inaktiv angezeigt, bis das „Startdatum“ kommt.

Enddatum - das Datum, nach dem die Karte vom Konto des Mitarbeiters abgezogen wird. Nach diesem Datum steht die Karte nicht mehr für Zahlungen zur Verfügung.

Zusätzliche Limits

Allgemeines Limit - eine Beschränkung des Betrags für einen bestimmten Zeitraum. Ein Angestellter kann in einem bestimmten Zeitraum nicht mehr Geldmittel verwenden als der Betrag, der bei der Ausstellung der Karte festgelegt wurde.

Online-Zahlungslimit - Sperrung der Möglichkeit von E-Commerce-Einkäufen mit einer bestimmten Karte oder Begrenzung des Betrags für einen bestimmten Zeitraum für Transaktionen dieser Art.

Limit für Geldautomaten - Deaktivierung der Möglichkeit, Bargeld an einem Geldautomaten abzuheben, oder Begrenzung des Betrags und des Zeitraums für diese Art von Transaktionen.

Limit für Auslandstransaktionen - Deaktivierung der Möglichkeit von Käufen in einer anderen Währung als der Standardwährung des Kontos oder Begrenzung des Betrags und des Zeitraums für Transaktionen dieser Art. Das Limit wird in der Währung des Kontos und der Beschränkung festgelegt.

Regelmäßige Limits gelten für einen bestimmten Zeitraum ab dem Zeitpunkt der Ausstellung der Karte. Beispiel: Wenn die Karte am Montag um 11:00 Uhr ausgestellt wird, gilt sie bis zum folgenden Montag um 10:59:59 Uhr; wenn das Limit monatlich gilt und die Karte am 15. Februar um 13:00 Uhr ausgestellt wurde, gilt es bis zum 15. März um 12:59:59 Uhr.

Kartenattribute

Möglichkeit, eines der vorkonfigurierten Kartenbilder (Visuals) auszuwählen.

Möglichkeit, einen eigenen Namen für die Karte einzugeben, der später in der App des Mitarbeiters neben der Karte sichtbar ist.

Sparados löst das Problem verlorener oder unleserlicher Rechnungen, indem es den gesamten Prozess digitalisiert. Anstatt Papierschnipsel von Baustellen zu sammeln, machen Mitarbeiter einfach ein Foto von jeder Rechnung oder jedem Beleg in der mobilen App, sobald der Kauf getätigt wurde. Das Dokument wird automatisch gescannt, gespeichert und dem richtigen Projekt oder der richtigen Kostenkategorie zugeordnet. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Ausgabe in Echtzeit erfasst wird. Das eliminiert manuelle Fehler und gibt der Buchhaltung sofortigen Zugriff auf klare, lesbare Belege, ohne Papierkram nachjagen zu müssen.

Ja. Sicherheit ist das Fundament der Geschäftstätigkeit von Sparados.

Zuverlässige finanzielle Basis – Sparados betreut bereits über 100 Kunden weltweit und arbeitet mit Quicko, einem lizenzierten Finanzinstitut, zusammen. Quicko ist ein reguliertes Zahlungsinstitut, das der Aufsicht der Finanzaufsichtsbehörde (KNF) unterliegt und die Lizenznummer IP52/2021 besitzt.

Unser Partner – Verestro stellt die Technologieplattform bereit, während Quicko für die regulierten Finanzgeschäfte zuständig ist. Quicko ist offizieller Partner von Mastercard, was Zuverlässigkeit und die Einhaltung internationaler Standards garantiert.

Zahlungsschutz – Jede Sparados-Karte ist durch das Mastercard-Sicherheitsprogramm geschützt, das den Nutzern Zugang zu Tools wie Identitätsschutz und Betrugsüberwachung bietet. Weitere Informationen finden Sie hier oder registrieren Sie sich hier: Mastercard-Sicherheitsprogramm.

Tokenisierung und Verschlüsselung – Alle Zahlungen sind vollständig tokenisiert und digital, was bedeutet, dass vertrauliche Kartendaten niemals offengelegt werden.

Mitarbeiter können eine Firmenkarte erst erhalten, wenn ihr Arbeitgeber bei Sparados registriert ist und ihnen eine Karte zuweist. Der Vorgang ist einfach:

• Ihr Unternehmen registriert sich bei Sparados und stellt Ihnen über das System eine Karte aus.

• Laden Sie die Sparados-App aus dem App Store oder von Google Play herunter.

• Melden Sie sich mit den von Ihrem Unternehmen bereitgestellten Zugangsdaten an.

• Erhalten Sie Ihre virtuelle Debit Mastercard sofort in der App — ohne auf die physische Lieferung warten zu müssen.

• Fügen Sie die Karte zu Apple Pay oder Google Pay hinzu, um sie für kontaktlose Zahlungen und Online-Transaktionen zu nutzen.

Der größte Vorteil ist die direkte Kostenersparnis. Anstatt Geld an Reiseleiter oder Mitarbeiter zu übergeben und es ihnen später zu erstatten, können Unternehmen Sparados-Karten mit bereits aufgeladenen Mitteln für die Reise ausgeben. Dadurch werden zusätzliche Kosten wie Mehrwertsteuer, Sozialversicherungsbeiträge und Rentenbeiträge vermieden, die normalerweise auf erstattetes Geld anfallen.

Weitere wichtige Vorteile sind:

• Keine persönlichen Mittel erforderlich – Mitarbeiter müssen keine Reisekosten aus eigener Tasche vorstrecken.

• Reduzierte Umrechnungsgebühren – Zahlungen werden direkt in der erforderlichen Währung abgewickelt.

• Echtzeit-Ausgabenverfolgung – jede Transaktion wird aufgezeichnet, mit Etiketten versehen und mit den Belegen verknüpft.

• Zentralisierte Kontrolle – alle Karten sind mit einem einzigen Firmensaldo verbunden, mit anpassbaren Limits und sofortigen Aufladungen.

Sparados eliminiert die Verzögerungen und Gebühren, die mit traditionellen internationalen Überweisungen verbunden sind. Anstatt mehrere Tage auf ELIXIR-, SWIFT- oder SEPA-Zahlungen zu warten, kann das Geld in etwa 20 Sekunden ohne jegliche Kosten auf eine Sparados-Karte gesendet werden.

Dies verschafft Unternehmen eine schnellere Kontrolle über Ausgaben, stellt sicher, dass Vertriebsmitarbeiter und Fahrer im Ausland immer sofortigen Zugriff auf Geld haben, und beseitigt den Ärger mit versteckten Überweisungsgebühren.

Nein. Unser E-Book mit Fallstudien ist völlig kostenlos. Nach dem Download des E-Books können Sie sich bei Sparados registrieren und erhalten 3 Monate kostenlose Nutzung der Plattform.

Mit Sparados können Sie Ausgaben in Kategorien wie Reisen, Mahlzeiten, Büromaterial, Software oder Mitarbeitererstattungen einteilen. Die Kategorisierung erleichtert die Nachverfolgung, wie das Geld ausgegeben wird, die Überwachung von Budgets und die Erstellung genauer Finanzberichte. Sie hilft auch dabei, zu identifizieren, welche Geschäftsbereiche die meisten Kosten verursachen, sodass Sie bessere finanzielle Entscheidungen treffen können. Wie Sie Labels für Karten festlegen können, erfahren Sie hier.

Das Kundenpanel gibt Administratoren die volle Kontrolle über Karten, Berechtigungen und Teamstrukturen.

• Kartenverwaltung – Weisen Sie Karten zu oder sperren Sie diese, genehmigen oder lehnen Sie neue Anfragen ab und legen Sie individuelle Kartenlimits fest.

• Berechtigungen & Ausgabenregeln – Definieren Sie, was jeder Mitarbeiter tun kann, z. B. Online-Einkäufe, Geldabhebungen am Geldautomaten oder IBAN-Überweisungen.

• Gruppen & Abteilungen – Sie können Ihr Unternehmen in Gruppen (z. B. Abteilungen oder Teams) unterteilen. Jede Gruppe kann ihren eigenen Genehmigungsprozess, Kartenlimits, Kontozugriffsregeln und sogar Einschränkungen bei der Sichtbarkeit des Transaktionsverlaufs haben.

• Genehmigungsworkflows – Ausgaben können zur schnelleren und klareren Genehmigung über die richtige Abteilung geleitet werden.

• Überwachung & Berichterstattung – Administratoren können Transaktionshistorien einsehen, detaillierte Berichte herunterladen und Ausgaben in Echtzeit verfolgen. Erfahren Sie hier mehr über das Erstellen und Verwenden von Gruppen: Gruppen in Sparados erstellen.

Die Sparados-API ermöglicht den Austausch aller Schlüsselkarten- und Spesenverwaltungsdaten, einschließlich:

• Kartendetails – Erstellen, Zuweisen, Sperren oder Ungültigmachen virtueller Debitkarten.

• Limits und Berechtigungen – Legen Sie tägliche, wöchentliche oder monatliche Ausgabenregeln, Geldautomatenzugang, E-Commerce und Fremdwährungsnutzung sowie MCC-Einschränkungen (Merchant Category Code) fest.

• Transaktionen – Greifen Sie in Echtzeit auf Transaktionsdetails zu und erhalten Sie Benachrichtigungen zu jeder Transaktion, sobald sie erfolgt.

• Genehmigungen und Anfragen – Senden und verfolgen Sie Anfragen, Genehmigungen oder Ablehnungen zur Änderung von Limits.

• Dokumente und Metadaten – fügen Sie Transaktionen Belege, Rechnungen und zusätzliche Mitarbeiterdaten (z. B. Projektcodes oder Kostenstellen) hinzu.

Dies ermöglicht eine nahtlose Integration mit HR-, ERP- oder Buchhaltungssystemen und gibt Unternehmen gleichzeitig die volle Kontrolle über ihre Ausgabenrichtlinien.

Virtuelle Karten mit Limits werden vollständig vom Versicherer kontrolliert. Jede Karte kann mit einem Ausgabenlimit, einem Verwendungszweck und Einschränkungen hinsichtlich der Händlerkategorien konfiguriert werden, beispielsweise beschränkt auf die Verwendung in Apotheken und Krankenhäusern. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mittel ausschließlich für genehmigte Leistungen ausgegeben werden.

In Not- oder Krisensituationen können Versicherer mehrere Karten mit Beschränkungen gleichzeitig ausgeben, wobei jede Karte über klare Limits und Kennzeichnungen verfügt. Dies ermöglicht eine schnelle Verteilung der Leistungen unter strenger Aufsicht und stellt sicher, dass jede Auszahlung sowohl sicher als auch transparent ist.

Sparados bietet eine breite Palette virtueller Karten für verschiedene Zwecke, die auf unterschiedliche Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind:

• Lunchkarten – Prepaid- und kontaktlose Karten, ideal für den Kauf von Mahlzeiten, mit Steuervorteilen für Arbeitgeber und jährlichen Einsparungen für Arbeitnehmer.

• Bonus-/Geschenkkarten – flexible Karten für zusätzliche Vorteile wie Einkäufe, Fitnessstudio-Mitgliedschaften oder Kinokarten.

• Abonnementkarten – für wiederkehrende Zahlungen wie Softwarelizenzen, die an bestimmte Anbieter gebunden sind.

• Einwegkarten – Einwegkarten für Ausgaben wie Konferenz- oder Schulungsgebühren, die nach Gebrauch automatisch deaktiviert werden.

• Allzweckkarten – für alltägliche oder unvorhergesehene Ausgaben, mit vollständiger Transparenz und Rückverfolgbarkeit.

• Karten mit Handelsbeschränkungen – Karten, die auf bestimmte Handelskategorien wie Transport, Apotheken oder Tankstellen beschränkt sind.

Alle Sparados-Karten können gegen eine einmalige Designgebühr mit Ihrem Firmenlogo und Ihrem Design personalisiert werden.

Vorteile für Arbeitgeber

• Ersparnis bei ZUS-Beiträgen: Bis zu 190-450 PLN pro Mitarbeiter und Monat können von den Sozialversicherungsbeiträgen befreit sein.

• Einfache Implementierung: Es gibt keinen Papierkram oder die Notwendigkeit, Gutscheine zu verwalten; das System ist vollständig digital.

• Stärkung der Arbeitgebermarke: Das Anbieten moderner, flexibler Vorteile hilft, Mitarbeiter zu binden und zu motivieren.

Jede Sparados-Karte ist durch das Sicherheitsprogramm von Mastercard geschützt. Dies gibt Ihnen Zugang zu fortschrittlichen Tools wie Identitätsschutz und Betrugsüberwachung. Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Mastercard-Sicherheitsprogramms.

Die Sparados-App macht es einfach, eine Änderung des Kartenlimits zu beantragen, ohne sich direkt an die Personal- oder Buchhaltungsabteilung wenden zu müssen. So funktioniert es:

• Öffnen Sie die Sparados-App und gehen Sie zu Ihrer Karte.

• Tippen Sie auf Ihre Karte und wählen Sie "Limits".

• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Änderung beantragen", um Ihre Anfrage zu senden.

• Ihr Unternehmensadministrator wird automatisch benachrichtigt und kann die Anfrage überprüfen.

• Genehmigung oder Ablehnung wird in der App angezeigt, was den Prozess schnell und transparent macht.

Ja. Sowohl Benutzer als auch Administratoren können in Sparados Rechnungen und Transaktionen Kostenstellen zuordnen:

Benutzer können zu jeder Transaktion oder Rechnung eigene Beschreibungen hinzufügen, was die Nachverfolgung der Kosten nach Projekt, Team oder Abteilung erleichtert.

Administratoren können den Firmenkarten spezielle Etiketten zuweisen. Alle Transaktionen, die mit einer so etikettierten Karte getätigt werden, enthalten diese Information automatisch in den Transaktionsdetails. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie die Ausgaben nach Abteilung oder Geschäftseinheit aufteilen möchten.

Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im offiziellen Leitfaden: Etiketten für Karten zuweisen.

Dank Sparados müssen Fahrer keine großen Mengen Bargeld bei sich führen oder auf manuelle Überweisungen warten. Wenn unterwegs etwas Unerwartetes passiert – wie ein Abschleppdienst, Pannenhilfe oder dringende Reparaturen – können sie zusätzliche Mittel direkt über die Sparados-App anfordern.

Der gesamte Prozess ist sehr einfach:

• Der Fahrer stellt eine kurze Anfrage in der App.

• Ein Administrator überprüft diese in Echtzeit und genehmigt sie mit einem Klick.

• Die Mittel sind sofort auf der Sparados-Karte des Fahrers verfügbar.

Erfahren Sie hier mehr: Wie kann ich mehr Geld anfordern?

Sparados zeichnet sich durch Schnelligkeit, Automatisierung und Flexibilität aus. Sie können in nur 5 Sekunden virtuelle Firmenkarten ausstellen, Ausgaben in Echtzeit kontrollieren und den gesamten Ausgabenfluss automatisieren – vom Scannen der Rechnungen bis zum Versand an die Buchhaltung. Im Vergleich zu manuellen Prozessen sparen Unternehmen etwa 10 volle Arbeitstage in verschiedenen Teams.

Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern bietet Sparados auch lokale Vorteile wie steuerbegünstigte Lunchkarten, sofortige Überweisungen für Vertriebsteams im Ausland und eine nahtlose Integration in ERP-/Buchhaltungssysteme. All dies zu einer einfachen, transparenten Gebühr von 1 Euro pro Benutzer und Monat nach den ersten 5 Benutzern.

Ja. Das Kundenpanel bietet Echtzeit-Einblick in jede Transaktion eines Mitarbeiters. Sobald eine Zahlung getätigt wird, erscheint sie sofort im System – zusammen mit den beigefügten Rechnungen oder Belegen, sofern vorhanden. Administratoren können Ausgaben live überwachen, nach Mitarbeiter, Abteilung oder Karte filtern und sofort Maßnahmen ergreifen, z. B. Ausgaben genehmigen, ablehnen oder markieren. Dies gewährleistet jederzeit die vollständige Kontrolle und Transparenz über die Ausgaben des Unternehmens.

Essenszuschüsse über virtuelle Lunchkarten sind bis zu einer festgelegten monatlichen Grenze (historisch 190 PLN; aktuell 450 PLN) von den Sozialversicherungsbeiträgen befreit.

Die Karte ist streng auf Lebensmittelkäufe beschränkt, wodurch die Einhaltung der Vorschriften sichergestellt ist. Die Befreiung gilt nur, wenn die Mittel für Mahlzeiten verwendet werden.

Sparados macht die Projektbudgetierung präzise, indem jede Ausgabe direkt mit einer vordefinierten Budgetzeile verknüpft wird. Virtuelle Karten werden mit Ausgabenlimits ausgestellt, die an bestimmte Projekte, Abteilungen oder Kostenkategorien gebunden sind. So können Einkäufe nur innerhalb der zugewiesenen Mittel getätigt werden. Jede Transaktion erscheint in Echtzeit. Rechnungen werden sofort in das System gescannt und geben Managern eine aktuelle Übersicht darüber, wie viel Budget bereits verbraucht wurde und wie viel noch übrig ist. Diese ständige Verfolgung verhindert Mehrausgaben, zeigt Kostentrends frühzeitig auf und stellt sicher, dass Budgets die tatsächlichen Projektanforderungen widerspiegeln, anstatt auf verzögerten oder unvollständigen Daten zu basieren.

• Erhöhte Sicherheit: Ihre echte Kartennummer bleibt verborgen. Wenn die virtuelle Karte kompromittiert wird, können Sie sie einfach sperren und Ihr Hauptkonto bleibt unberührt.

• Ausgabenkontrolle: Sie legen Limits und Ablaufdaten fest oder nutzen die Karte nur für eine einmalige Zahlung. Das verhindert unerwünschte wiederkehrende Gebühren und hält Ihr Budget im Griff.

• Einfaches Stoppen von Zahlungen: Ideal für Abonnements. Wenn Sie ein Abo nicht fortsetzen möchten, löschen Sie einfach die virtuelle Karte, und der Händler kann keine weiteren Zahlungen mehr abbuchen.

• Sicherer als Banküberweisungen (IBAN): Mit einer Sparados-Karte haben Sie Rückbuchungsrechte und Käuferschutz. Wenn bei einem Kauf etwas schiefläuft, können Sie die Zahlung anfechten und Ihr Geld zurückerhalten. Sobald Geld per IBAN-Überweisung gesendet wurde, ist die Zahlung endgültig und viel schwieriger rückgängig zu machen.

Ja, Ihre Daten sind bei uns sicher. Wir schützen Ihre Daten gemäß unserer Datenschutzerklärung, die Sie hier einsehen können. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:

Weronika Dawidzka

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Dank Sparados erfolgt die Ausstellung von Karten sofort und vollständig digital. Administratoren erstellen und weisen Karten über die Konsole zu, legen Regeln und Ausgabenlimits fest, und die Karte erscheint sofort in der Sparados-App des Mitarbeiters und ist einsatzbereit.

👉 Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie hier.

Weisen Sie virtuelle Karten zweckgebundenen Kategorien zu – wie Reisen, Forschung & Entwicklung oder Mittagessen. Das ermöglicht Echtzeitverfolgung und Prüfbarkeit.

Nutzen Sie Tags oder Namenskonventionen im System, um Ausgaben einfach nach Abteilung, Projekt oder Kostenstelle zu filtern, zu gruppieren und Berichte zu erstellen.

Mit Sparados können Sie sowohl die Plattform als auch das Mitarbeitererlebnis an Ihre Corporate Identity anpassen. Zu den Anpassungsmöglichkeiten gehören:

• Seite zur Sammlung von Mitarbeiterkarten – fügen Sie Ihr Logo hinzu, wenden Sie Unternehmensfarben an und passen Sie das Layout an.

• Webanwendungsdomäne – Veröffentlichen Sie das Mitarbeiterportal unter Ihrer eigenen Unternehmensdomäne.

• E-Mail-Kommunikation – Passen Sie Vorlagen (Kopf- und Fußzeilen, Farben und Nachrichten) vollständig an und senden Sie sie von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse über SMTP.

• Visitenkartendesign – Personalisieren Sie das Aussehen der virtuellen Visitenkarten Ihrer Mitarbeiter mit Ihrem Firmenlogo und Branding.

• Allgemeine Mitarbeitererfahrung – Stellen Sie sicher, dass sich jeder Berührungspunkt, vom Kartensammeln bis zu Benachrichtigungen, wie ein Teil des Ökosystems Ihres Unternehmens anfühlt.

Dies schafft ein nahtloses und professionelles Erlebnis für die Mitarbeiter und stärkt gleichzeitig die Markenpräsenz Ihres Unternehmens.

Sparados setzt Sicherheitsmaßnahmen auf Unternehmensniveau ein, um die gesamte API-Kommunikation und alle Daten zu schützen:

• Gegenseitige TLS-Authentifizierung (mTLS) – Sowohl Client als auch Server verifizieren sich vor jedem Datenaustausch gegenseitig mithilfe von X.509-Zertifikaten.

• Verschlüsselte Kommunikation – Alle Daten werden über HTTPS mit starker Verschlüsselung übertragen, um ein Abfangen zu verhindern.

• Rigorose Datenformate – standardisierte Strukturen (ISO8601-Zeitstempel, UUIDs, Geldwerte von Sekundäreinheiten) reduzieren Fehler und gewährleisten die Datenintegrität.

• Rollenbasierter Zugriff – Nur autorisierte Systeme und Benutzer können auf API-Aktionen zugreifen oder diese ausführen.

• Audit und Rückverfolgbarkeit – Jede API-Anfrage und -Genehmigung wird protokolliert, was die Compliance- und Sicherheitsüberwachung unterstützt.

Diese Sicherheitsvorkehrungen stellen sicher, dass vertrauliche Finanz- und Mitarbeiterdaten sicher, konsistent und vollständig nachvollziehbar bleiben.

Sparados ermöglicht es Unternehmen, Karten direkt in der erforderlichen Währung, wie PLN, EUR oder USD, auszustellen. Anstatt ein einziges Konto zu verwenden, das kostspielige Umrechnungen verursacht, wird jede Transaktion von Anfang an in der korrekten Währung getätigt. Dies eliminiert unnötige Wechselkursgebühren, versteckte Bankgebühren und Verzögerungen, die mit traditionellen Überweisungen verbunden sind.

Indem Mitarbeitern oder Reiseleitern Karten mit dem entsprechenden vorab geladenen Währungsbetrag zur Verfügung gestellt werden, behalten Unternehmen die Ausgaben im Griff, die Abrechnung wird einfacher und internationale Reisen kostengünstiger.

Sparados ermöglicht Unternehmen, die Ausgaben des Vertriebsteams in Echtzeit zu verfolgen, flexible Kartenlimits festzulegen und KI zur Erkennung von unregelmäßigen Transaktionen zu nutzen.

Jede Ausgabe wird mit Benutzeridentifikation, Abteilungszuweisung, anpassbaren administrativen Etiketten und einer vom Mitarbeiter hochgeladenen, verlinkten Rechnung erfasst. Das sorgt für vollständige Transparenz und schnelle Abrechnungen.

1. Loggen Sie sich in Ihr Sparados-Konto ein und gehen Sie auf die Registerkarte „Konten“.

2. Wählen Sie das Konto aus, das Sie aufladen möchten.

3. Kopieren Sie die IBAN-Nummer des ausgewählten Kontos.

4. Führen Sie eine Überweisung auf die kopierte IBAN-Nummer aus.

5. Sobald die Zahlung gutgeschrieben ist, wird das Geld innerhalb von 1-2 Werktagen auf Ihr Sparados-Konto überwiesen.

Wir empfehlen Ihnen, die oben genannten Anweisungen zu befolgen, um eine schnelle und effiziente Aufladung Ihres Sparados-Kontos zu gewährleisten. Sollten Sie Fragen oder Bedenken haben, wenden Sie sich bitte an den Sparados-Kundenservice.

Die digitale Unfallmeldung bietet im Vergleich zu Papierformularen Schnelligkeit, Genauigkeit und Komfort. Sie kann sofort vom Smartphone aus ausgefüllt und übermittelt werden, wodurch Verzögerungen reduziert werden und der physische Papierkram entfällt. Integrierte Plausibilitätsprüfungen tragen dazu bei, Fehler oder fehlende Informationen zu vermeiden und verbessern so die Genauigkeit der Schadensmeldungen.

Digitale Berichte lassen sich außerdem leichter in Echtzeit zwischen den Parteien und Versicherern austauschen, was die Bearbeitung von Ansprüchen beschleunigt. Darüber hinaus ist der Bericht jederzeit als QR-Code auf virtuellen Karten in Apple Wallet und Google Wallet verfügbar, sodass er bei Bedarf sofort abgerufen werden kann.

Insgesamt machen digitale Unfallmeldungen den Schadenbearbeitungsprozess schneller, zuverlässiger und wesentlich benutzerfreundlicher als herkömmliche Papierformulare.

Sparados hält die Ausgaben des Unternehmens unter Kontrolle, indem es Echtzeit-Überwachung mit flexiblen Karteneinstellungen kombiniert. Jede Mitarbeiterkarte ist mit dem Hauptkonto des Unternehmens verknüpft, verfügt aber über ein individuelles Ausgabenlimit. Administratoren können diese Limits sofort anpassen, Kategorien oder Etiketten zuweisen und jede Ausgabe mit einer Abteilung oder einem Projekt verknüpfen.

Das System nutzt außerdem eine KI-Überwachung, um ungewöhnliche oder unregelmäßige Zahlungen zu erkennen und zur Überprüfung zu markieren. Da jede Transaktion mit der Benutzeridentifizierung und einer hochgeladenen Rechnung verknüpft ist, wissen Buchhaltungsteams immer, wer, was, wo und warum ausgegeben hat, was nicht autorisierte oder überzogene Ausgaben fast unmöglich macht.

Sparados optimiert den gesamten Prozess der Abrechnung und Mitarbeiterinformation auf jeder Ebene:

• Schnelle Übermittlung – Mitarbeiter können Rechnungen und Quittungen sofort nach einem Einkauf per E-Mail oder über die mobile App blitzschnell hochladen.

• Automatische Verarbeitung – Die Dateien werden automatisch der entsprechenden Transaktion zugeordnet, in das PDF-Format umgewandelt und im System zur Verfügung gestellt, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.

• Echtzeit-Benachrichtigungen – Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen, wenn ihre Ausgaben genehmigt werden oder zusätzliche Informationen benötigt werden, was unnötige Kommunikation reduziert.

• Beschleunigte Genehmigung – Das Buchhaltungs- oder Verwaltungsteam kann Ausgaben an einem zentralen Ort überprüfen, genehmigen und abrechnen. Im Vergleich zu herkömmlichen Methoden verkürzt dies den gesamten Prozess um durchschnittlich das 1,7-fache.

• Reibungslose Integration – Nach der Genehmigung werden die Ausgaben direkt an integrierte Buchhaltungssysteme (wie Saldeo, InFakt, Comarch Optima, InsERT) gesendet, was eine schnelle und genaue Abrechnung sicherstellt.

• Verlorene Rechnungen: Etwa 14 % der Rechnungen gehen in den Fahrerkabinen verloren. Sparados löst dieses Problem durch direkte Uploads aus der App.

• Unerwartete Ausgaben: Anstatt Bargeld mit sich zu führen oder Subkonten zu verwalten, können Fahrer in der App sofort eine Aufladung anfordern.

• Hoher bürokratischer Aufwand: Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen und Belegen wird durch einfache digitale Arbeitsabläufe ersetzt.

• Blockierte Gelder auf Fahrerkonten: Bei Sparados sind alle Karten mit einem einzigen Firmenguthaben verbunden. Fahrer haben lediglich ein individuelles Ausgabenlimit, das sofort angepasst werden kann, ohne Gelder auf separaten Konten zu blockieren.

Sparados hilft Unternehmen auf zwei Arten, Geld zu sparen: durch niedrigere Gebühren und höhere Effizienz. Die Preise sind einfach und transparent – kostenlos für die ersten 5 Nutzer und danach nur 1 Euro pro Nutzer und Monat – ohne versteckte Integrationskosten oder zusätzliche Gebühren.

Gleichzeitig ersetzt die Automatisierung manuelle Arbeit: Rechnungen und Belege können gescannt oder per E-Mail verschickt, automatisch verarbeitet und direkt an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Im Durchschnitt sparen Unternehmen jeden Monat umgerechnet 10 volle Arbeitstage in den Bereichen Finanzen, Verwaltung und Vertrieb.

Darüber hinaus bietet Sparados Steuervorteile wie Essensgutscheine (bis zu 450 PLN pro Monat und Mitarbeiter, die von der Sozialversicherung befreit sind) und hilft Unternehmen so, Kosten zu senken und gleichzeitig ihre Mitarbeiter zu unterstützen.

Sparados macht die herkömmliche Kostenerstattung komplett überflüssig. Anstatt im Voraus zu zahlen und auf die Erstattung zu warten, stellen die Versicherer vor Ort eine begrenzte virtuelle Karte aus, auf die der genehmigte Leistungsbetrag aufgeladen wird. Der Kunde kann diese sofort zur Begleichung qualifizierter Ausgaben wie Krankenhaus- oder Apothekenrechnungen verwenden.

Dies ist nicht nur ein schnellerer Prozess, sondern auch eine revolutionäre Veränderung in der Art und Weise, wie Versicherungsleistungen ausgezahlt werden. Durch die vollständige Eliminierung der Kostenerstattung garantiert Sparados, dass Versicherte niemals Kosten aus eigener Tasche bezahlen müssen, und Versicherer erhalten eine sichere, transparente und vollständig kontrollierte Möglichkeit, Leistungen auszuzahlen. Führende Versicherungsunternehmen ändern bereits jetzt ihre Geschäftsmodelle auf der Grundlage dieses Ansatzes.

Ja. Die Sparados-App macht es einfach, Ihre Ausgaben vollständig und ordnungsgemäß zu dokumentieren:

• Scannen Sie einen Beleg oder eine Rechnung mit der Kamera Ihres Smartphones direkt in der App.

• Laden Sie Dateien (z. B. PDF, Bild oder andere unterstützte Formate) von Ihrem Gerät hoch.

• Fügen Sie erforderliche Beschreibungen oder zusätzliche Daten (wie Kostenkategorie, Projektcode oder Notizen) hinzu, damit Ihr Arbeitgeber die richtigen Informationen erhält.

• Hängen Sie das Dokument mit nur wenigen Klicks an die richtige Transaktion an.

• Verwenden Sie Ihre persönliche E-Mail-Adresse für Rechnungen, die von Sparados bereitgestellt wird, um Belege direkt aus Ihrem Postfach weiterzuleiten - das System ordnet sie automatisch der richtigen Transaktion zu.
  

Auf diese Weise werden alle Ausgaben in Echtzeit dokumentiert und die Finanzteams erhalten die benötigten Details, ohne dass eine Nachverfolgung erforderlich ist.

Laden Sie die Sparados App jetzt von Google Play oder im App Store herunter!

Ja. Sparados nutzt eine integrierte KI-Überwachung, um die Ausgabenmuster automatisch zu analysieren. Wenn eine Transaktion ungewöhnlich erscheint, weil zum Beispiel der Betrag über den normalen Limits liegt oder die Ausgabenkategorie nicht passt, wird sie sofort zur Überprüfung markiert. Dies gibt Administratoren die Möglichkeit, verdächtige Aktivitäten zu überprüfen oder zu blockieren, während die Transparenz und Sicherheit der gesamten Ausgabenkontrolle gewahrt bleiben.

Im Kundenpanel können Sie Ausgabenberichte mit nur wenigen Klicks erstellen. Berichte können vollständig an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden:

• Nach Kriterien filtern – Mitarbeiter, Abteilung, Projekt, Karte oder Zeitraum.

• Detaillierungsgrad wählen – von allgemeinen Zusammenfassungen bis hin zu detaillierten Transaktionsaufschlüsselungen mit beigefügten Belegen.

• Visuelle Einblicke – greifen Sie auf Diagramme und Grafiken zu, die Ihnen helfen, Ausgabentrends zu verfolgen und Abteilungen oder Kostenstellen zu vergleichen.
  

Erfahren Sie mehr in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung: So erstellen Sie einen Transaktionsbericht in Sparados.

Über das Kundenpanel können Sie sichere virtuelle Karten pro Mitarbeiter oder Team ausstellen und angepasste Limits nach Betrag oder Kategorie anwenden.

Außerdem unterstützt die Plattform die Durchsetzung von Richtlinien – Ausgaben werden durch definierte Limits und Transaktionsregeln auf Kartenebene kontrolliert.

Bei Sparados verwalten Administratoren alles über das Kundenpanel. Sie können Ausgabenlimits (täglich, monatlich oder benutzerdefiniert) festlegen, Karten auf bestimmte Händlerkategorien beschränken und sie Gruppen wie Marketing oder Vertrieb zuweisen, um die Kontrolle zu vereinfachen. Alle Transaktionen werden in Echtzeit verfolgt und die Limits können jederzeit angepasst werden.

Wir verwenden moderne Technologien, um Ihre Daten zu schützen. Alle Zahlungen sind vollständig tokenisiert und digital. Dadurch werden Ihre vertraulichen Kartendaten, wie die Nummer oder der CVV-Code, niemals offengelegt oder auf eine Weise gespeichert, die sie gefährden könnte. Der Tokenisierungsprozess ersetzt sensible Daten durch ein einzigartiges, einmaliges Token, wodurch Transaktionen extrem sicher werden.

Um einen Transaktionsbericht (Zusammenfassung der Vorgänge) zu erstellen, siehe die Seite Transaktionsverlauf.

Bevor Sie den Bericht erstellen, müssen Sie den Bereich auf der Grundlage der Daten „von“ und „bis“ festlegen.

Zusätzliche Felder sind optional.

Damit eine Transaktion berücksichtigt werden kann, muss sie jede der festgelegten Bedingungen erfüllen.

Die Transaktionsfilter bestehen aus Bedingungen:

1. Konto - gibt das Konto (Saldo) an, von dem die Transaktionen abgerechnet wurden.

2. Letzte 4 Ziffern - gibt die letzten 4 Ziffern der Karte an, mit der die Transaktion durchgeführt wurde.

3. Email - gibt die Email-Adresse des Benutzers an, der die Transaktion durchgeführt hat.

4. Datum von - gibt den Beginn des Zeitraums an, für den der Kontoauszug gelten soll.

5. Datum bis - gibt das Ende des Zeitraums an, für den die Abrechnung gilt.

6. Telefonnummer - gibt die Telefonnummer des Benutzers an, der die Transaktion durchgeführt hat, einschließlich der Vorwahl.

7. Betrag - gibt den genauen Betrag der Operation als Zahlenwert in der Währung der Transaktion an.

8. Währung - gibt die Währung an, in der die Transaktion durchgeführt wurde.

9. Händler - der Name des Händlers, bei dem die Transaktion durchgeführt wurde.

10. Status - der Status der Transaktion.

Die gesetzten Filter können entfernt werden, indem Sie auf das Kreuz neben dem entsprechenden Feld oder auf die Option zum Entfernen aller gesetzten Filter klicken.

Erstellen eines Berichts

Der Bericht wird erstellt, wenn Sie auf die Schaltfläche „Bericht erstellen“ klicken.

Die Erstellung des Berichts kann je nach Datenmenge und Systemauslastung bis zu mehreren Minuten dauern. Der fertige Bericht steht unter folgender Adresse zum Download bereit:https://corporate.sparados.com/home/bc/reports?tab=transactionsHistory

Die direkte API-Integration ermöglicht Ihnen:

• Automatisieren Sie die Kartenausgabe und blockieren und begrenzen Sie Änderungen aus Ihren eigenen Systemen.

• Synchronisieren Sie Transaktionen, Quittungen und Genehmigungen in Echtzeit (mit Webhook-Benachrichtigungen).

• Wenden Sie benutzerdefinierte Regeln wie Ausgabenlimits, MCC-Einschränkungen oder Währungsberechtigungen an.

Dies reduziert den manuellen Arbeitsaufwand, erhöht die Genauigkeit und lässt sich problemlos im gesamten Unternehmen skalieren.

Erfahren Sie mehr in der Sparados Developer Zone .

Mit Sparados haben Sie die Kontrolle über Ihr Budget direkt auf Kartenebene, fast so, als hätten Sie eine „Pause/Play“-Taste für Ihr Geld. So funktioniert es in der Praxis:

• Sofortige Limits: Sie können für jede virtuelle Karte Ausgabenlimits festlegen (täglich, monatlich oder insgesamt). Transaktionen, die dieses Limit überschreiten, werden sofort blockiert.

• Kategorien oder Händlerregeln: Karten können auf ein bestimmtes Geschäft oder Abonnement beschränkt werden, sodass Ihr Geld nicht anderweitig ausgegeben werden kann.

• Einmalige oder kurzfristige Karten: Wenn Sie möchten, dass eine Karte nur für einen einzigen Einkauf oder einen Wochenendausflug ausreicht, können Sie ein Ablaufdatum festlegen, nach dessen Ablauf die Karte automatisch gesperrt wird.

• Live-Benachrichtigungen: Jede Zahlung löst eine sofortige Benachrichtigung aus, sodass Sie in Echtzeit sehen können, was mit Ihrem Guthaben geschieht.

• Einfaches Sperren/Löschen: Wenn Sie nicht möchten, dass eine Belastung mehr abgebucht wird (z. B. die Verlängerung eines Abonnements), können Sie die Karte sperren, bevor sie Ihr Konto belastet.

• Benutzerdefinierte Einstellungen: Sie können Karten zu speziellen Gruppen wie Abteilungen, Segmenten oder Kategoriegruppen hinzufügen. Auf diese Weise können Sie unser System an die Hierarchie in Ihrem Unternehmen anpassen und erhalten mehr Transparenz und Kontrolle auf jeder Ebene.

All dies ergibt ein System, mit dem Sie Ihr Budget nicht nur nachträglich verfolgen, sondern es während der Ausgabe aktiv gestalten können.

Nein, für die Nutzung der Sparados-API fallen keine zusätzlichen Gebühren an. Der API-Zugriff ist im Sparados-Service enthalten. Für einige erweiterte oder benutzerdefinierte Integrationen ist jedoch je nach Ihren Geschäftsanforderungen möglicherweise ein umfangreicheres Servicepaket erforderlich.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Developer Zone.

Ja. Sparados erfasst jede Transaktion automatisch zum Zeitpunkt ihres Entstehens und ordnet sie dem entsprechenden Projekt, der entsprechenden Abteilung oder Kostenkategorie zu. Da Rechnungen mit einer mobilen App gescannt und digital gespeichert werden, müssen keine Papierbelege mehr gesucht und manuelle Tabellenkalkulationen abgeglichen werden. Manager und Buchhalter können in Echtzeit auf Dashboards zugreifen und sofort übersichtliche Berichte mit vollständigem Einblick in mehrere Projekte erstellen. Diese Automatisierung macht die Berichterstellung schneller, genauer und wesentlich weniger arbeitsintensiv.

• Mitarbeiter können im Vergleich zum Erhalt des gleichen Betrags als Gehalt bis zu 1.070 PLN pro Jahr sparen.

• Die Einsparungen resultieren aus den reduzierten ZUS/Sozialversicherungsabzügen.

• Nicht genutzte Guthaben werden von Monat zu Monat übertragen.

• Die Karte bietet außerdem den Vorteil schneller, kontaktloser Zahlungen und breiter Akzeptanz.

Nein. Nach Eingabe einer gültigen E-Mail-Adresse im Formular wird das E-Book sofort und ohne weitere Bestätigung an die angegebene Adresse versendet. Über den entsprechenden Button in der E-Mail steht die Datei im PDF-Format zum Download bereit.

Sparados hilft Sicherheitsunternehmen, Kosten zu senken und den Einkauf zu beschleunigen, indem Pro-forma-Rechnungen durch virtuelle Mitarbeiterkarten ersetzt werden. Jeder Mitarbeiter zahlt Lieferanten direkt innerhalb festgelegter Limits, Rechnungen werden in der App gescannt und Transaktionen fließen direkt in die Buchhaltung. Diese Automatisierung beseitigt manuelle Genehmigungen, reduziert den Papierkram und macht die Abläufe schneller und transparenter.

Integrierte Kontrollen wie Ausgabenlimits, Händlerregeln, Sofortsperren und die Gruppierung nach Abteilungen gewährleisten eine Echtzeit-Übersicht und stärkere Sicherheit als bei herkömmlichen IBAN-Überweisungen. Erfahren Sie in unserer Anwendergeschichte, wie das funktioniert.

Sparados garantiert die Sicherheit der Transaktionen durch:

• Tokenisierte virtuelle Karten – keine vertraulichen Kartendaten werden offengelegt.

• Verschlüsselung und Überwachung in Echtzeit – alle Zahlungen werden sofort verfolgt.

• Einhaltung der Vorschriften – unser Anbieter Quicko ist PCI DSS-konform, verfügt über eine Lizenz der Nationalen Zahlungsinstitution (IP52/2021) und eine Lizenz des Hauptkartenausstellers Mastercard, die von der KNF (Polnische Finanzaufsichtsbehörde) überwacht wird.

Virtuelle Karten mit eigenem Branding können genutzt werden, um Kunden sofort und auf eine sowohl praktische als auch ansprechende Weise Versicherungsleistungen bereitzustellen. Sie ermöglichen es den Versicherungsunternehmen:

• Schadenfälle direkt auszuzahlen, sodass Kunden Krankenhäuser, Apotheken oder Dienstleister bezahlen können, ohne eigene Mittel zu verwenden.

• Sofortige Hilfe in Notfällen zu leisten, indem limitierte Karten mit spezifischen Ausgabenlimits oder auf bestimmte Händlerkategorien beschränkt werden (z. B. nur für medizinische Zwecke).

• Kunden Vorteile zu bieten, wie Gesundheitsprämien, Budgets für Vorsorgeuntersuchungen oder Rabatte bei Partnern.

• Die Markensichtbarkeit zu stärken, indem der Name und das Design des Versicherers im Apple oder Google Wallet des Kunden sichtbar bleiben, wodurch tägliche Kontaktpunkte geschaffen werden.

• Darüber hinaus können die Karten vollständig mit dem Branding des Versicherungsunternehmens versehen werden – von der Webanwendung, über die Benutzer auf ihre Karten zugreifen, über E-Mail-Vorlagen bis hin zum Design der Karte selbst. Dies gewährleistet ein konsistentes Markenerlebnis bei allen Kundeninteraktionen.

Ja. Die Sparados-App funktioniert wie ein integrierter Dokumentenscanner. Fahrer machen einfach ein Foto des Belegs oder der Rechnung, und das System wandelt es automatisch in eine saubere, standardisierte PDF-Datei um. Die App extrahiert außerdem wichtige Details aus dem Dokument und verknüpft sie mit der richtigen Transaktion, bevor alles direkt an die Buchhaltung weitergeleitet wird.

So wird das Smartphone des Fahrers zu einem einfachen und zuverlässigen Werkzeug für die Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten unterwegs.

Sparados ist für europäische Unternehmen jeder Größe gedacht, die ihre Ausgabenverwaltung vereinfachen und beschleunigen möchten. Es ist besonders wertvoll für Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern, wo die manuelle Abrechnung von Ausgaben zeitaufwändig und kostspielig wird.

Typische Branchen, die von dieser Lösung profitieren können, sind Transport, Reisen, Umzüge, Versicherungen, Sicherheit, Entwicklung und Vertriebsteams – also jede Organisation, in der Mitarbeiter regelmäßig Unternehmensgelder ausgeben und Quittungen, Rechnungen und Kostenerstattungen zusätzlichen Arbeitsaufwand verursachen.

Durch den sofortigen Zugriff der Mitarbeiter auf virtuelle Firmenkarten und die Automatisierung des gesamten Abrechnungsprozesses spart Sparados den Finanzteams, Managern und Vertriebsmitarbeitern Zeit und ist damit die ideale Lösung für Unternehmen, die sowohl Zeit als auch Geld sparen und gleichzeitig die volle Kontrolle über ihre Ausgaben behalten möchten.

Mastercard virtuelle Zahlungskarten können sofort ausgestellt werden, sodass Mitarbeiter bei dringenden Anschaffungen nicht auf eine physische Karte oder eine Genehmigungskette warten müssen. Sie bieten sofortigen Zugriff auf Gelder innerhalb vordefinierter Limits. Das stellt sicher, dass die Ausgaben unter Kontrolle bleiben, während kritische Anforderungen ohne Verzögerung erfüllt werden. Jede Transaktion wird in Echtzeit protokolliert, Rechnungen werden über die mobile App erfasst und der Kauf wird automatisch mit dem richtigen Projekt oder der richtigen Kostenkategorie verknüpft. Diese Kombination aus Geschwindigkeit, Übersicht und Verantwortlichkeit macht dringende Einkäufe sowohl schneller als auch sicherer.

Um von der Aktion zu profitieren, laden Sie das E-Book herunter und informieren Sie dann bei der Registrierung Ihres Unternehmens im System Join.sparados.com unseren Mitarbeiter über den Rabatt, auf den Sie Anspruch haben.

Ja. Sparados lässt sich direkt in gängige Buchhaltungssysteme wie Saldeo, InFakt, Comarch Optima und InsERT integrieren. Es funktioniert auch mit anderen Plattformen, die das Hochladen von Rechnungen über eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse ermöglichen, was es für verschiedene Unternehmenskonfigurationen sehr flexibel macht.

Nach dem Hochladen eines Belegs wandelt das System diesen in eine standardmäßige PDF-Datei um, fügt alle Rechnungsdetails zur entsprechenden Transaktion hinzu und leitet sie direkt an die ausgewählte Buchhaltungssoftware weiter. Dies sorgt für eine nahtlose Synchronisierung, schnellere Abstimmung und weniger manuelle Fehler.

Erfahren Sie hier mehr: Wie Sie Sparados in Ihr Buchhaltungssystem integrieren

Mit Sparados können Sie Rechnungen und Ausgaben einfach über die mobile App, die Webplattform oder durch Senden an eine spezielle E-Mail-Adresse direkt nach einer Transaktion hinzufügen. Nach dem Hochladen können Sie den physischen Beleg einfach entsorgen.

Das System ordnet jede Rechnung oder jeden Beleg automatisch der entsprechenden Transaktion zu und erstellt eine Beschreibung dafür. Die Transaktion wird zusammen mit dem angehängten Beleg zur Überprüfung an die Verwaltung gesendet. Nach der Überprüfung und Genehmigung wird die Ausgabe direkt an das Buchhaltungssystem im richtigen Format weitergeleitet.

Sparados bietet auch gebrauchsfertige PDF- und Excel-Berichte, die die Buchhaltung und das Ausgabenmanagement nahtlos und effizient gestalten.

Die Web-App ermöglicht die Nutzung Ihrer Sparados-Karte, ohne die mobile App installieren zu müssen. Melden Sie sich einfach unter: link an und greifen Sie von jedem Gerät aus auf Ihre Karte zu - Desktop, Tablet oder Smartphone. Sie bietet die gleichen Kernfunktionen wie die mobile App, einschließlich der Verwaltung von Zahlungen, Limits und Ausgaben. Für Unternehmen unterstützt die Webanwendung auch die Anpassung des Brandings, die Domain-Integration und personalisierte E-Mail-Kommunikation, sodass das Mitarbeiterportal Ihrer Corporate Identity entspricht.

Die Sparados-App ersetzt manuelle Papierarbeit durch einen einfachen digitalen Prozess. Vertriebsmitarbeiter machen ein Foto des Belegs, weisen die Ausgabe der richtigen Kategorie oder Abteilung zu und übermitteln sie sofort. Das System verknüpft das Dokument mit der Transaktion und leitet es an die Buchhaltung weiter.

Diese Automatisierung befreit Vertriebsmitarbeiter von dem Ausfüllen von Formularen oder dem Warten auf Genehmigungen und verschafft ihnen bis zu 20 % mehr Zeit, um sich auf Kundenbeziehungen und den Verkauf zu konzentrieren. Unternehmen mit einem 10- bis 20-köpfigen Vertriebsteam wie Verestro haben diese Zeiteinsparung bereits bewiesen, indem sie ihre Ausgaben mit Sparados effizienter verwalten.

Erfahren Sie hier mehr: Effiziente Ausgabenverwaltung bei Verestro

• Zugriff erhalten: Kontaktieren Sie Sparados, um Ihre Corporate ID, Balance ID und Ihr X.509-Zertifikat für mTLS zu erhalten.

• Umgebung festlegen:

• BETA: https://sparados-bc-api.secure-verestro.dev/secure

• PROD: https://sparados-bc-api.secure-verestro.com/secure

• Grundlegende Integration (4–5 Methoden)

• POST /secure/approvals → Karte erstellen und zuweisen.

• PUT /secure/approvals/{id}/unassign oder /cancel → Karte entfernen.

• PUT /secure/approvals/{id}/increase_budget → Budget erhöhen/verringern.

• Limits → täglich/wöchentlich/monatlich, MCC, Geldautomat, E-Commerce.

• Transaktionen → Verlauf abrufen und Ereignisse in Echtzeit über Webhooks empfangen.

• Testen und Starten:

• Verwenden Sie die BETA-Version, überprüfen Sie die Abläufe (Ausstellen, Bezahlen, Anhängen von Belegen, Abgleichen).

• Wechseln Sie nach dem Testen zu PROD.

Vollständige Dokumentation und Beispiele: Sparados Developer Zone .

Der Einstieg in die Sparados-API-Integration ist ganz einfach:

• Kontaktieren Sie uns unter [email protected], um Zugriff anzufordern.

• Erhalten Sie API-Anmeldeinformationen und X.509-Zertifikate von unserem Team.

• Bitte lesen Sie die Dokumentation im Entwicklerbereich, um sich mit Endpunkten, Authentifizierung und Datenformaten vertraut zu machen.

• Integrieren und testen Sie die API mit Ihren ERP-, HR- oder Buchhaltungssystemen.

• Starten Sie die Live-Integration, sobald alles überprüft wurde.

• Unser Team unterstützt Sie während des gesamten Einrichtungsprozesses, um eine reibungslose und sichere Integration zu gewährleisten.

Wie kann man Mitarbeiter auf fehlende Rechnungen hinweisen?

Als Betreiber eines Panels haben wir die Möglichkeit, Kartennutzer daran zu erinnern, dass sie keine Kaufdokumente - Rechnungen - beigefügt haben.

Um eine Erinnerung zu senden, müssen Sie zu einer Transaktion gehen, die kein Dokument enthält. Dazu wählen Sie die Registerkarte Konten und dann Transaktionen oder direkt die Registerkarte Transaktionsverlauf.

Transaktionen, denen keine Quittung oder Rechnung angehängt ist, sind in der Spalte Quittung mit dem Symbol MISSING gekennzeichnet.

Nachdem Sie sich die Details einer solchen Transaktion angesehen haben, können Sie die Option „Über fehlende Rechnung benachrichtigen“ auswählen, die den Kartenbenutzer über den fehlenden Anhang informiert.

Die Benachrichtigung wird per E-Mail und Push-Benachrichtigung gesendet.

Ja, die virtuelle Lunchkarte lässt sich nahtlos in Google Pay und Apple Pay integrieren.

Ja. Mitarbeiter können Belege und Rechnungen von Geschäftsreisen (Hotels, Taxis, Mahlzeiten, Kraftstoff) über die mobile App einreichen, und Sparados ordnet sie automatisch den entsprechenden Transaktionen zu. Die Ausgaben können mit Tags für Kostenstellen versehen, von der Buchhaltung schnell genehmigt und in die integrierten Systeme exportiert werden. Zusätzlich erhalten die Mitarbeiter Benachrichtigungen über den Status, was die Abrechnung von Geschäftsreisen schnell und transparent macht.

Im Kundenpanel können Administratoren detaillierte Regeln festlegen, um zu kontrollieren, wie Mitarbeiter Firmenkarten verwenden. Sie können:

• Bargeldabhebungen (z. B. am Geldautomaten) blockieren oder zulassen.

• Online-Zahlungen oder Einkäufe bei bestimmten Händlerkategorien einschränken.

• Ausgabenlimits pro Transaktion, pro Tag oder pro Monat festlegen.

• IBAN-Überweisungen einschränken oder komplett deaktivieren.

• Regeln pro Mitarbeiter, Abteilung oder Kartengruppe definieren, um sicherzustellen, dass die Unternehmensrichtlinien konsequent eingehalten werden.

Diese Flexibilität stellt sicher, dass Mitarbeiter nur innerhalb der genehmigten Kategorien und Budgets ausgeben können, was das Missbrauchsrisiko verringert.

Erfahren Sie mehr in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung hier.

Sparados senkt Kosten, indem es verlorene Rechnungen verhindert, blockierte Gelder auf den Konten der Fahrer beseitigt, die Dokumentenverarbeitung automatisiert und Genehmigungen beschleunigt. Dies ermöglicht es Transportunternehmen, bis zu 5.000 PLN pro Monat zu sparen.

Mitarbeiter können die Karte in einem breiten Netzwerk von Gastronomiebetrieben nutzen, zum Beispiel:

• Restaurants und Cafés: McDonald’s, KFC, Starbucks, Costa Coffee

• Betriebskantinen und Verkaufsautomaten: z. B. das Pan-Kanapka-Verkaufsautomatennetz

• Imbisse in Einkaufszentren: Schnellrestaurants und zwanglose Restaurants

• Catering-Services und Diät-Mahlzeitenpläne: Fit Catering, Maczfit, LightBox

• Online-Essenslieferplattformen: Pyszne.pl, Uber Eats, Glovo

Ja, Sparados-Karten können zu mobilen Geldbörsen wie Apple Pay und Google Pay hinzugefügt werden. Befolgen Sie dazu die Anweisungen hier.

Ja. Sparados lässt sich nahtlos mit gängigen Buchhaltungssystemen wie Saldeo, Comarch Optima, inFakt, Insert und anderen verbinden, sodass Ausgaben und Rechnungen automatisch mit den Finanzprozessen synchronisiert werden.

Für anspruchsvollere Anforderungen bietet Sparados auch eine robuste API-Schnittstelle, die eine Echtzeit-Integration mit ERP-Systemen oder internen Plattformen ermöglicht – Tausende von Aufgaben wie die Ausgabe von Karten, die Erfassung von Ausgaben und die Berichterstellung können automatisch und ohne versteckte Integrationskosten durchgeführt werden.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie das funktioniert? Lesen Sie unseren Blogbeitrag über die Integration von Sparados in Buchhaltungs- und ERP-Systeme.

Ein Anwendungsfall von einem unserer Kunden Verestro - einem Fintech-Unternehmen, das in der Kartenbranche tätig ist

Verestro ist ein IT-Unternehmen, das Karten für verschiedene Zwecke an seine Mitarbeiter ausgeben muss:

1. Testkarten, die für Zahlungstests verwendet werden

2. Reisekarten, die für Geschäftsausgaben verwendet werden

3. Karten, die an Verkäufer ausgegeben werden, um den Kunden Funktionen des Sparados-Systems zu präsentieren

4. Abonnementkarten, die für die Bezahlung von Abonnements ausgestellt werden, z. B. für Mail, Server usw.

5. Karten, die an Scrum Master (Verantwortliche für die Leitung des Entwicklungsteams) für besondere Veranstaltungen für jedes Entwicklungsteam ausgegeben werden

6. Geschenkkarten

Verestro beschloss, mehrere Konten einzurichten, um nicht nur der Finanzabteilung, sondern auch dem Verkaufsteam, dem CEO und dem IT-Leiter die Möglichkeit zu geben, Karten zu erhalten.

Hier ist eine Liste der Konten, die wir für Verestro eingerichtet haben:

1. Ein Konto für Geschäftsausgaben in PLN

2. Konto für Scrum Master in PLN

3. Test-Konto in PLN

4. Konto für Geschäftsausgaben in EUR

5. Konto für Abonnementkosten in PLN

Mit der so konfigurierten Gesellschaft kann Verestro die Budgets der verschiedenen Teams leicht verwalten und die Ausgaben innerhalb jedes Kontos kontrollieren. Die Verwendung von Gruppenlimits für die einzelnen Konten ermöglicht es Verestro, die Ausgaben für die einzelnen Kartennutzungszwecke genau zu kontrollieren und den verschiedenen Unternehmensabteilungen einen angemessenen Zugang zu Informationen und Konten zu gewähren. Auf diese Weise gewinnt Verestro eine bessere Kontrolle über seine Finanzen und kann die Verwendung der Mittel für verschiedene Geschäftszwecke optimieren.

Die Finanzabteilung und der Geschäftsführer haben Zugriff auf alle Konten, während die Vertriebsabteilung und der IT-Leiter nur auf ein Testkonto zugreifen können, das ihnen die Ausgabe von Karten zu Testzwecken ermöglicht; dieses Konto verfügt über eine wesentlich geringere Anzahl von Mitteln und ist von den anderen Konten getrennt.

Anleitung zum Anlegen einer Untergruppe und zur Vergabe von Admin-Zugriff in der Sparados-App:

1. Loggen Sie sich in Ihr Konto in der Sparados- App ein.

2. Klicken Sie auf den Reiter „Verwalten“ und dann auf „Gruppen“.

3. Klicken Sie auf „Gruppe hinzufügen“ und geben Sie ihr einen passenden Namen.

4. Wählen Sie die darüber liegende Gruppe aus - in diesem Fall ist es die Hauptgruppe Verestro.

5. Geben Sie die neu hinzugefügte Gruppe ein und fügen Sie ein Limit für das Konto hinzu, auf das die Gruppe Zugriff haben soll.

6. Fügen Sie einen Administrator für die neue Gruppe hinzu.

Mit dieser Einrichtung kann ein Verestro-Unternehmen ein Vertriebsteam mit Zugriff auf nur ein Konto haben und nur die von diesem Konto getätigten Transaktionen sehen.

Programmierer haben Zugriff auf eine Vielzahl von Ressourcen in der Sparados Developer Zone, darunter:

• API-Dokumentation – Detaillierte Beschreibungen von Endpunkten, Parametern und Antwortformaten.

• Authentifizierungsleitfäden – Anweisungen zur Verwendung von Mutual TLS (mTLS) mit X.509-Zertifikaten.

• Integrationstutorials – Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Verbinden von Sparados mit ERP-, HR- und Buchhaltungssystemen.

• Codebeispiele – Beispielanfragen und Nutzdaten zur Beschleunigung Ihrer Entwicklung.

• Best Practices – Empfehlungen zum Umgang mit Limits, MCC-Einschränkungen, Transaktionen und Webhooks.

Diese Dokumentation stellt sicher, dass Ihr Entwicklungsteam über alles verfügt, was es für eine reibungslose und sichere Integration benötigt.

Ja. Bei Sparados werden Ausgaben im Moment der Zahlung digitalisiert. Egal, ob es sich um einen Mitarbeiter oder einen Administrator handelt, er kann ein Foto des Belegs hochladen, die Ausgabe der entsprechenden Kategorie oder Abteilung zuweisen, und das System verknüpft sie automatisch mit der Transaktion.

Das Buchhaltungsteam erhält dann strukturierte Daten in Echtzeit, anstatt bis zum Monatsende auf Papierdokumente zu warten. So können sie Abrechnungen viel schneller abschließen, mit weniger Fehlern und fehlenden Belegen.

Sparados bietet ein leistungsstarkes Admin-Panel mit erweiterten Ausgabenanalysen. Administratoren können:

• Visuelle Berichte und Diagramme basierend auf Ausgabenkategorien, E-Mail-Adressen der Nutzer oder speziellen Gruppen erstellen.

• Transaktionen mit mehreren Parametern filtern, einschließlich des Genehmigungsstatus.

• Alle Transaktionsdaten zur weiteren Analyse oder Berichterstellung in eine CSV-Datei exportieren.

Dies erleichtert es Unternehmen, Ausgaben nachzuverfolgen, Trends zu identifizieren und die volle Transparenz über die Ausgaben zu wahren.

Ja. Sparados bietet Unternehmen die Möglichkeit, die Seite zur Sammlung von Mitarbeiterkarten vollständig an ihre Corporate Identity anzupassen. Sie können:

• Ihr Firmenlogo für ein professionelles Erscheinungsbild hinzufügen.

• Farben und Layout an den Stil Ihrer Marke anpassen.

• Ein nahtloses Mitarbeitererlebnis schaffen, indem Sie sicherstellen, dass die Kartenerfassungsseite als Teil des digitalen Ökosystems Ihres Unternehmens wahrgenommen wird.
  

Diese Anpassung hilft, Ihre Marke zu stärken und Vertrauen bei den Mitarbeitern während des Kartenaktivierungsprozesses aufzubauen.

Ja. Administratoren können für alle Transaktionen in der Liste, die keinen Beleg enthalten, Erinnerungen senden oder Erinnerungen gezielt an bestimmte Karteninhaber senden. Mitarbeiter erhalten dann eine Push-Benachrichtigung auf ihrem Smartphone, die es ihnen schnell und einfach macht, das fehlende Dokument über die App hochzuladen. Dies stellt sicher, dass jede Transaktion vollständig und konform ist, ohne dass manuelle Nachfragen erforderlich sind.

Die einzigen Kosten für den Arbeitgeber sind eine Aufladegebühr, die zwischen 0,5 % und 3 % des Gesamtbetrags liegt, der auf alle Karten geladen wird. Der genaue Prozentsatz hängt von der Höhe der Aufladung ab.

Für detailliertere Informationen wenden Sie sich bitte direkt an Sparados.

Als Kartennutzer öffnen Sie die Sparados-App.

Gehen Sie in die Kartenvorschau und wählen Sie die Option „Limits“

Der Antrag auf Erhöhung des Limits erfolgt durch Auswahl der Option „Änderungen beantragen“

Wenn Sie diese Option wählen, werden Sie zu einem Formular weitergeleitet, in das Sie den voraussichtlichen Betrag des Ausgabenlimits und das Datum, an dem die Karte abläuft, eingeben müssen.

Wenn Sie „Senden“ wählen, wird der Antrag zur Genehmigung durch eine autorisierte Person mit Zugang zum Panel weitergeleitet.

Sparados lässt sich in eine Vielzahl von Systemen integrieren, darunter ERP-, HR-, Buchhaltungs- und Spesenmanagement-Tools sowie benutzerdefinierte Geschäftsanwendungen.

Dies gewährleistet einen nahtlosen Datenfluss und eine Automatisierung in Ihrer vorhandenen Infrastruktur.

Sparados hält seine Preisgestaltung einfach und übersichtlich. Die Plattform kostet als Grundgebühr 20 € pro Konto und Monat. Die ersten 5 Nutzer sind kostenlos enthalten, ab dem 6. Nutzer fallen 1 € netto pro Nutzer und Monat an. Es fallen keine zusätzlichen Kosten für Integrationen, Marken-Karten oder den Zugang zur Plattform an. Alle Details finden Sie auf unserer Preisseite hier.

Die Preise von Sparados sind einfach und transparent:

• 20 € pro Konto/Monat (Grundgebühr für die Plattform)

• Kostenlos für die ersten 5 Nutzer

• 1 € netto pro Nutzer/Monat ab dem 6. Nutzer

• Keine versteckten Kosten für Integrationen, Firmenkarten oder den Zugang zur Plattform

Die vollständige Preisliste finden Sie hier.

Ja. Die Sparados-Web-App ermöglicht es Ihnen, das Mitarbeiterpanel unter Ihrer eigenen Unternehmensdomain anstelle eines Sparados-Links zu veröffentlichen. Auf diese Weise:

• Greifen Mitarbeiter über eine vertraute, vertrauenswürdige Adresse auf das Portal zu.

• Stärkt Ihr Unternehmen seine Markenpräsenz.

• Bleiben alle Kommunikationen und Prozesse konsistent mit Ihrer Corporate Identity.

Ja. Alle über die Sparados-Webanwendung versendeten E-Mails können vollständig an den Kommunikationsstil Ihres Unternehmens angepasst werden. Sie können:

• E-Mail-Vorlagen vollständig anpassen - einschließlich Kopfzeilen, Fußzeilen, Farben und Botschaften.

• Ihre eigene E-Mail-Adresse für den Versand verwenden, indem Sie das System mit dem SMTP-Server Ihres Unternehmens verbinden.

• Die Markenkonsistenz in jeder Nachricht, die Ihre Mitarbeiter erhalten, aufrechterhalten. Dies stellt sicher, dass die Kommunikation professionell aussieht, direkt von Ihrem Unternehmen stammt und perfekt auf Ihre Corporate Identity abgestimmt ist.

Wenn ein Kartenbenutzer einen Antrag auf Änderung des Kartenlimits gestellt hat, kann der Bediener des Kundenpanels diesen Antrag annehmen oder ablehnen.

Die Option zum Annehmen oder Ablehnen ist als Teil des Hauptbildschirms sichtbar, zusammen mit der Option, schnell eine Aktion durchzuführen.

Mit der Taste V wird der Antrag angenommen, mit X wird der Änderungsantrag abgelehnt.

Ähnliche Operationen können auf dem Bildschirm für die Limits durchgeführt werden:

https://corporate.sparados.com/home/bc/cards?tab=awaiting

Der Bildschirm ist als Teil der Registerkarte „Karte“ verfügbar.

Auf dem Bildschirm „Ausstehende Aktionen“ ist es auch möglich, Limits zu bearbeiten. In diesem Fall können Sie den Betrag des Limits ändern.

Nach Annahme oder Ablehnung des Antrags auf Änderung der Limits wird der Kartenbenutzer per E-Mail und Push-Nachricht an die mobile Anwendung informiert.

Video-Tutorials finden Sie im Bereich Wissensbank -> Blog -> Tutorials auf der Website.

Bitte schreiben Sie uns eine E-Mail an [email protected], rufen Sie uns an unter +48 781761200 oder verwenden Sie das Kontaktformular https://www.sparados.com/en/contact.

Leider können mit der Sparados-Karte keine Überweisungen auf ein Konto getätigt werden. Sie kann jedoch für folgende Zwecke verwendet werden:

• kontaktlose Zahlungen mit Apple Wallet und Google Wallet,

• Online-Zahlungen unter Verwendung der Kartennummer,

• Bargeldabhebungen an Geldautomaten.