Sparados - das erste Fintech in Polen mit vollständiger KSeF-Integration

KSeF ist eine zentrale Plattform des Finanzministeriums, die zum Ausstellen, Versenden, Empfangen und Speichern strukturierter Rechnungen dient. Die Einführung von KSeF zielt darauf ab, die Rechnungsstellungs- und Buchhaltungsprozesse vollständig zu digitalisieren, die Steuerkontrolle zu vereinfachen und die Sicherheit des Dokumentenflusses zu erhöhen.

Die Verpflichtung zur Nutzung des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) gilt ab dem 1. Februar 2026 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 200 Millionen PLN. Ab dem 1. April 2026 wird das KSeF-System für alle Unternehmer in Polen obligatorisch. Bereits ab dem 1. Februar ist jeder polnische Unternehmer verpflichtet, Rechnungen, die von anderen polnischen Unternehmern ausgestellt wurden, über das KSeF entgegenzunehmen.

Sparados ist das erste Fintech-Unternehmen in Polen, das ein System anbietet, das E-Rechnungen automatisch aus dem KSeF abrufen, analysieren und mit Finanztransaktionen (wie Kartentransaktionen oder Banküberweisungen) verknüpfen kann. Dadurch müssen Unternehmer Daten nicht mehr manuell abgleichen oder Zahlungen überprüfen. Sparados ist über die API KSeF 2.0 in das KSeF integriert.

Die Integration von Sparados mit KSeF erleichtert die Arbeit der Buchhaltung erheblich:

• Die Buchhaltung erhält eine fertige, vollständige Transaktionsdatei mit zugewiesenen Rechnungen, einer eindeutigen KSeF-Rechnungsnummer, dem Namen und der Steuernummer des Vertragspartners.

• Der Zeitaufwand für die Kontierung wird praktisch auf Null reduziert.

• Das System beseitigt typische Probleme wie fehlende Rechnungen oder unklare Vorgänge.

• Die Notwendigkeit der Kommunikation zwischen dem Unternehmen und der Buchhaltung wird eingeschränkt, da alle erforderlichen Daten in einer einzigen, vollständigen Aufstellung verfügbar sind.

Die Nutzung von Sparados in Verbindung mit KSeF gewährleistet Unternehmen eine vollständige Automatisierung der Buchhaltungsprozesse und die Einhaltung der geltenden Vorschriften. Durch die Integration lassen sich die Betriebskosten erheblich senken und Fehler aufgrund manueller Dateneingaben vermeiden. Unternehmen erhalten einen aktuellen Überblick über die Zusammenhänge zwischen Rechnungen und Kartentransaktionen ihrer Mitarbeiter, was zu einer besseren Kontrolle der Betriebsausgaben führt. Darüber hinaus verlieren die Benutzer keine Zeit mit der manuellen Beschreibung von Rechnungen oder der Klärung gegenüber der Buchhaltung, auf welche Transaktionen sich diese beziehen.

Ja. Dank der Integration des Bankwesens mit KSeF erkennt das Sparados-System selbstständig, welche Rechnungen bezahlt wurden und welche eine Erinnerung erfordern. Auf diese Weise automatisiert es die Kontrolle der Zahlungseingänge, erkennt Zahlungsrückstände und kann sogar Zahlungserinnerungen versenden.

Ja. Sparados bietet bereits jetzt eine vollständige Integration mit KSeF über die API KSeF 2.0. Unternehmen, die Sparados nutzen, sind für die vollständige Einführung von KSeF im Jahr 2026 gerüstet, da das System vollständig angepasst ist und keine zusätzlichen Änderungen erforderlich sind.

Sparados erhält über einen autorisierten Zugang zum Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) auf absolut sichere Weise Zugriff auf die Rechnungen Ihres Unternehmens. Wie bei anderen Buchhaltungssystemen, z. B. iFirma, erfolgt die Integration auf der Grundlage eines vom Unternehmer ausgestellten Zertifikats.

Das Unternehmen gewährt Sparados technischen Zugriff durch die Übermittlung eines Zertifikats zum Abruf von Rechnungen (sog. KSeF-Token), das nur das Abrufen und Lesen von Rechnungen ermöglicht, die für das jeweilige Unternehmen ausgestellt wurden. Sparados verfügt über kein Zertifikat zum Ausstellen oder Bearbeiten von Dokumenten und kann daher in keiner Weise Rechnungen im KSeF-System ändern, löschen oder hinzufügen.

Dank dieser Lösung ist die Integration vollkommen sicher – Sparados arbeitet ausschließlich im Lesemodus, lädt Rechnungen automatisch herunter und verknüpft sie mit den entsprechenden Transaktionen im System. Im Ergebnis profitiert das Unternehmen von einer vollständigen Automatisierung und Transparenz der Abrechnungen, wobei es die volle Kontrolle über seine Daten im KSeF behält.

Damit das Sparados-System Rechnungen aus dem Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) automatisch lesen kann, muss ein sogenannter Autorisierungstoken generiert werden. Dieser Token ermöglicht ausschließlich das Herunterladen (Lesen) von Rechnungen und ist absolut sicher – er gewährt keinen Zugriff auf die Ausstellung oder Bearbeitung von Dokumenten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Rufen Sie die offizielle Website von KSeF auf und melden Sie sich beim KSeF-System an (z. B. über das E-Finanzamt, ein vertrauenswürdiges Profil oder eine qualifizierte elektronische Signatur).

2. Wählen Sie nach der Anmeldung im Menü auf der linken Seite die Registerkarte „Berechtigungen”.

3. Klicken Sie auf „Token verwalten” und dann auf „Token hinzufügen”.

4. Wählen Sie den Berechtigungsumfang:

5. Markieren Sie „Rechnungen lesen” (oder „Rechnungen herunterladen”),

6. markieren Sie nicht die Option „Rechnungen ausstellen”.

7. Geben Sie dem Token einen Namen, z. B. „Sparados – Rechnungen lesen”, und klicken Sie auf „Generieren”.

8. Kopieren Sie die generierte Zeichenfolge (Token) und fügen Sie sie im Sparados-Panel im Abschnitt „Integration mit KSeF” ein.

*Wichtig:

Sie können den Token jederzeit löschen oder seine Berechtigungen im KSeF-System ändern. Das bedeutet, dass Sie die volle Kontrolle über den Zugriff auf Ihre Daten behalten.