Ausgaben-management

1. Optimierte Prozesse und Kosteneinsparungen: Sparados automatisiert die Ausgabenverwaltung und hilft Unternehmen, ihre Ausgaben zu optimieren. Das spart Zeit (durch reduzierte manuelle Prozesse) und Geld (durch die Minimierung von Ineffizienzen und Fehlern).

2. Transparenz und Kontrolle: Die Plattform bietet Finanzvorständen und Managern in Echtzeit Einblick in die Unternehmensausgaben. Diese Transparenz ermöglicht eine bessere Übersicht, Einhaltung der Vorschriften und schnellere Reaktion auf unregelmäßige Ausgaben.

3. Erweiterte Analysen: Sparados bietet detaillierte Einblicke in die Ausgaben von Mitarbeitern und Abteilungen. Mit anpassbaren Berichten und Analysen können Unternehmen datengesteuerte Entscheidungen treffen, die die Budgetierung und Finanzplanung verbessern.

Mit Sparados können Sie Ausgaben in Kategorien wie Reisen, Mahlzeiten, Büromaterial, Software oder Mitarbeitererstattungen einteilen. Die Kategorisierung erleichtert die Nachverfolgung, wie das Geld ausgegeben wird, die Überwachung von Budgets und die Erstellung genauer Finanzberichte. Sie hilft auch dabei, zu identifizieren, welche Geschäftsbereiche die meisten Kosten verursachen, sodass Sie bessere finanzielle Entscheidungen treffen können. Wie Sie Labels für Karten festlegen können, erfahren Sie hier.

Weisen Sie virtuelle Karten zweckgebundenen Kategorien zu – wie Reisen, Forschung & Entwicklung oder Mittagessen. Das ermöglicht Echtzeitverfolgung und Prüfbarkeit.

Nutzen Sie Tags oder Namenskonventionen im System, um Ausgaben einfach nach Abteilung, Projekt oder Kostenstelle zu filtern, zu gruppieren und Berichte zu erstellen.

Über das Kundenpanel können Sie sichere virtuelle Karten pro Mitarbeiter oder Team ausstellen und angepasste Limits nach Betrag oder Kategorie anwenden.

Außerdem unterstützt die Plattform die Durchsetzung von Richtlinien – Ausgaben werden durch definierte Limits und Transaktionsregeln auf Kartenebene kontrolliert.

Mit Sparados können Sie Rechnungen und Ausgaben einfach über die mobile App, die Webplattform oder durch Senden an eine spezielle E-Mail-Adresse direkt nach einer Transaktion hinzufügen. Nach dem Hochladen können Sie den physischen Beleg einfach entsorgen.

Das System ordnet jede Rechnung oder jeden Beleg automatisch der entsprechenden Transaktion zu und erstellt eine Beschreibung dafür. Die Transaktion wird zusammen mit dem angehängten Beleg zur Überprüfung an die Verwaltung gesendet. Nach der Überprüfung und Genehmigung wird die Ausgabe direkt an das Buchhaltungssystem im richtigen Format weitergeleitet.

Sparados bietet auch gebrauchsfertige PDF- und Excel-Berichte, die die Buchhaltung und das Ausgabenmanagement nahtlos und effizient gestalten.

Sparados bietet ein leistungsstarkes Admin-Panel mit erweiterten Ausgabenanalysen. Administratoren können:

• Visuelle Berichte und Diagramme basierend auf Ausgabenkategorien, E-Mail-Adressen der Nutzer oder speziellen Gruppen erstellen.

• Transaktionen mit mehreren Parametern filtern, einschließlich des Genehmigungsstatus.

• Alle Transaktionsdaten zur weiteren Analyse oder Berichterstellung in eine CSV-Datei exportieren.

Dies erleichtert es Unternehmen, Ausgaben nachzuverfolgen, Trends zu identifizieren und die volle Transparenz über die Ausgaben zu wahren.