Wie integriert man Sparados in das eigene Buchhaltungssystem?
- Igor Klimkowicz
- 19. Aug.
- 2 Min. Lesezeit
Erhalten Sie Quittungen und Rechnungen direkt in Ihrem Buchhaltungssystem, indem Sie diese an eine spezielle E-Mail-Adresse senden. Die neue Funktion ermöglicht die Integration mit Systemen wie Saldeo, InFakt, Comarch Optima, InsERT und vielen weiteren, die den Rechnungsversand per E-Mail unterstützen.
Die folgende Anleitung zeigt, wie Sie diesen Mechanismus aktivieren:
Zu den Einstellungen gehen
Oben rechts ist ein neuer Reiter namens „Einstellungen“ erschienen. Um die Integration mit Ihrem Buchhaltungssystem einzurichten, müssen Sie genau dorthin navigieren.
„Empfang von Rechnungen und Quittungen“ auswählen
Die Daten ausfüllen
Buchhaltungssystem auswählen und E-Mail-Adresse eingeben
Wählen Sie Ihr Buchhaltungssystem aus den Optionen Saldeo, Comarch Optima, Infakt, Insert oder Benutzerdefiniert aus. Anschließend geben Sie die dedizierte E-Mail-Adresse ein, die Sie in Ihrem Buchhaltungssystem finden.
Das System setzt den Betreff der E-Mail automatisch entsprechend dem ausgewählten Buchhaltungssystem. Wenn Sie ein benutzerdefiniertes System verwenden, können Sie den Betreff manuell mit den folgenden Variablen festlegen:
%YYYY% – Jahr der Transaktion
%MM% – Monat
%DD% – Tag
%HH% – Stunde
%mm% – Minute
%transaction_id% – Transaktions-ID
%user_id% – Benutzer-ID
Beispiel: Rechnung %transaction_id% vom %YYYY%-%MM%-%DD%
Wählen Sie aus, wann die E-Mail mit dem neuen Dokument gesendet werden soll:
Nach dem Hinzufügen einer Rechnung oder Quittung durch den Benutzer (Transaktionsstatus: „Wartet auf Genehmigung“) oder
Nach der Genehmigung des Dokuments durch den Administrator (Transaktionsstatus: „Bereit zum Export“)
*Bei der Auswahl des Systems Saldeo muss auch der festgelegte PIN-Code eingegeben werden.
In einigen Buchhaltungssystemen kann es erforderlich sein, die Absenderadresse der E-Mail zur Liste der vertrauenswürdigen Absender (sogenannte Whitelist) hinzuzufügen.
ACHTUNG
Zugriff auf die Änderung der Einstellungen im Administrationspanel haben ausschließlich der Unternehmensadministrator sowie der Unternehmensmanager. Die Rolle „Buchhaltung“ verfügt lediglich über eine Einsichtsmöglichkeit in die Einstellungen.
Falls es Schwierigkeiten gibt, die richtige E-Mail-Adresse zu finden, können die folgenden Links hilfreich sein:
Comarch Optima: https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/2021_5/index.php/dokumentacja/automat-wysylki-faktur/
Insert:
