Was ist ein Programm zur Verwaltung von Unternehmensausgaben und wie funktioniert es?

Um ein Unternehmen zu führen, braucht es mehr als nur großartige Ideen – eine strenge Finanzkontrolle ist unerlässlich. Der erste Schritt kann darin bestehen, in Echtzeit zu verfolgen, wie und wo Mitarbeiter Unternehmensgelder ausgeben. Während traditionelle Methoden der Ausgabenkontrolle zeitaufwändig und fehleranfällig sein können, bietet moderne Technologie eine leistungsstarke Lösung: eine Software zur Verwaltung von Geschäftsausgaben.

Schauen wir uns also genauer an, was ein Programm zur Verwaltung von Unternehmensausgaben ist, wie es funktioniert, welche zahlreichen Vorteile es bietet und worauf Sie bei der Auswahl der Plattform achten sollten, die Ihren Anforderungen am besten entspricht, wobei wir gleichzeitig die wichtige Rolle von Firmenkreditkarten hervorheben.

Was ist ein Programm zur Verwaltung von Geschäftsausgaben?

Ein Programm zur Verwaltung von Geschäftsausgaben ist ein digitales Tool, das den Prozess der Nachverfolgung, Meldung und Genehmigung von Ausgaben im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens optimiert. Es hilft Unternehmen dabei, die Ausgaben ihrer Mitarbeiter zu verwalten, von Reisekosten bis hin zu Büromaterial, indem es Aufgaben wie die Einreichung von Belegen, die Ausgabenberichterstattung und die Kostenerstattung automatisiert.

Dies geschieht häufig in Verbindung mit Firmenkreditkarten, die als primäre Zahlungsmethode dienen und Ausgaben direkt mit der Software verknüpfen, um sie sofort nachverfolgen zu können. Diese Integration von Zahlungsmethode und Verwaltungsplattform schafft ein nahtloses und effizientes Ökosystem.

So funktioniert es: eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Beschreibung

Das System zur Verwaltung von Geschäftsausgaben basiert auf einer Reihe miteinander verbundener Funktionen, die den gesamten Lebenszyklus der Ausgaben automatisieren, wobei Firmenkreditkarten das zentrale Element dieses Prozesses sind. So funktioniert eine typische Plattform:

• Ausgabenberichte: Mitarbeiter können Zahlungen mit ihrer Firmenkreditkarte vornehmen, und die Software erfasst die Transaktion automatisch. Anschließend können die Mitarbeiter ihre Belege hochladen und ihre Ausgaben über die Software melden, häufig mithilfe einer mobilen App. Einige fortschrittliche Plattformen ermöglichen es den Benutzern sogar, Belege zu scannen, wobei wichtige Informationen wie Datum, Betrag und Verkäufer automatisch extrahiert werden. Dieser Vorgang wird noch einfacher, wenn die Ausgabe bereits mit den Transaktionsdaten der Firmenkarte verknüpft ist.

• Genehmigungsprozess: Nach Einreichung eines Erstattungsantrags wird dieser automatisch an den zuständigen Manager oder die zuständige Abteilung zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet. Der Genehmigungsprozess wird beschleunigt, da die Transaktionsdaten der Firmenkreditkarte sofortigen Kontext und Überprüfungsmöglichkeiten bieten.

• Durchsetzung von Richtlinien: Das System kann so konfiguriert werden, dass es Ausgaben meldet, die gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen, z. B. die Überschreitung von Ausgabenlimits oder die Einreichung von Erstattungsanträgen für nicht autorisierte Einkäufe. Mit Firmenkarten können diese Richtlinien proaktiv am Point of Sale durchgesetzt werden. Beispielsweise kann die Karte so programmiert werden, dass sie Transaktionen ablehnt, die das festgelegte Ausgabenlimit überschreiten, und so regelwidrige Einkäufe verhindert, bevor sie überhaupt getätigt werden.

• Kostenerstattung: Da die Firmenkreditkarte das primäre Zahlungsmittel ist, besteht die Hauptaufgabe des Ausgabenmanagementsystems nicht mehr darin, den Mitarbeitern ihre Ausgaben zu erstatten, sondern die vom Unternehmen übernommenen Ausgaben abzurechnen. Nach der Genehmigung eines Erstattungsantrags ermöglicht das System eine schnelle und genaue Abrechnung, was den Finanzteams den Abschluss der Bücher erleichtert.

• Berichterstattung und Analyse: Manager und Finanzteams haben direkten Zugriff auf Daten und Berichte zu Ausgabentrends in Echtzeit, die direkt aus den Transaktionen mit der Firmenkreditkarte stammen. Diese wertvollen Informationen helfen dabei, die Budgetierung zu optimieren, Bereiche zu identifizieren, in denen Kosten gesenkt werden können, und die allgemeine Finanzplanung zu verbessern, indem sie ein vollständiges, aktuelles Bild aller Unternehmensausgaben liefern.

Durch die Automatisierung dieser Prozesse und die Integration mit Firmenkreditkarten reduziert die Ausgabenmanagement-Software manuelle Fehler, beschleunigt die Abrechnung und sorgt für einen besseren Überblick über die Unternehmensausgaben, was zu einem effizienteren und kontrollierteren Finanzmanagement führt.

Was sind die Vorteile der Verwendung von Programmen zum Ausgabenmanagement?

Die Einführung einer Lösung für das Ausgabenmanagement, insbesondere einer Lösung, die Firmenkreditkarten umfasst, kann die Art und Weise verändern, wie ein Unternehmen seine Finanzen verwaltet. Die Vorteile gehen weit über die reine Automatisierung hinaus:

• Weniger Fehler: Bei Transaktionen mit der Firmenkarte werden die Daten automatisch vom System erfasst, wodurch das Risiko menschlicher Fehler bei der Eingabe von Informationen aus Belegen ausgeschlossen wird. Diese Genauigkeit macht die Finanzberichte zuverlässig und auditfähig.

• Schnellere Verarbeitung: Optimierte Tools zum Erstellen, Senden, Anzeigen und Genehmigen von Berichten arbeiten noch schneller, wenn die ursprünglichen Transaktionsdaten direkt von der Firmenkreditkarte stammen. Was früher mehrere Tage Papierkram erforderte, kann jetzt in wenigen Minuten erledigt werden.

• Höhere Produktivität: Je weniger Zeit Ihre Mitarbeiter für die manuelle Erstellung und Überprüfung von Spesenabrechnungen aufwenden müssen, desto mehr Zeit haben sie für andere Aufgaben. Dank Firmenkreditkarten müssen Ihre Mitarbeiter keine eigenen Mittel einsetzen, wodurch sie nicht auf die Erstattung ihrer Ausgaben warten müssen und ihr Verwaltungsaufwand reduziert wird.

• Geringere Verluste: Fehler in Spesenabrechnungen und unnötige Kostenerstattungen verursachen Kosten. Indem Sie mühsame Berechnungen und die proaktive Durchsetzung von Richtlinien der Spesenmanagement-Software und den Firmenkreditkarten überlassen, können Sie Geld für wichtigere geschäftliche Prioritäten sparen.

Wie verbessert die Sparados-Plattform zum Ausgabenmanagement den Prozess der Ausgabenabrechnung und Kostenerstattung?

Die Sparados-Plattform zum Ausgabenmanagement vereinfacht die Prozesse der Ausgabenabrechnung und Kostenerstattung durch die Ausgabe von Firmenkarten und die Automatisierung wichtiger Aufgaben. Firmenkarten werden innerhalb weniger Sekunden ausgestellt und den Mitarbeitern zugewiesen.

Mitarbeiter können Zahlungen einfach über mobile Geräte vornehmen und Belege erfassen, wobei das System die relevanten Daten automatisch extrahiert und so die manuelle Dateneingabe reduziert. Ausgaben werden in Echtzeit kategorisiert und Genehmigungsprozesse optimiert, was eine schnellere Bearbeitung ermöglicht.

Darüber hinaus lässt sich Sparados in gängige Buchhaltungssysteme integrieren, was die Abstimmung von Salden vereinfacht und den Verwaltungsaufwand reduziert. Diese umfassende Automatisierung, deren zentrales Instrument die Firmenkarte ist, verbessert nicht nur die Genauigkeit, sondern spart auch Zeit für Mitarbeiter und Finanzteams.

Was gehört zum besten Programm zur Verwaltung von Unternehmensausgaben?

Eine wirklich umfassende Lösung für das Ausgabenmanagement ist mehr als nur eine einzelne Software. Es handelt sich um ein integriertes Ökosystem von Tools, die so konzipiert sind, dass sie nahtlos zusammenarbeiten. Hier sind die wichtigsten Elemente, auf die Sie achten sollten, beginnend mit den grundlegendsten:

1. Firmenkarten

Die besten Plattformen bieten mehr als nur Software – sie bieten umfassende Zahlungslösungen. Mit Sparados können Sie schnell virtuelle Zahlungskarten für Ihre Mitarbeiter ausstellen und die Kartenlimits verwalten. Sie können sogar ein eigenes Kartenlayout mit Ihrem Firmenlogo erstellen. Diese Plattformen sollten die Kartenoptionen an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen und eine flexible und kontrollierte Möglichkeit bieten, die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter an der Quelle zu verwalten.

2. Kundenpanel

Der Verwaltungsbereich, also der „Kundenpanel”, ist das zentrale System zur Verwaltung der Ausgaben Ihres Unternehmens. Hier können Sie das System so konfigurieren, dass es zur individuellen Struktur Ihrer Organisation passt, und die Ausgaben Ihrer Teams und Mitarbeiter bequem verwalten, insbesondere die von ihnen verwendeten Firmenkarten.

Was kann der Kundelpanel leisten:

• Kartenzuweisung: Weisen Sie Firmenkarten sofort einzelnen Mitarbeitern oder Gruppen zu. An einem Ort können Sie Berechtigungen, Aufladungen und Benachrichtigungen für jeden Benutzer effizient verwalten.

• Festlegen von Limits und Regeln: Erhalten Sie die volle Kontrolle dank anpassbarer Kartenregeln für verschiedene Mitarbeiter, Positionen und Abteilungen. Sie können ganz einfach Ausgabenlimits festlegen, Anträge von Mitarbeitern auf Änderung der Kartenlimits genehmigen und sogar Abhebungen an Geldautomaten, Online-Zahlungen und internationale Transaktionen sperren oder einschränken – alles auf Kartenebene.

• Übersicht über die Transaktionshistorie: Zeigen Sie die Transaktionshistorie jedes Mitarbeiters an, der seine Firmenkarte verwendet hat, und analysieren Sie die Ausgaben des Unternehmens in Echtzeit. So erhalten Sie die Daten, die Sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die Kosten Ihres Unternehmens zu optimieren.

• Berichterstellung: Erstellen Sie mit wenigen Klicks einen personalisierten Transaktionsverlaufsbericht, der auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Diese Berichte sollten wichtige Informationen wie Kommentare zu Transaktionen, Rechnungen, Quittungen und intelligente Tags enthalten, die Ihnen bei der Buchhaltung helfen und Kosten sparen.

3. Mobile App

Für Mitarbeiter, die ständig unterwegs sind, ist eine mobile App unverzichtbar. Sie gewährleistet den ständigen Zugriff auf Unternehmensmittel über die Firmenkreditkarte und ermöglicht eine einfache und sofortige Abrechnung von Ausgaben.

Was kann die mobile App leisten:

• Schnelle Kartenabholung: Mitarbeiter können die App installieren und ihre Firmenkarte sofort von ihrem Arbeitgeber abholen.

• Kontaktlose und Online-Zahlungen: Die App sollte eine automatische Integration der Firmenkarte in Google Pay und Apple Pay ermöglichen, um einfache und sichere kontaktlose und Online-Zahlungen zu ermöglichen.

• Anträge auf Änderung des Kartenlimits: Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, mit einem Klick eine Änderung des Firmenkartenlimits zu beantragen, was die Kommunikation mit den Vorgesetzten verbessert.

• Einfaches Hinzufügen von Rechnungen: Eine benutzerfreundliche mobile App ermöglicht es Mitarbeitern, Rechnungen und Quittungen einfach zu scannen oder Fotos davon direkt von ihrem Smartphone aus hinzuzufügen und sie direkt mit der entsprechenden Transaktion der Firmenkarte zu verknüpfen.

4. Web App

Eine Webanwendung kann eine markenspezifische und komfortable Alternative zu einer mobilen Anwendung darstellen und Mitarbeitern den Zugriff auf Firmenkarten und Funktionen von jedem Gerät aus ermöglichen.

Was kann die web App leisten:

• Schnelle Kartenabholung: Mitarbeiter können ihre Firmenkarte schnell auf jedem Gerät abholen, vom Computer bis zur Smartwatch.

• Eigene Domain: Einige Plattformen ermöglichen es Ihnen, die Mitarbeiter-Panel-Seite auf Ihrer eigenen Domain zu veröffentlichen, was die Markenbekanntheit erhöht.

• Individuelles Design: Das Layout der Seite kann durch Hinzufügen des eigenen Logos und der Unternehmensfarben angepasst werden, um ein einheitliches Markenimage zu gewährleisten.

• Personalisierung von E-Mails: Die Flexibilität bei der Anpassung der E-Mail-Kommunikation mit eigenen Kopf- und Fußzeilen verleiht der Interaktion mit den Mitarbeitern einen professionellen Charakter.

  
  

5. API

Für Unternehmen mit einer bestehenden IT-Infrastruktur ist eine API (Application Programming Interface) unerlässlich. Eine API ermöglicht eine schnelle Datenübertragung und eine benutzerdefinierte Integration zwischen der Ausgabenmanagement-Plattform und den internen IT-Systemen oder Anwendungen des Unternehmens, einschließlich der Daten von Firmenkreditkarten. Dies ermöglicht einen reibungslosen Informationsfluss und die Schaffung eines wirklich integrierten Finanzökosystems.

Wie kann eine Ausgabenmanagement-Plattform das Potenzial der künstlichen Intelligenz nutzen?

Die neue Generation von Ausgabenmanagement-Plattformen nutzt das Potenzial der künstlichen Intelligenz (KI), um die Automatisierung auf eine neue Ebene zu heben. KI-Funktionen gehen über die einfache Datenerfassung hinaus und machen den gesamten Prozess intelligenter und proaktiver. Zu den wichtigsten KI-basierten Funktionen gehören:

• Intelligente Datenerfassung: Das KI-basierte Scannen von Belegen nutzt die optische Zeichenerkennung (OCR), um nicht nur die Daten auf den Belegen zu lesen, sondern auch den Kontext zu verstehen, wodurch eine hohe Genauigkeit gewährleistet wird.

• Automatische Ausgabenbeschreibungen: Durch die Analyse des Inhalts einer Rechnung oder eines Belegs kann die künstliche Intelligenz eine klare und prägnante Beschreibung für das Finanzteam erstellen, wodurch den Mitarbeitern die Zeit erspart bleibt, die sie für die manuelle Erstellung einer detaillierten Erklärung jeder Ausgabe benötigen würden.

• Intelligente Kategorisierung und Einhaltung von Vorschriften: Algorithmen des maschinellen Lernens können Ausgaben automatisch kategorisieren und die richtigen Steuercodes anwenden, wobei sie mit jeder Transaktion intelligenter werden.

• Nützliche Informationen zu Ausgaben: Künstliche Intelligenz bietet tiefe Einblicke in die Ausgabengewohnheiten der Mitarbeiter, die in der Praxis genutzt werden können. Sie kann die Transaktionshistorie analysieren, um bestimmte Verhaltensweisen aufzudecken, wie z. B. regelmäßige Mahlzeiten in teuren Restaurants während Geschäftsreisen, und die häufigsten Ausgabenarten eines Teams identifizieren und melden, was eine präzisere Budgetplanung ermöglicht.

• Proaktive Betrugserkennung: Künstliche Intelligenz ist ein leistungsstarkes Werkzeug zur Betrugserkennung, zur Analyse von Ausgabemustern und zur Meldung von Anomalien wie doppelten Rechnungen oder ungewöhnlich hohen Erstattungsbeträgen, die für Menschen schwer zu erkennen wären.

• Prädiktive Analyse: Künstliche Intelligenz kann anhand historischer Daten zukünftige Ausgabentrends prognostizieren und Finanzteams so wertvolle Informationen für eine genauere Budgetierung und strategische Planung liefern.

  
  

Diese Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz verwandeln das Ausgabenmanagement von einer passiven Verwaltungsaufgabe in eine strategische, datengestützte Funktion.

Wie wählt man das beste Tool für die Verwaltung von Geschäftsausgaben aus?

Die Wahl der richtigen Lösung für das Management Ihrer Geschäftsausgaben ist eine wichtige Entscheidung, die einen großen Einfluss auf die finanzielle Lage und die operative Effizienz Ihres Unternehmens haben kann. Es geht nicht nur darum, ein Tool zu finden, das Prozesse automatisiert, sondern einen langfristigen Partner auszuwählen, der Ihren spezifischen Anforderungen und Zielen entspricht, wobei Firmenkreditkarten eine zentrale Rolle spielen. Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, müssen Sie über die Grundfunktionen hinausgehen und eine Reihe wichtiger Faktoren berücksichtigen.

Faktoren, die bei der Auswahl einer Software zur Verwaltung von Geschäftsausgaben zu berücksichtigen sind:

• Integration in bestehende Systeme: Die nahtlose Integration in bestehende Finanz- und Buchhaltungssysteme wie QuickBooks, NetSuite oder Xero sollte oberste Priorität haben. Dies ermöglicht einen reibungslosen Datenfluss in Echtzeit, einschließlich aller Daten zu Firmenkartentransaktionen, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt und die Konsistenz und Genauigkeit aller Finanzaufzeichnungen gewährleistet wird.

• Benutzerfreundliches Interface und mobile Verfügbarkeit: Selbst die leistungsfähigste Software ist nutzlos, wenn die Mitarbeiter sie nicht verwenden. Suchen Sie nach einer Plattform mit einer intuitiven und benutzerfreundlichen Oberfläche. Eine robuste mobile Anwendung, mit der Mitarbeiter ihre Firmenkarten verwalten und Belege unterwegs erfassen können, ist unerlässlich.

• Durchsetzung von Richtlinien und Anpassung: Die Software sollte nicht nur Ausgaben melden, die nicht den Richtlinien entsprechen, sondern auch proaktiv die Unternehmensrichtlinien durchsetzen. Die besten Lösungen ermöglichen es Ihnen, benutzerdefinierte Richtlinien und Ausgabenlimits für Firmenkarten basierend auf Mitarbeiterrollen, Abteilungen oder Ausgabenarten festzulegen. Diese automatisierte Durchsetzung von Richtlinien verhindert nicht autorisierte Ausgaben, bevor sie überhaupt entstehen.

• Berichterstattung und Analyse in Echtzeit: Neben einer einfachen Transaktionshistorie sollte die Software erweiterte Berichts- und Analysefunktionen direkt auf der Grundlage der Daten von Firmenkreditkarten bieten. Diese Informationen können dabei helfen, Ausgabentrends zu erkennen,Bereiche zu identifizieren, in denen Kosten gesenkt werden können, und die Budgetierung und Finanzprognosen zu verbessern.

• Datensicherheit und Datenschutz: Ihre Finanzdaten sind sehr sensibel. Die ausgewählte Software muss über solide Sicherheitsvorkehrungen verfügen, die alle Transaktionsdaten, einschließlich der Daten von Firmenkreditkarten, schützen.

• Skalierbarkeit und Flexibilität: Überlegen Sie, wie sich die Software mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln wird. Die Plattform sollte flexibel genug sein, um mit einem Anstieg der Nutzer- und Transaktionszahlen Schritt zu halten und neue Firmenkarten einfach ausstellen zu können, wenn Ihr Team wächst.

• Kundenservice und Ruf des Anbieters: Ein zuverlässiger Anbieter ist ein langfristiger Partner. Bewerten Sie die Kundenservice-Optionen und prüfen Sie, ob das Unternehmen in der Branche anerkannt ist. Ein Anbieter mit langjähriger Erfahrung und reaktionsschnellem Kundenservice kann Ihre Erfahrungen erheblich beeinflussen.

  
  

  Wenn Sie die oben genannten Punkte analysieren, können Sie über eine einfache Liste von Funktionen hinausgehen und ein Tool zur Verwaltung von Geschäftsausgaben auswählen, das nicht nur Ihre aktuellen Prozesse optimiert, sondern auch einen strategischen Vorteil für Ihre zukünftige Entwicklung darstellt, wobei Firmenkarten ein grundlegender Bestandteil Ihres Finanzkontrollsystems sind.