So wählen Sie das richtige Firmenkartenprogramm für Ihr Unternehmen aus
- Justyna Mazurek
- 22. Aug.
- 8 Min. Lesezeit
Wie kann das schnelle Wachstum Ihres Unternehmens sowohl eine Chance als auch eine Herausforderung sein? Als Gründer oder CEO kennen Sie den Druck, innovativ zu sein und zu expandieren. Aber während Ihr Sales-Team Geschäfte abschließt und Ihre Ingenieure die Zukunft gestalten, hinken Ihre Finanzabläufe vielleicht hinterher? Ist Ihr Finanzteam mit manuellen Ausgabenberichten und endlosen Kreditkartenabstimmungen überlastet?
Die Realität sieht so aus, dass ein Mangel an Echtzeit-Transparenz bei den Ausgaben strategische Entscheidungen behindern und wertvolle Ressourcen abziehen kann. Wie können Sie dieses Problem lösen? Ein modernes Firmenkartenprogramm ist nicht nur eine Erleichterung, sondern eine strategische Notwendigkeit. Diese Lösung kann Finanzabläufe optimieren, das Ausgabenmanagement automatisieren und Ihnen die Ausgabenkontrolle geben, die Sie benötigen, um Ihre Dynamik aufrechtzuerhalten. Aber wie wählen Sie bei so vielen Optionen die richtige für Ihr Unternehmen aus? Lassen Sie uns die entscheidenden Faktoren untersuchen.
Was ist ein Firmenkartenprogramm?
Ein Firmenkartenprogramm stattet Mitarbeiter mit vom Unternehmen ausgestellten Karten für Geschäftsausgaben aus. Im Gegensatz zu herkömmlichen Geschäftskarten, die von Banken ausgestellt werden, bieten die besten Firmenkartenprogramme eine Reihe leistungsstarker Funktionen, die speziell für wachsende Unternehmen entwickelt wurden. Sie helfen Ihnen dabei, Ihre Ausgabenrichtlinien durchzusetzen, sich wiederholende Aufgaben im Ausgabenmanagement zu automatisieren und unnötige manuelle Überprüfungen zu vermeiden.
Was sind die Vorteile eines modernen Firmenkartenprogramms?
Ein modernes Firmenkartenprogramm bietet eine Reihe von Vorteilen, die die Finanzabläufe Ihres Unternehmens grundlegend verändern können.
Vereinfachen Sie das Ausgabenmanagement
Stellen Sie sich eine Welt vor, in der Mitarbeiter keine privaten Mittel für Geschäftsausgaben verwenden und dann wochenlang auf die Erstattung warten müssen. Ein Firmenkartenprogramm beseitigt diesen Schwachpunkt und ermöglicht es Ihrem Team, Einkäufe sicher mit Unternehmensmitteln zu tätigen.
Für Ihre Mitarbeiter bedeutet dies, dass sie keine Daten mehr manuell eingeben müssen. Das richtige Programm kann mithilfe von KI automatisch Ausgabendetails erfassen, Kartenlimits und Kategorien festlegen, Berichte erstellen, mit Ihrem Buchhaltungssystem kommunizieren und vieles mehr.
Für Ihr Finanzteam bedeutet diese Automatisierung eine enorme Zeitersparnis. Da die Einhaltung von Richtlinien, die Kategorisierung von Ausgaben und der Abgleich von Belegen automatisch erfolgen, können sie ihren Fokus von der manuellen Abstimmung auf strategische Aufgaben verlagern, die Ihren Gewinn steigern.
Verbessern Sie die Kostenverfolgung und Berichterstattung
Sind Sie es satt, Tabellen zu durchforsten und zwischen verschiedenen Systemen hin und her zu wechseln, um herauszufinden, wer wann wie viel ausgegeben hat? Ein gutes Firmenkartenprogramm zentralisiert alle Ausgabendaten auf einer Plattform und bietet Ihnen so unternehmensweite Transparenz in Echtzeit.
Suchen Sie nach einem Programm, das anpassbare Berichte auf Abruf bietet. So kann Ihr Finanzteam Daten schnell filtern und analysieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Möchten Sie sehen, wie Ihr Marketingteam sein Werbebudget einhält? Möchten Sie alle Transaktionen mit einem bestimmten Softwareanbieter finden? Robuste Berichtstools bieten Ihnen die Detailgenauigkeit, die Sie benötigen, ohne Sie mit unnötigen Informationen zu überhäufen.
Verfolgen Sie Ihre Ausgaben in Echtzeit
Die besten Programme ermöglichen die Ausstellung von Karten mit anpassbaren Ausgabenlimits und integrierten Richtlinienkontrollen. Dieser proaktive Ansatz setzt Ihre Ausgabenrichtlinien direkt am Kaufort durch. Fortgeschrittene Programme bieten detaillierte Kontrollen, wie beispielsweise unterschiedliche Limits für bestimmte Ausgabenkategorien, Anbieter oder zeitlich begrenzte Erhöhungen für ein Projekt oder einen Außeneinsatz.
Intelligente Plattformen können auch Echtzeit-Transaktionsbenachrichtigungen bereitstellen, die verdächtige Transaktionen oder übermäßige Ausgaben melden, sodass Manager nach dem Ausnahmeprinzip vorgehen können.
Sparen Sie Zeit und Geld
Mit virtuellen Karten und einem speziellen Programm zur Ausgabenverwaltung können Unternehmen den Ausgabenprozess vollständig digitalisieren und automatisieren. Mitarbeiter können Zahlungen sofort vornehmen, und durch einfaches Scannen oder Hochladen über die App werden Belege und alle zugehörigen Unterlagen automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet.
Dieser nahtlose, zu 100 % onlinebasierte Workflow reduziert den Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe und papierbasierte Dokumentation erheblich. Durch die Möglichkeit, virtuelle Karten fast sofort auszustellen und jede Transaktion automatisch zu verfolgen, entfallen mühsame manuelle Berichte und der Verwaltungsaufwand für die Suche nach fehlenden Belegen. Im Wesentlichen verwandelt diese Technologie eine zeitaufwändige und oft fehleranfällige Aufgabe in einen effizienten, optimierten Prozess, sodass sich Mitarbeiter und Finanzteams auf strategischere Aufgaben konzentrieren können, die das Unternehmen voranbringen.
Innovation als Antrieb
Außer operativen Vorteilen ist die Einführung modernster Finanztechnologie für das Ausgabenmanagement auch eine super Möglichkeit, dein Unternehmen als modernen und innovativen Marktführer zu positionieren. In einem wettbewerbsintensiven Umfeld kann die Verwendung manueller Prozesse und Papierbelege als veraltetes Vorgehen angesehen werden. Im Gegensatz dazu zeigt die Nutzung einer ausgeklügelten Plattform, die Ausgaben-Workflows automatisiert und Mitarbeitern virtuelle Karten zuweist, eine zukunftsorientierte Kultur.
Wofür kann eine Firmenkarte verwendet werden?
Firmenkarten können auf verschiedene geschäftliche Anforderungen zugeschnitten werden, sodass Sie die Ausgaben präzise kontrollieren können. Eine robuste Plattform wie Sparados ermöglicht es Ihnen, verschiedene Arten von Karten für bestimmte Zwecke zu erstellen.
Typen von Firmenkarten
Hier sind einige Beispiele für bestimmte Firmenkarten, die Sie ausstellen können:
Lunch Card: Diese Karte wurde speziell für Mahlzeiten entwickelt und ermöglicht es Ihnen, ein Transaktionslimit festzulegen und Zahlungen bei allen Lebensmittelhändlern zu genehmigen. Sie ist ein hervorragendes Instrument, um Ihren Mitarbeitern eine moderne Sozialleistung zu bieten.
Bonus- oder Geschenkkarte: Diese Art von Karte bietet Ihren Mitarbeitern ultimative Flexibilität. Sie können sie für alles Mögliche verwenden – vom Kleidungskauf über Lebensmitteleinkäufe bis hin zu Fitnessstudio-Mitgliedschaften oder Kinokarten. Der Arbeitgeber legt einen Höchstbetrag fest, und die Gelder werden auf einem separaten Konto verwahrt, wodurch der Mitarbeiter ein Gefühl der Privatsphäre erhält und gleichzeitig eine klare Übersicht über die Bonusgelder hat.
Abonnementkarte: Diese Karte eignet sich perfekt für wiederkehrende Zahlungen und kann für bestimmte Anbieter vorgesehen werden, z. B. für ein Abonnement für ein Designprogramm oder eine Lizenz für Online-Software. So können Sie die Verwaltung von Abonnements an die Mitarbeiter delegieren, die sie nutzen, und die Unternehmensverwaltung optimieren.
Einmalige Karte: Wie der Name schon sagt, ist diese Karte für einen einzigen, bestimmten Zweck vorgesehen – beispielsweise für die Bezahlung einer Konferenz oder einer Schulung. Sie können ein striktes Limit festlegen, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter nicht zu viel ausgibt, und die Karte wird nach einmaliger Verwendung automatisch aus dem System entfernt, wodurch das Risiko unbefugter zukünftiger Ausgaben verringert wird.
Indem Sie jede Karte benennen oder kategorisieren, bringen Sie Ordnung in Ihr virtuelles Wallet. Die Mitarbeiter wissen genau, wofür die Karte gedacht ist, und Sie erhalten einen klaren Überblick über alle Ausgaben.
Zusätzlich zu diesen Spezialkarten können Sie auch eine Allzweckkarte für unerwartete Ausgaben erstellen. Diese ist von unschätzbarem Wert für sogenannte „Sub-Notfälle“ – wenn ein Mitarbeiter während eines Geschäftstreffens schnell einen Kaffee bezahlen muss, eine Kurierlieferung oder einen dringenden Dokumentendruck. Jede Verwendung der virtuellen Karte wird im System erfasst, sodass Sie die volle Kontrolle und Transparenz haben.
Was ist bei der Auswahl eines Kartenprogramms zu beachten?
Da Sie nun die Vorteile und Zahlungsmöglichkeiten kennen, erfahren Sie hier, wie Sie das beste Firmenkartenprogramm für Ihr Unternehmen auswählen.
Wie viel kostet ein Firmenkartenprogramm?
Bevor Sie sich festlegen, sollten Sie sich unbedingt mit der Preisstruktur vertraut machen. Die Gebühren für Firmenkartenprogramme können sehr unterschiedlich sein, daher ist es wichtig, nicht nur auf den angegebenen Preis zu achten. Viele Anbieter berechnen eine feste monatliche oder jährliche Gebühr, die manchmal pauschal oder pro Nutzer erhoben wird. Darüber hinaus sollten Sie sich über zusätzliche Gebühren informieren, beispielsweise für Devisentransaktionen, Bargeldabhebungen am Geldautomaten oder die Systemintegration über API.
Anbieter wie Sparados bieten eine transparente Preisgestaltung mit klaren Festgebühren für die Kontoführung und Gebühren pro Benutzer sowie optionalen Dienstleistungen wie einer anpassbaren Webanwendung. Sie sollten sich auch über mögliche Zinssätze bei einem Saldo und etwaige Gebühren für verspätete Zahlungen im Klaren sein. Eine umfassende Gebührenstruktur sollte klar dargelegt sein, damit Sie die Gesamtkosten für Ihr Unternehmen leicht berechnen können.
Virtuelle Karten
Digitalisierung ist der Schlüssel. Virtuelle Karten bieten eine sichere und sofortige Alternative zu physischen Firmenkarten. Da sie nur in digitaler Form existieren, können sie innerhalb weniger Augenblicke über eine Web- oder Mobil-App generiert und einem Mitarbeiter zugewiesen werden, wodurch die Wartezeit auf die Zustellung einer physischen Karte entfällt. Durch die Verknüpfung der Karte mit einer Smartphone-Zahlungs-App wie Google Pay oder Apple Pay ist eine sofortige Nutzung möglich.
Da virtuelle Karten digital sind, können sie nicht physisch verloren gehen, und Mitarbeiter können Zahlungen einfach mit ihrem Smartphone vornehmen, ohne eine Brieftasche zu benötigen. Dies bietet auch eine beispiellose Flexibilität bei der Verwaltung von Ausgaben, da Administratoren zusätzliche Gelder sofort genehmigen und auf eine Karte überweisen können – ein bedeutender Vorteil für Mitarbeiter auf Geschäftsreisen, die mit unerwarteten Kosten konfrontiert sind.
Ein erstklassiges Programm sollte es ermöglichen, virtuelle Firmenkarten innerhalb von Sekunden an Mitarbeiter und Lieferanten auszugeben. Die Möglichkeit, virtuelle Karten sofort auszustellen, ist entscheidend – so muss nicht auf die Zustellung einer Karte gewartet werden, und sie bieten zusätzliche Sicherheit.
Suchen Sie nach einem Programm, das die unbegrenzte Ausgabe von Karten ohne zusätzliche Kosten ermöglicht. So können Sie spezielle Karten für verschiedene Zwecke oder Abteilungen erstellen, was Ihnen eine bessere Kontrolle und Übersicht verschafft.
Markenplattform und Kundenportal
Ein moderner Anbieter von Firmenkarten sollte mehr als nur ein funktionales Tool bieten – er sollte eine Erweiterung Ihrer Marke sein. Mit einer Plattform wie Sparados können Sie Ihre eigene personalisierte Webanwendung für die Verwaltung von Dokumenten und Mitarbeiterkarten starten, ohne dass Sie dafür ein IT-Team benötigen.
Über das Kundenpanel lässt sich die Plattform ganz einfach an die visuelle Identität Ihres Unternehmens anpassen, einschließlich Ihres Logos, Ihrer Farben und Ihres E-Mail-Brandings. So erhalten Sie eine einsatzbereite, professionelle Lösung unter Ihrer eigenen Marke, die sowohl Administratoren als auch Mitarbeitern ein nahtloses Erlebnis garantiert. Dieser personalisierte Ansatz stärkt nicht nur Ihre Markenidentität, sondern bietet auch einen schnellen, sicheren und maßgeschneiderten digitalen Raum für Ihr Unternehmen.
Das Branding Ihres Unternehmens auf Karten und Web-/Mobil-Apps kann als leistungsstarkes Marketinginstrument dienen, das über die interne Effizienz hinausgeht.
Wie Michał Stachera, CEO von Sparados, erklärt: „Für einen unserer Insurtech-Kunden sind virtuelle Karten zu einem neuen Kanal für die Kommunikation mit Kunden geworden, der eine einfache Werbung für neue Produkte und den Aufbau dauerhafterer Beziehungen ermöglicht. Diese praktische Lösung hat das Kundenerlebnis verbessert.“ Dies zeigt, wie ein markenbezogenes Finanzinstrument einen neuen Kontaktpunkt mit Ihrer Zielgruppe schaffen und deren Gesamterlebnis verbessern kann.
Merkmale und Funktionalität
Priorisieren Sie Software, die mühsame Aufgaben automatisiert. Funktionen wie KI-gestützte Ausgabenkategorisierung, automatische Erfassung von Belegen und anpassbare Berichte sparen Ihrem Team unzählige Stunden.
Wenn Ihr Unternehmen weltweit tätig ist, ist eine echte Unterstützung mehrerer Währungen ein Muss. Ein Programm, mit dem Sie Karten in verschiedenen Währungen ausstellen können, hilft Ihnen, unnötige Devisengebühren zu vermeiden.
Auch die Benutzerfreundlichkeit ist von entscheidender Bedeutung. Die Plattform sollte über eine moderne, intuitive Benutzeroberfläche und eine erstklassige mobile App verfügen, um eine schnelle Akzeptanz und ein nahtloses Erlebnis für Ihre Mitarbeiter zu gewährleisten.
Schutz und Compliance
Sicherheit sollte nicht verhandelbar sein. Wählen Sie einen Anbieter mit robusten Sicherheitsfunktionen wie Multi-Faktor-Authentifizierung, Datenverschlüsselung und Echtzeit-Betrugserkennung. Was die Ausgabe von Firmenkreditkarten angeht, müssen die Datensicherheitsstandards der Zahlungskartenindustrie (PCI DSS) erfüllt werden.
Überprüfen Sie, ob Ihr Partner ein Level-1-Dienstleister gemäß PCI DSS ist. Ein solcher Anbieter muss sich vierteljährlichen PCI-ASV-Scans und einer jährlichen externen Prüfung durch zertifizierte PCI-DSS-Prüfer unterziehen. Gemäß den Grundsätzen des PCI DSS muss überprüft werden, ob der Partner in Übereinstimmung mit den PCI-Regeln arbeitet. Daher werden wir überprüfen, wie hoch das Transaktions- und Kartenvolumen in Ihrem Fall ist.
Nahtlose Integration
Suchen Sie nach einem Firmenkartenprogramm, das sich direkt in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren lässt. Diese Integrationen automatisieren die Datensynchronisation, reduzieren die manuelle Dateneingabe und minimieren menschliche Fehler. Dies ist eine bahnbrechende Neuerung für Ihr Finanzteam, da es damit Ausgabenkategorien direkt den Konten zuordnen und den Monatsabschluss beschleunigen kann.
Plattformen wie Sparados ermöglichen Ihnen die Integration mit Systemen wie Saldeo, InFakt, Comarch Optima, InsERT und vielen anderen, die den Empfang von Rechnungen per E-Mail unterstützen.
Ein strategisches Instrument für nachhaltiges Wachstum
Ein modernes Firmenkartenprogramm ist mehr als nur eine Zahlungslösung – es ist ein strategisches Instrument, mit dem Sie Ihre Finanzabläufe optimieren und Ihr Team stärken können. Durch die Vereinfachung des Ausgabenmanagements, die Verbesserung der Transparenz und die Bereitstellung einer besseren Kontrolle können Sie Ihr Finanzteam entlasten, damit es sich auf das Wesentliche konzentrieren kann: das Wachstum und den Erfolg Ihres Unternehmens voranzutreiben.
Durch sorgfältige Abwägung der Funktionen, Sicherheit und Integrationsmöglichkeiten eines Programms können Sie eine Lösung wählen, die nicht nur Ihren aktuellen Anforderungen entspricht, sondern auch mit Ihrem Unternehmen mitwächst, während Sie weiter innovativ sind und expandieren.
