Wie Reiseleiter Ausgaben auf Touren abrechnen

Zahlungen, die von Reiseleitern vorgenommen werden, gehören zum Alltag in der Tourismusbranche. Wie kann man diese sicher, transparent und gesetzeskonform organisieren? Wir vergleichen die gängigsten Methoden.

1. Reisekostenabrechnung nach der Reise

Ein weiterhin verbreitetes Modell besteht darin, dass der Reiseleiter zunächst aus eigenen Mitteln bezahlt und das Unternehmen ihm die Kosten nach der Rückkehr erstattet. Obwohl diese Lösung einfach erscheint, verursacht sie hohe Kosten.

Wenn Ausgaben in Form einer Vergütung erstattet werden (z. B. im Rahmen eines Werkvertrags), kann das Unternehmen zusätzlich über 65 % an Steuern und Sozialabgaben verlieren. Bei einem Beispielbetrag von 2000 PLN Rückerstattung belaufen sich die tatsächlichen Kosten für das Unternehmen auf ca. 3350 PLN – aufgrund der Abgaben und fehlender Mehrwertsteuerabzüge (wenn der Reiseleiter keine Rechnungen einholt). Der Prozess ist zeitaufwändig und bietet keine laufende Kontrolle über die Ausgaben.

2. Übergabe von Bargeld an den Reiseleiter

Die Auszahlung von Bargeld vor der Abreise ist eine einfache, aber risikoreiche Lösung:

• Schwer gegenüber der Buchhaltung abzurechnen bzw. zu rechtfertigen

• Kein Echtzeit-Einblick in die Ausgabenhistorie – Risiko des Verlusts von Mitteln

• Zusätzliche Kosten durch die Umrechnung von Bargeld in Fremdwährungen.

  
  

3. Zahlung mit physischen Bankkarten (Plastikkarten)

Einige Reisebüros entscheiden sich dafür, personalisierte Zahlungskarten für Reiseleiter bereitzustellen, die von traditionellen Banken ausgegeben werden. Obwohl dies den Umgang mit Bargeld vermeidet, bringt diese Lösung erhebliche Einschränkungen mit sich:

• Die Karten sind personalisiert – für jede Karte müssen vollständige persönliche Daten des Reiseleiters angegeben werden, häufig auch ein Ausweis vorgelegt werden

• In vielen Fällen ist ein Besuch in einer Bankfiliale erforderlich, was schnelles Handeln erschwert

• Keine automatische Integration mit Buchhaltungssystemen

• Schwierige Abwicklung von Zahlungen in mehreren Währungen und begrenzte Anzahl an Karten, die von der Bank ausgegeben werden

  
  

4. Virtuelle Zahlungskarten (z. B. Sparados)

Eine moderne und zunehmend beliebte Lösung sind virtuelle Zahlungskarten, die speziell für eine bestimmte Reise erstellt werden:

• In wenigen Sekunden erstellt – sofort auf dem Smartphone des Reiseleiters verfügbar

• Sicher – der jeweiligen Person und Reise eindeutig zugeordnet

• Zahlungen in jeder Währung möglich, mit festgelegtem Limit und Gültigkeitsdauer

• Quittungen und Rechnungen landen direkt im System – automatische Abrechnung

  
  

Dank solcher Lösungen wie Sparados-Karten gewinnt das Unternehmen volle Kontrolle, senkt die Kosten und beschleunigt die buchhalterische Abwicklung.

Welche Lösung für wen?

Methode	Vorteile	Nachteile
Abrechnung nach der Rückkehr	Einfache Organisation	Hohe Sozialabgaben/Steuern, keine Rechnungen
Bargeld	Flexibilität	Schwierige Abrechnung, Wechselkursverluste
Plastik-Bankkarten	Sicherer als Bargeld	Eingeschränkte Verfügbarkeit, geringe Echtzeit-Kontrolle
Virtuelle Karten (z. B. Sparados)	Volle Kontrolle, Automatisierung	Kostenpflichtiger Dienst

FAQ:

Wie kann man ZUS- und Steuerkosten bei der Erstattung von Ausgaben des Reiseleiters vermeiden?

Die Abrechnung von Ausgaben des Reiseleiters über eine Vergütung (z. B. auf Basis eines Werkvertrags) verursacht zusätzliche Kosten für das Unternehmen – ZUS-Beiträge, Einkommenssteuer sowie den Verlust des Vorsteuerabzugs bei fehlenden Rechnungen. Um diese Belastungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, Lösungen zu verwenden, die eine direkte Finanzierung der Ausgaben des Reiseleiters ermöglichen, z. B. personalisierte Zahlungskarten oder virtuelle Karten, die einer bestimmten Reise zugeordnet sind. So zahlt das Unternehmen nur die tatsächlichen Kosten, behält volle Kontrolle über die Ausgaben und vermeidet zusätzliche steuerliche Belastungen.

Was sind die sichersten Zahlungsmethoden für Reiseleiter?

Die sichersten Methoden sind diejenigen, die eine laufende Ausgabenkontrolle ermöglichen und das Risiko von Missbrauch minimieren. In der Praxis werden am häufigsten folgende Lösungen genutzt:

• Personalisierte Zahlungskarten, die von Banken ausgegeben werden – sie sind zwar sicher, erfordern jedoch zusätzliche Formalitäten und bieten nicht immer die nötige Flexibilität.

• Virtuelle Zahlungskarten – sie werden für eine bestimmte Reise erstellt, dem Reiseleiter zugeordnet und mit einem festen Ausgabenlimit versehen. Sie lassen sich leicht sperren, und alle Transaktionen sind in Echtzeit einsehbar, was die Abrechnung vereinfacht und die Finanzen des Unternehmens absichert.

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