Virtuelle Mitarbeiterkarte – Was ist das und wie funktioniert sie?

Sind Ihre Mitarbeiter häufig auf Geschäftsreisen? Benötigen sie plötzlich Geld für ein Abonnement, Arbeitsmaterial oder Verpflegung? Das ständige Abzählen des passenden Geldbetrags kann problematisch sein. Wenn Sie das Finanzmanagement in Ihrem Unternehmen erleichtern möchten, lernen Sie die virtuelle Mitarbeiterkarte kennen. Erfahren Sie, was sie ist und wie sie funktioniert.

Was ist eine virtuelle Zahlungskarte?

Virtuelle Karten sind eine moderne Alternative zu klassischen Zahlungsmitteln in physischer Form. Sie existieren ausschließlich digital. Man kann sie in unserem Sparados-System generieren und anschließend dem Teammitglied online über die mobile oder Web-App zur Verfügung stellen. Um sie nutzen zu können, muss die Karte zuerst mit einer Smartphone-App wie Google Pay oder Apple Pay verbunden werden. Sie kann also nicht physisch an den Mitarbeitenden „ausgehändigt“ werden. Das hat jedoch den großen Vorteil, dass sie nicht verloren gehen kann – ein klarer Pluspunkt!

Wie bereits erwähnt – die virtuelle Karte existiert ausschließlich online. Das bedeutet, dass der Mitarbeitende keinen Geldbeutel mit sich führen muss, um z. B. in Geschäften zu bezahlen. Ein Smartphone mit Internetzugang genügt. Das erleichtert das Reisen erheblich! Weitere Vorteile dieser Lösung sind:

• Der Mitarbeitende muss nicht warten, bis eine physische Karte ausgestellt wird. Ein virtuelles Zahlungsmittel kann in nur 20 Sekunden erstellt werden – eine enorme Zeitersparnis!

• Nur wenige Klicks in der App genügen, um Mitarbeitenden innerhalb weniger Minuten Zugang zu finanziellen Mitteln zu verschaffen. So kann man z. B. einer Person auf Geschäftsreise in Echtzeit zusätzliche Mittel für unerwartete Ausgaben zur Verfügung stellen – eine große Erleichterung!

• Es ist nicht nötig, auf die Auszahlung von Geldern zu warten. Wenn das Guthaben aufgebraucht ist, kann der Mitarbeitende über die App eine Erhöhung des Kartenlimits beantragen. Hält der Administrator des Firmenpanels den Antrag für gerechtfertigt, kann er diesen genehmigen und sofort über die App Geld bereitstellen. Andernfalls kann er den Antrag ablehnen, wenn er ihn für unbegründet hält.

  
  

Wichtig: Um die virtuelle Karte nutzen zu können, muss der Mitarbeitende ein Smartphone mit NFC-Modul bei sich haben.

Wann ist eine virtuelle Mitarbeiterkarte nützlich?

Die virtuelle Mitarbeiterkarte ist ideal, wenn Ihre Teammitglieder Ausgaben für Abonnements oder Mahlzeiten tätigen. Mit der Sparados-App können Sie innerhalb weniger Sekunden eine Lunch- oder Abonnementkarte erstellen. Das Guthaben auf dem Konto wird regelmäßig automatisch aufgeladen, sodass Sie nicht jeden Monat daran denken müssen, Ihren Mitarbeitern Geld auszuzahlen. Das vereinfacht das Finanzmanagement erheblich und spart eine Menge Zeit.

Die virtuelle Mitarbeiterkarte ist eine gute Wahl, wenn:

• Teammitglieder an einer Konferenz teilnehmen – im Sparados-System können Sie ein einmaliges Zahlungsmittel speziell für ein bestimmtes Event erstellen. Sobald die Mitarbeiter es genutzt haben, wird es automatisch aus dem System gelöscht. So besteht kein Risiko, dass das Zahlungsmittel in falsche Hände gerät.

• Sie Ihren Mitarbeitern Geschenkkarten (z. B. Weihnachtsgutscheine oder Prämien) überreichen möchten – mit nur wenigen Klicks in der Sparados-App können Sie die Konten der Mitarbeiter mit dem gewünschten Betrag aufladen. So erhält jedes Teammitglied eine schöne Überraschung.

  
  

Virtuelle Mitarbeiterkarten können die Verwaltung der Unternehmensfinanzen erheblich vereinfachen. Mit nur wenigen Klicks können Sie Geld an Teammitglieder überweisen – ganz ohne den Gang zur Bank. Zudem wird alles im System dokumentiert, sodass Ihnen nichts entgeht.

Wie erstellt man eine Mitarbeiterkarte?

Möchten Sie eine Mitarbeiterkarte erstellen, aber haben keine Lust auf komplizierte und zeitaufwendige Bankverfahren? Dann ist das Sparados-System eine großartige Alternative für Sie. Über das Firmen-Dashboard können Sie in nur 20 Sekunden eine Mastercard generieren. Als Administrator müssen Sie lediglich:

• den Antrag für dieses Zahlungsmittel stellen,

• der Karte einen entsprechenden Betrag zuweisen,

• zeitliche und finanzielle Limits festlegen,

• das Zahlungsmittel in der App aktivieren.

  
  

Kurz darauf ist die virtuelle Karte in der Sparados-App der Mitarbeiter sichtbar. Dann können diese die Karte zu ihrem Google Pay- oder Apple Pay-Wallet hinzufügen.

Ein unbestreitbarer Vorteil dieser Lösung ist, dass Sie nicht wochenlang auf die Einsatzbereitschaft des Zahlungsmittels warten müssen. Sie können Ihren Mitarbeitern in weniger als einer Minute Zugang zu Geld verschaffen!

Wie verwendet man die Mitarbeiterkarte von Sparados?

Um das virtuelle Zahlungsmittel nutzen zu können, müssen Ihre Mitarbeiter die Karte zu ihrem Google- oder Apple-Wallet hinzufügen. Nach Eingabe aller erforderlichen Daten sollten sie die Bedingungen des lizenzierten Zahlungsanbieters akzeptieren und die Zahlungsmethode verifizieren. Erst nach Abschluss dieses einfachen Verfahrens können sie die Karte sicher überall dort verwenden, wo Google Pay oder Apple Pay akzeptiert wird.

Die Ausstellung einer virtuellen Karte ist schnell und unkompliziert, und ihre Nutzung ist äußerst intuitiv. Ihre Mitarbeiter werden diese Lösung mit Sicherheit zu schätzen wissen.

Die virtuelle Mitarbeiterkarte ist eine einfache Lösung, die das Finanzmanagement im Unternehmen erheblich erleichtern kann. Es lohnt sich, diese Option in Betracht zu ziehen.