Wie revolutionieren die Sparados-Karten 6 Schlüsselindustrien?
- Justyna Mazurek
- 9. Okt.
- 7 Min. Lesezeit
In der dynamischen Geschäftswelt von heute ist die effiziente Verwaltung von Geschäftsausgaben nicht mehr nur eine Frage der Buchhaltung, sondern wird zu einem Schlüsselelement der Betriebsstrategie. Die Sparados-Plattform (eine All-in-One-Plattform) wurde geschaffen, um diesen Prozess zu automatisieren und zu digitalisieren. Sie bietet End-to-End-Lösungen, einschließlich virtueller Zahlungskarten für Unternehmen und modernes Spesen- und Rechnungsmanagement.
Diese Lösungen haben ihren Weg in verschiedene Branchen gefunden. Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Analyse, wie Sparados-Karten das Finanzmanagement in der Transportbranche, bei Handelsvertretern, Versicherungen, Bauträgern, Sicherheits- und Reisebüros revolutionieren.
Eine Revolution in der Logistik: Sparados in der Transportbranche
Die Transportbranche steht vor einzigartigen Herausforderungen, die vor allem mit der Mobilität der Mitarbeiter und der Streuung der Finanzdokumente zusammenhängen. Statistisch gesehen gehen etwa 14 % der Rechnungen in den Fahrerkabinen verloren. Sparados beseitigt dieses Problem durch die Einführung der vollständigen Digitalisierung des Prozesses.
Digitaler Scanner und Automatisierung der Buchhaltung
Sparados verwandelt das Telefon des Fahrers in einen Dokumentenscanner. Nach dem Einkauf macht der Fahrer mit der Sparados-App ein Foto des Kassenbons oder der Rechnung. Das System:
1. wandelt das Bild in eine standardisierte PDF-Datei um.
2. fügt automatisch die wichtigsten Rechnungsdaten zu der Transaktion hinzu, einschließlich Lieferantenangaben, Beträge und Daten.
3. verknüpft diese Informationen mit der entsprechenden Zahlung.
4. sendet alles direkt an die Buchhaltung.
Damit entfallen die manuelle Bearbeitung von Papierkram, mühsame Suchvorgänge, Dateneingaben und ein Rückstau an Papierkram. Diese sofortige Bereitstellung von Dokumenten in einem universellen PDF-Format spart Zeit für Buchhalter und alle Verwaltungsmitarbeiter. Durch die Automatisierung der Spesenabrechnung können Transportunternehmen Tausende pro Monat einsparen.
Sofortige Unterstützung in Notsituationen
Ein weiteres großes Problem im Verkehrswesen ist die Bereitstellung von Geldmitteln für Fahrer, um unvorhergesehene Kosten wie Abschleppwagen, Bußgelder, Pannenhilfe oder ein Ersatzfahrzeug zu decken. Mit Sparados müssen die Fahrer kein Geld mehr auf Unterkonten aufbewahren oder große Bargeldbeträge mit sich führen.
Im Falle eines Vorfalls können die Fahrer direkt in der Sparados-App eine Erhöhung ihres Kartenlimits beantragen. Die Administratoren prüfen den Antrag in Echtzeit und genehmigen ihn mit einem einzigen Klick. Das Geld wird sofort auf der Karte des Fahrers verfügbar. In Sparados sind alle Karten mit einem Unternehmenssaldo verknüpft und die Fahrer haben nur ein individuelles Ausgabenlimit, das sofort angepasst werden kann.
Optimierung des Vertriebs: Unternehmenskarten für Handelsvertreter
Vertriebsteams, insbesondere solche, die intensiv im Außendienst und im Ausland arbeiten, benötigen schnelle und transparente Finanzlösungen.
Sofortige und kostenlose Überweisungen
Unternehmen mit Mitarbeitern im Ausland sind oft mit teuren und mehrtägigen Überweisungen außerhalb Polens konfrontiert. Sparados löst dieses Problem, indem es kostenfreie Überweisungen an Mitarbeiter in nur 20 Sekunden ermöglicht. Das Geld ist sofort auf der ausgegebenen Karte verfügbar, wodurch die mit herkömmlichen internationalen Überweisungen (ELIXIR, SWIFT, SEPA) verbundenen Gebühren und Verzögerungen entfallen.
Vollständige Kontrolle der Ausgaben und Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten
Die Ausgaben von Vertriebsteams, die oft hohe Summen (bis zu 100.000 PLN pro Monat) ausmachen, sind manchmal schwer zu kontrollieren. Sparados bietet eine präzise Echtzeit-Verfolgung der Ausgaben jedes Mitarbeiters.
Das System nutzt künstliche Intelligenz (KI), um abnormale Transaktionen zu überwachen und zu erkennen. Wenn eine Transaktion von der Norm abweicht (z. B. wenn sie die normalen Grenzen überschreitet oder nicht in eine Ausgabenkategorie passt), wird sie sofort zur Überprüfung markiert.
Kein Papierkram mehr - das spart Zeit und Papier
Vertriebsmitarbeiter verbringen bis zu 90 % ihrer Arbeitszeit auf Reisen, was den Papierkram zu einer enormen Belastung macht und Zeit kostet, die sie für den Aufbau von Beziehungen nutzen könnten.
Die Sparados-App ersetzt manuelle Prozesse durch einen einfachen digitalen Ablauf. Händler rechnen jede Ausgabe sofort nach der Zahlung ab, indem sie ein Foto der Quittung oder Rechnung und ein definiertes Label (Ausgabentyp) hinzufügen. Durch diese Automatisierung können die Verkäufer rund 20 % mehr Zeit für die Arbeit mit den Kunden gewinnen. Die Buchhaltung erhält strukturierte Daten in Echtzeit, so dass sie den Abrechnungsmonat schneller abschließen und die Zahl der nicht abgerechneten Ausgaben verringern kann.
Digitale Transformation der Vergütung: Anwendung für Versicherungsunternehmen
Sparados bringt eine Revolution in den Insurtech-Sektor und verändert das traditionelle, schwerfällige Erstattungsmodell.
Sofortige Leistungszahlungen ohne Erstattung
Bisher mussten die Kunden die Kosten für die Behandlung oder Reparatur aus eigenen Mitteln aufbringen und dann auf die Erstattung warten. Mit Sparados entfällt diese Erstattungsphase vollständig.
Die Versicherungsgesellschaften können sofort eine virtuelle Zahlungskarte mit einem vorgeladenen, genehmigten Betrag ausstellen. Das Geld erreicht den Versicherten innerhalb von Sekunden. So müssen die Versicherten nie mehr selbst Geld vorstrecken, und die Versicherer erhalten eine vollständig kontrollierte und sichere Möglichkeit der Leistungsauszahlung. Studien zeigen, dass diese Lösung die Kundenzufriedenheit um 40 % erhöht.
Volle Kontrolle über die Ausgaben der Begünstigten: Sparados-Karten revolutionieren Insurtech
Die virtuellen Sparados-Karten werden vollständig vom Versicherer kontrolliert. Für jede Karte können Ausgabenlimits, Verwendungszwecke und vor allem Einschränkungen hinsichtlich der Anbieterkategorien (z. B. nur in Apotheken und Krankenhäusern) festgelegt werden. Dies ermöglicht eine schnelle Verteilung der Leistungen bei gleichzeitiger strenger Überwachung. In Notfällen kann eine beliebige Anzahl von Karten mit eindeutigen Limits und Kennzeichnungen gleichzeitig ausgegeben werden.
Digitalisierung von Erklärungen und eigenes Branding
Sparados ermöglicht die sofortige Übermittlung einer digitalen Abrechnung an den Verursacher einer Kollision. Anstelle von Papierformularen kann die Abrechnung als QR-Code auf eine virtuelle Kundenkarte übertragen werden, die zu Apple Pay oder Google Pay hinzugefügt wird. Digitale Abrechnungen sind genauer, verhindern Fehler und lassen sich leichter weitergeben.
Darüber hinaus können virtuelle Karten vollständig mit der Marke des Versicherers versehen werden - das Bild des Unternehmens erscheint in der digitalen Brieftasche des Kunden, was das Markenbewusstsein stärkt und ein modernes Marketinginstrument darstellt.
Kontrolle der Baukosten: Sparados für Bauträgerfirmen
Bauträgerfirmen verwalten mehrere Projekte gleichzeitig, jedes mit seinem eigenen Budget und seiner eigenen Kostenstruktur. Finanzielles Chaos und das Risiko der Verschuldung von Mitarbeitern sind große Herausforderungen.
Keine private Finanzierung mehr
Ein häufiges Problem ist, dass die Mitarbeiter private Mittel für dringende Anschaffungen (Material, Reparaturen) einsetzen, wodurch das Risiko einer Verschuldung des Unternehmens von bis zu 100.000 PLN pro Monat entsteht. Sparados beseitigt dieses Problem, indem es virtuelle Mastercard-Zahlungskarten anbietet, die sofort ausgegeben werden.
Diese Karten haben ein bestimmtes Limit und sind einem bestimmten Zweck zugewiesen. Die Mittel stehen sofort zur Verfügung, wodurch komplizierte Erstattungsprozesse entfallen und die Kontrolle über das Budget beim Unternehmen verbleibt.
Wie lassen sich Projekte in Echtzeit genau budgetieren?
Sparados ermöglicht eine genaue Kontrolle der Projektbudgets. Virtuelle Karten werden mit Ausgabenlimits ausgegeben, die an bestimmte Projekte, Abteilungen oder Kostenkategorien gebunden sind.
Das System bietet volle Transparenz in Echtzeit. Jede Transaktion wird sofort erfasst. Die Manager haben einen aktuellen Überblick über die Ausschöpfung des Budgets, so dass eine Überschreitung des Budgetrahmens verhindert und Kostentrends im Voraus erkannt werden können.
Digitalisierung von Standortdokumenten
Unleserliche, beschädigte oder verlorene Baustellenrechnungen gehören der Vergangenheit an. Die Mitarbeiter fotografieren die Rechnung oder Quittung beim Kauf einfach in der Sparados Mobile App. Das System scannt automatisch, erkennt die Daten und ordnet das Dokument dem jeweiligen Projekt oder der Kostenart zu. Das sorgt für eine fehlerfreie, papierlose Abrechnung und liefert aktuelle Daten.
Finanzielle Sicherheit und Geschwindigkeit: Lösungen für Sicherheitsunternehmen
Sicherheitsunternehmen wie Hunters24, Smart Monitoring oder Umbrella Polska optimieren mit Sparados ihre Beschaffungsprozesse und eliminieren unnötigen Papierkram.
Abschaffung der Pro-forma-Rechnungen
Der traditionelle Einkaufsprozess erfordert oft Proforma-Rechnungen, was die Auftragsabwicklung verlangsamt. Sparados löst dieses Problem, indem es die Ausstellung dieser zusätzlichen Dokumente überflüssig macht.
Jeder Einkaufsmitarbeiter erhält seine eigene virtuelle Zahlungskarte mit einem vordefinierten Limit. Innerhalb dieses Limits können die Einkäufer direkt bezahlen, und die Transaktionen werden automatisch verbucht. Diese Änderung beschleunigt den Einkaufsprozess um bis zu das Doppelte. Die Rechnungen werden über die mobile App gescannt und gehen direkt an die Buchhaltung.
Budgetkontrolle und erhöhte Sicherheit
Virtuelle Firmenkarten werden sofort mit intelligenten Limits und Ausgabenkategorien ausgegeben. Die Mitarbeiter können ihre Karten mit Apple Pay und Google Pay verknüpfen, um Komfort und Sicherheit zu gewährleisten.
Sparados bietet außerdem bessere Sicherheitskontrollen als herkömmliche IBAN-Überweisungen. Karten können:
- auf einen einzigen Shop oder ein Abonnement beschränkt werden.
- als einmalig oder kurzfristig eingerichtet werden.
- Ausgabenlimits festlegen (täglich, monatlich oder insgesamt) - darüber hinausgehende Transaktionen werden sofort gesperrt.
- sofort eingefroren werden (z.B. um Abonnementverlängerungen zu stoppen).
Mit Sparados-Karten haben Unternehmen ein Rückbuchungsrecht und einen Käuferschutz, was bei herkömmlichen IBAN-Überweisungen nur schwer möglich ist.
Globale Reiseabrechnung: Reisebüros und Geschäftsreisen
Die Verwaltung von Ausgaben bei Teambuilding- und Geschäftsreisen, insbesondere im Zusammenhang mit Fremdwährungen, ist kompliziert und führt zu einem Buchhaltungschaos.
Präzise Kontrolle über jede Transaktion
Sparados ermöglicht die sofortige Ausgabe von virtuellen Zahlungskarten für jede Transaktion (z.B. Flüge, Hotels). So können Administratoren Ausgabenlimits festlegen und jeder Karte bestimmte Labels oder Kategorien zuweisen, noch bevor der erste Kauf getätigt wird. Damit entfällt das Problem, eine physische Karte für alle Zahlungen zu verwenden.
Wie kann man mehrere Währungen effektiv verwalten?
Wenn Sie geschäftlich ins Ausland reisen, ist ein effizientes Währungsmanagement entscheidend. Herkömmliche Methoden, wie BLIK, sind auf Transaktionen in PLN beschränkt. Mit Sparados können virtuelle Karten für die Verwendung in den Währungen PLN, EUR und USD ausgegeben werden. Die Zahlungen erfolgen direkt in der Landeswährung, so dass eine Währungsumrechnung und die damit verbundenen Kosten und Bankgebühren entfallen.
Dadurch brauchen die Mitarbeiter keine privaten Konten zu verwenden, und das Unternehmen vermeidet zusätzliche Kosten wie Mehrwertsteuer, Versicherungsprämien und Rentensteuern, die normalerweise bei der Erstattung von Mitarbeitern anfallen.
Integration der Rechnungsführung und zusätzliche Einnahmen
Alle Transaktionen werden automatisch erfasst, gekennzeichnet und in das Buchhaltungssystem des Unternehmens integriert (z. B. Saldeo, InFakt, Comarch Optima, InsERT). Das System wandelt hochgeladene Belege in PDF um, fügt Rechnungsdetails hinzu und überträgt sie an die Software der Wahl. So bleiben die Ausgaben des Unternehmens unter Kontrolle und KI erkennt unregelmäßige Zahlungen.
Darüber hinaus können Reisebüros durch das Treueprogramm "Member Get Member" zusätzliche Einnahmen generieren, indem sie einen Prozentsatz des Gewinns erhalten, der durch die Empfehlung eines neuen Kunden erzielt wird.
Sparados ist eine umfassende Finanzlösung, die volle Kontrolle über Budgets, sofortige Verfügbarkeit von Geldern und Echtzeit-Automatisierung der Buchhaltung bietet, unabhängig von den Besonderheiten und Anforderungen der jeweiligen Branche.
Zeit für die Digitalisierung der Unternehmensfinanzen
Ob Ihr Unternehmen eine Baufirma ist, die ihre Budgets für mehrere Projekte in Echtzeit kontrolliert, ein Versicherer, der Leistungen sofort auszahlen möchte, oder ein Transportunternehmen, das verlorene Rechnungen eliminieren will - Sparados bietet den Schlüssel zur vollständigen Automatisierung.
Das Herzstück sind virtuelle Zahlungskarten. Sie werden sofort ausgestellt, mit intelligenten Limits und Ausgabenkategorien versehen und stellen sicher, dass die Mittel innerhalb von Sekunden dort verfügbar sind, wo sie benötigt werden. Sparados bietet volle finanzielle Transparenz, mehr Sicherheit als herkömmliche IBAN-Überweisungen und reduziert die Betriebskosten erheblich.
Wenn Sie daran interessiert sind, virtuelle Firmenkarten auszugeben und Ihre Geschäftsausgabenverwaltung vollständig zu digitalisieren und zu automatisieren, nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf. Wir sind bereit, Ihrem Unternehmen zu helfen, Zeit und Geld zu sparen.
