Sparados-Upgrade: Rechnungsverarbeitung mit der KI-Automatisierung
- Justyna Mazurek
- 9. Sept.
- 4 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 17. Sept.
Sind Sie es leid, Ihre Geschäftsausgaben ständig manuell zu verwalten? Die manuelle Dateneingabe, das Herunterladen von Dateien und das mühsame Zuordnen von Rechnungen zu Transaktionen? Sparados ändert das. Wir freuen uns, Ihnen ein bedeutendes Update unseres Systems vorstellen zu können – einen großen Schritt nach vorn im Ausgabenmanagement, unterstützt durch modernste KI-gestützte Automatisierung. Dieses Update bietet nicht nur neue Funktionen, sondern gibt Ihnen Ihr wertvollstes Gut zurück: Ihre Zeit.
Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung ist da
Das Herzstück dieses neuen Systems ist ein optimierter und intelligenter Prozess, der Ihre Finanzdokumente mit minimalem menschlichen Eingriff bearbeitet. Wir haben die Reibungspunkte der Spesenabrechnung beseitigt und sie durch einen eleganten und effizienten Workflow ersetzt.
Ihr persönlicher Rechnungsassistent
Jeder Sparados-Nutzer verfügt nun über eine eigene, dedizierte E-Mail-Adresse zum Versenden von Rechnungen . Diese einfache Änderung eröffnet ein völlig neues Erlebnis. Anstatt eine Rechnung aus Ihrem E-Mail-Postfach herunterzuladen und anschließend in die Sparados-App hochzuladen, können Sie die E-Mail nun einfach direkt an Ihre dedizierte Adresse weiterleiten. Das System ist intelligent genug, um mehrere Rechnungsdateien in einer einzigen E-Mail zu verarbeiten und sie alle gleichzeitig zu verarbeiten. Dieser scheinbar kleine Schritt spart erheblichen manuellen Aufwand und ist ein entscheidender Vorteil für alle, die mit einem hohen Belegaufkommen zu tun haben.
Wie funktioniert die KI-Automatisierung im Sparados-System?
Hier liegt die wahre Innovation. Das bahnbrechende System von Sparados nutzt Large Language Models (LLM) für die automatische Verarbeitung von Finanzdokumenten. Dies stellt einen radikalen Wandel gegenüber herkömmlichen Methoden dar. Wir haben optische Zeichenerkennung (OCR) mit hochentwickelten LLMs integriert, um Rechnungen und Quittungen zu verarbeiten, egal ob sie per E-Mail gesendet oder gescannt werden. Diese Funktionalität verändert den Spesenabrechnungsprozess radikal, da Sie Quittungen oder Rechnungen direkt per E-Mail an das System senden können.
Unsere KI extrahiert nicht nur Daten, sie versteht sie auch. Sie erkennt und extrahiert automatisch wichtige Informationen aus der Rechnung, wie z. B. Transaktionsdatum, Händler, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und andere wichtige Details, die Ihr Buchhaltungsteam benötigt. Die Intelligenz des Systems ermöglicht Folgendes:
Transaktionsbeschreibungen vorschlagen: Unsere KI schlägt Beschreibungen für Transaktionen vor, sodass Mitarbeiter diese nicht mehr manuell für ihre Arbeitgeber schreiben müssen.
Automatische Verknüpfung von Rechnungen und Quittungen: Das System verknüpft Rechnungen automatisch mit den entsprechenden Quittungen, was besonders für Benutzer nützlich ist, die viele Rechnungen und Quittungen verwalten.
Dank dieser beispiellosen KI-gestützten Automatisierung erzielen Unternehmen, die Sparados nutzen, beeindruckende Ergebnisse. Durch den Wegfall der manuellen Dateneingabe und eine deutliche Reduzierung der Betriebskosten sparen Unternehmen durchschnittlich 13 Arbeitstage pro Monat. Stellen Sie sich vor, was Ihr Team mit dieser zusätzlichen Zeit erreichen könnte.
Einfache Überprüfung - kraftvolle Akzeptanz
Nachdem die KI des Systems eine Rechnung automatisch erkannt, verknüpft und beschrieben hat, erfolgt eine einfache und schnelle Überprüfung. Die zugeordnete Rechnung erscheint in Ihrer Sparados-Webanwendung. Sie müssen lediglich die Informationen überprüfen und auf „Akzeptieren“ klicken. Dieser letzte, menschliche Schritt gewährleistet Genauigkeit und sorgt gleichzeitig für einen blitzschnellen Workflow. Möglicherweise müssen Sie sich nur einmal im Monat anmelden, um einen Stapel vorab zugeordneter Rechnungen schnell freizugeben – so effizient ist das.
Was geschieht mit nicht abgeglichenen Rechnungen?
Obwohl unsere KI sehr präzise arbeitet, werden manche Rechnungen, z. B. mit einer anderen Währung oder einem anderen Format, möglicherweise nicht automatisch zugeordnet. Wir haben die Lösung für Sie. In der Anwendung finden Sie eine spezielle Liste aller per E-Mail gesendeten Rechnungen. Aus dieser Liste können Sie ganz einfach eine nicht zugeordnete Rechnung auswählen und manuell mit einer Transaktion verknüpfen. Das Beste daran? Das System hat die Daten bereits aus dem PDF gelesen und trägt die Details vorab ein, sodass Sie nicht bei Null anfangen müssen.
Gibt es neue Funktionen für die Dokumentenprüfung bei Sparados?
Neben der Rechnungsautomatisierung haben wir auch die Dokumentenprüfung verbessert . Sie können Dokumente jetzt ganz einfach in der Anzeigeansicht einer Transaktion „überprüfen“ und annehmen oder ablehnen . Eine neue Vorschaufunktion im Admin-Bereich ermöglicht es Ihnen, alle Anhänge einer Transaktion anzuzeigen und direkt von diesem Bildschirm aus durch sie zu navigieren. So erhalten Sie einen vollständigen und praktischen Überblick über Ihre Ausgaben.
Das Sparados- Update unterstreicht unser Engagement für Innovation und Benutzerfreundlichkeit. Wir glauben, dass die Verwaltung von Ausgaben mühelos und nicht belastend sein sollte. Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit von KI optimieren wir nicht nur einen Prozess, sondern verändern Ihre Arbeitsweise grundlegend. Erleben Sie die Zukunft des Finanzmanagements und überzeugen Sie sich selbst vom Unterschied.
Zukünftige Fortschritte: KI-Modell für Transaktionsanalyse und Ausgabenkontrolle
Sparados entwickelt bereits die nächste Generation seiner KI-Funktionen. Wir planen die Implementierung eines fortschrittlichen Modells für Transaktionsanalyse und Ausgabenkontrolle, um Unternehmen beispiellose Einblicke in ihre Ausgaben zu ermöglichen. Dieses leistungsstarke KI-gesteuerte System wird:
Identifizieren Sie Mitarbeiter mit hohen Ausgaben: Finden Sie schnell heraus, welcher Mitarbeiter in einem bestimmten Monat am meisten ausgibt.
Ausgabenmuster analysieren: Ermitteln Sie, welche Hotels, Restaurants oder anderen Anbieter von Ihrem Team am häufigsten genutzt werden.
Erkennen von Ineffizienzen und Anomalien: Beispielsweise könnte festgestellt werden, ob mehrere Personen dasselbe Softwareabonnement erwerben, obwohl ein einzelnes Paket für mehrere Benutzer kostengünstiger wäre.
Diese zukünftige Funktionalität soll erheblich Zeit sparen, die sonst für die manuelle Transaktionsanalyse aufgewendet werden müsste , und so einen klaren Return on Investment bieten. Wir gehen davon aus, dass Finanzteams allein durch diese Funktion bis zu zwei Stunden pro Monat einsparen können, sodass sie sich auf die strategische Finanzplanung konzentrieren können, anstatt mühsam Daten zu prüfen.
