Wie kann ich einen Beleg für eine Transaktion einfach freigeben?

Im Administrationsbereich werden im Reiter „Transaktionsverlauf“ alle Transaktionen angezeigt. In der Spalte „Quittung“ wird der Quittungsgenehmigungsstatus für diese Transaktion angezeigt:

• Bereit für den Export - bedeutet, dass der Beleg korrekt genehmigt wurde und die Transaktion abgewickelt wurde

• Abgelehnt – bedeutet, dass der Beleg nicht mit der Transaktion übereinstimmt. Möglicherweise wird eine Benachrichtigung an den Benutzer gesendet.

• Keine – der Transaktion ist kein Beleg beigefügt

• Warte auf Genehmigung – Quittung beigefügt, warte auf Genehmigung durch den Administrator

  

  
  

  Wenn Sie als Administrator einen Anhang für eine Transaktion freigeben müssen, müssen Sie dies nicht mehr manuell tun – suchen Sie einfach auf dem Beleg nach Transaktionsdaten, prüfen Sie, ob diese mit der tatsächlichen Transaktion übereinstimmen, und ändern Sie anschließend den Status in den Transaktionseinstellungen manuell. Jetzt haben Sie nur noch eine Schaltfläche! Klicken Sie auf „Überprüfen“. Alle Transaktionsdaten werden automatisch extrahiert und neben dem angehängten Dokument aufgelistet. Vergleichen Sie einfach die Daten! Wenn alles übereinstimmt, klicken Sie auf „Akzeptieren“. Der Transaktionsstatus ändert sich automatisch.

  
  

  

Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter eine Erinnerung senden möchten, der Transaktion ein Dokument beizufügen, wird bei den Status „Fehlend“ und „Abgelehnt“ hierfür ein spezieller, separater Button angezeigt.

FAQ

Wie überprüfe ich den Status eines Belegs für eine bestimmte Transaktion?

Öffnen Sie im Admin-Panel den Tab „Transaktionshistorie“ und sehen Sie die Spalte „Beleg“ ein. Status: „Bereit zum Export“, „Abgelehnt“, „Keine“ und „Ausstehende Genehmigung“

Was soll ich tun, wenn ein Beleg abgelehnt wurde?

Verwenden Sie die Erinnerungsfunktion, um den Mitarbeiter aufzufordern, die Daten zu korrigieren oder den richtigen Beleg hochzuladen. Nach der Prüfung kann der Administrator den Beleg genehmigen.

Kann ich Erinnerungen an mehrere Benutzer gleichzeitig senden?

Ja, das System ermöglicht es, Benachrichtigungen an alle Benutzer zu senden, die keinen Beleg hochgeladen haben, um die fristgerechte Einreichung sicherzustellen.

Wie kann ich die Belegprüfung beschleunigen?

Verwenden Sie die Schaltfläche „Überprüfen“. Das System zeigt automatisch die Transaktionsdaten neben dem Beleg an, sodass der Administrator nur noch die Richtigkeit prüfen muss.

Kann Sparados in Buchhaltungssysteme integriert werden?

Ja, Sparados lässt sich in die meisten Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren und überträgt Belege automatisch, um die Berichterstellung zu vereinfachen.

Welche Vorteile bietet Sparados den Administratoren?

Zentrale Kontrolle, Automatisierung von Workflows, Fehlerreduktion, sofortiger Zugriff auf Transaktionsdaten und bessere Einhaltung der Vorschriften durch Mitarbeiter.

Können Belege nach Projekt oder Kategorie verfolgt werden?

Ja, Belege können bestimmten Projekten und Ausgabenkategorien zugeordnet werden, was die Budgetkontrolle erleichtert.