Administracinė sistema įmonėms, kuriose dirba nuo 50 iki 200 darbuotojų
- Igor Klimkowicz
- prieš 6 dienas
- 7 min. skaitymo
Ką tau reikia padaryti:
1 diena
Pirmasis žingsnis, kurį turėtumėte atlikti, – nustatyti pagrindinės paskyros limitą. Be šio limito nebus galima priskirti jokių kortelių. Pirmojo prisijungimo metu matysite pranešimą, raginantį nustatyti šį limitą. Pagrindinės paskyros limitas nustato didžiausią išlaidų sumą, kuri gali būti priskirta kiekvienai naujai kortelei sistemoje. Šis limitas taikomas pagrindinei paskyrai ir yra bendras visiems administratoriams.
Grupės limitas
– Tai didžiausia suma, už kurią galėsite išduoti korteles; tai yra tik portalo administratorių apribojimas. Nustatykite ją tokio dydžio, kuris atitiktų jūsų dabartines metines verslo išlaidas. Šį limitą visada galėsite pakeisti vėliau, redagavimo nustatymuose. Paprastai kortelių limitas yra ignoruojamas – jis nurodo didžiausią kortelių skaičių, kurį administracija gali išduoti, tačiau jei turite apie šimtą darbuotojų, šis limitas gali būti naudingas atskirų grupių kontrolei.
Po šio žingsnio jau galėsite pradėti išduoti mokėjimo korteles.
Kaip pridėti naują administratorių prie platformos
Kai jūsų įmonei reikia daugiau nei vieno administratoriaus valdymo skydelyje, kad būtų galima priskirti korteles ir kontroliuoti išlaidas, pridėkite juos naudodami funkciją ADD EMPLOYEE.
Didesnėse įmonėse dažniausiai pasitaikanti vaidmenų struktūra yra tokia: vienas įmonės administratorius, 5–6 įmonės vadovai, kurie negali keisti limitų, bet gali išduoti mokėjimo korteles (vadinamieji komandų vadovai), ir 2–3 asmenys, kurie negali išduoti mokėjimo kortelių, tačiau turi prieigą prie visų operacijų tam tikroje grupėje ir pogrupiuose bei gali generuoti ataskaitas.
Perskaitykite vadovą ir sužinokite, kokį vaidmenį jiems priskirti: Kaip pridėti naują administratorių prie platformos?
Kaip sukurti grupių hierarchiją „Sparados“ platformoje
„Sparados“ platformoje galite kurti grupes savo administratoriams pagal atitinkamus padalinius, kontroliuoti kiekvienos grupės išlaidas ir limitus bei riboti platformos matomumą. Ši funkcija padės jums valdyti verslo išlaidas ir patvirtinti kortelių limitus.
Jei norite tiksliai sužinoti, kaip tai veikia ir kokius vaidmenis galite priskirti savo administratoriams, perskaitykite pavyzdį šiame vadove.
Išsamias instrukcijas rasite čia: Kaip sukurti naują grupę „Sparados“ platformoje?
Pavyzdys:
Įmonėje „Verestro“ dirba 150 darbuotojų, iš kurių 43 naudoja įmonės korteles pirkimams. Įmonė turi tris mokėjimo sąskaitas:
Vieną EUR sąskaitą – skirtą tarptautiniams mokėjimams.
Dvi PLN sąskaitas:
Administracinė PLN – administracinėms ir komandų išlaidoms
Kelionių PLN – su pardavimais ir verslo kelionėmis susijusioms išlaidoms
Pagrindinės „Verestro“ grupės viršutiniai limitai:
EUR sąskaita – 20 000 EUR
PLN sąskaitos:
Administracinė PLN – 200 000 PLN
Kelionių PLN – 100 000 PLN
Administratorių grupės ir jų limitai:
Pardavimai – pagrindinės „Verestro“ grupės pogrupis(visa pardavimų komanda: 20 žmonių / 2 administratoriai (HOS))
Kortelių naudojimas verslo kelionėms ir atsiskaitymams su klientais
Prieiga prie EUR ir PLN sąskaitų
Limitas: Kelionių PLN – 60 000 PLN ir 10 000 EUR
Vietiniai pardavimai – Pardavimų pogrupis(komandoje 8 žmonės / 1 Pardavimų direktorius Lenkijai)
Limitas: Kelionių PLN – 40 000 PLN
Nėra prieigos prie EUR sąskaitos
Tarptautiniai pardavimai – Pardavimų pogrupis(komandoje 12 žmonių / 1 Tarptautinių pardavimų direktorius)
Limitas: 5 000 EUR
Nėra prieigos prie PLN sąskaitų
Projektų vadovai – „Verestro“ pogrupis(komandoje 20 žmonių / 1 direktorius)
Išlaidos, susijusios su projektų vadovais (integracijos, kompiuterinė įranga, klientų renginiai)
Administracinė PLN – 20 000 PLN
Žmogiškieji ištekliai (HR) – „Verestro“ pogrupis(komandoje 5 žmonės / 1 administratorius)
Biuro reikmenų pirkimai
Administracinė PLN – 30 000 PLN
Scrum meistrai – „Verestro“ pogrupis(6 žmonės / 1 „Scrum“ meistrų direktorius)
Pirkimai vidiniams komandos poreikiams, renginių organizavimas ir kt.
Administracinė PLN – 25 000 PLN
IT – „Verestro“ pogrupis(50 žmonių)
Debesijos paslaugų prenumeratos, IT infrastruktūra
Administracinė PLN – 100 000 PLN
Pavyzdys
„Pardavimų“ grupės administratorius turi poreikį kortelei su 6 000 EUR limitu ir pateikia prašymą ją išduoti. Tačiau šis limitas viršija grupės nustatytą 5 000 EUR limitą, todėl prašymas yra perduodamas aukščiausio lygio pagrindinės („Verestro“) grupės administratoriui, kuris turi jį patvirtinti.
Kaip priskirti kortelę
Prieiga prie kortelės priskyrimo formosSkiltyje Home arba Cards spustelėkite mygtuką ASSIGN CARD. Atsidarys forma, leidžianti per kelias sekundes sugeneruoti kortelę.
Įveskite kortelės turėtojo duomenisSkiltyje CARDHOLDER INFORMATION įveskite darbuotojo, kuriam bus priskirta kortelė, duomenis. Saugiam virtualios kortelės pristatymui darbuotojui būtinas unikalus telefono numeris ir el. pašto adresas.
Pasirinkite sąskaitą ir nustatykite kortelės limitus
Jei sąskaitos likutis yra nepakankamas, mokėjimas nebus įvykdytas – terminalas pirmiausia patikrina kortelės limitą, o tada sąskaitos likutį. Operacija patvirtinama tik tuo atveju, jei abi reikšmės viršija mokėjimo sumą.
Skiltyje ADDITIONAL LIMITS galite nustatyti laiko pagrindu taikomus limitus (dienos, savaitės, mėnesio). Čia taip pat galite apriboti grynųjų pinigų išėmimą bankomatuose arba mokėjimus internetu.
Pasirinkite kortelės dizainą ir pavadinimąŠie duomenys bus matomi darbuotojui mobiliojoje / internetinėje programėlėje bei Apple / Google Wallet.
Naudokite etiketes darbuotojų organizavimuiJei naudojate „Sparados“ valdydami įmonę, kurioje dirba iki 100 darbuotojų, skiltis LABELS padės suskirstyti darbuotojus pagal padalinius. Priskirta etiketė bus išsaugota ir vėliau galės būti pasirinkta priskiriant naujas korteles. Etiketes galima lanksčiai naudoti, siekiant supaprastinti išlaidų sekimą.
Pavyzdžiai: „Varšuva“, „Pietūs“ arba „Verslo kelionė“.
Išlaidų kategorijosIšlaidų kategorijos taip pat gali būti naudingos. Galite išduoti korteles, kurias būtų galima naudoti tik tam tikrose vietose, arba užblokuoti prieigą prie konkrečių parduotuvių. Sužinokite daugiau čia: Prekybininko kategorijos kodas (MCC) – kas tai ir kaip jis veikia
Išsaugokite kortelęPatvirtinę visus duomenis, spustelėkite mygtuką SAVE.
Sveikiname! Jūsų kortelė paruošta ir bus išsiųsta darbuotojui nurodytu el. pašto adresu. Sėkmingo naudojimo!
Kaip gauti „Sparados“ kortelę
Norint gauti „Sparados“ kortelę, nebūtina būti administratoriumi! Jei administratorius jums priskyrė kortelę, paskyrimo metu gausite el. laišką.
Kai kortelė bus priskirta, galėsite ją lengvai pridėti prie Apple arba Google Wallet. Tiesiog paspauskite atitinkamą mygtuką.
Kaip papildyti „Sparados“ paskyrą
Kitas svarbus žingsnis – papildyti savo paskyrą. Kadangi jau turite kortelę, jums reikalingos lėšos atsiskaitymams. Norint papildyti paskyrą, pakanka vieno pavedimo. Sužinokite tiksliai, kaip tai padaryti, čia: Kaip papildyti paskyrą / kortelę „Sparados“ platformoje?
Kaip integruoti savo apskaitos sistemą su „Sparados“
Mes užtikriname sklandų dokumentų keitimąsi su jūsų esama apskaitos sistema! Daugelis klientų sąskaitas faktūras ar kvitus už operacijas gauna tiesiogiai el. paštu. Naudodamiesi mūsų integracija, tokius el. laiškus galite paprasčiausiai persiųsti tiesiai į savo apskaitos platformą. Daugiau apie šią funkciją skaitykite čia: Kaip integruoti savo apskaitos sistemą su „Sparados“?
5 diena
Jei „Sparados“ naudojate jau beveik savaitę, tai puikus metas pradėti supaprastinti ir pagreitinti procesus savo įmonėje.
Kaip darbuotojai turėtų aprašyti ir pridėti kvitus / sąskaitas faktūras prie operacijų
Labai naudinga funkcija – kvitų pridėjimas prie operacijų „Sparados“ programėlėje. Sąskaitų faktūrų nuotraukos automatiškai apkarpomos ir, naudojant OCR technologiją, suformatuojamos į PDF failus. Procesas, kuris anksčiau turėdavo pereiti per buhalterį ir būti fiziškai patvirtintas, dabar užtrunka vos kelias sekundes.
Sužinokite tiksliai, kaip tai padaryti, čia: Kaip greitai pridėti sąskaitą faktūrą prie operacijos?
Pavyzdys: „Verestro“
„Verestro“ įmonėje nebereikia teikti popierinių dokumentų dėl verslo kelionių ar išlaidų kompensavimo. Įdiegus mūsų paslaugą, darbuotojai privalo iškart po gavimo nufotografuoti sąskaitą faktūrą arba kvitą. Jei jie to nepadaro per 6 dienas nuo pirkimo atlikimo, jų kortelė yra užblokuojama.
.
Kaip atlikti pirmąjį pavedimą iš „Sparados“ sąskaitos
Per „Sparados“ galite atlikti keturių tipų pavedimus: ELIXIR, ELIXIR EXPRESS, INTERNAL ir SEPA. Pasirinkite sąskaitą, iš kurios norite atlikti pavedimą, įveskite reikiamus duomenis ir išsiųskite lėšas. Tai užtrunka mažiau nei tris minutes!
Sužinokite daugiau čia: Kaip išsiųsti pavedimą per „Sparados“?
Kaip išsaugoti gavėją sistemoje
Jei planuojate reguliariai atlikti pavedimus naudodamiesi mūsų sistema, verta pasinaudoti gavėjų išsaugojimo funkcija. Ji leidžia greičiau ir patogiau vykdyti pavedimus tiems patiems asmenims ar įmonėms, ypač jei pavedimus atliekate kelis kartus per mėnesį. Išsaugoto gavėjo duomenys automatiškai bus rodomi atliekant būsimus pavedimus.
Kaip sugeneruoti operacijos patvirtinimą
Jei jau atlikote kelias operacijas ir jums reikia patvirtinimo, jį galite sugeneruoti vos vienu paspaudimu.
Kaip pateikti prašymą padidinti limitą
Iki kortelės naudojimo laikotarpio pabaigos galite pateikti administratoriui prašymą padidinti kortelės limitą, jei dabartinis limitas yra nepakankamas jūsų einamosioms išlaidoms. Atminkite, kad naujasis limitas bus sumažintas jau patirtų išlaidų suma!
Kaip padidinti kortelės limitą
Limitą keisti gali tik administratoriai administravimo skydelyje! Jei jau žinote, kad jūsų darbuotojui reikalingas didesnis arba mažesnis kortelės limitas, nereikia laukti jo prašymo. Pakeiskite limitą pasirinkdami kortelę ir spustelėdami Edit.
Kaip pridėti dokumentus į „Sparados“
„Sparados“ platformoje galite lengvai pridėti savo sąskaitas faktūras ir kvitus skiltyje Documents. Tiesiog nutempkite ir įmeskite reikiamą failą!
Kaip priminti apie sąskaitos faktūros pridėjimą
Jei jūsų darbuotojai vėluoja pridėti sąskaitas faktūras prie operacijų, galite jiems priminti tiesiogiai iš programėlės. Eikite į skirtuką Transaction History, tada pritaikykite laiko filtrus, kad priminimas būtų išsiųstas visiems naudotojams, kurie per pasirinktą laikotarpį dar nepridėjo priedo prie operacijų.
Pranešimas bus automatiškai išsiųstas visiems, kurie vėluoja pateikti sąskaitas faktūras.
30 diena
Mėnesio pabaiga – metas atsiskaitymams. Naudojant „Sparados“, šis procesas tampa daug paprastesnis ir greitesnis.
Kaip sugeneruoti sąskaitos išrašą
„Sparados“ platformoje galite sugeneruoti visos savo sąskaitos išrašą pasirinktam laikotarpiui. Nurodykite laiko intervalą ir spustelėkite Generate. Išrašą rasite skiltyje Accounts → Statements.
Kaip sukurti operacijų ataskaitą
Jei jums reikia ataskaitos, kurioje būtų visos sąskaitos faktūros ir kvitai, sugeneruokite operacijų ataskaitą. Tai galite padaryti skirtuke Transaction History arba kortelės informacijos puslapyje. Sugeneruotas ataskaitas rasite skirtuke Reports.
Kaip nustatyti pranešimą apie mažą likutį
Niekada nepraleiskite situacijos, kai sąskaitos likutis nukrenta žemiau nei tikėjotės! Nustatykite pranešimą, kuris įspės jus, kai suma nukris žemiau nurodytos ribos.
Kaip patvirtinti sąskaitą faktūrą operacijai
Prie operacijų pridėtos sąskaitos faktūros saugomos administravimo skydelyje, dokumentų duomenų bazėje. Kai sąskaita faktūra išsiunčiama į specialų el. pašto adresą, dirbtinio intelekto įrankis automatiškai atpažįsta operacijos sumą ir datą, o tada priskiria ją atitinkamai operacijai.
Kaip administratorius, jums tereikia paspausti mygtuką „Approve“, jei visi duomenys yra teisingi.
Pavyzdys: „Verestro“
Viena iš HR administratorių nori priskirti pietų kortelę naujam darbuotojui rinkodaros skyriuje. Valdymo skydelyje ji įveda darbuotojo duomenis: vardą, el. pašto adresą ir telefono numerį. Ji nustato individualų bendrą 9 600 PLN limitą (12 × 800, nes kortelė išduodama vieneriems metams) ir mėnesinį 800 PLN / mėn. limitą. Be to, ji apriboja išlaidų kategoriją taip, kad kortelę būtų galima naudoti tik restoranuose ir maisto prekių parduotuvėse. Skiltyje Labels ji prideda žymą „lunch“ ir išsiunčia kortelę.
Darbuotojas, neturintis prieigos prie administravimo skydelio, gauna el. laišką apie naujai priskirtą kortelę su nuoroda ją aktyvuoti internetinėje arba mobiliojoje programėlėje. Paspaudęs nuorodą (arba atsisiuntęs mobiliąją programėlę), darbuotojas nustato savo slaptažodį ir keturių skaitmenų PIN kodą, po to yra nukreipiamas į savo profilį, kuriame iš karto mato naują kortelę. Ją jis gali naudoti tik restoranuose ir maisto prekių parduotuvėse.
Jei darbuotojas bandytų atlikti pirkimą kito tipo parduotuvėje, sistema automatiškai atpažintų operaciją ir užblokuotų mokėjimą.
Sužinokite daugiau:
