Gyvenvietės
ir sąskaitų faktūrų išrašymas

Dėl „Sparados“ visas sąskaitų faktūrų apdorojimo procesas – nuo išrašymo iki apmokėjimo – yra sutrumpinamas ir pagreitinamas kiekviename etape. Vidutiniškai visas procesas vyksta 1,7 karto greičiau, palyginti su tradiciniais metodais.

Naudotojai gali siųsti sąskaitas faktūras ir kvitus iškart po operacijos, naudodami tam skirtą el. pašto adresą arba mobiliąją programėlę. Failai yra automatiškai priskiriami reikiamai operacijai, konvertuojami į PDF formatą ir iškart matomi sistemoje. Vėliau jie nukreipiami tiesiogiai į buhalterijos ar administracijos skyrių greitam patvirtinimui. Po patvirtinimo visos operacijos su priedais sklandžiai perkeliami į integruotas apskaitos sistemas (tokias kaip „Saldeo“, „InFakt“, „Comarch Optima“ ar „InsERT“).

Sužinokite, kaip integruoti „Sparados“ su savo apskaitos sistema.

Kiekvienas įkeltas failas (išsiųstas el. paštu ar per mobiliąją programėlę) yra automatiškai priskiriamas atitinkamai operacijai ir konvertuojamas į standartinį PDF formatą. Buhalterijos ar administracijos komanda gali juos pasiekti tiesiogiai iš „Sparados“ internetinio pulto, kur operacijos ir pridėti dokumentai yra aiškiai suskirstyti ir lengvai randami.

Kadangi viskas saugoma vienoje vietoje, nebereikia vaikytis popierinių dokumentų ar ieškoti el. pašte – buhalterijos komanda visada realiuoju laiku turi prieigą prie visų sąskaitų faktūrų ir kvitų.

Be to, patvirtinus išlaidas, dokumentai sinchronizuojami su integruotomis apskaitos sistemomis (tokiomis kaip „Saldeo“, „InFakt“, „Comarch Optima“, „InsERT“), o tai užtikrina sklandų duomenų srautą be rankinio įvedimo.

Taip. Ir naudotojai, ir administratoriai gali priskirti sąskaitas faktūras ir operacijas sąnaudų centrams „Sparados“ platformoje:

Naudotojai prie kiekvienos operacijos ar sąskaitos faktūros gali pridėti savo aprašus, o tai padeda sekti išlaidas pagal projektą, komandą ar skyrių.

Administratoriai gali priskirti specialias etiketes įmonės kortelėms. Visose operacijose, atliktose kortele su etikete, ši informacija bus automatiškai nurodyta operacijos išsamioje informacijoje. Tai ypač naudinga, jei norite suskirstyti išlaidas pagal skyrių ar verslo padalinį.

Daugiau apie šią funkciją galite paskaityti oficialiame vadove: Kortelių žymėjimas etiketėmis.

Sparados supaprastina visą atsiskaitymo ir informavimo procesą kiekviename etape:

• Greitas įkėlimas – darbuotojai gali akimirksniu įkelti sąskaitas faktūras ir kvitus el. paštu arba per mobiliąją programėlę iškart po pirkimo.

• Automatinis apdorojimas – failai automatiškai priskiriami tinkamai operacijai, konvertuojami į PDF formatą ir pateikiami sistemoje be rankinio duomenų įvedimo.

• Pranešimai realiuoju laiku – darbuotojai gauna pranešimus, kai jų išlaidos patvirtinamos arba kai reikia papildomos informacijos, o tai sumažina nereikalingą komunikaciją.

• Pagreitintas patvirtinimas – buhalterijos ar administracijos komanda gali tikrinti, tvirtinti ir atsiskaityti už išlaidas vienoje vietoje. Vidutiniškai tai sutrumpina visą procesą 1,7 karto, palyginti su tradiciniais metodais.

• Sklandi integracija – patvirtinus, išlaidos tiesiogiai perkeliamos į integruotas apskaitos sistemas (pvz., „Saldeo“, „InFakt“, „Comarch Optima“, „InsERT“), o tai užtikrina greitą ir tikslų atsiskaitymą.

Taip. Darbuotojai gali įkelti kvitus ir sąskaitas faktūras iš kelionių (viešbučiai, taksi, maitinimas, degalai) naudodami mobiliąją programėlę, o „Sparados“ automatiškai priskiria jas atitinkamoms operacijoms. Išlaidos gali būti žymimos sąnaudų centrų žymėmis, greitai patvirtinamos buhalterijos ir eksportuojamos į integruotas sistemas. Be to, darbuotojai gauna pranešimus apie būklę, todėl atsiskaitymas už komandiruotes tampa greitas ir skaidrus.