Sparados – pirmasis fintech sprendimas Lenkijoje su pilna KSeF integracija

KSeF yra Finansų ministerijos centrinė platforma, skirta struktūrizuotų sąskaitų faktūrų išrašymui, siuntimui, gavimui ir saugojimui. KSeF įgyvendinimo tikslas – visiškai skaitmenizuoti sąskaitų faktūrų išrašymo ir apskaitos procesus, palengvinti mokesčių kontrolę ir padidinti dokumentų apyvartos saugumą.

Nuo 2026 m. vasario 1 d. prievolė naudoti nacionalinę elektroninių sąskaitų faktūrų sistemą (KSeF) bus taikoma įmonėms, kurių metinės pajamos viršija 200 mln. PLN. Nuo 2026 m. balandžio 1 d. KSeF sistema taps privaloma visiems Lenkijos verslininkams. Nuo vasario 1 d. kiekvienas Lenkijos verslininkas privalės gauti kitų Lenkijos verslininkų išrašytas sąskaitas faktūras per KSeF.

„Sparados“ yra pirmoji Lenkijos fintech įmonė, siūlanti sistemą, kuri gali automatiškai atsisiųsti e. sąskaitas iš KSeF, jas analizuoti ir susieti su finansinėmis operacijomis (pavyzdžiui, kortelių operacijomis ar banko pavedimais). Tai reiškia, kad įmonės nebeturi rankiniu būdu derinti duomenų ar tikrinti mokėjimų. „Sparados“ yra integruota su KSeF per KSeF 2.0 API.

„Sparados“ integracija su KSeF žymiai palengvina apskaitos darbą:

• Apskaitos skyrius gauna parengtą, išsamų sandorių failą su priskirtomis sąskaitomis faktūromis, unikaliu KSeF sąskaitos faktūros identifikatoriumi, rangovo pavadinimu ir mokesčių mokėtojo identifikaciniu numeriu.

• Apskaitos laikas sutrumpėja praktiškai iki nulio.

• Sistema pašalina dažnas problemas, pvz., trūkstamas sąskaitas faktūras ar neaiškias operacijas.

• Sumažėja bendravimo tarp įmonės ir apskaitos skyriaus poreikis, nes visi reikalingi duomenys yra pateikiami vienoje išsamioje ataskaitoje.

Naudodamos „Sparados“ kartu su „KSeF“, įmonės gali visiškai automatizuoti apskaitos procesus ir užtikrinti atitiktį galiojantiems teisės aktams. Integracija žymiai sumažina paslaugų išlaidas ir pašalina klaidas, atsirandančias dėl rankinio duomenų įvedimo. Įmonės gauna realaus laiko informaciją apie sąskaitų faktūrų ir darbuotojų kortelių operacijų sąsajas, o tai leidžia geriau kontroliuoti veiklos išlaidas. Be to, vartotojai nešvaisto laiko rankiniu būdu aprašydami sąskaitas faktūras ar aiškindami apskaitos skyriui, su kokiomis operacijomis jos yra susijusios.

Taip. Integravus bankininkystę su KSeF, „Sparados“ sistema automatiškai atpažįsta, kurios sąskaitos yra apmokėtos, o kurios reikalauja priminimo. Tokiu būdu ji automatizuoja gaunamų mokėjimų kontrolę, aptinka įsiskolinimus ir netgi gali siųsti mokėjimo priminimus.

Taip. „Sparados“ jau siūlo visišką integraciją su KSeF per KSeF 2.0 API. „Sparados“ naudojančios įmonės yra pasirengusios visiškai įgyvendinti KSeF 2026 m., nes sistema yra visiškai suderinama ir nereikalauja jokių papildomų pakeitimų.

„Sparados“ visiškai saugiai prieina prie jūsų įmonės sąskaitų faktūrų per autorizuotą prieigą prie Nacionalinės elektroninių sąskaitų faktūrų sistemos (KSeF). Kaip ir kitų apskaitos sistemų, pvz., „iFirma“, atveju, integracija grindžiama verslininko išduotu sertifikatu.

Įmonė suteikia „Sparados“ techninę prieigą, pateikdama sąskaitų faktūrų atsisiuntimo sertifikatą (vadinamąjį KSeF tokeną), kuris leidžia tik atsisiųsti ir skaityti tam tikrai įmonei išrašytas sąskaitas faktūras. „Sparados“ neturi sertifikato dokumentams išrašyti ar redaguoti, todėl negali jokiu būdu keisti, trinti ar pridėti sąskaitų faktūrų KSeF sistemoje.

Dėka šio sprendimo integracija yra visiškai saugi – „Sparados“ veikia tik skaitymo režimu, automatiškai atsisiųsdama sąskaitas faktūras ir susiedama jas su atitinkamais sandoriais sistemoje. Dėl to įmonė gauna visišką atsiskaitymų automatizavimą ir skaidrumą, tuo pačiu išlaikydama visišką kontrolę savo duomenims KSeF sistemoje.

Kad „Sparados“ sistema galėtų automatiškai skaityti sąskaitas faktūras iš Nacionalinės elektroninių sąskaitų faktūrų sistemos (KSeF), reikia sugeneruoti vadinamąjį autorizacijos raktą. Šis raktas leidžia tik atsisiųsti (skaityti) sąskaitas faktūras ir yra visiškai saugus – jis nesuteikia teisės išduoti ar redaguoti dokumentų.

Žingsnis po žingsnio instrukcijos:

1. Eikite į oficialią KSeF svetainę ir prisijunkite prie KSeF sistemos (pvz., per e-Urząd Skarbowy, patikimą profilį arba kvalifikuotą elektroninį parašą).

2. Prisijungę, kairėje esančiame meniu pasirinkite skirtuką „Leidimai“.

3. Spustelėkite „Valdyti žetonus“, tada „Pridėti žetoną“.

4. Pasirinkite leidimų apimtį:

5. pasirinkite „Skaityti sąskaitas faktūras“ (arba „Atsisiųsti sąskaitas faktūras“),

6. nepasirinkite parinkties „Išduoti sąskaitas faktūras“.

7. Priskirkite žetonui pavadinimą, pvz., „Sparados – skaityti sąskaitas faktūras“, ir spustelėkite „Sukurti“.

8. Nukopijuokite sukurtą eilutę (žetoną) ir įklijuokite ją į „Sparados“ skydelį KSeF integracijos skyriuje.

*Svarbu:

KSeF sistemoje bet kuriuo metu galite ištrinti žetoną arba pakeisti jo leidimus. Tai reiškia, kad jūs išlaikote visišką kontrolę prieigai prie savo duomenų.