Administracinė komisija įmonėms, turinčioms daugiau nei 200 darbuotojų.
- Michał Stachera
- 2025-12-30
- 8 min. skaitymo
Ką turėtumėte daryti:
1 diena
Pirmiausia turite nustatyti pagrindinės sąskaitos limitą – be jo negalėsite prie jos susieti jokių kortelių. Pirmą kartą prisijungę pamatysite pranešimą, kad šis limitas nustatytas.
Grupės apribojimas
Tai yra maksimalus kortelių skaičius, kurį galite išduoti; šis limitas taikomas tik portalo administratoriams. Nustatykite jį į sumą, lygią jūsų dabartinėms metinėms verslo išlaidoms. Visada galite jį pakeisti redagavimo režime. Kortelių limitas yra papildoma parinktis, leidžianti dar geriau kontroliuoti darbuotojams išduodamų kortelių skaičių – tiek vienu metu, tiek iš viso.
Po šio žingsnio galite pradėti išduoti mokėjimo korteles.
Kaip platformoje pridėti naują administratorių?
Jei jūsų įmonei reikia, kad ataskaitų srityje būtų daugiau nei vienas administratorius, kuris priskirtų korteles ir stebėtų išlaidas, galite lengvai juos pridėti naudodami funkciją „PRIDĖTI DARBUOTOJĄ“. Peržiūrėkite vadovą, kad sužinotumėte, kokį vaidmenį jiems priskirti: Kaip pridėti naują administratorių prie platformos?
Kaip sukurti grupių hierarchiją „Sparados“ programoje?
„Sparados“ platformoje galite kurti grupes savo administratoriams atitinkamuose skyriuose, kontroliuoti atskirų grupių išlaidas ir limitus ir
Apriboti platformos matomumą. Ši funkcija supaprastins įmonių kortelių išdavimą konkrečių grupių darbuotojams ir leis jums kontroliuoti išlaidas pagal skyrius. Jei norite sužinoti, kaip tai veikia ir kokius vaidmenis galite priskirti administratoriams, peržiūrėkite pavyzdį šiame vadove: Kaip sukurti naują grupę „Sparados“?
Pavyzdys:
Draudimo bendrovėje dirba daugiau nei 1800 darbuotojų, iš kurių 100 atsiskaito įmonių kortelėmis. Bendrovė turi keturias mokėjimo sąskaitas:
PLN_MAIN – pagrindinė vidinė sąskaita (veiklos išlaidos Lenkijoje)
EUR_MAIN – išlaidos / atsiskaitymai ES (delegacijos, tiekėjai)
USD_OPEX – 1 sąskaita (USD) : Veiklos išlaidos JAV doleriais (pvz., debesijos paslaugos, licencijos, IT paslaugos, pasaulinė rinkodara, konsultavimas). Prieiga : Finansai ir apskaita, IT, rinkodara (pasaulinė), PMO (patvirtinus).
USD_PREIŠKIMAI – 2 sąskaita (USD) : Tarptautiniai išmokėjimai už žalas, draudimo įmokos ir perdraudimo atsiskaitymai JAV doleriais. Prieiga : Žalos apdorojimas, perdraudimas, finansai ir apskaita (valdymas). Pagal numatytuosius nustatymus skyriai turi prieigą tik prie būtinų sąskaitų.
Administratorių grupės ir jų apribojimai:
1 lygis – pagrindinė grupė
Prieiga prie finansų direktoriaus ir operacijų direktoriaus sąskaitų : PLN_MAIN, EUR_MAIN, USD_OPEX, USD_CLAIMS
Visuotiniai apribojimai (veiklos ribos):
GLOBAL_OPERATIONAL_PLN – 2 000 000 PLN
PASAULINĖS_OPERACINĖS_EUR – 400 000 EUR
Pasaulinės veiklos išlaidos JAV doleriais – 300 000 JAV dolerių
PASAULINĖS IŠMOKOS_USD_PREIŠKIMAI – 5 000 000 USD
2 lygis - Skyriai (pagrindiniai pogrupiai)
Pardavimų skyrius (220 žmonių, 2 pamainos: lenkų/tarptautinės)
Sąskaitos: PLN_MAIN, EUR_MAIN (pasirinkti langeliai: USD_OPEX)
Tikslai: kelionės, atstovavimas, konferencijų mokesčiai, pardavimo įrankiai.
3 lygis – pardavimų pogrupiai:
Vidiniai pardavimai (PL) – 80 žmonių / PL direktorius
Sąskaitos : PLN_MAIN
Limitai: SPRZEDAZ_PL_PODROZE_PLN – 400 000 PLN (delegacijos, viešbučiai, transportas), SPRZEDAZ_PL_MATERIALY_PLN – 150 000 PLN (medžiagos, nedidelė rinkodara)
Tarptautiniai pardavimai (ES) – 100 žmonių / ES direktorius
Sąskaitos: EUR_MAIN (išimtiniais atvejais) USD_OPEX JAV dolerių rinkoms
Ribos : SALES_EU_TRAVEL_EUR – 250 000 EUR, SALES_EU_EVENTY_EUR – 120 000 EUR, SALES_EU_TOOLS_USD – 50 000 USD (CRM/MarTech prenumeratos JAV doleriais)
Įmonių pardavimai (visame pasaulyje) – 40 žmonių / Įmonių pardavimų vadovas
Sąskaitos: USD_OPEX, EUR_MAIN
Limitai: SALE_CORP_CONTRACTS_USD – 100 000 USD (išankstinės pardavimo išlaidos, POC, RFP), SALE_CORP_MEETINGS_EUR – 60 000 EUR (susitikimai su vyresniaisiais vadovais, pristatymai)
Antrasis lygis apima daug daugiau grupių ir jų pogrupių, kurių kiekvienas turi savo apribojimus ir atskiras paskyras:
Draudimo išmokų valdymas (300 žmonių / Draudimo išmokų valdymo direktorius)
Draudimo rizikos vertinimas (120 žmonių / draudimo rizikos vertinimo direktorius)
Perdraudimas (40 žmonių / Perdraudimo direktorius)
IT skyrius (250 žmonių / CIO) Apskaita: PLN_MAIN, USD_OPEX
Projektų vadovai / PMO (90 žmonių / PMO direktorius)
Žmogiškųjų išteklių skyrius (60 žmonių / Žmogiškųjų išteklių direktorius)
Finansai ir apskaita (120 žmonių / finansų direktorius)
Klientų aptarnavimas (kontaktų centras) (200 žmonių / Klientų aptarnavimo direktorius)
Rinkodara ir viešieji ryšiai (90 žmonių / rinkodaros direktorius)
Teisės ir atitikties skyrius (70 žmonių / generalinis patarėjas ir vyriausiasis atitikties pareigūnas)
Rizikos valdymas ir aktuariniai skaičiavimai (80 žmonių / rizikos vadovų ir vyriausiojo aktuaro)
Kaip susieti kortelę?
Eikite į pagrindinį puslapį arba skirtuką „Kortelės“, spustelėkite mygtuką „Priskirti kortelę“. Pamatysite formą, kurioje vos per kelias sekundes galėsite sukurti kortelę.
Skiltyje „KORTELĖS TURĖTOJO DUOMENYS“ įveskite darbuotojo, kuriam norite išduoti kortelę, duomenis. Norint gauti kortelę, reikalingas unikalus telefono numeris ir el. pašto adresas. Tai užtikrina saugų virtualios kortelės pristatymą darbuotojui.
Pasirinkite sąskaitą ir nustatykite kortelės limitus.
(Jei sąskaitoje nepakanka lėšų, mokėjimas nebus apdorotas – terminalas pirmiausia patikrina kortelės limitą, o tada sąskaitos likutį; operacija bus priimta tik tuo atveju, jei abi vertės viršys mokėjimo sumą.)
– Skirtuke „PAPILDOMOS LIMITOS“ galite nustatyti laiko limitus (dienos, savaitės, mėnesio), čia pat galite apriboti grynųjų pinigų išėmimą iš bankomatų ar mokėjimus internetu.
Pasirinkite kortelės dizainą ir suteikite jai pavadinimą; ši informacija bus matoma darbuotojams mobiliojoje / žiniatinklio programėlėje ir „Apple“ / „Google“ piniginėje.
Jei naudojate „Sparados“ platformą įmonei, kurioje dirba iki 100 darbuotojų, valdyti, skiltis „ŽYMĖS“ gali būti naudinga norint atskirti darbuotojus pagal skyrius. Priskyrus žymę, ji bus įsimenama ir ją bus galima pasirinkti priskiriant kitai kortelei. Šią žymę galite naudoti kaip norite, kad ją būtų lengviau rasti būsimuose mokėjimo dokumentuose. Pavyzdžiui, mūsų klientai naudoja tokias žymes kaip „Varšuva“, „Pietūs“ arba „Išvykimas“.
Išlaidų kategorijos gali būti lygiai taip pat naudingos. Galite išduoti darbuotojams korteles, skirtas naudoti tik tam tikrose vietose. Sužinokite, kaip tai veikia: Pardavėjo kategorijos kodas – kas tai yra ir kaip jis veikia?
Patikrinę visus duomenis, spustelėkite mygtuką IŠSAUGOTI.
Sveikiname! Jūsų kortelė paruošta atsiimti darbuotojui, kuris gali ją atsiimti nurodytu el. pašto adresu. Tikimės, kad jums patiks ja naudotis!
Kaip sukurti išlaidų kategoriją?
„Sparados“ leidžia priskirti korteles naudoti tik konkrečiose vietose. Tai veikia naudojant kiekvienai parduotuvei priskirtus MCC kodus. Kurdami kortelę galite lengvai juos nurodyti. Sužinokite, kaip sukurti pasirinktinę išlaidų kategoriją. Kaip apribojate darbuotojų kortelių naudojimą?
Kaip gauti „Sparados“ kortelę?
Jums nereikia būti administratoriumi, kad gautumėte „Sparados“ kortelę! Jei kortelę išdavė administratorius, gausite ją el. paštu po išdavimo. Kortelės aktyvinimas be programėlės.
Priskyrę kortelę, galite ją lengvai pridėti prie „Apple Wallet“ arba „Google Wallet“. Tiesiog palieskite atitinkamą mygtuką.
Kaip papildyti „Sparados“ sąskaitą?
Kitas svarbus žingsnis – sąskaitos papildymas. Kadangi jau turite kortelę, jums reikės lėšų pirkiniams. Sąskaitai papildyti užteks vieno pavedimo. Sužinokite, kaip: Kaip papildyti „Sparados“ sąskaitą / kortelę?
Kaip integruoti savo apskaitos sistemą su „Sparados“?
Užtikriname sklandų dokumentų mainus su jūsų esama apskaitos sistema! Daugelis klientų sąskaitas faktūras ar mokėjimo kvitus gauna tiesiogiai el. paštu. Naudodami mūsų integraciją, galite lengvai persiųsti šiuos el. laiškus tiesiai į savo apskaitos platformą. Sužinokite daugiau apie šią funkciją: Kaip integruoti savo apskaitos sistemą su „Sparados“?
5 diena
Jei „Sparados“ naudojate jau beveik savaitę, dabar pats laikas pradėti supaprastinti ir pagreitinti savo verslo procesus.
Kaip atlikti pirmąjį pavedimą iš savo „Sparados“ sąskaitos?
„Sparados“ leidžia atlikti keturių tipų pavedimus:
ELIXIR, ELIXIR EXPRESS, INTERNAL ir SEPA. Pasirinkite sąskaitą, iš kurios norite pervesti pinigus, įveskite savo duomenis ir išsiųskite lėšas. Tai užtruks mažiau nei tris minutes!
Sužinokite daugiau: Kaip atlikti pavedimą per „Sparados“?
Kaip išsaugoti gavėją sistemoje?
Pirmas svarbus elementas optimizuojant įmonės veiklą yra galimybė išsaugoti gavėjus. Tai naudinga, kai kelis kartus per mėnesį siunčiami pavedimai tam pačiam gavėjui. Siunčiant pavedimą, gavėjai bus išsaugoti gavėjų sąraše. Kaip išsaugoti gavėją administratoriaus skydelyje?
Kaip sugeneruoti operacijos patvirtinimą?
Jei jau atlikote kelias operacijas ir jums reikia patvirtinimo, sugeneruokite ją vienu spustelėjimu. Kaip sugeneruoti operacijos patvirtinimą?
Kaip jūsų darbuotojai turėtų aprašyti ir pridėti kvitus / sąskaitas faktūras prie operacijų?
„Sparados“ programėlės galimybė pridėti kvitus prie operacijų pasirodė esanti labai naudinga. Sąskaitų faktūrų nuotraukos automatiškai apkirpamos naudojant OCR. Procesas, kuriam anksčiau reikėjo fizinio kvito patvirtinimo iš buhalterio, dabar trunka tik trumpą telefono skambutį. Sužinokite, kaip: Kaip greitai pridėti sąskaitą faktūrą prie operacijos
Pavyzdys
„Verestro“ darbuotojas komandiruotės metu sumokėjo už degalus. Jis nuskaitė kvitą „Sparados“ programėlėje. Sistema automatiškai jį apkarpė ir pridėjo prie atitinkamo išlaidų elemento kartu su visa informacija (suma, pirkimo data ir vieta). Norint pakeisti operacijos būseną, reikalingas administratoriaus patvirtinimas.
Kaip pateikti prašymą padidinti limitą?
Prieš pasibaigiant kortelės galiojimo laikui, galite susisiekti su administratoriumi ir paprašyti padidinti limitą, jei dabartinio limito nepakanka jūsų dabartinėms išlaidoms padengti. Atkreipkite dėmesį, kad naujas limitas bus sumažintas jūsų esamų išlaidų suma! Kortelių išdavėjams, kurie nereikalauja padidinti limito, pavyzdžiui, draudimo bendrovėms, ši funkcija gali būti užblokuota. Kaip pateikti prašymą padidinti limitą?
Kaip padidinti kortelės limitą?
Tik administratorius gali pakeisti limitą valdymo skydelyje! Jei jau žinote, kad jūsų darbuotojui reikia didesnio arba mažesnio kortelės limito, jums nereikia laukti jo prašymo. Pakeiskite limitą pasirinkdami kortelę ir spustelėdami „Redaguoti“.
Kaip pridėti dokumentus prie „Sparados“?
„Sparados“ platformoje galite lengvai pridėti sąskaitas faktūras ir kvitus prie dokumentų skilties. Tiesiog nuvilkite reikiamą failą! Dokumentų bendrinimas naudojant „Sparados“.
Kaip priminti, kad reikia pridėti sąskaitą faktūrą?
Jei turite darbuotojų su neapmokėtomis sąskaitomis, galite jiems priminti tiesiai iš programėlės. Pranešimas bus išsiųstas visiems vartotojams su neapmokėtomis sąskaitomis. Kaip priminti, kad reikia pridėti sąskaitą faktūrą?
Kaip integruotis su „Sparados“ per API?
Dėl „Sparados“ API užtikriname dar greitesnį automatizavimą mūsų sistemoje. Siųskite korteles ir nustatykite limitus dar greičiau! Sparados API
Pavyzdys
Integravusi su „Sparados“ per API, „Verestro“ dabar gali priskirti korteles tiesiai iš savo sistemos. Reikia priskirti korteles naujiems pardavimų darbuotojams? Nesvarbu, ar samdote naują darbuotoją, ar tiesiog norite išduoti kortelę, tai galite padaryti tiesiai iš savo vidinės programėlės.
Po integracijos per API, „Verestro“ dabar matys išsamią informaciją apie visas operacijas savo platformoje. Kai operacija bus baigta, duomenys bus tiesiogiai perkelti į jūsų sistemą, nereikalaujant prieigos prie „Sparados“ platformos. Operacijos būsena bus atnaujinta iš karto po patvirtinimo. Integracija taip pat supaprastina sąskaitų faktūrų ir kvitų gavimą, kurie automatiškai perkeliami į įmonės sistemą. Visa tai dėka „Sparados“ API integracijos.
30 diena
Mėnesio pabaiga – metas įvertinti situaciją. Su „Sparados“ tai daug lengviau ir greičiau.
Kaip sugeneruoti banko išrašą?
„Sparados“ sistemoje galite sugeneruoti visos sąskaitos išrašą už konkretų laikotarpį, pasirinktą naudojant filtrus. Nurodykite laikotarpį ir spustelėkite „Generuoti“. Tai labai paprasta. Išrašą galite rasti skirtuke „Sąskaitos“ -> „Išrašai“. Kaip sugeneruoti išrašą?
Kaip sugeneruoti sandorio ataskaitą?
Panašiai kaip banko išrašą, galite atsisiųsti ataskaitą apie kiekvieną operaciją. Sugeneruotos ataskaitos yra skirtuke ATASKAITOS. Kaip sugeneruoti operacijos ataskaitą?
Kaip nustatyti pranešimą apie mažą sąskaitos likutį?
Niekada nepraraskite progos sužinoti, kada jūsų sąskaitos likutis yra mažesnis nei tikėtasi! Nustatykite įspėjimą, kai jūsų likutis nukrenta žemiau numatytos ribos. Kaip nustatyti įspėjimą apie mažą likutį?
Kaip patvirtinti sandorio sąskaitą faktūrą?
Prie operacijos pridėtos sąskaitos faktūros išsaugomos administravimo skydelio dokumentų duomenų bazėje. Dirbtinio intelekto įrankis atpažįsta operacijos sumą ir datą bei priskiria atitinkamą dokumentą. Kai viskas teisinga, administratorius tiesiog paspaudžia „Priimti“. Kaip patvirtinti operacijos sąskaitą faktūrą?
Kaip priskirti kelias korteles vienu metu?
Jei tuo pačiu tikslu reikia siųsti kelias darbuotojų korteles, nereikia spustelėti kiekvieno mygtuko atskirai! Naudokite mūsų parinktį „Priskirti kelias“ ir siųskite kelias korteles vienu metu! Apribojimus galite nustatyti viename .csv faile, kurį galite lengvai pridėti prie savo formos. Sužinokite, kaip tai padaryti, mūsų straipsnyje: Kaip vienu metu priskirti kelias korteles.
Firminės mobiliosios ir internetinės programėlės, taip pat mokėjimo kortelės.
Didžiausioms korporacijoms labai svarbu išlaikyti savo prekės ženklą! Mes leidžiame jums pritaikyti tiek mobiliąsias, tiek žiniatinklio programas pagal jūsų poreikius. Galite pasirinkti svetainės dizainą ir darbuotojų kortelių šablonus, kad sąsaja geriausiai atitiktų jūsų pageidavimus ir įmonės standartus.
Suasmenintų programėlių pavyzdžiai „Sparados“:
Pavyzdys: Draudimo agentas
Draudimo bendrovėje, kurioje dirba daugiau nei 1800 darbuotojų, 100 žmonių pirkiniams naudojasi įmonių kortelėmis. Organizacija turi keturias pagrindines mokėjimo sąskaitas: PLN_MAIN – vietinę veiklos sąskaitą, naudojamą išlaidoms Lenkijoje; EUR_MAIN – sąskaitą atsiskaitymams ir išlaidoms ES šalyse (delegacijos, tiekėjai); ir USD_OPEX – dolerių sąskaitą pasaulinėms veiklos išlaidoms (pvz., debesijos paslaugoms, licencijoms, rinkodarai, konsultacijoms). Be to, yra USD_CLAIMS sąskaita, naudojama tik tarptautinėms išmokoms, draudimo įmokoms ir perdraudimo atsiskaitymams.
Prieiga prie sąskaitų suteikiama tik tiems skyriams, kurie jas faktiškai naudoja (pavyzdžiui, USD_OPEX prieinama IT, rinkodaros, projektų valdymo ir finansų skyriams, o USD_CLAIMS – tik pretenzijų, perdraudimo ir finansų skyriams).
Aukščiausiame lygyje (1 lygis) yra finansų direktorius ir operacijų vadovas, kurie turi prieigą prie visų sąskaitų ir pasaulinių veiklos limitų: 2 000 000 PLN, 400 000 EUR, 300 000 USD (veiklos sąnaudos) ir 5 000 000 USD (pretenzijos).
Žemesni administratorių lygiai (2 ir 3 lygiai) apima atskirus skyrius ir pogrupius su savo limitais ir sąskaitomis.
Kiekvienas skyriaus administratorius gali priskirti naują kortelę darbuotojui ataskaitų srityje, pasirinkdamas atitinkamą paskyrą ir biudžeto kategoriją. Pavyzdžiui, IT administratorius gali priskirti kortelę darbuotojui iš „Programinės įrangos kūrimo“ komandos, nustatydamas 5 000 USD per mėnesį limitą, išlaidų kategorijas apribodamas prenumeratomis ir programinės įrangos licencijomis, o žymę – „Kūrėjo įrankiai“.
Priskyrus kortelę, ji automatiškai pridedama prie darbuotojo profilio, o jis gauna el. laišką su aktyvinimo nuoroda. Paspaudęs nuorodą, darbuotojas nustato savo slaptažodį ir PIN kodą, o kortelė iš karto atsiranda jo „Apple“ / „Google“ piniginėje.
Sistema automatiškai siunčia sąskaitas faktūras į specialų el. pašto adresą, todėl jas galima automatiškai susieti su operacijomis ir stebėti išlaidas realiuoju laiku. Be to, įmonė naudoja žymas (pvz., „delegavimas“, „debesis“, „perdraudimas“), kad supaprastintų ataskaitų teikimą ir išlaidų analizę ataskaitų suvestinėje.
Įdiegus sistemą, jie taip pat gavo suasmenintą kortelės dizainą ir firminę žiniatinklio bei mobiliąją programėlę, išlaikydami visišką limitų, prieigos ir mokėjimų keliomis valiutomis kontrolę.
Norite sužinoti daugiau? Perskaitykite toliau pateiktus straipsnius:
