Wymiana dokumentów w portalu Sparados
- igorklimkowicz
- 12 maj
- 2 minut(y) czytania
Zaktualizowano: 26 maj
Platforma Sparados zapewnia nowoczesne, bezpieczne i w pełni zautomatyzowane środowisko do wymiany dokumentów pomiędzy pracodawcą, działem HR a pracownikami – wszystko odbywa się bezpośrednio z poziomu platformy, bez potrzeby korzystania z zewnętrznych narzędzi czy e-maila.
Niezależnie od tego, czy chcesz przesłać nową politykę wewnętrzną firmy, umowę o pracę, aneks, czy dokumenty wymagające podpisu – Sparados umożliwia wygodne, szybkie i zgodne z przepisami RODO przesyłanie i zarządzanie dokumentacją pracowniczą.
Dzięki wbudowanemu systemowi powiadomień, odbiorcy natychmiast otrzymują informację o nowym dokumencie, a cały proces – od wysłania, przez weryfikację, aż po podpis – możesz śledzić w jednym miejscu, bez ryzyka zgubienia danych czy opóźnień.
Sparados to cyfrowa wygoda, bezpieczeństwo i pełna kontrola nad dokumentami – w każdej chwili i z każdego miejsca.
Ten przewodnik krok po kroku pokaże Ci, jak dodać dokument, jakie dane są wymagane oraz jakie formaty są obsługiwane.
Dodawanie pliku z poziomu panelu administracji dla nowego użytkownika: W menu głównym wybierz zakładkę DOKUMENTY. Znajdziesz tam pełną historię dokumentów oraz możliwość dodania nowego pliku.
Aby dodać nowy dokument należy wcisnąć przycisk DODAJ NOWY DOKUMENT znajdujący się w prawym górnym rogu strony.
Zostaniesz przekierowany do formularza, w którym należy uzupełnić odpowiednie dane.
Imię odbiorcy,
Nazwisko,
Numer telefonu,
Email,
Tytuł, opis dokumentu oraz sam dokument:
Po zapisaniu dokumentu zostanie on wyświetlony w zakładce DOKUMENTY pod odpowiednią datą oraz z odpowiednim symbolem odpowiadającym kolejno pracownikowi oraz korporacji.
Jakie pliki są akceptowane?
Dokumenty akceptowane są w formatach: .pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg .jpeg .png, a maksymalny rozmiar pliku wynosi 15MB.
Jednorazowo można załączyć maksymalnie 5 plików.
W przypadku przekroczenia tego limitu lub załączenia pliku w błędnym formacie system wyświetli błąd i nie pozwoli załączyć wybranego dokumentu.
Uwierzytelnianie:
Po otrzymaniu wiadomości email użytkownik musi zarejestrować się do serwisu ustalając hasło oraz potwierdzając numer telefonu.
Do sfinalizowania rejestracji potrzebny będzie czterocyfrowy kod otrzymany sms-em.
Aby uzyskać dostęp do swoich dokumentów użytkownik musi podać sześciocyfrowy kod wysłany wiadomością na adres mailowy.
Dodawanie pliku z poziomu panelu administracji dla istniejącego użytkownika:
Przy dodawaniu dokumentów dla istniejącego już użytkownika należy wybrać go z listy. Nie będzie on musiał potwierdzać ani emaila, ani numeru telefonu. Dokument będzie gotowy do odbioru z poziomu wiadomości mailowej.
Dodawanie pliku przez użytkownika:
Dokumenty mogą być również dodane przez samego użytkownika z poziomu aplikacji webowej. Po wciśnięciu przycisku koperty w prawym górnym rogu użytkownik zostanie przekierowany do swojej sekcji dokumentów, w której on także może dodać nowy dokument.
Znajdują się tu wszystkie wcześniej dodane dokumenty oraz opcja dodania nowego po wciśnięciu "Dodaj nowy dokument".
Będzie on musiał wpisać tytuł oraz opis pliku do wrzucenia.
Zapraszamy do sprawdzenia innych poradników o generowaniu dokumentów w serwisie Sparados:
