KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Wdrożenie KSeF ma na celu pełną cyfryzację procesów fakturowania i księgowania, a także ułatwienie kontroli podatkowej i zwiększenie bezpieczeństwa obiegu dokumentów.

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) obejmie firmy osiągające roczne przychody powyżej 200 mln zł od 1 lutego 2026 r. Od 1 kwietnia 2026 r. system KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Już od 1 lutego każdy polski przedsiębiorca będzie zobowiązany do odbierania faktur wystawionych przez innych polskich przedsiębiorców za pośrednictwem KSeF.

Sparados jako pierwszy fintech w Polsce oferuje system, który potrafi automatycznie pobierać e-faktury z KSeF, analizować je i łączyć z transakcjami finansowymi (takimi jak transakcje kartowe czy przelewy bankowe). Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą już ręcznie dopasowywać danych ani weryfikować płatności. Sparados jest zintegrowany z KSeF przez API KSeF 2.0.

Usługa jest bezpłatna. Możesz bezpłatnie wydać i przypisać wiele kart wirtualnych maksymalnie 5 użytkownikom. Od szóstego użytkownika obowiązuje miesięczna opłata w wysokości 5 zł netto za każdego aktywnego użytkownika.

Nie, nie ma ograniczeń co do liczby kart na firmę. Każdy użytkownik może posiadać wiele kart (na przykład – główną kartę firmową, lunchową lub przeznaczoną do konkretnego projektu).

Wypełnienie formularza zajmuje mniej niż 30 sekund, a nasz e‑book z historiami klientów zostanie wysłany od razu na podany przez Ciebie adres e-mail. Otrzymasz wiadomość z linkiem do pobrania e-booka w formacie PDF.

Nie. Nasz e-book z case studies jest całkowicie darmowy. Po pobraniu e-booka możesz zarejestrować się w systemie Sparados, a otrzymasz w prezencie 3 miesiące użytkowania platformy za darmo.

Nasza siła tkwi w solidnych partnerstwach. Sparados obsługuje już ponad 100 klientów na całym świecie, a nasze operacje finansowe są prowadzone we współpracy z Quicko, licencjonowaną instytucją płatniczą. Quicko podlega nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego (KNF) i posiada numer licencji IP52/2021. To partnerstwo gwarantuje, że nasze działania są w pełni zgodne z polskimi regulacjami i międzynarodowymi standardami.

Współpracujemy z Verestro, firmą, która dostarcza naszą platformę Fintech-as-a-Service. Verestro posiada certyfikat PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard Level 1), co oznacza, że spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa danych kart płatniczych. Wszystkie regulowane operacje finansowe są realizowane przez Quicko, oficjalnego partnera Mastercard, co stanowi dodatkową gwarancję niezawodności.

Każda karta Sparados jest objęta programem bezpieczeństwa Mastercard. Dzięki temu masz dostęp do zaawansowanych narzędzi, takich jak ochrona tożsamości i monitorowanie oszustw. Więcej informacji znajdziesz na stronie Programu bezpieczeństwa Mastercard.

Sparados umożliwia firmom deweloperskim przypisywanie wirtualnych kart płatniczych z predefiniowanymi limitami bezpośrednio do zespołów projektowych, zapewniając, że każdy wydatek jest powiązany z odpowiednim budżetem projektu. Faktury i paragony są skanowane za pomocą aplikacji mobilnej i automatycznie kategoryzowane, dzięki czemu księgowość odbywa się bez użycia papieru i natychmiast. Każda transakcja jest widoczna w czasie rzeczywistym, co daje menedżerom jasny nadzór nad wydatkami w wielu projektach. Eliminuje to zwroty, zmniejsza obciążenie administracyjne i zapewnia pełną przejrzystość w odniesieniu do oddzielnych budżetów i struktur kosztów.

Sparados usuwa ryzyko zagubionych lub nieczytelnych faktur poprzez digitalizację całego procesu. Zamiast zbierać papierowe kwity z placów budowy, pracownicy po prostu robią zdjęcie każdej faktury lub paragonu w aplikacji mobilnej w momencie zakupu. Dokument jest automatycznie skanowany, przechowywany i przypisywany do odpowiedniego projektu lub kategorii kosztów. Gwarantuje to, że każdy wydatek jest rejestrowany w czasie rzeczywistym, eliminuje błędy ręczne i daje księgowym natychmiastowy dostęp do jasnych, czytelnych zapisów bez konieczności gonienia za papierkową robotą.

Sparados sprawia, że budżetowanie projektów jest precyzyjne, łącząc każdy wydatek bezpośrednio z predefiniowaną linią budżetową. Karty wirtualne są wydawane z limitami wydatków powiązanymi z konkretnymi projektami, działami lub kategoriami kosztów, więc zakupy mogą być dokonywane tylko w ramach przyznanych środków. Każda transakcja pojawia się w czasie rzeczywistym, a faktury są natychmiast skanowane do systemu, dając menedżerom aktualny wgląd w to, ile budżetu zostało wykorzystane, a co pozostało. To ciągłe śledzenie zapobiega nadmiernym wydatkom, wcześnie wykrywa trendy kosztowe i zapewnia, że budżety odzwierciedlają rzeczywiste potrzeby projektu, a nie opóźnione lub niekompletne dane.

Dzięki Sparados pracownicy nie muszą już polegać na fakturach pro forma, ponieważ każda osoba dokonująca zakupów ma swoją własną kartę płatniczą. Zamiast przechodzić przez administratora za każdy wydatek, mogą płacić bezpośrednio w ramach przypisanego limitu. Faktury są po prostu skanowane za pomocą aplikacji mobilnej i trafiają bezpośrednio do księgowych w celu uzgodnienia. Eliminuje to długie łańcuchy zatwierdzeń i usuwa zespół finansowy z etapu płatności, dzięki czemu cały proces jest znacznie szybszy.

Kluczowe zalety:

• Eliminacja faktur pro forma i automatyzacja procesów

• Transakcje są rejestrowane automatycznie na platformie. Zakupów można dokonywać bezpośrednio, bez dokumentów potwierdzających, co zmniejsza opóźnienia i obciążenie pracą.

• Bezpośrednie płatności pracownicze z kontrolą

• Każdy pracownik posiada wirtualną kartę z predefiniowanym limitem. Mogą samodzielnie obsługiwać wydatki firmy, a zeskanowane faktury przepływają bezpośrednio do księgowości w celu śledzenia w czasie rzeczywistym.

• Natychmiastowe wydawanie kart wirtualnych

• Karty wirtualne mogą być wydawane natychmiast z konfigurowalnymi limitami wydatków i kategoriami. Przyspiesza to zakupy i zapewnia kontrolę budżetową.

• Szybsze i bardziej przejrzyste zakupy

• Inteligentne limity i kategorie usprawniają operacje i zapewniają przejrzysty nadzór nad wydatkami.

• Niższe koszty i mniej papierkowej roboty

• Eliminacja niepotrzebnej dokumentacji i ręcznego zatwierdzania: Sparados zmniejsza wysiłek administracyjny i koszty operacyjne, zwłaszcza w przypadku uzupełniania zapasów sprzętu IT i bezpieczeństwa.

Zapoznaj się z historią sukcesu naszego klienta z branży ochroniarskiej: Case Study Hunters

Sparados eliminuje faktury pro forma, dając każdemu pracownikowi własną wirtualną kartę płatniczą z predefiniowanymi limitami. Zamiast zwracać się do administratora z każdym wydatkiem, pracownicy mogą płacić bezpośrednio dostawcom. Transakcja jest automatycznie rejestrowana na platformie, a faktura jest skanowana przez aplikację mobilną i wysyłana prosto do księgowości.

Ta automatyzacja eliminuje ręczne zatwierdzanie i przelewy bankowe, przyspiesza zakupy i zapewnia, że każdy wydatek jest śledzony w czasie rzeczywistym. W rezultacie firmy ochroniarskie nie potrzebują już faktur pro forma do autoryzacji płatności, co zmniejsza opóźnienia, zmniejsza obciążenie administracyjne i sprawia, że operacje są znacznie bardziej wydajne.

Sparados nie tylko przyspiesza proces zgłaszania roszczeń, ale całkowicie eliminuje potrzebę tradycyjnego zwrotu kosztów. Dzięki kartom Sparados ubezpieczyciele wypłacają świadczenia natychmiast. Zamiast płacić z góry i czekać na zwrot pieniędzy, na miejscu generowana jest wirtualna karta, wstępnie załadowana zatwierdzoną kwotą i gotowa do natychmiastowego użycia na pokrycie kosztów kwalifikowanych.

Jest to nie tylko szybszy proces, ale także rewolucyjna zmiana w sposobie dostarczania świadczeń ubezpieczeniowych. Całkowicie eliminując zwrot kosztów, Sparados przekształca całe doświadczenie: ubezpieczający nigdy nie muszą zaliczkować własnych środków, a ubezpieczyciele zyskują bezpieczny, przejrzysty i w pełni kontrolowany sposób dystrybucji świadczeń. Wiodące firmy ubezpieczeniowe już teraz przekształcają swoje modele w oparciu o to podejście.

Karty wirtualne z limitami są w pełni kontrolowane przez ubezpieczyciela. Każdą kartę można skonfigurować z limitem wydatków, celem użycia i ograniczeniami kategorii sprzedawców, na przykład ograniczonymi do użytku tylko w aptekach i szpitalach. Gwarantuje to, że środki są wydawane wyłącznie na zatwierdzone usługi.

W nagłych lub kryzysowych sytuacjach ubezpieczyciele mogą wydawać jednocześnie wiele kart z ograniczeniami, z których każda ma wyraźne limity i etykiety. Pozwala to na szybką dystrybucję świadczeń przy zachowaniu ścisłego nadzoru, zapewniając, że każda wypłata jest zarówno bezpieczna, jak i przejrzysta.

Kiedy biura podróży muszą zarządzać kosztami lotów, hoteli i innymi wydatkami, poleganie na jednej fizycznej karcie często prowadzi do zamieszania, błędów i ciężkiej pracy księgowej. Sparados rozwiązuje ten problem, umożliwiając natychmiastowe wydawanie wirtualnych kart płatniczych dla każdej transakcji.

Przed dokonaniem zakupu administratorzy mogą:

• Ustawić limity wydatków i przypisać określone etykiety lub kategorie do każdej karty, co pozwala na precyzyjną kontrolę budżetu od samego początku.

• Wydawać karty wirtualne do użytku w wielu walutach (np. PLN, EUR, USD), eliminując potrzebę korzystania przez pracowników z osobistych środków i unikając opłat za przewalutowanie.

• Upewnić się, że każda transakcja jest automatycznie rejestrowana i integrowana z systemem księgowym, zapewniając widoczność w czasie rzeczywistym i zapobiegając nieautoryzowanym lub przekroczonym wydatkom budżetowym.

Zobacz, jak Wycieczkomat wykorzystuje Sparados do bezpiecznych i szybkich rozliczeń na całym świecie: Case Study – Wycieczkomat

Największą zaletą jest bezpośrednie obniżenie kosztów. Zamiast przekazywać pieniądze pilotom lub pracownikom, a następnie zwracać im pieniądze, firmy mogą wydawać karty Sparados z już doładowanymi środkami na podróż. Pozwala to uniknąć dodatkowych kosztów, takich jak podatek VAT, składki ubezpieczeniowe i podatki emerytalne, które zwykle mają zastosowanie do zwróconych pieniędzy.

Inne kluczowe korzyści to:

• Brak konieczności posiadania środków osobistych – pracownicy nie muszą pokrywać kosztów podróży z własnej kieszeni.

• Obniżone opłaty za przewalutowanie – płatności są obsługiwane bezpośrednio w wymaganej walucie.

• Śledzenie wydatków w czasie rzeczywistym – każda transakcja jest rejestrowana, oznaczana i łączona z paragonami.

• Scentralizowana kontrola – wszystkie karty są powiązane z jednym saldem firmy, z regulowanymi limitami i natychmiastowymi doładowaniami.

• Natychmiastowe przelewy środków: Zamiast czekać dniami na przelewy międzynarodowe lub uiszczać opłaty, firmy mogą wydać kartę z przydzielonymi środkami - pieniądze docierają w zaledwie 20 sekund, całkowicie za darmo.

• Pełna kontrola i nadzór: Zespoły sprzedażowe często wydają duże kwoty za granicą, a Sparados umożliwia precyzyjne śledzenie wydatków każdego pracownika. Wbudowana sztuczna inteligencja wykrywa nietypowe transakcje, aby wyłapać nieprawidłowości i zoptymalizować wydatki.

• Uproszczone raportowanie wydatków: przedstawiciele oznaczają swoje wydatki, dołączają paragony bezpośrednio w aplikacji i natychmiast je przesyłają, eliminując papierkową robotę i oszczędzając około 20% więcej czasu na pracę z klientem.

• Szybsze zamknięcie miesiąca: Ponieważ każdy wydatek może zostać rozliczony zaraz po dokonaniu płatności, działy księgowości mogą zamknąć miesiąc szybciej i z mniejszą liczbą nierozliczonych kosztów.

Sparados eliminuje opóźnienia i opłaty związane z tradycyjnymi przelewami międzynarodowymi. Zamiast czekać kilka dni na płatności ELIXIR, SWIFT lub SEPA, środki mogą zostać wysłane na kartę Sparados w około 20 sekund bez żadnych kosztów.

Daje to firmom szybszą kontrolę nad wydatkami, zapewnia przedstawicielom handlowym i kierowcom za granicą zawsze natychmiastowy dostęp do pieniędzy i eliminuje kłopoty z ukrytymi opłatami za przelewy.

• Automatyczne raportowanie wydatków: Kierowcy mogą przesyłać zdjęcia paragonów lub faktur, które są automatycznie formatowane i wysyłane do księgowości - bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.

• Wsparcie finansowe w czasie rzeczywistym w przypadku incydentów: W razie wypadków lub sytuacji awaryjnych kierowcy mogą poprosić o dodatkowe środki za pośrednictwem aplikacji, a administratorzy mogą je natychmiast zatwierdzić.

• Usprawnione przetwarzanie dokumentów: Paragony są konwertowane do uniwersalnych plików PDF ze wszystkimi szczegółami faktur i transakcji, co pozwala zaoszczędzić czas księgowych.

Sparados eliminuje problem zagubionych faktur poprzez digitalizację całego procesu. Zamiast przechowywać papierowe faktury w kabinie ciężarówki – gdzie zwykle gubi się około 14% – kierowcy przesyłają zdjęcie faktury bezpośrednio przez aplikację Sparados.

Następnie aplikacja:

• Konwertuje obraz do standardowego pliku PDF w celu łatwej obsługi.

• Automatycznie dodaje do transakcji kluczowe dane faktury, takie jak dane dostawcy, kwoty i daty.

• Łączy te informacje z odpowiednią płatnością, dzięki czemu księgowi mogą szybko rozliczać i uzgadniać transakcje.

• Wysyła wszystko prosto do księgowości, redukując ręczne wprowadzanie danych i zaległości w papierkowej robocie.

W ten sposób kierowcy nie tracą czasu na zarządzanie papierowymi dokumentami, a księgowi otrzymują przejrzyste, ustrukturyzowane dane, które sprawiają, że uzgadnianie wydatków jest proste i niezawodne.

Dzięki Sparados kierowcy nie muszą nosić przy sobie dużych ilości gotówki ani czekać na ręczne przelewy. Jeśli na drodze wydarzy się coś nieoczekiwanego – na przykład laweta, pomoc drogowa lub nagłe naprawy – mogą poprosić o dodatkowe środki bezpośrednio przez aplikację Sparados.

Cały proces jest bardzo prosty:

• Kierowca przesyła szybkie zapytanie w aplikacji.

• Administrator przegląda go w czasie rzeczywistym i zatwierdza jednym kliknięciem.

• Środki są natychmiast dostępne na karcie Sparados kierowcy.

Dowiedz się więcej tutaj: Jak mogę poprosić o więcej środków?

Dla firm bez wewnętrznych zasobów IT lub programistycznych Sparados oferuje dwie proste opcje:

• Oferta podstawowa – najbardziej opłacalne rozwiązanie w cenie 5 zł za użytkownika i 50 zł za konto. Daje Ci wszystkie niezbędne narzędzia do wydawania kart i zarządzania nimi bez żadnego kodowania.

• Konsola klienta + Branded Web App – zalecane, jeśli chcesz również wyświetlić logo swojej firmy, kolory i domenę. Ta opcja zapewnia pełne branding i bezproblemową obsługę pracowników, a jednocześnie nie wymaga żadnej konfiguracji technicznej z Twojej strony.

Oba rozwiązania są gotowe do użycia od ręki i nie wymagają prac integracyjnych ani zespołu programistów.

1. Gotowe rozwiązanie – Najlepsze dla firm, które chcą szybko wystartować bez prac programistycznych. Możesz wydawać karty, zarządzać limitami i obsługiwać wydatki natychmiast za pośrednictwem konsoli klienta lub markowej aplikacji internetowej. Konfiguracja jest natychmiastowa, bez konieczności kodowania.

2. Integracja API – Przeznaczona dla firm posiadających własny zespół IT. Integracja trwa zazwyczaj 1–2 miesiące. Klienci muszą połączyć się tylko za pomocą 4–5 podstawowych metod, by mogli:

• Automatycznie przypisywać karty na podstawie zdarzeń we własnych systemach.

• Wysyłać powiadomienia do pracowników.

• Automatycznie zapisywać faktury i paragony.

• Pobierać i sprawdzać historię transakcji w czasie rzeczywistym.

Rozwiązanie API zapewnia pełną automatyzację i elastyczność, podczas gdy gotowe rozwiązanie stawia na szybkość i prostotę.

Integracja z API Sparados daje Twojej firmie większą kontrolę, wydajność i elastyczność:

• Automatyzacja – wydawaj, modyfikuj lub unieważniaj karty bezpośrednio z własnych systemów bez konieczności wykonywania ręcznych czynności.

• Synchronizacja w czasie rzeczywistym – utrzymuj transakcje, limity i zatwierdzenia w zgodzie z narzędziami ERP, HR lub księgowymi.

• Personalizacja – skonfiguruj reguły wydatków, limity i dostęp, aby dopasować je do zasad firmy.

• Bezpieczeństwo – ciesz się bezpiecznymi połączeniami z wzajemnym TLS i ścisłymi formatami danych.

• Skalowalność – zarządzaj kartami i zatwierdzeniami na dużą skalę, zachowując pełne ścieżki audytu.

Dowiedz się więcej w naszej Strefie Dewelopera.

API Sparados umożliwia wymianę wszystkich kluczowych danych do zarządzania kartami i wydatkami, w tym:

• Dane karty – twórz, przypisuj, blokuj lub unieważniaj wirtualne karty debetowe.

• Limity i uprawnienia – ustaw dzienne, tygodniowe lub miesięczne reguły wydatków, dostęp do bankomatów, handel elektroniczny i korzystanie z walut obcych, a także ograniczenia MCC (Merchant Category Code).

• Transakcje - uzyskuj dostęp do szczegółów transakcji w czasie rzeczywistym i otrzymuj powiadomienia o każdej transakcji w momencie jej wystąpienia.

• Zatwierdzenia i żądania — przesyłanie i śledzenie żądań zmian limitów, zatwierdzeń lub odrzuceń.

• Dokumenty i metadane – dołączaj do transakcji paragony, faktury i dodatkowe dane pracowników (np. kody projektów lub miejsca powstawania kosztów).

Umożliwia to bezproblemową integrację z systemami HR, ERP lub księgowymi, dając jednocześnie firmom pełną kontrolę nad polityką wydatków.

Tak. Aplikacja Sparados ułatwia bezpieczne płacenie w dowolnym miejscu:

• Płatności zbliżeniowe – dodaj wirtualną kartę debetową Mastercard do Apple Pay lub Google Pay i płać telefonem lub smartwatchem.

• Płatności online – używaj danych karty z aplikacji, aby robić zakupy online, opłacać subskrypcje lub wykonywać inne transakcje cyfrowe.

• Wypłaty z bankomatów – możesz również wypłacać gotówkę z bankomatów, jeśli Twoja firma włączyła taką opcję.

Dzięki aplikacji mobilnej Sparados pracownicy mogą:

• Błyskawicznie otrzymywać wirtualne firmowe karty debetowe Mastercard, gotowe do użycia w ciągu kilku sekund.

• Dokonywać płatności zbliżeniowo w sklepach oraz online, dodając kartę do Apple Pay lub Google Pay.

• Prosić o zmianę limitów karty bezpośrednio z aplikacji. Wnioski są następnie zatwierdzane przez administratorów firmy.

• Przesyłać i dołączać paragony lub faktury do transakcji, co zapewnia precyzyjne i proste raportowanie wydatków.

Pracownicy mogą otrzymać kartę firmową dopiero, gdy ich pracodawca zarejestruje się w systemie Sparados i przydzieli im kartę. Proces jest prosty:

• Twoja firma rejestruje się w Sparados i wydaje Ci kartę za pośrednictwem systemu.

• Pobierz aplikację mobilną Sparados z App Store lub Google Play.

• Zaloguj się, używając danych uwierzytelniających dostarczonych przez Twoją firmę.

• Otrzymaj wirtualną kartę debetową Mastercard w aplikacji - nie musisz czekać na fizyczną dostawę.

• Dodaj kartę do Apple Pay lub Google Pay, aby rozpocząć płatności zbliżeniowe i online.

Aplikacja Sparados ułatwia wysłanie wniosku o zmianę limitu karty, bez konieczności bezpośredniego kontaktu z działem HR lub księgowości. Oto jak to zrobić:

• Otwórz aplikację Sparados i przejdź do swojej karty.

• Stuknij w kartę, a następnie wybierz „Limity”.

• Kliknij przycisk „Poproś o zmianę”, aby złożyć wniosek.

• Administrator Twojej firmy jest automatycznie powiadamiany i może go przejrzeć.

• Zatwierdzenie lub odrzucenie wniosku będzie widoczne w aplikacji, co sprawia, że proces jest szybki i przejrzysty.

Z poziomu panelu klienta administratorzy mogą:

• Przypisywać karty firmowe oraz zatwierdzać/odrzucać wnioski o karty.

• Modyfikować limity wydatków i uprawnienia dla pracowników lub działów.

• Monitorować wszystkie transakcje, faktury i rachunki w czasie rzeczywistym.

• Wykonywać przelewy IBAN bezpośrednio z konsoli.

• Pobierać raporty i przeglądać wykresy dotyczące wydatków z kart oraz ogólnych kosztów.

• Kontrolować i zarządzać całym procesem związanym z kartami firmowymi w jednym miejscu.

Jest to centrum zapewniające pełną widoczność i kontrolę nad wydatkami firmowymi.

Panel klienta daje administratorom pełną kontrolę nad kartami, uprawnieniami i strukturą zespołu.

• Zarządzanie kartami: Możesz przypisywać lub blokować karty, zatwierdzać/odrzucać nowe wnioski i ustalać indywidualne limity dla każdej karty.

• Uprawnienia i zasady wydatkowania: Zdefiniuj, co każdy pracownik może robić – na przykład, czy może dokonywać zakupów online, wypłat z bankomatu, czy przelewów IBAN.

• Grupy i działy: Możesz podzielić firmę na grupy (np. działy lub zespoły). Każda grupa może mieć własny proces zatwierdzania, limity kart, zasady dostępu do konta, a nawet ograniczenia widoczności historii transakcji.

• Procesy zatwierdzania: Wydatki mogą być kierowane do odpowiedniego działu, co zapewnia szybsze i bardziej przejrzyste zatwierdzanie.

• Monitorowanie i raportowanie: Administratorzy mogą przeglądać historie transakcji, pobierać szczegółowe raporty i śledzić wydatki w czasie rzeczywistym.

Dowiedz się więcej o tworzeniu i używaniu grup tutaj: Tworzenie grup w Sparados.

Tak. Panel klienta zapewnia wgląd w każdą transakcję pracownika w czasie rzeczywistym. Gdy tylko płatność zostanie dokonana, natychmiast pojawia się w systemie - wraz z załączonymi fakturami lub rachunkami, jeśli zostały dostarczone. Administratorzy mogą na bieżąco monitorować wydatki, filtrować je według pracownika, działu lub karty i podejmować natychmiastowe działania, takie jak zatwierdzanie, odrzucanie lub oznaczanie wydatków. Zapewnia to pełną kontrolę i przejrzystość nad wydatkami firmy przez cały czas.

Dzięki Sparados cały proces fakturowania - od wystawienia faktury po jej opłacenie - jest skracany i przyspieszany na każdym etapie. Średnio, cały ten proces przebiega 1,7 x szybciej w porównaniu z tradycyjnymi metodami.

Użytkownicy mogą wysyłać faktury i paragony natychmiast po transakcji, korzystając z dedykowanego adresu e-mail lub aplikacji mobilnej. Pliki są automatycznie dopasowywane do właściwej transakcji, konwertowane na format PDF i natychmiast widoczne w systemie. Następnie są one kierowane bezpośrednio do działu księgowości lub administracji w celu szybkiej akceptacji. Po zatwierdzeniu, wszystkie transakcje wraz z załącznikami są bezproblemowo przenoszone do zintegrowanych systemów księgowych (takich jak Saldeo, InFakt, Comarch Optima czy InsERT).

Sprawdź, jak zintegrować Sparados z systemem księgowym.

Każdy przesłany plik (wysłany mailem lub przez aplikację mobilną) jest automatycznie przypisywany do właściwej transakcji i konwertowany do standardowego formatu PDF. Zespół księgowy lub administracyjny ma do nich dostęp bezpośrednio z panelu webowego Sparados, gdzie transakcje i załączone dokumenty są przejrzyście zorganizowane i łatwe do wyszukania.

Ponieważ wszystko jest przechowywane w jednym miejscu, nie ma potrzeby ścigania papierowych dokumentów ani przeszukiwania e-maili - zespół księgowy ma zawsze dostęp do wszystkich faktur i paragonów w czasie rzeczywistym.

Dodatkowo, po zatwierdzeniu wydatków, dokumenty są synchronizowane ze zintegrowanymi systemami księgowymi (takimi jak Saldeo, InFakt, Comarch Optima, InsERT), co zapewnia płynny przepływ danych bez konieczności ich ręcznego wprowadzania.

Tak. Zarówno użytkownicy, jak i administratorzy mogą przypisywać faktury i transakcje do centrów kosztów w Sparados:

Użytkownicy mogą dodawać własne opisy do każdej transakcji lub faktury, co ułatwia śledzenie kosztów według projektu, zespołu lub działu.

Administratorzy mogą przypisać specjalne etykiety do kart firmowych. Wszystkie transakcje dokonane kartą z etykietą będą automatycznie zawierać tę informację w szczegółach transakcji. Jest to szczególnie przydatne, jeśli chcesz podzielić wydatki według działu lub jednostki biznesowej.

Więcej na temat tej funkcji możesz przeczytać w oficjalnym przewodniku: Przypisywanie etykiet do kart.

1. Usprawnione procesy i oszczędności kosztów

Sparados automatyzuje obsługę wydatków, pomagając firmom zoptymalizować wydatki biznesowe. Pozwala to zaoszczędzić zarówno czas (dzięki ograniczeniu procesów ręcznych), jak i pieniądze (poprzez minimalizację nieefektywności i błędów).

2. Przejrzystość i kontrola

Platforma zapewnia dyrektorom finansowym i menedżerom wgląd w wydatki firmy w czasie rzeczywistym. Ta przejrzystość pozwala na lepszy nadzór, zgodność z przepisami i szybszą reakcję na nieprawidłowe wydatki.

3. Zaawansowana analityka

Sparados zapewnia szczegółowy wgląd w wydatki pracowników i działów. Dzięki konfigurowalnym raportom i analizom firmy mogą podejmować decyzje oparte na danych, które poprawiają budżetowanie i planowanie finansowe.

Dzięki Sparados możesz przypisywać wydatki do kategorii, takich jak podróże, posiłki, materiały biurowe, oprogramowanie lub zwroty kosztów dla pracowników. Kategoryzacja ułatwia śledzenie wydatków, monitorowanie budżetów i przygotowywanie dokładnych raportów finansowych. Pomaga również zidentyfikować obszary działalności, które generują największe koszty, dzięki czemu można podejmować lepsze decyzje finansowe.

Jak ustawić etykiety dla kart, można sprawdzić tutaj.

Karty lunchowe to wirtualne przedpłacone karty płatnicze zbliżeniowe, które pracodawcy dają swoim pracownikom jako dodatek do posiłków. Zamiast bonów żywieniowych lub dodatków pieniężnych, pracownicy dostają co miesiąc środki na cyfrową kartę.

Wirtualna karta lunchowa działa jak zwykła karta płatnicza, ale można jej używać tylko do wydatków związanych z jedzeniem. Można ją łatwo dodać do portfeli mobilnych, takich jak Google Pay czy Apple Pay, co pozwala pracownikom szybko i bezpiecznie płacić za posiłki za pomocą smartfona lub smartwatcha.

Pracownicy mogą korzystać z karty w wielu różnych miejscach, w tym w restauracjach, food court'ach, usługach cateringowych, planach dietetycznych i platformach internetowych dostarczających posiłki. Dzięki temu jest to nowoczesna, elastyczna i korzystna podatkowo alternatywa dla tradycyjnych dodatków żywieniowych.

Korzyści dla pracodawców, którzy wydają karty lunchowe to:

• Oszczędności na składkach ZUS – zwolnienie ze składek ZUS do kwoty 450 zł miesięcznie na jednego pracownika. Rozwiązanie jest w pełni zgodne z przepisami i potwierdzone pozytywną interpretacją ZUS. Roczna oszczędność na ZUS dla pracodawcy wynosi niemal 1100 zł na każdym pracowniku (nawet do 1106 zł rocznie). Łączna oszczędność dla firmy i pracownika to ponad 2000 zł rocznie.

• Proste wdrożenie – bez papierologii i obsługi bonów; system jest cyfrowy.

• Silniejsza marka pracodawcy – oferowanie nowoczesnych, elastycznych świadczeń pomaga zatrzymać i zmotywować pracowników.

Dotacje na posiłki przekazywane za pośrednictwem wirtualnych kart lunchowych są zwolnione ze składek na ubezpieczenie społeczne do określonej kwoty miesięcznej (w przeszłości 190 PLN, obecnie 450 PLN).

Karta jest przeznaczona wyłącznie na zakup żywności, co zapewnia zgodność z przepisami.

Zwolnienie ma zastosowanie tylko wtedy, gdy środki są wykorzystywane na posiłki.

Karta firmowa to wydawane przez firmę narzędzie płatnicze – zazwyczaj wirtualne – wykorzystywane przez pracowników do pokrywania wydatków związanych z działalnością firmy. W odróżnieniu od tradycyjnych kart bankowych, karty firmowe Sparados stanowią część kompleksowego systemu zarządzania wydatkami. Pozwalają one firmom na:

• Ograniczenie wykorzystania kart do określonych celów (np. podróże, subskrypcje, paliwo).

• Automatyzację kategoryzacji wydatków i zapewnienie zgodności z przepisami.

• Monitorowanie wszystkich transakcji w czasie rzeczywistym i raportowanie ich administratorom firmy.

• Płynną integrację z systemami księgowymi.

Sparados oferuje szeroką gamę wirtualnych kart przeznaczonych do różnych celów, dostosowanych do różnych potrzeb biznesowych:

• Karty lunchowe – przedpłacone i zbliżeniowe, idealne do zakupu posiłków, zapewniające korzyści podatkowe dla pracodawców i roczne oszczędności dla pracowników.

• Karty bonusowe/podarunkowe – elastyczne karty na dodatkowe korzyści, takie jak zakupy, karnety na siłownię lub bilety do kina.

• Karty abonamentowe – przeznaczone do płatności cyklicznych, takich jak licencje na oprogramowanie, powiązane z konkretnymi dostawcami.

• Karty jednorazowe – karty jednorazowego użytku przeznaczone na wydatki takie jak opłaty konferencyjne lub szkolenia, automatycznie dezaktywowane po użyciu.

• Karty ogólnego przeznaczenia – przeznaczone na codzienne lub nieprzewidziane wydatki, z pełną widocznością i możliwością śledzenia.

• Karty z ograniczeniami handlowymi – karty ograniczone do określonych kategorii handlowych, takich jak transport, apteki lub stacje benzynowe.

Wszystkie karty Sparados można spersonalizować, umieszczając na nich logo i projekt firmy, za jednorazową opłatą projektową.

Sparados to nowoczesna platforma finansowa do zarządzania wydatkami, która znacznie skraca cały proces rozliczania wydatków. Od momentu wydania karty firmowej – co zajmuje zaledwie kilka sekund – pracownicy mogą natychmiast uzyskać do niej dostęp w aplikacji i dodać ją do Apple Wallet lub Google Wallet. Po dokonaniu zakupu transakcja jest rejestrowana w czasie rzeczywistym.

Użytkownicy mogą następnie zeskanować fakturę lub przesłać ją na dedykowany adres e-mail. System automatycznie przetwarza dokument: jest on oznaczany, opisywany i przygotowywany do księgowania, a następnie wysyłany bezpośrednio do działu finansowego.

Ta kompleksowa automatyzacja zastępuje żmudne czynności ręczne płynnym cyfrowym przepływem pracy. Średnio firmy korzystające z Sparados oszczędzają równowartość 10 pełnych dni roboczych w swoich zespołach – w tym księgowości, zarządzaniu i sprzedaży – w porównaniu z ręcznym rozliczaniem wydatków.

Oprócz automatyzacji, Sparados umożliwia firmom wydawanie wirtualnych kart firmowych, kontrolowanie wydatków pracowników w czasie rzeczywistym oraz centralizację rozliczeń, fakturowania i raportowania w jednej platformie. Eliminuje to papierkową robotę, przyspiesza cykle zamknięcia miesiąca i zapewnia kierownictwu finansowemu pełną widoczność i kontrolę nad wydatkami firmy.

Tak. Bezpieczeństwo jest fundamentem działalności Sparados.

Wiarygodna podstawa finansowa – Sparados obsługuje już ponad 100 klientów na całym świecie i współpracuje z Quicko, licencjonowaną instytucją finansową. Quicko jest regulowaną instytucją płatniczą podlegającą nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego (KNF), posiadającą numer licencji IP52/2021.

Nasz partner – Verestro zapewnia platformę technologiczną, a Quicko zajmuje się regulowanymi operacjami finansowymi. Quicko jest oficjalnym partnerem Mastercard, co gwarantuje niezawodność i zgodność z międzynarodowymi standardami.

Ochrona płatności – każda karta Sparados jest objęta programem bezpieczeństwa Mastercard, który zapewnia użytkownikom dostęp do narzędzi takich jak ochrona tożsamości i monitorowanie oszustw. Więcej informacji można znaleźć lub zarejestrować się tutaj: Program bezpieczeństwa Mastercard.

Tokenizacja i szyfrowanie – wszystkie płatności są w pełni tokenizowane i cyfrowe, co oznacza, że poufne dane karty nigdy nie są ujawniane.

Sparados wyróżnia się szybkością, automatyzacją i elastycznością. Możesz wydać firmowe karty wirtualne w zaledwie 5 sekund, kontrolować wydatki w czasie rzeczywistym i zautomatyzować cały przepływ wydatków – od skanowania faktur po wysyłanie ich do księgowości. W porównaniu z procesami ręcznymi firmy oszczędzają około 10 pełnych dni pracy w różnych zespołach.

W przeciwieństwie do wielu dostawców, Sparados oferuje również lokalne korzyści, takie jak karty lunchowe z ulgami podatkowymi, natychmiastowe przelewy środków dla zespołów sprzedaży za granicą oraz płynną integrację z systemami ERP/księgowymi. Wszystko to za prostą, przejrzystą opłatą w wysokości 1 euro za użytkownika miesięcznie po pierwszych 5 użytkownikach.

1. W celu wydawania kart w systemie, konieczne jest wcześniejsze ustawienie limitu na rachunku. Jest to niezbędne do wydawania kart.

2. Po pierwszym zalogowaniu do systemu, zostaniesz zapytany o ustawienie limitu na rachunku. Możesz kliknąć w link, który przeniesie Cię do odpowiedniej zakładki.

3. Ustawienie limitu na rachunku można również wykonać ręcznie, klikając w zakładkę „Zarządzanie”, a następnie w „Grupy”.

4. Wybierz grupę, dla której chcesz ustawić limit. Jeśli chcesz ustawić limit globalny, wybierz nazwę firmy.

5. Następnie kliknij niebieski przycisk „Ustaw limit”, a następnie wybierz rachunek, dla którego chcesz dodać limit.

6. Podaj limit grupowy - jest to maksymalny limit wydatków na kartę w wybranej grupie na danym rachunku.

7. Limit wystawianych kart - jest to opcjonalny limit, który pozwala na ograniczenie liczby wydawanych kart.

8. Kliknij przycisk „Zapisz”, aby zatwierdzić wprowadzone zmiany.

Zachęcamy do przestrzegania powyższej instrukcji w celu zapewnienia szybkiego i sprawnego doładowania konta w systemie Sparados. W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, skontaktuj się z obsługą klienta Sparados.

Aby przypisać nową kartę należy wybrać opcję "przypisz kartę" znajdującą się na stronie głównej lub ekranie listy kart.

https://corporate.sparados.com/home/bc/cards/assign-card

Wydanie karty następuje po uzupełnieniu kilku informacji, podzielonych na sekcje.

Typ karty - wybranie rodzaju zastosowania karty. Typ karty odpowiada za szczególne działanie karty w ujęciu ograniczeń lub zarządzania budżetem. Dane posiadacza karty - wybranie istniejącego lub dodanie do systemu nowego pracownika, który odbierze kartę. Pracownik dołącza do systemu dopiero w momencie rejestracji, a nie wysłania zaproszenia.

Dla użytkowników z listy wybranie użytkownika odbywa się poprzez wyszukiwanie z istniejących. Dla nowego użytkownika, należy podać jego numer telefonu wraz z prefiksem kraju oraz adres email. Zostaną na nie wysłane dwa kody aktywacyjne karty.

Zarówno pracownik wcześniej zarejestrowany jak i zapraszany, będą musieli aktywować kartę na swoim koncie.

Limity karty - określa finansowe ograniczenia karty.

Konto - wskazuje konto płatnicze na którym będą rozliczane transakcje wykonane wydawaną kartą

Kwota całkowita - określa ilość środków które będzie można wykorzystać przy transakcjach kartą. Dla pracownika używającego karty, kwota będzie tożsama ze "stanem konta dla karty". Pracownik będzie mógł wnioskować o zwiększenie limitu dla danej karty XXX--link---XXX.

Data rozpoczęcia - punkt w czasie od którego pracownik będzie mógł uzywać karty do płatności. Pracownik może aktywować kartę w portfelu przed tą datą, jednak karta będzie ona widoczna w portfelu jako nieaktywna, do momentu nastąpienia "daty rozpoczęcia".

Data zakończenia - data po której karta zostanie odłączona od konta pracownika. Po tym czasie karta nie będzie dostępna do płatności.

Dodatkowe limity

Limit ogólny - ograniczenie kwotowo-okresowe. Pracownik nie będzie mógł w danym okresie wykorzystać większej ilości środków niż zadane przy wydaniu karty. Limit płatności online - wyłączenie możliwości zakupów e-commerce daną kartą lub ograniczenie kwotowo-okresowe dla transakcji tego typu. Limit wypłat z bankomatu - wyłączenie możliwości wypłat gotówki w bankomacie lub ograniczenie kwotowo-okresowe dla transakcji tego typu. Limit transakcji zagranicznych - wyłączenie możliwości zakupów w walucie innej niż domyślna waluta konta lub ograniczenie kwotowo-okresowe dla transakcji tego typu. Limit jest ustanawiany w walucie konta i ograniczenia

Limity okresowe działają przez zadany czas od momentu wydania karty. Przykładowo - jeśli karta zostanie wydana w poniedziałek o godzinie 11:00, będzie działać do następnego poniedziałku do godziny 10:59:59; jeśli limit jest miesięczny, a karta została wydana 15 lutego o 13:00, będzie działać do 15 marca o 12:59:59.

Atrybuty karty Możliwość wybrania jednego z wcześniej skonfigurowanych wizerunków kart (visuali). Możliwość wprowadzenia własnej nazwy karty, widocznej później w aplikacji pracownika przy danej karcie.