Rozliczenia
i fakturowanie

Dzięki Sparados cały proces fakturowania - od wystawienia faktury po jej opłacenie - jest skracany i przyspieszany na każdym etapie. Średnio, cały ten proces przebiega 1,7 x szybciej w porównaniu z tradycyjnymi metodami.

Użytkownicy mogą wysyłać faktury i paragony natychmiast po transakcji, korzystając z dedykowanego adresu e-mail lub aplikacji mobilnej. Pliki są automatycznie dopasowywane do właściwej transakcji, konwertowane na format PDF i natychmiast widoczne w systemie. Następnie są one kierowane bezpośrednio do działu księgowości lub administracji w celu szybkiej akceptacji. Po zatwierdzeniu, wszystkie transakcje wraz z załącznikami są bezproblemowo przenoszone do zintegrowanych systemów księgowych (takich jak Saldeo, InFakt, Comarch Optima czy InsERT).

Sprawdź, jak zintegrować Sparados z systemem księgowym.

Każdy przesłany plik (wysłany mailem lub przez aplikację mobilną) jest automatycznie przypisywany do właściwej transakcji i konwertowany do standardowego formatu PDF. Zespół księgowy lub administracyjny ma do nich dostęp bezpośrednio z panelu webowego Sparados, gdzie transakcje i załączone dokumenty są przejrzyście zorganizowane i łatwe do wyszukania.

Ponieważ wszystko jest przechowywane w jednym miejscu, nie ma potrzeby ścigania papierowych dokumentów ani przeszukiwania e-maili - zespół księgowy ma zawsze dostęp do wszystkich faktur i paragonów w czasie rzeczywistym.

Dodatkowo, po zatwierdzeniu wydatków, dokumenty są synchronizowane ze zintegrowanymi systemami księgowymi (takimi jak Saldeo, InFakt, Comarch Optima, InsERT), co zapewnia płynny przepływ danych bez konieczności ich ręcznego wprowadzania.

Tak. Zarówno użytkownicy, jak i administratorzy mogą przypisywać faktury i transakcje do centrów kosztów w Sparados:

Użytkownicy mogą dodawać własne opisy do każdej transakcji lub faktury, co ułatwia śledzenie kosztów według projektu, zespołu lub działu.

Administratorzy mogą przypisać specjalne etykiety do kart firmowych. Wszystkie transakcje dokonane kartą z etykietą będą automatycznie zawierać tę informację w szczegółach transakcji. Jest to szczególnie przydatne, jeśli chcesz podzielić wydatki według działu lub jednostki biznesowej.

Więcej na temat tej funkcji możesz przeczytać w oficjalnym przewodniku: Przypisywanie etykiet do kart.

Sparados usprawnia cały proces rozliczania i informowania pracowników na każdym etapie:

• Szybkie przesyłanie – pracownicy mogą błyskawicznie przesyłać faktury i paragony e-mailem lub za pomocą aplikacji mobilnej od razu po dokonaniu zakupu.

• Automatyczne przetwarzanie – pliki są automatycznie dopasowywane do właściwej transakcji, konwertowane do formatu PDF i udostępniane w systemie bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.

• Powiadomienia w czasie rzeczywistym – pracownicy otrzymują powiadomienia, gdy ich wydatek zostanie zatwierdzony lub gdy potrzebne są dodatkowe informacje, co ogranicza zbędną komunikację.

• Przyspieszona akceptacja – zespół księgowy lub administracyjny może weryfikować, zatwierdzać i rozliczać wydatki w jednym miejscu. Średnio skraca to cały proces o 1,7x w porównaniu z tradycyjnymi metodami.

• Płynna integracja – po zatwierdzeniu wydatki trafiają bezpośrednio do zintegrowanych systemów księgowych (np. Saldeo, InFakt, Comarch Optima, InsERT), co zapewnia szybkie i dokładne rozliczenie.

Tak. Pracownicy mogą przesyłać paragony i faktury z podróży (hotele, taksówki, posiłki, paliwo) za pomocą aplikacji mobilnej, a Sparados automatycznie przypisuje je do odpowiednich transakcji. Wydatki mogą być oznaczane tagami centrów kosztów, szybko zatwierdzane przez księgowość i eksportowane do zintegrowanych systemów. Dodatkowo, pracownicy otrzymują powiadomienia o statusie, co sprawia, że rozliczanie podróży służbowych jest szybkie i przejrzyste.