Panel administracyjny dla firm zatrudniających od 20 do 100 pracowników
- Igor Klimkowicz
- 2 dni temu
- 7 minut(y) czytania
Dzień 1
Pierwszym krokiem, jaki powinieneś wykonać, jest ustalenie głównego limitu konta – bez tego nie będzie możliwe przypisanie żadnej karty. Podczas pierwszego logowania zobaczysz powiadomienie z prośbą o ustawienie tego limitu. Główny limit konta określa maksymalną kwotę wydatków, jaką można przypisać do każdej nowej karty w systemie. Limit ten obowiązuje na rachunku głównym i jest wspólny dla wszystkich administratorów.
Limit grupowy
– jest to maksymalna kwota na którą będziesz mógł wystawiać karty, jest to wyłącznie ograniczenie dla administratorów portalu. Ustaw ją na kwotę równą rocznych wydatków służbowych, które teraz ponosisz. Zawsze możesz zmienić ją w edycji. Zazwyczaj Limit Kart jest pomijany - oznacza on maksymalną ilość kart do wydania przez administrację - jednak jeżeli zatrudniasz bliżej stu pracowników limit może ci się przydać by mieć kontrolę nad poszczególnymi grupami.
Po tym kroku możesz już zacząć wydawać karty płatnicze.
Jak dodać nowego administratora do platformy?
Gdy twoja firma potrzebuje więcej niż jednego administratora na panelu, który będzie przypisywał karty i kontrolował wydatki - dodaj go za pomocą funkcji DODAJ PRACOWNIKA. W przypadku większych firm, najczęstszy układ ról to: jeden administrator korporacji, od 5-6 managerów korporacji, którzy nie mogą zmieniać limitów, ale mogą wydawać karty płatnicze (tzw. głowy zespołów) oraz 2-3 osoby, które nie mogą wydawać kart płatniczych, ale mają wgląd na wszystkie transakcje w danej grupie i podgrupach oraz mogą generować raporty. Przeczytaj poradnik by dowiedzieć się jaką przypisać im rolę: Jak dodać nowego administratora do platformy?
Jak stworzyć hierarchię grupową w Sparados?
Na platformie Sparados możesz utworzyć grupy dla swoich administratorów w odpowiednich działach, kontrolować wydatki i limity poszczególnych grup oraz
ograniczyć widoczność platformy. Ta funkcjonalność ułatwi Ci kontrolę nad wydatkami służbowymi oraz akceptacją limitu na kartach. Jeżeli chcesz się dowiedzieć dokładnie jak to działa oraz jakie role możesz przypisywać swoim administratorom - przeczytaj przykład z następującego poradnika:
Dokładną instrukcję znajdziesz tutaj: Jak stworzyć nową grupę w Sparados?
Przykład:
Firma „Verestro” zatrudnia 150 pracowników, z czego 43 korzysta z kart firmowych do realizacji zakupów. Firma posiada trzy rachunki płatnicze:
Jeden w EUR – przeznaczony do płatności zagranicznych.
Dwa w PLN: jeden do wydatków administracyjnych oraz zespołowych - administracyjny PLN, drugi do wydatków związanych ze sprzedażą i podróżami służbowymi - podróż PLN
Limity górne na główną grupę Verestro:
Rachunek w EUR - 20 000 EUR
Rachunki w PLN
administracyjny PLN - 200 000 PLN
podróż PLN - 100 000
Grupy administratorów i ich limity:
Sprzedaż podgrupa głównej grupy Verestro (cały zespół sprzedażowy liczy 20 osób/dwóch administratorów (HOS)):
Wykorzystanie kart w podróżach służbowych oraz płatnościach za klientów.
Dostęp do rachunków w EUR i PLN.
Limit: podróż PLN 60 000 PLN oraz 10 000 EUR.
Krajowa podgrupa grupy Sprzedaż (8 osób w zespole/1 dyrektor sprzedaży na Polskę):
Limit: podróż PLN 40 000 PLN, brak dostępu do rachunku w EUR.
Zagraniczna podgrupa grupy Sprzedaż (12 osób w zespole/1 dyrektor sprzedaży na zagranice):
Limit: 5 000 EUR, brak dostępu do rachunków w PLN.
Project Managerowie podgrupa grupy Verestro (20 osób w zespole/1 dyrektor):
Wydatki związane z project managerami (integracje, sprzęt komputerowy, wyjścia z klientami)
administracyjny PLN - 20 000 PLN
HR podgrupa grupy Verestro (5 osób w zespole/1 administrator):
Zakupy związane z zaopatrzeniem biura
administracyjny PLN - 30 000 PLN
Scrum Masterzy podgrupa grupy podgrupa grupy Verestro (6 osób/1 dyrektor Scrum Masterów):
Zakupy na potrzeby wewnętrzne zespołów, organizacja eventów itp.
administracyjny PLN - 25 000PLN
IT podgrupa grupy Verestro 50 osoby/):
Subskrypcje usług chmurowych, infrastruktura IT.
administracyjny 100 000 PLN
Przykład
Admin grupy "Sprzedaż" potrzebuje karty o limicie 6000EUR. Wysyła prośbę o jej wydanie. Limit przekracza jednak limit grupowy 5000 EUR, dlatego prośba o wydanie takiej karty trafi do najwyższego administratora z grupy wyżej, czyli do grupy Verestro, który będzie musiał ją zaakceptować.
Jak przypisać kartę?
Po wejściu na zakładkę strona główna lub karty kliknij przycisk PRZYPISZ KARTĘ, zobaczysz formularz, który pozwoli Ci na wygenerowanie karty w ciągu kliku sekund.
W sekcji DANE POSIADACZA KARTY wpisz dane pracownika, któremu chcesz wydać kartę. Do odbioru karty potrzebny jest unikalny numer telefonu oraz adres email. Pozwolą one na bezpieczne dostarczenie. karty wirtualnej do pracownika.
Wybierz konto oraz ustaw limity kartowe
(Jeśli na rachunku brakuje środków, płatność nie zostanie zrealizowana – terminal najpierw sprawdza limit karty, a potem stan konta; transakcja zostanie zaakceptowana tylko wtedy, gdy obie te wartości są wyższe od kwoty płatności)
– w zakładce DODATKOWE LIMITY możesz ustawić limity czasowe (dzienny, tygodniowy, miesięczny), tutaj możesz ograniczyć wypłacanie pieniędzy z bankomatu lub płatności online.
Wybierz wzór karty i nadaj jej nazwę, te dane będą widoczne dla pracownika w aplikacji mobilnej/webowej oraz w portfelu apple/google.
Jeżeli korzystasz z platformy Sparados do zarządzania firmą liczącą do 100 osób, sekcja ETYKIETY może okazać się pomocna przy podziale pracowników na departamenty. Po nadaniu etykiety zostanie ona zapamiętana i będzie dostępna do wyboru podczas przypisywania kolejnej karty. Możesz korzystać z tego mechanizmu w dowolny sposób tak, aby jak najłatwiej odnaleźć się podczas późniejszych rozliczeń.
Nasi klienci stosują na przykład etykiety takie jak: „Warszawa”, „Lunch” lub „Wyjazd”.
KATEGORIE WYDATKÓW mogą się okazać równie przydatne. Możesz wydać karty pracownikom do wykorzystania tylko w konkretnych miejscach lub blokować dostęp do niektórych sklepów. Dowiedz się jak to dokładnie działa: Merchant Category Code - Co to jest i jak działa?
Po potwierdzeniu wszystkich danych kliknij przycisk ZAPISZ
Gratulacje!! Twoja karta jest gotowa do odebrania przez pracownika na jego adresie email. Życzymy przyjemnego użytkowania!
Jak odebrać kartę Sparados?
Nie musisz być administratorem abyś miał przypisaną kartę w Sparados! - Jeżeli Twój administrator przypisał ci kartę będzie ona do odebrania poprzez wiadomość email, którą otrzymasz w momencie przypisania. Aktywacja karty bez aplikacji
Kartę po przypisaniu możesz łatwo dodać do swojego portfela Apple lub Google. Wystarczy, że naciśniesz odpowiedni przycisk.
Jak zasilić konto Sparados?
Kolejną bardzo istotną rzeczą będzie zasilenie Twojego konta. Skoro posiadasz już kartę - potrzebujesz środków do wydania. Aby zasilić konto wystarczy jeden przelew. Dowiedz się dokładnie jak to zrobić: Jak zasilić rachunek/kartę w Sparados?
Jak zintegrować swój system księgowy z Sparados?
Umożliwiamy bezproblemową wymianę dokumentów z Twoim obecnym systemem księgowym! Wielu klientów otrzymuje faktury lub paragony z transakcji bezpośrednio na maila. Dzięki naszej integracji możesz taki e-mail po prostu przekazać dalej – prosto do swojej platformy księgowej. Przeczytaj więcej o tej funkcjonalności: Jak zintegrować swój system księgowy z Sparados?
Dzień 5
Jeżeli korzystasz ze Sparados już prawie tydzień jest to idealny moment byś zaczął upraszczać i przyspieszać procesy w Twojej firmie.
Jak Twoi pracownicy powinni opisywać i dodawać paragony/faktury do transakcji?
Bardzo przydatną funkcjonalnością okazuje się dodawanie paragonów do transakcji w aplikacji Sparados. Zdjęcia faktur są automatycznie przycinane oraz formatowane do PDF z zastosowaniem OCR. Proces, który niegdyś musiał przejść przez księgową i zostać fizycznie zaakceptowany trwa teraz zaledwie kilkanaście sekund.
Dowiedz się dokładnie jak to zrobić: Jak szybko dodać fakturę do transakcji?
Przykład: Verestro
W firmie Verestro nie ma już potrzeby dostarczania papierowych dokumentów przy rozliczaniu delegacji ani wydatków służbowych. Od momentu wdrożenia naszej usługi pracownicy mają obowiązek wykonania zdjęcia faktury lub paragonu zaraz po jego otrzymaniu. Jeśli nie spełnią tego wymogu w ciągu 6 dni od dokonania zakupu, ich karta zostaje zablokowana
.
Jak zrobić pierwszy przelew z rachunku w Sparados?
Możesz zrealizować cztery typy przelewów przez Sparados:
ELIXIR, ELIXIR EXPRESS, INTERNAL oraz SEPA. Wybierz konto, z którego chcesz zrobić przelew, wpisz dane, wyślij środki. To mniej niż trzy minuty!
Dowiedz się więcej: Jak wysłać przelew przez Sparados?
Jak zapisać odbiorcę w systemie?
Jeśli za pomocą naszego systemu planujesz wykonywać regularne przelewy, warto skorzystać z funkcji zapisywania odbiorców. Dzięki niej szybciej i wygodniej zrealizujesz przelewy do tych samych osób lub firm, zwłaszcza gdy wykonujesz je kilka razy w miesiącu. Dane zapisanego odbiorcy automatycznie pojawią się podczas kolejnych przelewów.
Jak wygenerować potwierdzenie transakcji?
Jeżeli wykonałeś już parę transakcji i potrzebujesz potwierdzenia - wygeneruj je zaledwie jednym przyciskiem.
Jak poprosić o zwiększenie limitu?
Do końca wypożyczenia karty masz możliwość poprosić administratora o zwiększenie limitu na karcie w sytuacji, gdy obecny limit nie jest wystarczający na bieżące wydatki. Pamiętaj, że nowy limit zostanie pomniejszony o już zrealizowane wydatki!
Jak zwiększyć limit na karcie?
Opcja zmiany limitu jest przeznaczona wyłącznie dla administratora na panelu! Jeżeli już wiesz, że twój pracownik potrzebuje mieć zwiększony lub obniżony limit na swojej karcie nie musisz czekać na jego prośbę. Zmień limit wybierając kartę i naciskając edytuj.
Jak dodać dokumenty do Sparados?
Na platformie Sparados możesz dodać swoje faktury i paragony w łatwy sposób do sekcji dokumentów. Wystarczy przeciągnąć właściwy plik!
Jak przypomnieć o dodaniu faktury?
W przypadku, gdy Twoi pracownicy zalegają z dodaniem faktur do transakcji, możesz przypomnieć im o tym bezpośrednio z poziomu aplikacji.Wejdź w zakładkę Historia transakcji, a następnie dodaj filtry czasowe, tak aby przypomnienie zostało wysłane do wszystkich użytkowników, którzy w danym okresie nie dodali jeszcze załącznika do transakcji.
Powiadomienie zostanie automatycznie wysłane do wszystkich osób zalegających z fakturami.
Dzień 30
Koniec miesiąca - przyszedł czas rozliczeń. Ze Sparados jest to dużo prostsze i szybsze.
Jak wygenerować wyciąg z konta?
W Sparados możesz wygenerować wyciąg z całego konta z wybranego okresu. Określ przedział czasowy i naciśnij generuj. Wyciąg znajdziesz w zakładce konta -> wyciągi. Jak wygenerować wyciąg z konta?
Jak stworzyć raport transakcji?
Jeżeli szukasz raportu z transakcji zawierającego wszystkie faktury i paragony, wygeneruj raport transakcji. Możesz to zrobić w zakładce Historia transakcji lub na stronie szczegółów karty. Wygenerowane raporty znajdziesz w zakładce Reports.
Jak ustawić powiadomienie o niskim stanie salda?
Nigdy nie pomiń sytuacji gdzie saldo na twoim koncie jest niższe niż przewidywałeś! Ustaw powiadomienie, gdy kwota spadnie poniżej oczekiwanego progu. Jak ustawić powiadomienie o niskim stanie salda?
Jak zatwierdzić fakturę do transakcji?
Faktury dodane do transakcji są zapisywane w panelu administracyjnym, w bazie danych dokumentów. Gdy faktura zostanie przesłana na dedykowany adres e-mail, narzędzie AI automatycznie rozpoznaje kwotę oraz datę transakcji, a następnie przyporządkowuje ją do odpowiedniej transakcji.
Jako administrator musisz jedynie nacisnąć przycisk „Zaakceptuj”, jeśli wszystkie dane są poprawne.. Jak zatwierdzić fakturę do transakcji?
Przykład: Verestro
Jedna z administratorek działu HR chce przypisać kartę lunchową nowemu pracownikowi z działu marketingu. W panelu wpisuje dane pracownika: imię, adres e-mail oraz numer telefonu. Ustala dla niego indywidualny limit całkowity w wysokości 9 600 PLN (12 × 800, ponieważ karta ma być wydana na rok) oraz limit miesięczny na poziomie 800 PLN/miesiąc. Dodatkowo ogranicza kategorię wydatków wyłącznie do restauracji i sklepów spożywczych. W sekcji etykiet dodaje tag „lunch” i wysyła kartę.
Pracownik, któremu została przypisana karta, nie ma dostępu do panelu administracyjnego, jednak otrzymuje wiadomość e-mail z informacją o nowo przydzielonej karcie oraz linkiem do jej aktywacji w aplikacji webowej lub mobilnej. Po kliknięciu w link (lub po pobraniu aplikacji mobilnej) ustala własne hasło oraz czterocyfrowy PIN, a następnie zostaje przekierowany bezpośrednio do swojego profilu, gdzie od razu widzi nowo dodaną kartę. Może nią płacić wyłącznie w restauracjach i sklepach spożywczych.
Jeśli spróbuje dokonać zakupu w innym rodzaju sklepu, system automatycznie wykryje taką transakcję i zablokuje płatność.
