Адміністративна панель для компаній з кількістю співробітників від 50 до 200 осіб
- Michał Stachera
- 20 січ.
- Читати 7 хв
Що вам потрібно зробити:
День 1
Перший крок, який вам слід зробити, це встановити ліміт основного рахунку – без цього не можна буде призначити жодні картки. Під час першого входу ви побачите сповіщення із проханням встановити цей ліміт. Ліміт основного рахунку визначає максимальну суму витрат, яку можна призначити кожній новій картці в системі. Цей ліміт застосовується до основного рахунку та є спільним для всіх адміністраторів.
Ліміт групи
– Це максимальна сума, на яку ви зможете видавати картки; це обмеження виключно для адміністраторів порталу. Встановіть її на суму, що дорівнює вашим поточним річним бізнес-витратам. Ви завжди можете змінити її пізніше в налаштуваннях редагування. Зазвичай Ліміт карток ігнорується – він вказує на максимальну кількість карток, які може видавати адміністрація, проте, якщо у вас працює ближче до ста співробітників, цей ліміт може бути корисним для контролю окремих груп.
Після цього кроку ви вже можете розпочати випуск платіжних карток.
Як додати нового адміністратора до платформи
Якщо вашій компанії потрібно більше одного адміністратора на панелі для призначення карток та контролю витрат, додайте їх за допомогою функції ДОДАТИ СПІВРОБІТНИКА .
У великих компаніях найпоширеніша структура ролей така: один корпоративний адміністратор, 5–6 корпоративних менеджерів, які не можуть змінювати ліміти, але можуть видавати платіжні картки (так звані керівники команд), 2–3 особи, які не можуть видавати платіжні картки, але мають доступ до всіх транзакцій у межах заданої групи та підгруп і можуть генерувати звіти.
Прочитайте посібник, щоб дізнатися, яку роль їм призначити: Як додати нового адміністратора до платформи?
Як створити ієрархію груп у Sparados
На платформі Sparados ви можете створювати групи для своїх адміністраторів у відповідних відділах, контролювати витрати та ліміти кожної групи, а також обмежувати видимість платформи. Ця функціональність допоможе вам керувати бізнес-витратами та затвердженням лімітів карток.
Якщо ви хочете дізнатися, як саме це працює та які ролі ви можете призначити своїм адміністраторам, прочитайте приклад у наступному посібнику:
Детальні інструкції можна знайти тут: Як створити нову групу в Sparados?
Приклад:
У компанії «Verestro» працює 150 осіб, з яких 43 використовують корпоративні картки для здійснення покупок. Компанія має три платіжні рахунки:
Один у євро – призначений для міжнародних платежів.
Два у злотих:
Адміністративні злоті – на адміністративні та командні витрати
Подорожні злоті – для витрат, пов’язаних із продажами та діловими поїздками
Верхні межі для основної групи Verestro:
Рахунок у євро – 20 000 євро
Рахунки в злотих:
Адміністративні злотих – 200 000 злотих
Подорож – 100 000 злотих
Групи адміністраторів та їхні обмеження:
Продажі – Підгрупа основної групи Verestro (Уся команда з продажу: 20 осіб / 2 адміністратори (HOS))
Використання карток для ділових поїздок та розрахунків з клієнтами.
Доступ до рахунків у євро та злотих.
Ліміт: Подорож 60 000 злотих та 10 000 євро
Внутрішній ринок – підгрупа продажів (8 осіб у команді / 1 директор з продажу для Польщі)
Ліміт: Подорож 40 000 злотих
Немає доступу до рахунку в євро
Міжнародний – Підгрупа продажів (12 осіб у команді / 1 директор з міжнародних продажів)
Ліміт: 5000 євро
Немає доступу до рахунків у злотих
Керівники проектів – підгрупа Verestro (20 осіб у команді / 1 директор)
Витрати, пов'язані з керівниками проектів (інтеграції, комп'ютерне обладнання, виїзди до клієнтів)
Адміністративні злотих – 20 000 злотих
HR – Підгрупа Verestro (5 осіб у команді / 1 адміністратор)
Закупівля канцелярського приладдя
Адміністративні злотих – 30 000 злотих
Scrum Masters – підгрупа Verestro (6 осіб / 1 директор Scrum Masters)
Закупівлі для внутрішніх потреб команди, організації заходів тощо.
Адміністративні злотих – 25 000 злотих
ІТ – Підгрупа Verestro (50 осіб)
Підписки на хмарні сервіси, ІТ-інфраструктура
Адміністративні злотих – 100 000 злотих
Приклад
Адміністратору групи «Продажі» потрібна картка з лімітом 6000 євро. Він подає запит на випуск. Однак ліміт перевищує груповий ліміт у 5000 євро, тому запит надсилається адміністратору найвищого рівня з батьківської групи, Verestro, який має його схвалити.
Як призначити картку
Доступ до форми призначення картки. На вкладці «Головна» або «Картки» натисніть кнопку «ПРИЗНАЧИТИ КАРТКУ» . Ви побачите форму, яка дозволить вам створити картку за лічені секунди.
Введіть дані власника картки. У розділі ІНФОРМАЦІЯ ПРО ВЛАСНИКА КАРТКИ введіть дані співробітника, який отримає картку. Для безпечної доставки віртуальної картки співробітнику потрібні унікальний номер телефону та адреса електронної пошти.
Виберіть обліковий запис та встановіть ліміти картки
Якщо балансу на рахунку недостатньо, платіж не буде оброблено – термінал спочатку перевіряє ліміт картки, а потім баланс рахунку. Транзакцію схвалюють, лише якщо обидва значення перевищують суму платежу.
На вкладці ДОДАТКОВІ ЛІМІТИ ви можете встановити часові ліміти (добові, тижневі, щомісячні). Тут ви можете обмежити зняття коштів у банкоматах або онлайн-платежі.
Виберіть дизайн картки та ім'я. Ці дані будуть видимі для співробітника в мобільному/веб-додатку та в Apple/Google Wallet.
Використовуйте мітки для організації співробітників. Якщо ви використовуєте Sparados для управління компанією з кількістю співробітників до 100, розділ МІТКИ може допомогти організувати співробітників за відділами. Після призначення мітки вона буде збережена та доступна для вибору під час призначення майбутніх карток. Мітки можна використовувати гнучко для спрощення відстеження витрат у майбутньому.
Приклади: «Варшава», «Обід» або «Відрядження».
Категорії витрат Категорії витрат також можуть бути корисними. Ви можете видавати картки для використання лише в певних місцях або блокувати доступ до певних магазинів. Дізнайтеся більше тут: Код категорії продавця – що це таке та як він працює
Збережіть картку. Після підтвердження всіх даних натисніть кнопку ЗБЕРЕГТИ .
Вітаємо! Ваша картка готова, її може отримати співробітник на свою електронну адресу. Насолоджуйтесь нею!
Як отримати картку Sparados
Вам не потрібно бути адміністратором, щоб отримати картку в Sparados! Якщо ваш адміністратор призначив вам картку, ви отримаєте електронний лист у момент призначення. Активація картки без застосунку
Після призначення ви можете легко додати картку до свого Apple або Google Wallet. Просто натисніть відповідну кнопку.
Як поповнити свій рахунок Sparados
Наступний важливий крок – поповнення рахунку. Оскільки у вас вже є картка, вам потрібні кошти для витрат. Щоб поповнити рахунок, достатньо одного переказу. Дізнайтеся, як саме це зробити, тут: Як поповнити рахунок/картку в Sparados?
Як інтегрувати вашу бухгалтерську систему зі Sparados
Ми забезпечуємо безперебійний обмін документами з вашою існуючою бухгалтерською системою! Багато клієнтів отримують рахунки-фактури або квитанції про транзакції безпосередньо електронною поштою. Завдяки нашій інтеграції ви можете просто пересилати такий електронний лист безпосередньо на вашу бухгалтерську платформу. Дізнайтеся більше про цю функцію тут: Як інтегрувати вашу бухгалтерську систему зі Sparados?
День 5
Якщо ви користуєтеся Sparados майже тиждень, зараз саме час почати спрощувати та пришвидшувати процеси у вашій компанії.
Як ваші співробітники повинні описувати та додавати квитанції/рахунки-фактури до транзакцій
Дуже корисною функцією є додавання квитанцій до транзакцій у застосунку Sparados. Фотографії рахунків-фактур автоматично обрізаються та форматуються у PDF-файли за допомогою оптичного розпізнавання символів (OCR). Процес, який раніше мав проходити через бухгалтера та фізично затверджуватися, тепер займає лише кілька секунд.
Дізнайтеся, як саме це зробити, тут: Як швидко додати рахунок-фактуру до транзакції?
Приклад: Верестро
У Verestro більше немає потреби подавати паперові документи для відряджень або відшкодування витрат. З моменту впровадження нашої послуги співробітники зобов'язані одразу після отримання сфотографувати рахунок-фактуру або квитанцію. Якщо вони не зроблять цього протягом 6 днів з моменту здійснення покупки, їхня картка блокується.
.
Як зробити свій перший переказ з рахунку Sparados
Ви можете здійснювати чотири типи переказів через Sparados: ELIXIR, ELIXIR EXPRESS, INTERNAL та SEPA . Виберіть рахунок, з якого ви хочете переказати кошти, введіть дані та надішліть їх. Це займе менше трьох хвилин!
Дізнайтеся більше тут: Як надіслати переказ через Sparados?
Як зберегти одержувача в системі
Якщо ви плануєте регулярно здійснювати перекази за допомогою нашої системи, варто скористатися функцією збереження одержувача. Це дозволяє вам швидше та зручніше здійснювати перекази тим самим особам або компаніям, особливо якщо ви здійснюєте їх кілька разів на місяць. Збережена інформація про одержувача автоматично з’являтиметься під час наступних переказів.
Як створити підтвердження транзакції
Якщо ви вже завершили кілька транзакцій і потребуєте підтвердження, ви можете згенерувати його лише одним клацанням миші.
Як подати запит на збільшення ліміту
До кінця терміну використання вашої картки ви можете звернутися до адміністратора із проханням збільшити ліміт вашої картки, якщо поточного ліміту недостатньо для покриття ваших поточних витрат. Майте на увазі, що новий ліміт буде зменшений на будь-які вже здійснені витрати!
Як збільшити ліміт картки
Можливість змінити ліміт доступна лише адміністраторам на панелі! Якщо ви вже знаєте, що вашому співробітнику потрібен вищий або нижчий ліміт на картці, вам не потрібно чекати на його запит. Змініть ліміт, вибравши картку та натиснувши «Редагувати» .
Як додати документи до Sparados
На платформі Sparados ви можете легко додавати свої рахунки-фактури та квитанції до розділу «Документи» . Просто перетягніть відповідний файл!
Як нагадати про додавання рахунку-фактури
Якщо ваші співробітники запізнюються з додаванням рахунків-фактур до транзакцій, ви можете нагадати їм про це безпосередньо з програми. Перейдіть на вкладку « Історія транзакцій », а потім застосуйте часові фільтри, щоб нагадування надсилалося всім користувачам, які ще не додали вкладення для транзакцій протягом цього періоду.
Повідомлення буде автоматично надіслано всім, хто прострочив рахунки-фактури.
День 30
Кінець місяця – час для розрахунків. Зі Sparados цей процес набагато простіший та швидший.
Як створити виписку з рахунку
У Sparados ви можете згенерувати виписку для всього вашого рахунку за вибраний період. Вкажіть часовий діапазон і натисніть кнопку «Згенерувати» . Виписку можна знайти в розділі «Рахунки» → «Виписки» .
Як створити звіт про транзакції
Якщо вам потрібен звіт, що містить усі рахунки-фактури та квитанції, згенеруйте Звіт про транзакції . Ви можете зробити це на вкладці «Історія транзакцій» або на сторінці даних картки. Згенеровані звіти можна знайти на вкладці «Звіти» .
Як налаштувати сповіщення про низький баланс
Ніколи не пропускайте ситуацію, коли баланс вашого рахунку падає нижче очікуваного! Налаштуйте сповіщення, яке повідомлятиме вас, коли сума падає нижче заданого порогу.
Як затвердити рахунок-фактуру для транзакції
Рахунки-фактури, додані до транзакцій, зберігаються в адміністративній панелі, в базі даних документів. Коли рахунок-фактура надсилається на виділену адресу електронної пошти, інструмент штучного інтелекту автоматично розпізнає суму та дату транзакції, а потім призначає її відповідній транзакції.
Як адміністратору, вам потрібно натиснути кнопку «Схвалити», лише якщо всі дані правильні.
Приклад: Верестро
Один з адміністраторів відділу кадрів хоче призначити обідню картку новому співробітнику відділу маркетингу. У панелі вона вводить дані співробітника: ім'я, адресу електронної пошти та номер телефону. Вона встановлює індивідуальний загальний ліміт у розмірі 9 600 злотих (12 × 800, оскільки картка видається на рік) та місячний ліміт у розмірі 800 злотих/місяць. Крім того, вона обмежує категорію витрат лише ресторанами та продуктовими магазинами. У розділі «Мітки» вона додає тег «обід» та надсилає картку.
Працівник, який не має доступу до адміністративної панелі, отримує електронного листа про щойно призначену картку з посиланням для її активації у веб- або мобільному додатку. Після переходу за посиланням (або завантаження мобільного додатку) працівник встановлює власний пароль та чотиризначний PIN-код, після чого його перенаправляють до його профілю, де він одразу бачить нову картку. Він може використовувати її лише в ресторанах та продуктових магазинах.
Якщо вони намагаються здійснити покупку в магазині іншого типу, система автоматично виявляє транзакцію та блокує платіж.
Дізнатися більше:
