Панель адміністратора для корпорацій з кількістю співробітників понад 200
- Michał Stachera
- 20 січ.
- Читати 9 хв
Що вам слід зробити:
День 1
Перший крок, який вам слід зробити, це встановити ліміт основного рахунку – без нього ви не зможете призначити жодної картки. Під час першого входу в систему ви побачите сповіщення про те, що цей ліміт встановлено.
Ліміт групи
Це максимальна сума, на яку ви можете випустити картки; це обмеження виключно для адміністраторів порталу. Встановіть її на суму, що дорівнює вашим поточним річним бізнес-витратам. Ви завжди можете змінити її в режимі редагування. Ліміт картки – це додаткова опція для ще більшого контролю над кількістю виданих карток співробітників – як одночасно, так і загалом.
Після цього кроку ви можете розпочати випуск платіжних карток.
Як додати нового адміністратора на платформу?
Якщо вашій компанії потрібно більше одного адміністратора на інформаційній панелі для призначення карток та контролю витрат, ви можете легко додати їх за допомогою функції ДОДАТИ СПІВРОБІТНИКА. Прочитайте посібник, щоб дізнатися, яку роль їм призначити: Як додати нового адміністратора на платформу?
Як створити ієрархію груп у Sparados?
На платформі Sparados ви можете створювати групи для своїх адміністраторів у відповідних відділах, контролювати витрати та ліміти окремих груп, а також
Обмежте видимість платформи. Ця функція спростить видачу карток компанії співробітникам у певних групах та надасть вам контроль над витратами для окремих відділів. Якщо ви хочете дізнатися, як саме це працює та які ролі ви можете призначити своїм адміністраторам, прочитайте приклад у наступному посібнику: Як створити нову групу в Sparados?
Приклад:
У страховій компанії працює понад 1800 осіб, 100 з яких використовують корпоративні картки для здійснення покупок. Компанія має чотири платіжні рахунки:
PLN_MAIN – основний внутрішній рахунок (операційні витрати в Польщі)
EUR_MAIN – витрати/розрахунки в ЄС (делегації, постачальники)
USD_OPEX – Рахунок 1 (USD) : Операційні витрати в доларах США (наприклад, хмарні технології, ліцензії, ІТ-послуги, глобальний маркетинг, консалтинг) Доступ : Фінанси та бухгалтерський облік, ІТ, Маркетинг (глобальний), PMO (після затвердження)
ВИМОГИ ДОЛАРА США – Рахунок 2 (дол. США) : Міжнародні виплати збитків, премії та врегулювання перестрахування в доларах США. Доступ : Врегулювання збитків, Перестрахування, Фінанси та Бухгалтерський облік (контроль). За замовчуванням відділи мають доступ лише до необхідних рахунків.
Групи адміністраторів та їхні обмеження:
Рівень 1 - Основна група
Фінансовий директор, операційний директор. Доступ до рахунків: PLN_MAIN, EUR_MAIN, USD_OPEX, USD_CLAIMS
Глобальні ліміти (операційні стелі):
GLOBAL_OPERATIONAL_PLN — 2 000 000 PLN
ГЛОБАЛЬНИЙ_ОПЕРАЦІЙНИЙ_ЄВРО - 400 000 ЄВРО
ГЛОБАЛЬНІ_ОПЕРАЦІЙНІ_ВИТРАТИ_USD_OPEX – 300 000 доларів США
ГЛОБАЛЬНІ_ВИПЛАТИ_ДОЛАРИ_США – 5 000 000 доларів США
Рівень 2 - Відділи (основні підгрупи)
Продажі (220 осіб, 2 HOS: польські / міжнародні)
Рахунки: PLN_MAIN, EUR_MAIN , (вибрані комірки: USD_OPEX)
Цілі: відрядження, представництво, внески на конференції, інструменти продажів.
Рівень 3 – Підгрупи збуту:
Внутрішні продажі (PL) – 80 осіб / Директор PL
Рахунки : PLN_MAIN
Ліміти: SPRZEDAZ_PL_PODROZE_PLN — 400 000 злотих (делегації, готелі, транспорт), SPRZEDAZ_PL_MATERIALY_PLN — 150 000 злотих (матеріали, дрібний маркетинг)
Міжнародні продажі (ЄС) – 100 осіб / Директор ЄС
Рахунки: EUR_MAIN , (як виняток) USD_OPEX для ринків долара США
Ліміти : SALES_EU_TRAVEL_EUR – 250 000 євро, SALES_EU_EVENTY_EUR – 120 000 євро, SALES_EU_TOOLS_USD – 50 000 доларів США (підписки на CRM/MarTech у доларах США)
Корпоративні продажі (глобальні) – 40 осіб / Керівник корпоративного відділу
Рахунки: Операційні витрати USD_OPEX, основні витрати EUR_MAIN
Ліміти: SALE_CORP_CONTRACTS_USD – 100 000 доларів США (витрати на передпродаж, POC, RFP), SALE_CORP_MEETINGS_EUR – 60 000 євро (зустрічі керівників, виїзні презентації)
Рівень 2 включає набагато більше груп та їхніх підгруп, кожна з яких має власні обмеження та окремі облікові записи:
Управління претензіями (300 осіб / Директор з управління претензіями)
Андеррайтинг (оцінка ризиків) (120 осіб / директор UW)
Перестрахування (40 осіб / Директор з перестрахування)
ІТ (250 осіб / ІТ-директор) Рахунки: PLN_MAIN, USD_OPEX
Керівники проектів / Керівники проектів (90 осіб / Директор PMO)
HR (60 осіб / Директор з персоналу)
Фінанси та бухгалтерський облік (120 осіб / фінансовий директор)
Обслуговування клієнтів (контакт-центр) (200 осіб / директор з обслуговування клієнтів)
Маркетинг та зв'язки з громадськістю (90 осіб / Директор з маркетингу)
Юридичний відділ та відділ комплаєнсу (70 осіб / Генеральний директор та відповідальний директор)
Ризики та актуарія (80 осіб / CRO та головний актуарій)
Як призначити картку?
Після переходу на головну сторінку або вкладку карток, натисніть кнопку ПРИЗНАЧИТИ КАРТКУ, ви побачите форму, яка дозволить вам згенерувати картку за кілька секунд.
У розділі ДАНІ ВЛАСНИКА КАРТКИ введіть дані співробітника, якому ви бажаєте видати картку. Для отримання картки потрібні унікальний номер телефону та адреса електронної пошти. Це дозволить безпечно доставити віртуальну картку співробітнику.
Виберіть рахунок та встановіть ліміти картки
(Якщо на рахунку недостатньо коштів, платіж не буде оброблено – термінал спочатку перевіряє ліміт картки, а потім баланс рахунку; транзакція буде прийнята лише в тому випадку, якщо обидва значення перевищують суму платежу)
– у вкладці ДОДАТКОВІ ЛІМІТИ ви можете встановити часові обмеження (добові, тижневі, щомісячні), тут ви можете обмежити зняття готівки з банкоматів або онлайн-платежі.
Виберіть дизайн картки та дайте їй назву, ці дані будуть видимі для співробітника в мобільному/веб-застосунку та в Apple/Google Wallet.
Якщо ви використовуєте платформу Sparados для управління компанією з кількістю співробітників до 100, розділ МІТКИ може бути корисним для розподілу співробітників за відділами. Після призначення мітки вона буде запам'ятана та доступна для вибору під час призначення іншої картки. Ви можете використовувати цю мітку як завгодно, що полегшить її пошук у майбутньому виставленні рахунків. Наші клієнти використовують приклади міток, таких як «Варшава», «Обід» або «Відправлення».
КАТЕГОРІЇ ВИТРАТ можуть бути однаково корисними. Ви можете видавати картки співробітникам для використання лише в певних місцях. Дізнайтеся, як це працює: Код категорії продавця – що це таке і як він працює?
Після підтвердження всіх даних натисніть кнопку ЗБЕРЕГТИ
Вітаємо! Вашу картку можна отримати співробітником за його електронною адресою. Сподіваємося, вам сподобається нею користуватися!
Як створити категорію витрат?
Sparados дозволяє призначати картки для використання лише в певних місцях. Це працює за допомогою кодів MCC, призначених кожному магазину. Ви можете легко вказати їх під час створення картки. Дізнайтеся, як саме створити власну категорію витрат. Як можна обмежити кількість карток ваших співробітників?
Як отримати картку Sparados?
Вам не потрібно бути адміністратором, щоб отримати картку Sparados! - Якщо ваш адміністратор призначив вам картку, ви отримаєте її електронною поштою після призначення. Активація картки без застосунку
Після призначення ви можете легко додати картку до свого Apple або Google Wallet. Просто натисніть відповідну кнопку.
Як поповнити свій рахунок Sparados?
Ще один важливий крок – поповнення рахунку. Оскільки у вас вже є картка, вам знадобляться кошти для витрат. Для поповнення рахунку достатньо одного переказу. Дізнайтеся, як саме: Як поповнити свій рахунок/картку Sparados?
Як інтегрувати вашу бухгалтерську систему зі Sparados?
Ми забезпечуємо безперебійний обмін документами з вашою існуючою бухгалтерською системою! Багато клієнтів отримують рахунки-фактури або квитанції про транзакції безпосередньо електронною поштою. Завдяки нашій інтеграції ви можете просто пересилати такі електронні листи – безпосередньо на вашу бухгалтерську платформу. Дізнайтеся більше про цю функціональність: Як інтегрувати вашу бухгалтерську систему зі Sparados?
День 5
Якщо ви користуєтеся Sparados майже тиждень, зараз саме час почати спрощувати та пришвидшувати процеси у вашій компанії.
Як зробити свій перший переказ з вашого рахунку Sparados?
Ви можете здійснювати чотири типи переказів через Sparados:
ELIXIR, ELIXIR EXPRESS, INTERNAL та SEPA. Виберіть рахунок, з якого ви хочете переказати кошти, введіть свої дані та надішліть їх. Це займе менше трьох хвилин!
Дізнайтеся більше: Як надіслати переказ через Sparados?
Як зберегти одержувача в системі?
Першим важливим елементом для оптимізації операцій компанії є можливість зберігати одержувачів. Це буде корисно під час надсилання переказів одному й тому ж одержувачу кілька разів на місяць. Вони будуть збережені у списку одержувачів після надсилання переказу. Як зберегти одержувача в панелі адміністрування?
Як згенерувати підтвердження транзакції?
Якщо ви вже виконали кілька транзакцій і потребуєте підтвердження, згенеруйте його лише одним клацанням миші. Як згенерувати підтвердження транзакції?
Як ваші співробітники повинні описувати та додавати квитанції/рахунки-фактури до транзакцій?
Додавання квитанцій до транзакцій у застосунку Sparados виявилося дуже корисною функцією. Фотографії рахунків-фактур автоматично обрізаються за допомогою оптичного розпізнавання символів (OCR). Процес, який раніше вимагав від бухгалтера затвердження квитанції, тепер виконується лише за допомогою швидкого телефонного дзвінка. Дізнайтеся, як: Як швидко додати рахунок-фактуру до транзакції
Приклад
Працівник Verestro здійснив оплату пального під час відрядження. Він сканує чек про транзакцію в застосунку Sparados. Система автоматично обрізає його та додає до відповідних витрат разом з усіма деталями (сума, дата та місце покупки). Щоб змінити статус транзакції, її має схвалити адміністратор.
Як мені подати запит на збільшення ліміту?
До закінчення терміну дії картки ви можете попросити адміністратора збільшити ліміт вашої картки, якщо поточного ліміту недостатньо для ваших поточних витрат. Майте на увазі, що новий ліміт буде зменшено на будь-які вже витрачені витрати! Для компаній, які видають картки клієнтам, яким не потрібно запитувати збільшення ліміту, таких як страхові компанії, ця функція може бути заблокована. Як мені подати запит на збільшення ліміту?
Як збільшити ліміт на картці?
Можливість змінити ліміт доступна лише адміністратору на інформаційній панелі! Якщо ви вже знаєте, що вашому співробітнику потрібен вищий або нижчий ліміт на картці, вам не потрібно чекати на його запит. Змініть ліміт, вибравши картку та натиснувши «Редагувати».
Як додати документи до Sparados?
На платформі Sparados ви можете легко додавати свої рахунки-фактури та квитанції до розділу документів. Просто перетягніть відповідний файл! Обмін документами зі Sparados
Як мені нагадати вам додати рахунок-фактуру?
Коли у вас є співробітники, які прострочили рахунки-фактури за транзакції, ви можете нагадати їм про це безпосередньо з програми. Сповіщення буде надіслано всім користувачам, які все ще прострочили рахунки-фактури. Як мені нагадати вам додати рахунок-фактуру?
Як інтегруватися зі Sparados через API?
Завдяки API Sparados ми забезпечуємо ще швидшу автоматизацію за допомогою нашої системи. Надсилайте картки та встановлюйте ліміти ще швидше! API Спарадос
Приклад
Після інтеграції зі Sparados через API, Verestro тепер може призначати картки безпосередньо зі своєї системи. Потрібно призначити нові картки співробітників вашій команді продажів? Незалежно від того, чи ви наймаєте нового співробітника, чи просто потрібно випустити картку, ви можете зробити це безпосередньо зі своєї внутрішньої програми.
Після інтеграції через API, Verestro тепер бачитиме деталі всіх транзакцій на своїй платформі. Після завершення транзакції дані передаються безпосередньо у вашу систему, без необхідності доступу до платформи Sparados. Статус транзакції буде негайно оновлено після її схвалення. Інтеграція також спрощує отримання рахунків-фактур та квитанцій, які автоматично передаються до системи компанії. Все це завдяки інтеграції з API Sparados.
День 30
Кінець місяця — час зводити рахунки. Зі Sparados це набагато простіше та швидше.
Як сформувати виписку з рахунку?
У Sparados ви можете згенерувати виписку для всього вашого рахунку за певний період, вибраний у фільтрах. Вкажіть період часу та натисніть «згенерувати». Це так просто. Ви можете знайти виписку на вкладці рахунки -> виписки. Як згенерувати виписку з рахунку?
Як створити звіт про транзакції?
Як і виписку, ви можете завантажити звіт про кожну транзакцію. Згенеровані звіти можна знайти на вкладці ЗВІТИ. Як створити звіт про транзакцію?
Як налаштувати сповіщення про низький баланс?
Ніколи не пропускайте ситуацію, коли баланс вашого рахунку нижчий за очікуваний! Налаштуйте сповіщення, коли ваш баланс падає нижче очікуваного порогу. Як налаштувати сповіщення про низький баланс?
Як мені затвердити рахунок-фактуру для транзакції?
Рахунки-фактури, додані до транзакції, зберігаються в базі даних документів адміністративної панелі. Інструмент штучного інтелекту розпізнає суму та дату транзакції та призначає відповідний документ. Як адміністратору, вам потрібно лише натиснути кнопку «Прийняти», коли все правильно. Як мені схвалити рахунок-фактуру для транзакції?
Як призначити кілька карток одночасно?
Якщо вам потрібно надіслати більше однієї картки співробітника з однією метою, вам не потрібно натискати на кожну окремо! Скористайтеся нашою опцією «Призначити кілька» та надсилайте кілька карток одночасно! Ви можете визначити обмеження в одному файлі .csv, який можна легко додати до форми. Дізнайтеся, як це зробити, у нашій статті: Як призначити кілька карток одночасно?
Брендовані мобільні та веб-додатки, а також платіжні картки
Для найбільших корпорацій пам’ятайте про свій бренд! Ми дозволяємо вам налаштувати як мобільний, так і веб-додатки відповідно до ваших потреб. Ви можете вибрати дизайн веб-сайту та шаблони карток співробітників, щоб інтерфейс найкраще відповідав вашим уподобанням та стандартам компанії.
Приклади персоналізованих додатків у Sparados:
Приклад: Страховий агент
У страховій компанії з понад 1800 співробітниками 100 осіб використовують корпоративні картки для здійснення покупок. Організація має чотири основні платіжні рахунки: PLN_MAIN – внутрішній операційний рахунок, що використовується для витрат у Польщі; EUR_MAIN – рахунок для розрахунків та витрат у країнах ЄС (делегації, постачальники); та USD_OPEX – рахунок у доларах США для глобальних операційних витрат (наприклад, хмарні технології, ліцензії, маркетинг, консалтинг). Крім того, існує рахунок USD_CLAIMS, який використовується виключно для міжнародних виплат страхових відшкодувань, премій та перестрахувальних розрахунків.
Доступ до рахунків надається лише тим відділам, які їх фактично використовують (наприклад, USD_OPEX доступний для ІТ, маркетингу, PMO та фінансів, тоді як USD_CLAIMS доступний лише для відділу врегулювання збитків, перестрахування та фінансового відділу).
На найвищому рівні (рівень 1) знаходяться фінансовий директор та операційний директор, які мають доступ до всіх рахунків та глобальних операційних лімітів: 2 000 000 злотих, 400 000 євро, 300 000 доларів США (операційні витрати) та 5 000 000 доларів США (претензії).
Нижчі рівні адміністраторів (рівень 2 та 3) включають окремі відділи та підгрупи з власними лімітами та обліковими записами.
Кожен адміністратор відділу може призначити нову картку співробітнику на панелі інструментів, вибравши відповідний обліковий запис і категорію бюджету. Наприклад, ІТ-адміністратор може видати картку співробітнику команди «Розробка програмного забезпечення», встановивши ліміт у розмірі 5000 доларів США на місяць, категорії витрат обмеживши підписками та ліцензіями на програмне забезпечення, а також позначку «Інструменти розробника».
Після призначення картка автоматично додається до профілю співробітника, і він отримує електронний лист із посиланням для активації. Після натискання він встановлює власний пароль і PIN-код, і картка одразу з’являється в його Apple/Google Wallet.
Система автоматично надсилає рахунки-фактури на виділену адресу електронної пошти, що дозволяє автоматично призначати їх транзакціям та відстежувати витрати в режимі реального часу. Крім того, компанія використовує мітки (наприклад, «делегування», «хмара», «перестрахування») для полегшення звітності та аналізу витрат на інформаційній панелі.
Завдяки впровадженню вони також отримали персоналізований дизайн картки та брендований веб- і мобільний застосунок, зберігаючи при цьому повний контроль над лімітами, доступом та розрахунками в кількох валютах.
Хочете дізнатися більше? Прочитайте статті нижче:
