Административная панель для корпораций с численностью сотрудников более 200 человек.
- Michał Stachera
- 30 дек. 2025 г.
- 9 мин. чтения
Что вам следует сделать:
День 1
Первым делом вам следует установить лимит для основного аккаунта — без него вы не сможете привязать к нему никакие карты. При первом входе в систему вы увидите уведомление о том, что этот лимит установлен.
Ограничение группы
Это максимальная сумма, на которую вы можете выдать карты; это ограничение действует исключительно для администраторов портала. Установите его на сумму, равную вашим текущим годовым расходам предприятия. Вы всегда можете изменить его в режиме редактирования. Лимит на количество карт — это дополнительная опция для еще большего контроля над количеством выданных сотрудникам карт — как одновременно, так и в целом.
После этого шага вы можете начать выпуск платежных карт.
Как добавить нового администратора на платформу?
Если вашей компании требуется более одного администратора на панели управления для назначения карт и отслеживания расходов, вы можете легко добавить их с помощью функции ДОБАВИТЬ СОТРУДНИКА. Ознакомьтесь с руководством, чтобы узнать, какую роль им назначить: Как добавить нового администратора на платформу?
Как создать иерархию групп в Sparados?
На платформе Sparados вы можете создавать группы для своих администраторов в соответствующих отделах, контролировать расходы и лимиты отдельных групп, а также
Ограничьте видимость платформы. Эта функция упростит выдачу корпоративных карт сотрудникам определенных групп и позволит вам контролировать расходы отдельных отделов. Если вы хотите узнать, как именно это работает и какие роли вы можете назначить своим администраторам, ознакомьтесь с примером в следующем руководстве: Как создать новую группу в Sparados?
Пример:
В страховой компании работает более 1800 человек, 100 из которых используют корпоративные карты для совершения покупок. Компания имеет четыре платежных счета:
PLN_MAIN – основной внутренний счет (операционные расходы в Польше)
EUR_MAIN – расходы/расчеты в ЕС (делегации, поставщики)
USD_OPEX – Счет 1 (USD) : Операционные расходы в долларах США (например, облачные услуги, лицензии, ИТ-услуги, глобальный маркетинг, консалтинг). Доступ : Финансы и бухгалтерский учет, ИТ, маркетинг (глобальный), PMO (после утверждения).
USD_CLAIMS – Счет 2 (USD) : Международные выплаты по страховым случаям, страховые премии и расчеты по перестрахованию в долларах США. Доступ : Обработка страховых случаев, перестрахование, финансы и бухгалтерский учет (управление). По умолчанию подразделения имеют доступ только к необходимым счетам.
Группы администраторов и их ограничения:
Уровень 1 - Основная группа
Доступ к счетам финансового директора и операционного директора : PLN_MAIN, EUR_MAIN, USD_OPEX, USD_CLAIMS
Глобальные ограничения (операционные потолки):
GLOBAL_OPERATIONAL_PLN — 2 000 000 злотых
GLOBAL_OPERATIONAL_EUR - 400,000 EUR
Глобальные операционные расходы в долларах США - 300 000 долларов США
GLOBAL_PAYOUTS_USD_CLAIMS - USD 5 000 000
Уровень 2 - Отделы (основные подгруппы)
Отдел продаж (220 человек, 2 смены: польский / международный)
Счета: PLN_MAIN, EUR_MAIN , (выбранные ячейки: USD_OPEX)
Цели: поездки, представительство, оплата конференций, инструменты продаж.
Уровень 3 – Подгруппы продаж:
Внутренние продажи (PL) – 80 человек / Директор PL
Счета : PLN_MAIN
Лимиты: SPRZEDAZ_PL_PODROZE_PLN — 400 000 злотых (делегации, гостиницы, транспорт), SPRZEDAZ_PL_MATERIALY_PLN — 150 000 злотых (материалы, мелкий маркетинг)
Международные продажи (ЕС) – 100 человек / Директор по ЕС
Законопроекты: EUR_MAIN (в исключительных случаях) USD_OPEX для рынков доллара США
Лимиты : SALES_EU_TRAVEL_EUR – 250 000 EUR, SALES_EU_EVENTY_EUR – 120 000 EUR, SALES_EU_TOOLS_USD – 50 000 USD (подписки на CRM/MarTech в долларах США)
Корпоративные продажи (глобальный уровень) – 40 человек / Руководитель корпоративного отдела
Законопроекты: USD_OPEX, EUR_MAIN
Лимиты: SALE_CORP_CONTRACTS_USD - 100 000 USD (предпродажные расходы, POC, RFP), SALE_CORP_MEETINGS_EUR - 60 000 EUR (встречи с руководителями высшего звена, роуд-шоу)
Второй уровень включает в себя гораздо больше групп и их подгрупп, каждая из которых имеет свои ограничения и отдельные учетные записи:
Управление страховыми случаями (300 человек / Директор по управлению страховыми случаями)
Андеррайтинг (оценка рисков) (120 человек / директор по андеррайтингу)
Перестрахование (40 человек / Директор по перестрахованию)
ИТ-отдел (250 человек / CIO) Счета: PLN_MAIN, USD_OPEX
Менеджеры проектов / PMO (90 человек / Директор PMO)
Отдел кадров (60 человек / директор по кадрам)
Финансы и бухгалтерский учет (120 человек / финансовый директор)
Служба поддержки клиентов (контактный центр) (200 человек / директор службы поддержки клиентов)
Маркетинг и PR (90 человек / Директор по маркетингу)
Юридический отдел и отдел по соблюдению нормативных требований (70 человек / главный юрисконсульт и главный специалист по соблюдению нормативных требований)
Управление рисками и актуарные расчеты (80 человек / CRO и главный актуарий)
Как привязать карту?
После перехода на главную страницу или во вкладку «Карточки» нажмите кнопку «Назначить карточку». Вы увидите форму, которая позволит вам создать карточку за несколько секунд.
В разделе «ДАННЫЕ ВЛАДЕЛЬЦА КАРТЫ» введите данные сотрудника, которому вы хотите выдать карту. Для получения карты необходимы уникальный номер телефона и адрес электронной почты. Это обеспечит безопасную доставку виртуальной карты сотруднику.
Выберите счет и установите лимиты по карте.
(Если на счете недостаточно средств, платеж не будет обработан — терминал сначала проверяет лимит карты, а затем баланс счета; транзакция будет принята только в том случае, если оба значения превышают сумму платежа.)
– На вкладке «ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИМИТЫ» можно установить временные ограничения (суточные, еженедельные, ежемесячные), здесь же можно ограничить снятие наличных в банкоматах или онлайн-платежи.
Выберите дизайн карты и дайте ей название; эти данные будут видны сотруднику в мобильном/веб-приложении и в Apple/Google Wallet.
Если вы используете платформу Sparados для управления компанией с численностью сотрудников до 100 человек, раздел «МЕТКИ» может быть полезен для разделения сотрудников по отделам. После присвоения метки она будет запомнена и доступна для выбора при присвоении другой карточке. Вы можете использовать эту метку по своему усмотрению, что упростит ее поиск в будущих платежных документах. Наши клиенты используют, например, такие метки, как «Варшава», «Обед» или «Отъезд».
Категории расходов могут оказаться не менее полезными. Вы можете выдавать сотрудникам карты для использования только в определенных местах. Узнайте, как это работает: Код категории продавца — что это и как он работает?
После проверки всех данных нажмите кнопку СОХРАНИТЬ.
Поздравляем! Ваша карта готова к получению сотрудником по адресу электронной почты, указанному в ней. Надеемся, вам понравится ею пользоваться!
Как создать категорию расходов?
Sparados позволяет назначать карты для использования только в определенных местах. Это работает с помощью кодов MCC, присвоенных каждому магазину. Вы можете легко указать их при создании карты. Узнайте, как создать собственную категорию расходов. Как ограничить использование карт вашими сотрудниками?
Как получить карту Sparados?
Для получения карты Sparados вам не обязательно быть администратором! — Если карту вам выдал администратор, вы получите её по электронной почте после выдачи. Активация карты без приложения.
После присвоения карты вы можете легко добавить её в свой Apple Wallet или Google Wallet. Просто нажмите соответствующую кнопку.
Как пополнить счет в Sparados?
Ещё один важный шаг — пополнение счёта. Поскольку у вас уже есть карта, вам понадобятся средства для покупок. Для пополнения счёта достаточно одного перевода. Узнайте, как это сделать: Как пополнить счёт/карту Sparados?
Как интегрировать вашу бухгалтерскую систему со Sparados?
Мы обеспечиваем бесперебойный обмен документами с вашей существующей бухгалтерской системой! Многие клиенты получают счета или квитанции об оплате напрямую по электронной почте. Благодаря нашей интеграции вы можете просто пересылать такие письма — прямо на вашу бухгалтерскую платформу. Подробнее об этой функции: Как интегрировать вашу бухгалтерскую систему со Sparados?
День 5
Если вы используете Sparados уже почти неделю, сейчас самое подходящее время, чтобы начать упрощать и ускорять процессы в вашей компании.
Как совершить первый перевод со своего счета в Sparados?
Через Sparados можно совершать четыре типа переводов:
ELIXIR, ELIXIR EXPRESS, INTERNAL и SEPA. Выберите счет, с которого хотите перевести деньги, введите свои данные и отправьте средства. Это займет меньше трех минут!
Узнайте больше: Как отправить перевод через Sparados?
Как сохранить получателя в системе?
Первым важным элементом для оптимизации работы компании является возможность сохранения получателей. Это будет полезно при отправке переводов одному и тому же получателю несколько раз в месяц. Получатели будут сохранены в списке получателей при отправке перевода. Как сохранить получателя в панели администратора?
Как сгенерировать подтверждение транзакции?
Если вы уже совершили несколько транзакций и вам нужно подтверждение, сгенерируйте его одним щелчком мыши. Как сгенерировать подтверждение транзакции?
Как ваши сотрудники должны описывать и добавлять квитанции/счета к транзакциям?
Функция добавления чеков к транзакциям в приложении Sparados оказалась очень полезной. Фотографии счетов автоматически обрезаются с помощью OCR. Процесс, который раньше требовал физического подтверждения чека бухгалтером, теперь занимает всего лишь короткий телефонный звонок. Узнайте, как это сделать: Как быстро добавить счет к транзакции
Пример
Сотрудник Verestro оплатил топливо во время командировки. Он отсканировал чек в приложении Sparados. Система автоматически обрезала его и добавила к соответствующей статье расходов со всеми подробностями (сумма, дата и место покупки). Для изменения статуса транзакции необходимо получить одобрение администратора.
Как мне запросить увеличение лимита?
До истечения срока действия карты вы можете обратиться к администратору с просьбой увеличить лимит, если текущего лимита недостаточно для ваших текущих расходов. Имейте в виду, что новый лимит будет уменьшен на сумму уже понесенных расходов! Для компаний, выпускающих карты клиентам, которым не требуется запрашивать увеличение лимита, например, для страховых компаний, эта функция может быть заблокирована. Как запросить увеличение лимита?
Как увеличить лимит по карте?
Возможность изменения лимита доступна только администратору на панели управления! Если вы уже знаете, что вашему сотруднику нужен более высокий или более низкий лимит по карте, вам не нужно ждать его запроса. Измените лимит, выбрав карту и нажав «Редактировать».
Как добавить документы в Sparados?
На платформе Sparados вы можете легко добавлять свои счета и квитанции в раздел документов. Просто перетащите нужный файл! Обмен документами со Sparados
Как мне напомнить вам добавить счет-фактуру?
Если у вас есть сотрудники, имеющие задолженность по счетам-фактурам, вы можете напомнить им об этом прямо из приложения. Уведомление будет отправлено всем пользователям, у которых еще есть задолженность по счетам-фактурам. Как мне напомнить вам добавить счет-фактуру?
Как интегрироваться со Sparados через API?
Благодаря API Sparados мы обеспечиваем еще более быструю автоматизацию с помощью нашей системы. Отправляйте карты и устанавливайте лимиты еще быстрее! API Sparados
Пример
После интеграции со Sparados через API, Verestro теперь может назначать карты непосредственно из своей системы. Нужно назначить карты новым сотрудникам отдела продаж? Независимо от того, нанимаете ли вы нового сотрудника или просто хотите выдать карту, вы можете сделать это непосредственно из своего внутреннего приложения.
После интеграции через API Verestro теперь будет видеть подробную информацию обо всех транзакциях на своей платформе. После завершения транзакции данные передаются непосредственно в вашу систему без необходимости доступа к платформе Sparados. Статус транзакции будет немедленно обновлен после подтверждения. Интеграция также упрощает получение счетов и квитанций, которые автоматически передаются в систему компании. Все это благодаря интеграции с API Sparados.
День 30
Конец месяца — пора подводить итоги. Со Sparados это намного проще и быстрее.
Как сформировать выписку по счету?
В Sparados вы можете сформировать выписку по всему своему счету за определенный период, выбранный в фильтрах. Укажите период времени и нажмите «Сгенерировать». Это очень просто. Выписку можно найти на вкладке «Счета» -> «Выписки». Как сформировать выписку по счету?
Как создать отчет о транзакциях?
Подобно выписке по счету, вы можете загрузить отчет по каждой транзакции. Сгенерированные отчеты находятся на вкладке ОТЧЕТЫ. Как создать отчет по транзакциям?
Как настроить уведомление о низком балансе?
Никогда не упускайте из виду ситуации, когда баланс вашего счета ниже ожидаемого! Настройте оповещение, когда ваш баланс опустится ниже ожидаемого порога. Как настроить оповещение о низком балансе?
Как мне утвердить счет-фактуру по транзакции?
Счета, добавленные к транзакции, сохраняются в базе данных документов административной панели. Инструмент искусственного интеллекта распознает сумму и дату транзакции и назначает соответствующий документ. Администратору достаточно нажать кнопку «Принять», когда все правильно. Как утвердить счет для транзакции?
Как назначить несколько карточек одновременно?
Если вам нужно отправить несколько карточек сотрудника для одной и той же цели, вам не нужно нажимать на каждую кнопку по отдельности! Воспользуйтесь нашей опцией «Назначить несколько» и отправьте сразу несколько карточек! Вы можете установить ограничения в одном файле .csv, который легко прикрепить к форме. Узнайте, как это сделать, в нашей статье: Как назначить несколько карточек одновременно?
Фирменные мобильные и веб-приложения, а также платежные карты.
Крупнейшим корпорациям важно помнить о своем бренде! Мы позволяем вам настраивать как мобильные, так и веб-приложения в соответствии с вашими потребностями. Вы можете выбрать дизайн веб-сайта и шаблоны карточек сотрудников, чтобы интерфейс наилучшим образом соответствовал вашим предпочтениям и стандартам компании.
Примеры персонализированных приложений в Sparados:
Пример: Страховой агент
В страховой компании с более чем 1800 сотрудниками 100 человек используют корпоративные карты для совершения покупок. Организация имеет четыре основных платежных счета: PLN_MAIN – внутренний операционный счет, используемый для расходов в Польше; EUR_MAIN – счет для расчетов и расходов в странах ЕС (делегации, поставщики); и USD_OPEX – долларовый счет для глобальных операционных расходов (например, облачные услуги, лицензии, маркетинг, консалтинг). Кроме того, существует счет USD_CLAIMS, используемый исключительно для международных выплат по страховым случаям, страховых премий и расчетов по перестрахованию.
Доступ к учетным записям предоставляется только тем отделам, которые фактически их используют (например, USD_OPEX доступен для ИТ-отдела, отдела маркетинга, отдела управления проектами и финансового отдела, а USD_CLAIMS — только для отдела урегулирования претензий, перестрахования и финансового отдела).
На самом высоком уровне (Уровень 1) находятся финансовый директор и операционный директор, имеющие доступ ко всем счетам и глобальным операционным лимитам: 2 000 000 злотых, 400 000 евро, 300 000 долларов США (операционные расходы) и 5 000 000 долларов США (претензии).
К более низким уровням администраторов (уровни 2 и 3) относятся отдельные отделы и подгруппы со своими собственными лимитами и счетами.
Администратор каждого отдела может назначить новую карту сотруднику на панели управления, выбрав соответствующую категорию счета и бюджета. Например, ИТ-администратор может выдать карту сотруднику из команды «Разработка программного обеспечения», установив лимит в 5000 долларов в месяц, категории расходов, ограниченные подписками и лицензиями на программное обеспечение, и метку «Инструменты разработчика».
После присвоения карта автоматически добавляется в профиль сотрудника, и он получает электронное письмо со ссылкой для активации. После перехода по ссылке он устанавливает собственный пароль и PIN-код, и карта немедленно появляется в его Apple/Google Wallet.
Система автоматически отправляет счета-фактуры на выделенный адрес электронной почты, что позволяет автоматически привязывать их к транзакциям и отслеживать расходы в режиме реального времени. Кроме того, компания использует метки (например, «делегирование», «облако», «перестрахование») для упрощения составления отчетов и анализа затрат на панели управления.
Благодаря внедрению системы, они также получили персонализированный дизайн карты и фирменное веб- и мобильное приложение, сохранив при этом полный контроль над лимитами, доступом и расчетами в нескольких валютах.
Хотите узнать больше? Прочитайте статьи ниже:
