Panel de administración para PYMEs (50 - 200 empleados)
Actualizado: hace 2 días
Lo que debes hacer:
Día 1
El primer paso es establecer el límite de la cuenta principal; sin él, no será posible asignar ninguna tarjeta. Al iniciar sesión por primera vez, verá una notificación que le pedirá que establezca este límite. El límite de la cuenta principal determina el importe máximo de gasto que se puede asignar a cada nueva tarjeta del sistema. Este límite se aplica a la cuenta principal y es compartido por todos los administradores.
Límite de grupo
Este es el límite máximo de tarjetas que podrá emitir; se trata de una restricción exclusiva para los administradores del portal. Establézcalo en un importe equivalente a sus gastos anuales actuales. Podrá modificarlo posteriormente en la configuración. Normalmente, el límite de tarjetas se ignora (indica el número máximo de tarjetas que puede emitir la administración). Sin embargo, si cuenta con cerca de cien empleados, este límite puede resultar útil para controlar grupos específicos.
Tras este paso, ya puedes empezar a emitir tarjetas de pago.
Cómo agregar un nuevo administrador a la plataforma
Cuando su empresa necesite más de un administrador en el panel para asignar tarjetas y controlar los gastos, agréguelos mediante la función AGREGAR EMPLEADO .
En las empresas más grandes, la estructura de roles más común es: un administrador corporativo, 5 o 6 gerentes corporativos que no pueden cambiar los límites pero sí pueden emitir tarjetas de pago (los llamados jefes de equipo), y 2 o 3 personas que no pueden emitir tarjetas de pago pero tienen acceso a todas las transacciones dentro de un grupo y subgrupos determinados y pueden generar informes.
Lea la guía para saber qué rol asignarles: ¿Cómo agregar un nuevo administrador a la plataforma?
Cómo crear una jerarquía de grupos en Sparados
En la plataforma Sparados, puede crear grupos para sus administradores dentro de los departamentos correspondientes, controlar los gastos y límites de cada grupo y restringir la visibilidad de la plataforma. Esta funcionalidad le ayudará a gestionar los gastos empresariales y las aprobaciones de límites de tarjetas.
Si quieres saber exactamente cómo funciona y qué roles puedes asignar a tus administradores, lee el ejemplo de la siguiente guía:
Aquí encontrará las instrucciones detalladas: ¿Cómo crear un nuevo grupo en Sparados?
Ejemplo:
La empresa “Verestro” emplea a 150 personas, de las cuales 43 utilizan tarjetas de la empresa para sus compras. La empresa dispone de tres cuentas de pago:
Una en EUR – destinada a pagos internacionales.
Dos en PLN:
PLN administrativo: para gastos administrativos y de equipo.
PLN de viaje: para gastos relacionados con viajes de negocios y ventas.
Límites superiores para el grupo principal de Verestro:
Cuenta en euros – 20.000 euros
Cuentas PLN:
Administrativo PLN – 200.000 PLN
Viajes PLN – 100.000 PLN
Grupos de administradores y sus límites:
Ventas – Subgrupo del grupo principal Verestro (Equipo de ventas completo: 20 personas / 2 administradores (HOS))
Uso de tarjetas para viajes de negocios y pagos a clientes.
Acceso a cuentas en EUR y PLN.
Límite: Viajes de 60.000 PLN y 10.000 EUR
Nacional – Subgrupo de Ventas (8 personas en el equipo / 1 Director de Ventas para Polonia)
Límite: Viajes PLN 40.000 PLN
No se puede acceder a la cuenta en euros.
Internacional – Subgrupo de Ventas (12 personas en el equipo / 1 Director de Ventas para el área internacional)
Límite: 5.000 EUR
No se puede acceder a las cuentas PLN.
Gestores de proyecto – Subgrupo de Verestro (20 personas en el equipo / 1 director)
Gastos relacionados con los gestores de proyectos (integraciones, equipos informáticos, salidas de clientes)
Administrativo PLN – 20.000 PLN
RRHH – Subgrupo de Verestro (5 personas en el equipo / 1 administrador)
Compras de material de oficina
Administrativo PLN – 30.000 PLN
Scrum Masters – Subgrupo de Verestro (6 personas / 1 Director de Scrum Masters)
Compras para necesidades internas del equipo, organización de eventos, etc.
Administrativo PLN – 25.000 PLN
Informática – Subgrupo de Verestro (50 personas)
Suscripciones a servicios en la nube, infraestructura de TI
Administrativo PLN – 100.000 PLN
Ejemplo
Un administrador del grupo «Ventas» necesita una tarjeta con un límite de 6000 EUR. Presenta una solicitud de emisión. Sin embargo, el límite excede el límite del grupo de 5000 EUR, por lo que la solicitud se envía al administrador de mayor nivel del grupo matriz, Verestro, quien debe aprobarla.
Cómo asignar una tarjeta
Acceda al formulario de asignación de tarjetas. En la pestaña Inicio o Tarjetas , haga clic en el botón ASIGNAR TARJETA . Verá un formulario que le permitirá generar una tarjeta en cuestión de segundos.
Introduzca los datos del titular de la tarjeta. En la sección INFORMACIÓN DEL TITULAR DE LA TARJETA , introduzca los datos del empleado que recibirá la tarjeta. Se requiere un número de teléfono y una dirección de correo electrónico únicos para la entrega segura de la tarjeta virtual al empleado.
Seleccione la cuenta y establezca los límites de la tarjeta.
Si el saldo de la cuenta es insuficiente, el pago no se procesará. El terminal primero verifica el límite de la tarjeta y luego el saldo de la cuenta. La transacción se aprueba solo si ambos valores son superiores al importe del pago.
En la pestaña LÍMITES ADICIONALES , puede establecer límites de tiempo (diarios, semanales, mensuales). Aquí puede restringir los retiros en cajeros automáticos o los pagos en línea.
Seleccione el diseño y el nombre de la tarjeta. Estos detalles serán visibles para el empleado en la aplicación móvil/web y en Apple/Google Wallet.
Utilice etiquetas para organizar a sus empleados. Si utiliza Sparados para gestionar una empresa con hasta 100 empleados, la sección ETIQUETAS le ayudará a organizarlos por departamento. Una vez asignada una etiqueta, se guardará y estará disponible para su selección al asignar tarjetas futuras. Las etiquetas se pueden usar de forma flexible para simplificar el seguimiento de gastos posterior.
Ejemplos: “Varsovia”, “Almuerzo” o “Viaje de negocios”.
Categorías de gastos Las categorías de gastos también pueden ser útiles. Puede emitir tarjetas para usar solo en ubicaciones específicas o bloquear el acceso a ciertas tiendas. Obtenga más información aquí: Código de categoría de comercio: qué es y cómo funciona.
Guardar la tarjeta. Tras confirmar todos los datos, haga clic en el botón GUARDAR .
¡Felicidades! Tu tarjeta ya está lista para ser recibida por el empleado en su correo electrónico. ¡Que la disfrutes!
Cómo obtener una tarjeta Sparados
¡No necesitas ser administrador para tener una tarjeta asignada en Sparados! Si tu administrador te ha asignado una tarjeta, recibirás un correo electrónico en el momento de la asignación. Activación de la tarjeta sin la app
Una vez asignada, puedes añadir fácilmente la tarjeta a tu Apple Wallet o Google Wallet. Solo tienes que pulsar el botón correspondiente.
Cómo financiar tu cuenta de Sparados
El siguiente paso importante es ingresar fondos en tu cuenta. Como ya tienes una tarjeta, necesitas saldo para gastar. Para ingresar fondos, basta con una sola transferencia.
Cómo integrar su sistema contable con Sparados
¡Facilitamos el intercambio de documentos con su sistema de contabilidad actual! Muchos clientes reciben facturas o recibos de transacciones directamente por correo electrónico. Con nuestra integración, puede reenviar fácilmente estos correos a su plataforma de contabilidad. Obtenga más información sobre esta función aquí: ¿Cómo integrar su sistema de contabilidad con Sparados?
Día 5
Si llevas utilizando Sparados casi una semana, este es el momento perfecto para empezar a simplificar y agilizar los procesos de tu empresa.
Cómo deben describir y adjuntar sus empleados los recibos/facturas a las transacciones.
Una función muy útil es la posibilidad de añadir recibos a las transacciones en la aplicación Sparados. Las fotos de las facturas se recortan automáticamente y se convierten a PDF mediante OCR. Un proceso que antes requería la intervención de un contable y su aprobación física ahora se completa en cuestión de segundos.
Aprende exactamente cómo hacerlo aquí: ¿Cómo agregar rápidamente una factura a una transacción?
Ejemplo: Verestro
En Verestro, ya no es necesario presentar documentos en papel para reembolsos de gastos de viaje de negocios. Desde la implementación de nuestro servicio, los empleados deben tomar una foto de la factura o recibo inmediatamente después de recibirlo. Si no lo hacen dentro de los 6 días posteriores a la compra, su tarjeta se bloqueará.
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Cómo realizar tu primera transferencia desde una cuenta Sparados
Puedes realizar cuatro tipos de transferencias a través de Sparados: ELIXIR, ELIXIR EXPRESS, INTERNA y SEPA . Selecciona la cuenta desde la que deseas transferir, introduce los datos y envía los fondos. ¡Te llevará menos de tres minutos!
Cómo guardar un destinatario en el sistema
Si planea realizar transferencias frecuentes con nuestro sistema, le recomendamos usar la función de guardar destinatarios. Esto le permite realizar transferencias a las mismas personas o empresas de forma más rápida y sencilla, especialmente si las realiza varias veces al mes. La información del destinatario guardado aparecerá automáticamente en las transferencias futuras.
Cómo generar una confirmación de transacción
Si ya has realizado algunas transacciones y necesitas una confirmación, puedes generarla con un solo clic.
Cómo solicitar un aumento de límite
Hasta que finalice el periodo de validez de tu tarjeta, puedes solicitar al administrador que aumente tu límite si el actual no es suficiente para tus gastos habituales. Ten en cuenta que el nuevo límite se descontará de los gastos ya realizados.
Cómo aumentar el límite de una tarjeta
La opción para cambiar el límite solo está disponible para administradores en el panel. Si ya sabe que su empleado necesita un límite mayor o menor en su tarjeta, no tiene que esperar su solicitud. Cambie el límite seleccionando la tarjeta y haciendo clic en Editar .
Cómo agregar documentos a Sparados
En la plataforma Sparados, puedes añadir fácilmente tus facturas y recibos a la sección Documentos . ¡Solo tienes que arrastrar y soltar el archivo correspondiente!
Cómo recordar añadir una factura
Si tus empleados se retrasan en adjuntar facturas a las transacciones, puedes enviárselos directamente desde la aplicación. Ve a la pestaña Historial de transacciones y aplica filtros de tiempo para que el recordatorio se envíe a todos los usuarios que aún no hayan adjuntado un archivo a las transacciones de ese período.
La notificación se enviará automáticamente a todos aquellos que tengan facturas vencidas.
Día 30
Fin de mes: llega el momento de liquidar cuentas. Con Sparados, este proceso es mucho más fácil y rápido.
Cómo generar un extracto de cuenta
En Sparados, puedes generar un extracto de cuenta completo para un período seleccionado. Especifica el intervalo de tiempo y haz clic en Generar . Encontrarás el extracto en Cuentas → Extractos .
Cómo crear un informe de transacciones
Si necesita un informe con todas las facturas y recibos, genere un Informe de transacciones . Puede hacerlo en la pestaña Historial de transacciones o en la página de detalles de la tarjeta. Los informes generados se encuentran en la pestaña Informes .
Cómo configurar una notificación de saldo bajo
¡No te pierdas ninguna situación en la que el saldo de tu cuenta baje de lo esperado! Configura una notificación para que te avise cuando el importe caiga por debajo de un umbral determinado.
Cómo aprobar una factura para una transacción
Las facturas añadidas a las transacciones se almacenan en el panel administrativo, en la base de datos de documentos. Cuando se envía una factura a la dirección de correo electrónico designada, la herramienta de IA reconoce automáticamente el importe y la fecha de la transacción y la asigna a la transacción correspondiente.
Como administrador, solo necesita hacer clic en el botón "Aprobar" si todos los datos son correctos.
Ejemplo: Verestro
Una administradora de recursos humanos quiere asignar una tarjeta de almuerzo a un nuevo empleado del departamento de marketing. En el panel, introduce los datos del empleado: nombre, correo electrónico y número de teléfono. Establece un límite total individual de 9600 PLN (12 × 800, ya que la tarjeta se emite por un año) y un límite mensual de 800 PLN. Además, restringe la categoría de gasto a restaurantes y supermercados únicamente. En la sección de etiquetas, añade la etiqueta «almuerzo» y envía la tarjeta.
El empleado, que no tiene acceso al panel administrativo, recibe un correo electrónico con la información de la tarjeta recién asignada y un enlace para activarla en la web o la aplicación móvil. Tras hacer clic en el enlace (o descargar la aplicación móvil), el empleado establece su propia contraseña y PIN de cuatro dígitos, y luego es redirigido a su perfil, donde ve inmediatamente la nueva tarjeta. Solo puede usarla en restaurantes y supermercados.
Si intentan realizar una compra en un tipo de tienda diferente, el sistema detecta automáticamente la transacción y bloquea el pago.
Más información:
