HUNTERS Fallstudie: Außendienstausgaben ohne Barvorschüsse und Proforma-Rechnungen
Updated: Oct 21
In einem Sicherheitsunternehmen müssen Außendienstteams schnell handeln, und das Geld, das sie für ihre Einsätze brauchen, ebenso. Bei HUNTERS bremsten Barvorschüsse, Proforma-Rechnungen und Papierabrechnungen sowohl die Arbeit vor Ort als auch die Buchhaltung.
Mit der Umstellung auf virtuelle Mitarbeiterkarten von Sparados mit automatischer Belegweiterleitung gab HUNTERS seinen Teams sofortigen Zugriff auf Mittel und schaffte die manuelle Rechnungsbearbeitung ab. Diese Fallstudie zeigt, was das Unternehmen brauchte, wie die Lösung funktioniert und was sich verändert hat.
Fallstudie auf einen Blick
Kunde: HUNTERS, ein Sicherheitsunternehmen, dessen Mitarbeitende Einsätze in ganz Polen durchführen
Branche: Sicherheitsdienstleistungen
Herausforderung: Barvorschüsse, Proforma-Rechnungen, Zahlungen aus eigener Tasche und manuelles Sammeln von Quittungen bremsten Außendienst und Buchhaltung
Lösung: Virtuelle Mitarbeiterkarten von Sparados mit Mittelzuweisung in Sekunden, automatischer Weiterleitung von Rechnungen und Quittungen an die Buchhaltung sowie Apple Pay und Google Pay
Ergebnis: Sofortiger Zugriff auf Mittel vor Ort, volle Ausgabenkontrolle und Rechnungen, die nicht mehr manuell weitergeleitet werden müssen
Über den Kunden: HUNTERS
HUNTERS ist ein Sicherheitsunternehmen. Seine Mitarbeitenden sind in ganz Polen unterwegs und führen Einsätze an vielen verschiedenen Orten durch.
Im täglichen Außendienst geht es vor allem um die Sicherheit der Kunden, aber auch um Ausgaben, die vor Ort bezahlt und schnell abgerechnet werden müssen, egal wo sich das Team befindet.
Die Herausforderung: Barvorschüsse und Papierabrechnungen
Die traditionellen Abrechnungsmethoden waren für Außendienstteams und Buchhaltung gleichermaßen zeitaufwendig:
Barvorschüsse: Geld musste vor den Einsätzen an die Mitarbeitenden ausgezahlt werden.
Proforma-Rechnungen: Einkäufe erforderten vor der Zahlung zusätzliche Dokumente, was die Abläufe verzögerte.
Zahlungen aus eigener Tasche: Mitarbeitende bezahlten Ausgaben selbst und warteten auf die Erstattung.
Manuelle Quittungen: Quittungen und Rechnungen wurden von Hand gesammelt, was den Monatsabschluss verlangsamte.
Zusammen bremsten diese Schritte den Außendienst und belasteten Mitarbeitende wie Buchhaltung.
Die Lösung: virtuelle Mitarbeiterkarten mit automatischem Belegfluss
HUNTERS führte virtuelle Mitarbeiterkarten von Sparados ein. Mittel werden in Sekunden zugewiesen, sodass weder Barvorschüsse noch Proforma-Rechnungen nötig sind.
So funktioniert es
Ein Administrator weist der virtuellen Karte einer mitarbeitenden Person in Sekunden Mittel zu.
Die Person fügt die Karte zu Apple Pay oder Google Pay hinzu und zahlt jederzeit und überall mit dem Smartphone, ohne physische Karte.
Quittungen und Rechnungen gehen an eine eigene, dem Nutzer zugeordnete E-Mail-Adresse.
Bei aktiviertem automatischem Versand werden die Belege an das Buchhaltungssystem weitergeleitet.
Die Buchhaltung schließt den Monat ab, ohne Papierbelege zu sammeln und weiterzuleiten.
Ausgabenkontrolle
Im Administrationspanel von Sparados kann HUNTERS Transaktionen überwachen, Limits festlegen und Karten bei Bedarf sperren. In der Kundenkonsole sehen Administratoren den vollständigen Transaktionsverlauf und ob Belege angehängt wurden.
Die Ergebnisse: schnellerer Außendienst und automatisierte Buchhaltung
Die Umstellung brachte sofort Ergebnisse für Außendienst und Backoffice:
Sofortiger Zugriff auf Mittel: Mitarbeitende erhalten Geld in Echtzeit, was die Durchführung der Einsätze beschleunigt.
Volle Ausgabenkontrolle: Das Administrationspanel ermöglicht die Überwachung von Transaktionen, das Festlegen von Limits und das Sperren von Karten.
Automatisierte Buchhaltungsbelege: Rechnungen und Quittungen gehen automatisch an die Buchhaltungssysteme, was den Monatsabschluss verkürzt.
Sichere und bequeme Zahlungen: Mitarbeitende nutzen virtuelle Karten auf dem Smartphone, ohne physische Karte.
„Dank Sparados laufen unsere Außendiensteinsätze reibungsloser und schneller. Der automatische Versand von Belegen an die Buchhaltung ist eine enorme Erleichterung. Wir müssen Rechnungen nicht mehr manuell weiterleiten. Das spart dem ganzen Team spürbar Zeit.“ – Michał Nowak, Direktor bei Hunters Sp. z o.o.
Vorher und nachher mit Sparados
Bereich | Vor Sparados | Mit Sparados |
Geld für Einsätze | Barvorschüsse im Voraus | Mittel in Sekunden auf der virtuellen Karte |
Einkäufe | Proforma-Rechnungen vor der Zahlung | Direkte Kartenzahlung ohne Proforma |
Privates Geld der Mitarbeitenden | Aus eigener Tasche bezahlt, auf Erstattung gewartet | Kein privates Geld |
Zahlungen vor Ort | Bargeld oder physische Karten | Zahlung per Smartphone mit Apple Pay und Google Pay |
Rechnungen und Quittungen | Manuell gesammelt und weitergeleitet | Automatisch an das Buchhaltungssystem gesendet |
Ausgabenkontrolle | Eingeschränkt und nachträglich | Überwachung, Limits und Kartensperre im Panel |
Monatsabschluss | Durch Papierkram verlangsamt | Kürzer dank automatisierter Belege |
Warum Sicherheitsunternehmen Sparados wählen
Die Erfahrungen von HUNTERS zeigen, was Sparados Sicherheitsunternehmen bietet:
Keine Proforma-Rechnungen mehr: Zahlungen erfolgen direkt, ohne zusätzliche Formalitäten.
Schnellere, transparentere Einkäufe: intelligente Ausgabenlimits und Kategorien halten Budgets unter Kontrolle.
Sichere, bequeme Zahlungen: Virtuelle Karten lassen sich zu Apple Pay und Google Pay hinzufügen.
Weniger Papierkram: Belege gelangen automatisch in die Buchhaltung, dank der Integration mit gängigen Buchhaltungssystemen. Sehen Sie, wie Abrechnung und Rechnungsstellung funktionieren.
FAQ: Ausgabenmanagement im Außendienst bei HUNTERS
Wie nutzt HUNTERS Sparados?
HUNTERS gibt Mitarbeitenden im Außendienst virtuelle Karten von Sparados. Mittel werden in Sekunden zugewiesen, und Rechnungen und Quittungen gelangen automatisch in die Buchhaltung.
Nutzt HUNTERS noch Barvorschüsse oder Proforma-Rechnungen?
Nein. Die Mittel gehen direkt auf die virtuellen Karten der Mitarbeitenden, sodass Barvorschüsse und Proforma-Rechnungen entfallen.
Wie zahlen Mitarbeitende ohne physische Karte?
Sie fügen ihre virtuelle Karte zu Apple Pay oder Google Pay hinzu und zahlen jederzeit und überall mit dem Smartphone.
Wie gelangen Rechnungen und Quittungen in die Buchhaltung?
Belege gehen an eine eigene E-Mail-Adresse und werden bei aktiviertem automatischem Versand ohne manuelle Arbeit an das Buchhaltungssystem weitergeleitet.
Wie kontrolliert HUNTERS die Ausgaben?
Im Administrationspanel kann HUNTERS Transaktionen überwachen, Limits festlegen und Karten bei Bedarf sperren.
Eignet sich Sparados auch für andere Sicherheitsunternehmen?
Ja. Sparados hilft Sicherheitsunternehmen, Proforma-Rechnungen abzuschaffen, Ausgaben mit Limits und Kategorien zu steuern und Mitarbeitende mit virtuellen Karten auf dem Smartphone zahlen zu lassen.
Geben Sie Ihren Außendienstteams sofortigen Zugriff auf Mittel
Die Geschichte von HUNTERS zeigt, dass Außendienstteams schneller arbeiten, wenn sie Geld zur Hand haben und die Buchhaltung Belege automatisch erhält. Virtuelle Karten ersetzen Barvorschüsse, Proforma-Rechnungen und manuellen Papierkram.
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