Panel de administración para corporaciones (más de 200 empleados)
Actualizado: hace 2 días
Lo que debes hacer:
Día 1
El primer paso que debes dar es establecer un límite para tu cuenta principal; sin él, no podrás asignar ninguna tarjeta. Cuando inicies sesión por primera vez, verás una notificación que indica que se ha establecido este límite.
Límite de grupo
Este es el importe máximo que puede emitir tarjetas; se trata de una restricción exclusiva para los administradores del portal. Establézcalo en un importe equivalente a sus gastos anuales actuales. Siempre puede modificarlo en el modo de edición. El límite de tarjetas es una opción adicional que le permite un mayor control sobre el número de tarjetas emitidas a los empleados, tanto en un momento dado como en total.
Tras este paso, podrá comenzar a emitir tarjetas de pago.
¿Cómo puedo añadir un nuevo administrador a la plataforma?
Si su empresa necesita más de un administrador en el panel de control para asignar tarjetas y supervisar los gastos, agréguelos fácilmente con la función AGREGAR EMPLEADO. Consulte la guía para saber qué rol asignarles: ¿ Cómo agregar un nuevo administrador a la plataforma?
¿Cómo crear una jerarquía de grupos en Sparados?
En la plataforma Sparados puede crear grupos para sus administradores en los departamentos pertinentes, controlar los gastos y los límites de los grupos individuales y
Limita la visibilidad de la plataforma. Esta funcionalidad te facilitará la emisión de tarjetas de empresa a empleados de grupos específicos y te permitirá controlar los gastos de cada departamento. Si quieres saber cómo funciona exactamente y qué roles puedes asignar a tus administradores, consulta el ejemplo de la siguiente guía: ¿ Cómo crear un nuevo grupo en Sparados?
Ejemplo:
La compañía de seguros emplea a más de 1.800 personas, 100 de las cuales utilizan tarjetas de la empresa para realizar compras. La empresa tiene cuatro cuentas de pago:
PLN_MAIN – cuenta nacional principal (gastos operativos en Polonia)
EUR_MAIN – gastos/liquidación en la UE (delegaciones, proveedores)
USD_OPEX – Cuenta 1 (USD) : Gastos operativos en USD (por ejemplo, nube, licencias, servicios de TI, marketing global, consultoría). Acceso : Finanzas y contabilidad, TI, Marketing (global), PMO (previa aprobación).
USD_RECLAMACIONES – Cuenta 2 (USD) : Pagos de siniestros internacionales, primas y liquidaciones de reaseguro en USD. Acceso : Gestión de siniestros, Reaseguro, Finanzas y Contabilidad (control). Por defecto, los departamentos solo tienen acceso a las cuentas necesarias.
Grupos de administradores y sus límites:
Nivel 1 - Grupo principal
Director Financiero (CFO), Director de Operaciones (COO) Acceso a las cuentas: PLN_MAIN, EUR_MAIN, USD_OPEX, USD_CLAIMS
Límites globales (techos operativos):
GLOBAL_OPERATIONAL_PLN — 2.000.000 PLN
GLOBAL_OPERATIONAL_EUR - 400.000 EUR
GASTOS OPERATIVOS GLOBALES EN USD - 300.000 USD
PAGOS GLOBALES EN USD - USD 5.000.000
Nivel 2 - Departamentos (subgrupos principales)
Ventas (220 personas, 2 HOS: Polacos / Internacionales)
Cuentas: PLN_MAIN, EUR_MAIN , (celdas seleccionadas: USD_OPEX)
Objetivos: viajes, representación, cuotas de conferencias, herramientas de venta.
Nivel 3 – Subgrupos de ventas:
Ventas nacionales (PL) – 80 personas / Director de PL
Cuentas : PLN_MAIN
Límites: SPRZEDAZ_PL_PODROZE_PLN — 400 000 PLN (delegaciones, hoteles, transporte), SPRZEDAZ_PL_MATERIALY_PLN — 150 000 PLN (materiales, pequeño marketing)
Ventas Internacionales (UE) – 100 personas / Director para la UE
Facturas: EUR_MAIN , (excepcionalmente) USD_OPEX para los mercados de USD
Límites : SALES_EU_TRAVEL_EUR – 250.000 EUR, SALES_EU_EVENTY_EUR – 120.000 EUR, SALES_EU_TOOLS_USD – 50.000 USD (suscripciones CRM/MarTech en USD)
Ventas Corporativas (Globales) – 40 personas / Jefe de Ventas Corporativas
Facturas: USD_OPEX, EUR_MAIN
Límites: SALE_CORP_CONTRACTS_USD - 100.000 USD (costes de preventa, POC, RFP), SALE_CORP_MEETINGS_EUR - 60.000 EUR (reuniones de nivel C, presentaciones itinerantes)
El nivel 2 incluye muchos más grupos y sus subgrupos, cada uno con sus propios límites y cuentas separadas:
Gestión de reclamaciones (300 personas / Director de Gestión de Reclamaciones)
Suscripción (Evaluación de Riesgos) (120 personas / Director de Suscripción)
Reaseguro (40 personas / Director de Reaseguro)
Cuentas de TI (250 personas / CIO): PLN_MAIN, USD_OPEX
Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) / Gestores de Proyectos (90 personas / Director de PMO)
Recursos Humanos (60 personas / Director/a de RRHH)
Finanzas y Contabilidad (120 personas / Director Financiero)
Servicio al Cliente (Centro de Contacto) (200 personas / Director/a de Servicio al Cliente)
Marketing y Relaciones Públicas (90 personas / Director/a de Marketing)
Departamento Jurídico y de Cumplimiento Normativo (70 personas / Director Jurídico y Director de Cumplimiento Normativo)
Gestión de Riesgos y Actuaría (80 personas / Director de Riesgos y Actuario Jefe)
¿Cómo asignar una tarjeta?
Tras acceder a la página de inicio o a la pestaña de tarjetas, haga clic en el botón ASIGNAR TARJETA; verá un formulario que le permitirá generar una tarjeta en pocos segundos.
En la sección DATOS DEL TITULAR DE LA TARJETA, ingrese los datos del empleado al que desea emitir la tarjeta. Se requiere un número de teléfono y una dirección de correo electrónico únicos para recoger la tarjeta. Estos datos permitirán la entrega segura de la tarjeta virtual al empleado.
Seleccione una cuenta y establezca límites de tarjeta.
(Si no hay fondos suficientes en la cuenta, el pago no se procesará; el terminal primero verifica el límite de la tarjeta y luego el saldo de la cuenta; la transacción solo se aceptará si ambos valores son superiores al importe del pago).
– En la pestaña LÍMITES ADICIONALES puede establecer límites de tiempo (diarios, semanales, mensuales); aquí puede limitar las retiradas de efectivo en cajeros automáticos o los pagos en línea.
Seleccione un diseño de tarjeta y asígnele un nombre; estos datos serán visibles para el empleado en la aplicación móvil/web y en Apple/Google Wallet.
Si utiliza la plataforma Sparados para gestionar una empresa con hasta 100 empleados, la sección ETIQUETAS le resultará útil para dividirlos por departamentos. Una vez que asigne una etiqueta, esta se guardará y estará disponible para seleccionarla al asignar otra tarjeta. Puede usar esta etiqueta como desee, lo que facilita su búsqueda en futuras facturaciones. Nuestros clientes utilizan etiquetas de ejemplo como «Varsovia», «Almuerzo» o «Salida».
Las CATEGORÍAS DE GASTOS pueden resultar igualmente útiles. Puede emitir tarjetas a los empleados para que las utilicen únicamente en ubicaciones específicas. Descubra cómo funciona: Código de categoría de comerciante: ¿Qué es y cómo funciona?
Tras confirmar todos los datos, haga clic en el botón GUARDAR.
¡Enhorabuena! Tu tarjeta está lista para que un empleado la recoja en su correo electrónico. ¡Esperamos que la disfrutes!
¿Cómo crear una categoría de gastos?
Sparados te permite asignar tarjetas para su uso exclusivo en ubicaciones específicas. Esto funciona mediante códigos MCC asignados a cada tienda. Puedes especificarlos fácilmente al crear una tarjeta. Aprende cómo crear tu propia categoría de gasto. ¿ Cómo puedes limitar el uso de las tarjetas de tus empleados?
¿Cómo conseguir una tarjeta Sparados?
¡No necesitas ser administrador para tener una tarjeta Sparados asignada! Si tu administrador te ha asignado una tarjeta, la recibirás por correo electrónico al momento de la asignación. Activación de la tarjeta sin la aplicación.
Una vez asignada, puedes añadir fácilmente la tarjeta a tu Apple Wallet o Google Wallet. Solo tienes que pulsar el botón correspondiente.
¿Cómo recargar tu cuenta de Sparados?
Otro paso crucial es recargar tu cuenta. Como ya tienes una tarjeta, necesitarás fondos para gastar. Una sola transferencia es suficiente para recargar tu cuenta.
¿Cómo integrar su sistema contable con Sparados?
¡Facilitamos el intercambio de documentos con su sistema de contabilidad actual! Muchos clientes reciben facturas o recibos de transacciones directamente por correo electrónico. Con nuestra integración, puede reenviar estos correos directamente a su plataforma de contabilidad. Lea más sobre esta funcionalidad: ¿ Cómo integrar su sistema de contabilidad con Sparados?
Día 5
Si llevas utilizando Sparados casi una semana, es el momento perfecto para empezar a simplificar y acelerar los procesos de tu empresa.
¿Cómo realizar tu primera transferencia desde tu cuenta Sparados?
Puedes realizar cuatro tipos de transferencias a través de Sparados:
ELIXIR, ELIXIR EXPRESS, INTERNAL y SEPA. Selecciona la cuenta desde la que quieres transferir, introduce tus datos y envía los fondos. ¡Tarda menos de tres minutos!
¿Cómo guardar un destinatario en el sistema?
El primer elemento esencial para optimizar las operaciones de la empresa es la capacidad de guardar destinatarios. Esto será útil al enviar transferencias al mismo destinatario varias veces al mes. Se guardarán en la lista de destinatarios cuando se envíe la transferencia. ¿ Cómo guardo un destinatario en el panel de administración?
¿Cómo generar una confirmación de transacción?
Si ya has realizado algunas transacciones y necesitas una confirmación, genérala con un solo clic. ¿ Cómo genero una confirmación de transacción?
¿Cómo deben describir sus empleados los recibos/facturas y adjuntarlos a las transacciones?
Agregar recibos a las transacciones en la aplicación Sparados está demostrando ser una función muy útil. Las fotos de las facturas se recortan automáticamente mediante OCR. Un proceso que antes requería la aprobación física de un contable ahora se realiza con una simple llamada telefónica. Aprenda cómo: Cómo agregar rápidamente una factura a una transacción
Ejemplo
Un empleado de Verestro realizó un pago de combustible durante un viaje de negocios. Escaneó el recibo de la transacción en la aplicación Sparados. El sistema lo recorta automáticamente y lo agrega al gasto correspondiente, junto con todos los detalles (importe, fecha y lugar de compra). Para cambiar el estado de la transacción, debe ser aprobada por el administrador.
¿Cómo puedo solicitar un aumento de límite?
Hasta que la tarjeta caduque, puedes solicitar al administrador que aumente tu límite si el actual no cubre tus gastos. Ten en cuenta que el nuevo límite se descontará de los gastos ya realizados. Para las compañías que emiten tarjetas a clientes que no necesitan solicitar un aumento de límite, como las aseguradoras, esta función podría estar bloqueada. ¿ Cómo solicito un aumento de límite?
¿Cómo aumentar el límite de la tarjeta?
La opción para cambiar el límite solo está disponible para el administrador en el panel de control. Si ya sabe que su empleado necesita un límite mayor o menor en su tarjeta, no es necesario que espere su solicitud. Cambie el límite seleccionando la tarjeta y haciendo clic en Editar.
¿Cómo añadir documentos a Sparados?
En la plataforma Sparados, puedes añadir fácilmente tus facturas y recibos a la sección de documentos. ¡Solo tienes que arrastrar y soltar el archivo correspondiente! Intercambio de documentos con Sparados
¿Cómo puedo recordarte que añadas una factura?
Si tienes empleados con facturas pendientes, puedes recordárselo directamente desde la aplicación. Se enviará una notificación a todos los usuarios con facturas pendientes. ¿Cómo puedo recordarte que añadas una factura?
¿Cómo integrarse con Sparados a través de la API?
Gracias a la API de Sparados, nuestro sistema permite una automatización aún más rápida. ¡Envía tarjetas y establece límites con mayor rapidez! API Sparados
Ejemplo
Verestro, tras integrarse con Sparados mediante API, ahora puede asignar tarjetas directamente desde su sistema. ¿Necesita asignar nuevas tarjetas a su equipo de ventas? Tanto si contrata a un nuevo empleado como si simplemente necesita emitir una tarjeta, puede hacerlo directamente desde su aplicación interna.
Tras la integración mediante la API, Verestro podrá visualizar los detalles de todas las transacciones en su plataforma. Una vez completada una transacción, los detalles se transfieren directamente a su sistema, sin necesidad de acceder a la plataforma de Sparados. El estado de la transacción se actualiza inmediatamente tras su aprobación. La integración también agiliza la recepción de facturas y recibos, que se transfieren automáticamente al sistema de la empresa. Todo esto es posible gracias a la integración con la API de Sparados.
Día 30
Es fin de mes: toca liquidar cuentas. Con Sparados, es mucho más sencillo y rápido.
¿Cómo generar un extracto de cuenta?
En Sparados, puedes generar un extracto de cuenta completo para un período específico seleccionado en los filtros. Especifica el período y pulsa Generar. Es así de sencillo. Puedes encontrar el extracto en la pestaña Cuentas -> Extractos. ¿ Cómo genero un extracto de cuenta?
¿Cómo crear un informe de transacciones?
Al igual que un extracto, puede descargar un informe de cada transacción. Los informes generados se encuentran en la pestaña INFORMES. ¿ Cómo creo un informe de transacciones?
¿Cómo configuro una notificación de saldo bajo?
¡No te pierdas ninguna situación en la que el saldo de tu cuenta sea inferior al esperado! Configura una alerta para cuando tu saldo baje del umbral previsto. ¿ Cómo configuro una alerta de saldo bajo?
¿Cómo apruebo una factura para una transacción?
Las facturas añadidas a una transacción se guardan en la base de datos de documentos del panel de administración. La herramienta de IA reconoce el importe y la fecha de la transacción y asigna el documento correspondiente. Como administrador, solo tiene que pulsar el botón "Aceptar" cuando todo sea correcto. ¿Cómo apruebo una factura para una transacción?
¿Cómo asigno varias tarjetas a la vez?
Si necesitas enviar más de una tarjeta de empleado para el mismo propósito, ¡no tienes que hacer clic en cada una individualmente! Usa nuestra opción "Asignar varias" y envía varias tarjetas a la vez. Puedes definir los límites en un único archivo .csv, que puedes adjuntar fácilmente al formulario. Aprende cómo completarlo en nuestro artículo: ¿ Cómo asignar varias tarjetas a la vez?
Aplicaciones móviles y web de marca, así como tarjetas de pago.
Para las grandes corporaciones, ¡la marca es primordial! Le permitimos personalizar tanto las aplicaciones móviles como las web según sus necesidades. Puede elegir el diseño del sitio web y las plantillas de tarjetas de empleado para garantizar que la interfaz se ajuste a sus preferencias y a los estándares de su empresa.
Ejemplos de aplicaciones personalizadas en Sparados:
Ejemplo: Agente de seguros
En una compañía de seguros con más de 1800 empleados, 100 personas utilizan tarjetas corporativas para realizar compras. La organización cuenta con cuatro cuentas de pago principales: PLN_MAIN , una cuenta operativa nacional para gastos en Polonia; EUR_MAIN , una cuenta para liquidaciones y gastos en países de la UE (delegaciones, proveedores); y USD_OPEX , una cuenta en USD para gastos operativos globales (por ejemplo, servicios en la nube, licencias, marketing, consultoría). Además, existe una cuenta USD_CLAIMS, utilizada exclusivamente para pagos de siniestros internacionales, primas y liquidaciones de reaseguro.
El acceso a las cuentas se concede únicamente a los departamentos que las utilizan realmente (por ejemplo, USD_OPEX está disponible para TI, Marketing, PMO y Finanzas, mientras que USD_CLAIMS solo está disponible para Ajuste de Reclamaciones, Reaseguro y el departamento de Finanzas).
En el nivel más alto (Nivel 1) se encuentran el CFO y el COO, quienes tienen acceso a todas las cuentas y límites operativos globales: 2.000.000 PLN, 400.000 EUR, 300.000 USD (OPEX) y 5.000.000 USD (RECLAMACIONES).
Los niveles inferiores de administradores (Nivel 2 y 3) incluyen departamentos individuales y subgrupos con sus propios límites y cuentas.
Cada administrador de departamento puede asignar una nueva tarjeta a un empleado en el panel de control, seleccionando la cuenta y la categoría presupuestaria correspondientes. Por ejemplo, un administrador de TI puede emitir una tarjeta a un empleado del equipo de "Desarrollo de Software", estableciendo un límite de 5000 dólares al mes, limitando los gastos a suscripciones y licencias de software, y asignándole la etiqueta "Herramientas de desarrollo".
Una vez asignada, la tarjeta se añade automáticamente al perfil del empleado, quien recibe un correo electrónico con un enlace de activación. Tras hacer clic, establece su propia contraseña y PIN, y la tarjeta aparece inmediatamente en su Cartera de Apple/Google.
El sistema envía automáticamente las facturas a una dirección de correo electrónico específica, lo que permite la asignación automática a las transacciones y el seguimiento de gastos en tiempo real. Además, la empresa utiliza etiquetas (por ejemplo, "delegación", "nube", "reaseguro") para facilitar la elaboración de informes y el análisis de costes en el panel de control.
Gracias a esta implementación, también recibieron un diseño de tarjeta personalizado y una aplicación web y móvil con la marca de la empresa, manteniendo al mismo tiempo el control total sobre los límites, el acceso y las liquidaciones en múltiples divisas.
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