Кейс HUNTERS: польові витрати без готівкових авансів і рахунків-проформ
В охоронній компанії польові команди мають діяти швидко, так само як і гроші, потрібні їм на виїздах. У HUNTERS готівкові аванси, рахунки-проформи та паперові звіти гальмували і роботу на місці, і бухгалтерію.
Перейшовши на віртуальні картки для працівників Sparados з автоматичним пересиланням документів, HUNTERS дала командам миттєвий доступ до коштів і позбулася ручної обробки рахунків. У цьому кейсі показано, чого потребувала компанія, як працює рішення і що змінилося.
Кейс коротко
Клієнт: HUNTERS, охоронна компанія, працівники якої виконують завдання по всій Польщі
Галузь: Охоронні послуги
Виклик: Готівкові аванси, рахунки-проформи, оплата з власної кишені та ручне збирання чеків гальмували польову роботу й бухгалтерію
Рішення: Віртуальні картки для працівників Sparados із зарахуванням коштів за секунди, автоматичним пересиланням рахунків і чеків до бухгалтерії, а також Apple Pay і Google Pay
Результат: Миттєвий доступ до коштів на місці, повний контроль над витратами й рахунки, які більше не треба пересилати вручну
Про клієнта: HUNTERS
HUNTERS – охоронна компанія. Її працівники їздять по всій Польщі й виконують завдання в багатьох різних місцях.
Щоденна робота на місці – це насамперед безпека клієнтів, але також витрати, які треба оплатити одразу й швидко відзвітувати, хоч би де була команда.
Виклик: готівкові аванси та паперові звіти
Традиційні методи розрахунків забирали багато часу і в польових команд, і в бухгалтерії:
Готівкові аванси: перед завданнями працівникам треба було видавати гроші.
Рахунки-проформи: закупівлі вимагали додаткових документів перед оплатою, що затримувало роботу.
Оплата з власної кишені: працівники самі оплачували витрати й чекали на відшкодування.
Ручні чеки: чеки й рахунки збирали вручну, що сповільнювало закриття місяця.
Разом ці кроки гальмували польову роботу й обтяжували і працівників, і бухгалтерію.
Рішення: віртуальні картки для працівників з автоматичним обігом документів
HUNTERS запровадила віртуальні картки для працівників Sparados. Кошти зараховуються за секунди, тож не потрібні ні готівкові аванси, ні рахунки-проформи.
Як це працює
Адміністратор за секунди зараховує кошти на віртуальну картку працівника.
Працівник додає картку до Apple Pay або Google Pay і платить телефоном будь-коли й будь-де, без фізичної картки.
Чеки й рахунки надходять на окрему адресу електронної пошти, закріплену за користувачем.
Після ввімкнення автоматичного надсилання документи пересилаються до бухгалтерської системи.
Бухгалтерія закриває місяць без збирання й пересилання паперових документів.
Контроль витрат
Адміністративна панель Sparados дає HUNTERS змогу відстежувати транзакції, встановлювати ліміти й за потреби блокувати картки. У клієнтській консолі адміністратори бачать повну історію транзакцій і те, чи додано документи.
Результати: швидша польова робота та автоматизована бухгалтерія
Зміна одразу дала результати і польовим командам, і офісу:
Миттєвий доступ до коштів: працівники отримують гроші в реальному часі, що прискорює виконання завдань.
Повний контроль над витратами: адміністративна панель дає змогу відстежувати транзакції, встановлювати ліміти й блокувати картки.
Автоматизовані бухгалтерські документи: рахунки й чеки автоматично надходять до бухгалтерських систем, що скорочує закриття місяця.
Безпечні та зручні платежі: працівники користуються віртуальними картками в телефоні, без фізичної картки.
«Завдяки Sparados наші польові операції стали плавнішими й швидшими. Автоматичне надсилання документів до бухгалтерії – величезне полегшення. Нам більше не треба пересилати рахунки вручну. Це справжня економія часу для всієї команди». – Міхал Новак, директор Hunters Sp. z o.o.
До і після Sparados
Аспект | До Sparados | Зі Sparados |
Гроші на завдання | Готівкові аванси наперед | Кошти на віртуальній картці за секунди |
Закупівлі | Рахунки-проформи перед оплатою | Пряма оплата карткою без проформи |
Власні гроші працівників | Платили з власної кишені й чекали на відшкодування | Без приватних грошей |
Платежі на місці | Готівка або фізичні картки | Оплата телефоном через Apple Pay і Google Pay |
Рахунки та чеки | Збиралися й пересилалися вручну | Автоматично надсилаються до бухгалтерської системи |
Контроль витрат | Обмежений і постфактум | Моніторинг, ліміти й блокування карток у панелі |
Закриття місяця | Сповільнене паперами | Коротше завдяки автоматизованим документам |
Чому охоронні компанії обирають Sparados
Досвід HUNTERS відображає те, що Sparados пропонує охоронним компаніям:
Жодних рахунків-проформ: платежі здійснюються напряму, без додаткових формальностей.
Швидші й прозоріші закупівлі: розумні ліміти й категорії витрат тримають бюджети під контролем.
Безпечні та зручні платежі: віртуальні картки можна додати до Apple Pay і Google Pay.
Менше паперів: документи автоматично надходять до бухгалтерії завдяки інтеграції з популярними бухгалтерськими системами. Дізнайтеся, як працюють розрахунки та виставлення рахунків.
FAQ: польові витрати в HUNTERS
Як HUNTERS користується Sparados?
HUNTERS видає польовим працівникам віртуальні картки Sparados. Кошти зараховуються за секунди, а рахунки й чеки автоматично пересилаються до бухгалтерії.
Чи HUNTERS досі використовує готівкові аванси або рахунки-проформи?
Ні. Кошти надходять безпосередньо на віртуальні картки працівників, тож аванси й рахунки-проформи більше не потрібні.
Як працівники платять без фізичної картки?
Вони додають віртуальну картку до Apple Pay або Google Pay і платять телефоном будь-коли й будь-де.
Як рахунки й чеки потрапляють до бухгалтерії?
Документи надходять на окрему адресу електронної пошти, а після ввімкнення автоматичного надсилання пересилаються до бухгалтерської системи без ручної роботи.
Як HUNTERS контролює витрати?
Адміністративна панель дає HUNTERS змогу відстежувати транзакції, встановлювати ліміти й за потреби блокувати картки.
Чи підходить Sparados іншим охоронним компаніям?
Так. Sparados допомагає охоронним компаніям позбутися рахунків-проформ, контролювати витрати за допомогою лімітів і категорій та дати працівникам змогу платити віртуальними картками в телефоні.
Дайте польовим командам миттєвий доступ до коштів
Історія HUNTERS показує, що польові команди працюють швидше, коли гроші під рукою, а бухгалтерія отримує документи автоматично. Віртуальні картки замінюють аванси, рахунки-проформи й ручну паперову роботу.
Керуєте охоронною компанією чи компанією польових послуг? Замовте демонстрацію і дізнайтеся, як працює Sparados.
