Автоматизація розрахунків у сфері нерухомості: як Kodoro заощадила 15% часу бухгалтерії
Загублені чеки, паперові рахунки-фактури та субпідрядники, які платять із власної кишені, гальмують кожну компанію, що веде багато проєктів одночасно. Kodoro, компанія у сфері нерухомості, яка спеціалізується на управлінні орендою та адаптації офісних приміщень, зіткнулася саме з цією проблемою.
Перевівши закупівлі субпідрядників на віртуальні картки Sparados з миттєвим додаванням документів, Kodoro автоматизувала розрахунки, заощадила близько 15% часу бухгалтерії та скоротила непідтверджені транзакції практично до нуля. У цьому кейсі показано, чого потребувала компанія, як працює рішення і що змінилося.
Кейс коротко
Клієнт: Kodoro, компанія у сфері нерухомості, яка спеціалізується на управлінні орендою та адаптації офісних приміщень
Галузь: Нерухомість
Виклик: Загублені паперові рахунки та чеки, аванси й субпідрядники, які платили власними коштами, повільні ручні розрахунки
Рішення: Корпоративні картки Sparados для субпідрядників, де рахунки й чеки додаються до кожної транзакції в застосунку і видимі бухгалтерії в реальному часі
Результат: Близько 15% часу бухгалтерії заощаджено, непідтверджених транзакцій практично нуль і кращі відносини із субпідрядниками
Про клієнта: Kodoro
Kodoro – компанія у сфері нерухомості, що швидко розвивається і спеціалізується на комплексному управлінні орендою та адаптації офісних приміщень. Її бізнес-модель базується на оренді офісних площ і постійній співпраці з розгалуженою мережею субпідрядників.
Субпідрядники виконують ремонтні, оздоблювальні роботи та поточне обслуговування об’єктів. Коли паралельно триває багато проєктів і об’єктів, щодня відбуваються закупівлі матеріалів і послуг, які потрібно оплатити й відзвітувати.
Виклик: загублені рахунки та тривалі розрахунки
Керуючи численними проєктами та об’єктами нерухомості, Kodoro стикалася з двома класичними, але неприємними проблемами в операційних витратах і співпраці із субпідрядниками:
Хаос у документах: працівники й субпідрядники часто губили паперові рахунки та чеки, що призводило до затримок, помилок і необхідності знову звертатися до продавців.
Тривалі розрахунки: звітування за кожен аванс чи витрату, оплачену з приватних коштів, було ручним і довгим. Це забирало цінний час і в субпідрядників, і в бухгалтерії та гальмувало грошовий потік.
Ці проблеми перевантажували бухгалтерію та псували відносини із субпідрядниками, яким доводилося вкладати власні гроші й витрачати час на збирання чеків.
«Завжди бракувало якогось чека, а платити власними грошима й чекати на відшкодування було найбільшим головним болем. Це створювало зайву напругу й забирало цінний час». – один із субпідрядників Kodoro
Рішення: корпоративні картки та миттєве додавання документів
Kodoro впровадила платформу Sparados для управління витратами, яка дала компанії повний контроль над бюджетами проєктів і операційними витратами. Тепер субпідрядники платять корпоративними картками замість власних грошей, а кожна покупка документується в момент, коли вона відбувається.
Як це працює
Kodoro видає картки Sparados людям, які купують матеріали й послуги для проєктів.
Субпідрядник платить карткою онлайн або в магазині, наприклад у будівельному гіпермаркеті.
Одразу після покупки субпідрядник додає фото або скан рахунку чи чека до транзакції в застосунку Sparados.
Транзакція та документ з’являються в панелі керування бухгалтерії в реальному часі.
Бухгалтерія перевіряє та проводить витрату, не розшукуючи відсутні документи.
Контроль витрат
Sparados дає змогу встановлювати ліміти та правила витрат для кожної картки й призначати картки для конкретних цілей, тож бюджети проєктів залишаються під контролем. У клієнтській консолі адміністратори бачать кожну транзакцію, перевіряють, чи додано документ, і можуть надіслати працівникові нагадування, якщо вкладення бракує.
Рахунки також можна надсилати на окрему адресу електронної пошти, а система автоматично зіставляє їх із потрібною транзакцією. Sparados інтегрується з популярними бухгалтерськими системами, тож документи потрапляють до бухгалтерії без ручного пересилання. Докладніше про розрахунки та виставлення рахунків.
Результати: 15% часу бухгалтерії заощаджено
Впровадження майже одразу дало Kodoro вимірювані результати:
Приблизно на 15% менше часу на бухгалтерію
Завдяки автоматичному зіставленню документів із транзакціями та миттєвій видимості бухгалтерія Kodoro заощадила близько 15% часу, який раніше витрачала на ручні перевірки, пошук відсутніх рахунків і розрахунки за авансами.
Непідтверджені транзакції практично на нулі
Оскільки документи додаються одразу після кожної покупки, кількість непідтверджених транзакцій у панелі керування Kodoro впала практично до нуля. Бухгалтерія може бути впевнена, що всі документи на місці.
Кращі відносини із субпідрядниками
Субпідрядники добре сприйняли нове рішення. Вони більше не платять власними коштами й не збирають паперові документи, що спрощує співпрацю з Kodoro.
«Sparados для нас – вигідне для всіх рішення. Минули часи виснажливих розрахунків і помилок у рахунках. Субпідрядники платять корпоративними картками, а ми одразу маємо повний комплект документів. Наша бухгалтерія видихнула, а ми заощадили близько 15% часу на виснажливих ручних процесах. Це було влучання в яблучко». – Катажина Джизга, власниця та генеральна директорка Kodoro
До і після Sparados
Аспект | До Sparados | Зі Sparados |
Оплата матеріалів і послуг | Субпідрядники платили власними коштами або з авансів | Субпідрядники платять корпоративними картками Sparados |
Рахунки та чеки | Паперові документи, які часто губилися | Фото або скан додається до транзакції одразу після покупки |
Видимість для бухгалтерії | Документи надходили із запізненням або не надходили зовсім | Транзакції та документи видно в реальному часі |
Звітування за витрати | Ручне оформлення кожного авансу та відшкодування | Автоматичне зіставлення документів із транзакціями |
Непідтверджені транзакції | Накопичення відкритих позицій | Практично нуль |
Навантаження на бухгалтерію | Час на пошук відсутніх рахунків | Близько 15% часу бухгалтерії заощаджено |
Відносини із субпідрядниками | Напруга через відшкодування та документи | Без приватних грошей і збирання документів |
Чому компанії у сфері нерухомості обирають Sparados
Досвід Kodoro відображає те, що Sparados пропонує компаніям у сфері нерухомості та девелопменту, які ведуть багато проєктів з окремими бюджетами:
Жодних приватних грошей: замість того щоб працівники чи субпідрядники фінансували закупівлі, віртуальні картки Mastercard видаються одразу з визначеним лімітом і призначенням.
Документи без паперу: достатньо фото рахунку чи чека, а документи зберігаються разом із транзакцією.
Контроль бюджету в реальному часі: кожна транзакція фіксується в момент здійснення, тож бюджети проєктів можна точно відстежувати.
Швидші розрахунки: за даними Sparados, шлях від подання рахунку до його проведення в середньому в 1,7 раза швидший, ніж за традиційних методів. Дізнайтеся, як працюють розрахунки та виставлення рахунків.
FAQ: автоматизація розрахунків у сфері нерухомості
Як Kodoro автоматизувала розрахунки із субпідрядниками?
Kodoro видала субпідрядникам корпоративні картки Sparados. Після кожної покупки субпідрядник додає фото рахунку чи чека до транзакції в застосунку Sparados, а бухгалтерія бачить транзакцію та документ у реальному часі.
Скільки часу заощадила Kodoro?
Бухгалтерія Kodoro заощадила близько 15% часу, який раніше витрачала на ручні перевірки, пошук відсутніх рахунків і розрахунки за авансами.
Що сталося з непідтвердженими транзакціями?
Оскільки документи додаються одразу після кожної покупки, кількість непідтверджених транзакцій у панелі керування Kodoro впала практично до нуля.
Чи субпідрядники досі платять власними грошима?
Ні. Субпідрядники платять корпоративними картками, тож більше не фінансують закупівлі приватно й не чекають на відшкодування.
Як рахунки та чеки потрапляють до бухгалтерії?
Користувачі додають фото або скан у застосунку Sparados чи надсилають документи на окрему адресу електронної пошти. Файли зіставляються з потрібною транзакцією і можуть передаватися до інтегрованих бухгалтерських систем.
Чи можуть компанії у сфері нерухомості контролювати витрати за кожним проєктом?
Так. Компанії можуть призначати проєктним командам картки з визначеними лімітами та правилами витрат, тож кожна витрата прив’язана до правильного бюджету й видима в реальному часі.
Автоматизуйте розрахунки у своїх проєктах
Історія Kodoro показує, що відмова від авансів і паперових чеків економить час бухгалтерії та спрощує співпрацю із субпідрядниками. Корпоративні картки з миттєвим додаванням документів тримають бюджет кожного проєкту під контролем.
Хочете схожих результатів у своїй компанії? Замовте демонстрацію і дізнайтеся, як Sparados працює у сфері нерухомості.
