Nowy poziom kontroli wydatków w Sparados: Selektywna widoczność kart dla administratorów grup
- Justyna Mazurek
- 2 dni temu
- 4 minut(y) czytania
Sparados rozszerza możliwości zarządzania kartami firmowymi o funkcjonalność, która wzmacnia kontrolę nad danymi i ułatwia pracę administratorów grup w większych organizacjach. Od teraz każdy administrator może zarządzać wyłącznie kartami przypisanymi do swojej grupy oraz do grup poniżej - zarówno na poziomie podglądu danych, jak i działań administracyjnych.
W praktyce oznacza to, że osoba odpowiedzialna za budżety w dziale Marketing widzi tylko te karty, które zostały przypisane do zespołu marketingowego lub niższych poddziałów. Jeżeli w firmie działa odrębna struktura sprzedaży z własnym administratorem, karty zespołu sprzedaży będą dla marketingu całkowicie niewidoczne.
Nowe rozwiązanie eliminuje ryzyko błędów w zarządzaniu kartami, ogranicza dostęp do wrażliwych danych i upraszcza pracę nad kontrolą kosztów wewnątrz poszczególnych departamentów.
Zmiana w panelu klienta Sparados - dlaczego jest ważna?
Sparados to platforma do zarządzania wydatkami firmowymi i wirtualnymi kartami - umożliwia błyskawiczne generowanie kart firmowych, ustawianie limitów, przypisywanie kart pracownikom lub zespołom, raportowanie i automatyzację rozliczeń.
Dotychczas system pozwalał na centralne zarządzanie kartami i wydatkami, co sprawdzało się w mniejszych lub średnich organizacjach. Jednak w większych firmach - z wieloma działami, zespołami i osobnymi budżetami - pojawiała się potrzeba precyzyjnej kontroli dostępu do kart i wyodrębnienia, kto widzi i zarządza wydatkami. Nowa funkcja w panelu administracyjnym Sparados idealnie wpisuje się w te potrzeby klientów.
Co nowego w Sparados - administrowanie grupami i ograniczona widoczność kart
Administrator korporacji (główny) może tworzyć grupy i podgrupy - np. działy lub zespoły - i przypisywać do nich pracowników oraz karty.
Dla każdej grupy można określić limity: maksymalną liczbę kart, maksymalną kwotę, jaką można przydzielić, a także limity wydatków lub doładowań.
Nowość: administrator grupy widzi wyłącznie karty przypisane przez niego do tej grupy - karty przypisane przez innych administratorów grup stają się dla niego niewidoczne. Dzięki temu np. administrator działu Marketing nie zobaczy kart czy transakcji zespołu Sprzedaż, jeśli Sprzedaż ma oddzielnego administratora.
Jak to działa w praktyce - przykład użycia
Załóżmy, że klientem Sparados jest firma z kilkoma działami (Sprzedaż, Marketing, HR, IT) i niezależnymi strukturami zarządzania wydatkami:
Administrator „Sprzedaż” zarządza kartami przypisanymi członkom działu “Sprzedaż” (ustawia limity, przypisuje konkretne konta, monitoruje transakcje).
Administrator „Marketing” odpowiada tylko za karty marketingowe.
Dzięki nowej funkcjonalności każdy z nich widzi tylko swoją część: nikt z działu Marketing nie ma dostępu do kart Sprzedaży - i vice versa.
System Sparados umożliwia restrykcję co do ograniczenia widoczności rachunku, liczby wydanych kart oraz maksymalnego limitu na karcie per grupa.
Grupa o nazwie “Group Marketing Department” ma dostęp tylko do dwóch rachunków. Z rachunku w EUR może przypisać tylko 30 kart do momentu zmiany i każda karta może być wystawiona maksymalnie na 1000 EUR. Podobnie w przypadku rachunku w PLN, może zostać wystawionych maksymalnie 50 kart - 10 kart tygodniowo do 50 tys. PLN.
System umożliwia tworzenie drabinki (piramidy) na aż 4 kondygnacjach. Ta separacja zwiększa bezpieczeństwo, ogranicza ryzyko nadpisywania limitów lub przypadkowego użycia kart przez inne działy, a także ułatwia wewnętrzną kontrolę kosztów i odpowiedzialności.
Dlaczego warto - korzyści z nowego podejścia
Lepsza kontrola i przejrzystość - wydatki firmowe są widoczne tylko tam, gdzie to konieczne, co zapobiega „przeglądaniu” finansów innych działów.
Bezpieczeństwo i zgodność z zasadą „need-to-know” - każdy administrator ma dostęp tylko do danych swojej grupy.
Skalowalność dla większych firm - funkcja grup i ograniczonej widoczności czyni Sparados lepiej dopasowanym do złożonych struktur organizacyjnych.
Efektywniejsze zarządzanie budżetem i wydatkami - limity grupowe i karty przypisane do zespołów ułatwiają kontrolę i raportowanie kosztów.
W jaki sposób skonfigurować grupy w Sparados
W panelu administracyjnym przejdź do: Zarządzanie → Grupy → Dodaj grupę.
Określ nazwę grupy oraz jej miejsce w hierarchii (np. dział główny, poddział).
Przypisz do grupy pracowników oraz (opcjonalnie) konkretne rachunki lub konta, które ta grupa będzie mogła obsługiwać.
Ustaw limity: maksymalną liczbę kart, kwotę, ewentualnie limity okresowe.
Dzięki temu masz gotową strukturę, w której każdy administrator odpowiada wyłącznie za swój zespół lub dział - i widzi tylko przypisane karty.
Czytaj więcej: Jak stworzyć nową grupę?
Jak Sparados odpowiada na potrzeby klientów
Nowa możliwość ograniczonej widoczności kart to rozwiązanie wprost stworzone dla firm, które działają w oparciu o rozbudowane struktury organizacyjne. W przedsiębiorstwach wielooddziałowych, grupach kapitałowych czy korporacjach z osobnymi centrami kosztowymi, proces zarządzania budżetami jest złożony i angażuje wielu administratorów. Każdy dział realizuje własne cele, rozlicza oddzielne projekty, nierzadko operuje na innych walutach lub prowadzi wewnętrzne rozliczenia między jednostkami.
W takiej rzeczywistości niezwykle ważne jest to, aby osoby odpowiedzialne za wydatki danego działu miały dostęp jedynie do kart i danych, którymi faktycznie powinny zarządzać. Eliminacja dostępu do kart innych zespołów zmniejsza ryzyko pomyłek, niepożądanych zmian limitów czy przypadkowego podglądu poufnych danych finansowych. Każdy administrator działa w ramach jasno wyznaczonego zakresu odpowiedzialności, a budżety poszczególnych jednostek pozostają w pełni autonomiczne.
W efekcie Sparados nie tylko usprawnia decentralizację zarządzania kosztami, ale też wzmacnia transparentność finansów w organizacji. Dane są dokładnie tam, gdzie powinny - dostępne dla właściwych osób i zabezpieczone przed nieautoryzowanym wglądem. To połączenie przejrzystości, bezpieczeństwa i odpowiedzialności sprawia, że firmy mogą rozliczać swoje wydatki bardziej przejrzyście, zgodnie z zasadami audytowalności, compliance i kontroli wewnętrznej.
Wyższy poziom kontroli wydatków ze Sparados
Nowa funkcjonalność ograniczonej widoczności kart w Sparados w utworzonych grupach to znaczący krok naprzód w kierunku profesjonalizacji zarządzania finansami firmowymi, zwłaszcza w organizacjach o rozbudowanej strukturze. Umożliwiamy efektywną decentralizację, jednocześnie zachowując pełną kontrolę, transparentność i bezpieczeństwo.
Jeśli chcesz podnieść poziom kontroli wydatków oraz zwiększyć bezpieczeństwo finansów firmowych, skontaktuj się z nami już dziś lub zarejestruj firmę w systemie Sparados, by efektywnie zarządzać kartami i wydatkami pracowników lub kontrahentów.
