Jak Sparados dostosowuje się do potrzeb swoich klientów
- Justyna Mazurek
- 2 dni temu
- 6 minut(y) czytania
Zaktualizowano: 1 dzień temu
W obliczu rosnącej złożoności zarządzania finansami firmowymi, platforma Sparados staje się kluczowym narzędziem dla przedsiębiorstw każdej wielkości – od dynamicznych startupów, przez rozwijające się małe i średnie firmy, aż po duże korporacje. Sparados to nowoczesna platforma finansowa do zarządzania wydatkami, która oferuje błyskawiczne wydawanie wirtualnych kart firmowych i zapewnia pełną kontrolę nad budżetem w czasie rzeczywistym. Dzięki automatyzacji procesów rozliczeniowych i integracji z systemami księgowymi, firmy oszczędzają średnio równowartość 13 pełnych dni roboczych miesięcznie w różnych działach, takich jak finanse, zarządzanie i sprzedaż.
Kluczem do sukcesu Sparados jest jego elastyczność i skalowalność, pozwalająca na precyzyjne dopasowanie funkcjonalności do unikalnych wyzwań i struktury organizacyjnej każdego klienta. Choć cel pozostaje ten sam – usprawnienie wydatków i oszczędność czasu – sposób, w jaki platforma jest wykorzystywana, różni się znacząco w zależności od wielkości przedsiębiorstwa. Sparados jest szczególnie cenny dla firm zatrudniających ponad 10 pracowników, gdzie ręczne rozliczanie wydatków staje się kosztowne i czasochłonne.
Sparados dla startupów: Szybkość i minimalizm
Startup to środowisko, w którym liczy się przede wszystkim szybkość działania, prostota wdrożenia i elastyczne zarządzanie środkami. Firmy zatrudniające mniej niż 20 pracowników (startupy) rzadko posiadają rozbudowane działy finansowe, a procesy administracyjne muszą być maksymalnie uproszczone.
Uproszczona administracja i kontrola
W startupach często występuje tylko jedna lub dwie osoby odpowiedzialne za płatności i zakupy, na przykład Finance Specialist. Dla tych małych zespołów Sparados oferuje panel administracyjny, który eliminuje zbędną złożoność. Początkowy krok to ustalenie głównego limitu konta, który wyznacza maksymalną kwotę wydatków, jaką można przypisać do nowych kart. Administrator może nałożyć na siebie limit grupowy, który ogranicza kwotę, na jaką może wystawiać karty, co w przypadku małej firmy (1-2 administratorów) jest wystarczającym mechanizmem kontrolnym.
Precyzyjne wydawanie kart pracownikom
Mimo małej skali, startupy potrzebują precyzyjnej kontroli nad wydatkami, zwłaszcza tymi cyfrowymi i związanymi z subskrypcjami. Sparados pozwala na błyskawiczne wydawanie wirtualnych kart firmowych w zaledwie 5 sekund. Wystarczy wprowadzić dane pracownika i ustalić restrykcyjne zasady dla każdej karty.
Przykładowo, administrator może przypisać kartę pracownikowi marketingu, ustalając limit całkowity (np. 8 000 PLN) i limit miesięczny (np. 800 PLN), ale co najważniejsze – ograniczając kategorię wydatków wyłącznie do płatności za subskrypcje na platformach takich jak Facebook (Meta) czy LinkedIn. Każda transakcja dokonana tą kartą może być automatycznie oznaczona etykietą, np. „marketing”, co usprawnia późniejsze rozróżnianie kosztów.
Pracownicy w startupach, którym przypisano karty, nie muszą mieć dostępu do panelu administracyjnego. Odbierają oni kartę za pośrednictwem wiadomości e-mail i aktywują ją w aplikacji mobilnej lub webowej, skąd mogą również dodać ją do Apple Wallet lub Google Wallet.
Automatyzacja rozliczeń służbowych
W startupie, gdzie każda godzina pracy jest na wagę złota, Sparados drastycznie skraca czas poświęcany na księgowość. System automatyzuje przetwarzanie faktur i paragonów dzięki optycznemu rozpoznawaniu znaków (OCR) zintegrowanemu z zaawansowanymi modelami LLM (sztuczna inteligencja).
Pracownik po dokonaniu zakupu po prostu skanuje fakturę lub przesyła ją na dedykowany adres e-mail. System automatycznie przetwarza dokument, a następnie wysyła pliki mailowo do działu księgowości. Ten proces, który tradycyjnie wymagał żmudnych, ręcznych czynności, trwa teraz zaledwie kilkanaście sekund i eliminuje konieczność fizycznego dostarczania dokumentów. Pod koniec miesiąca administrator może w prosty sposób wygenerować wyciąg z konta i raport transakcji, zawierający wszystkie faktury i paragony, co znacznie ułatwia zamknięcie ksiąg.
Sparados dla MŚP: Kontrola i hierarchia
Dla firm zatrudniających od 20 do 100 pracowników (MŚP) kluczowe jest wprowadzenie hierarchii, strukturyzacja wydatków w działach oraz zarządzanie większą liczbą administratorów. Sparados umożliwia MŚP przejście od chaotycznego obiegu gotówkowego i papierowych rozliczeń do płynnego cyfrowego przepływu pracy.
Struktura administracyjna i grupowa
W MŚP pojawia się konieczność zarządzania wieloma administratorami z różnymi uprawnieniami. Sparados pozwala na stworzenie hierarchii grupowej. Firma może mieć głównego administratora korporacji, kilku menedżerów korporacji, którzy mogą wydawać karty, ale nie zmieniać globalnych limitów, oraz pracowników finansów, które widzą wszystkie transakcje i mogą generować raporty, ale nie mają uprawnień do wydawania kart.
Możliwość tworzenia grup dla administratorów w ramach odpowiednich działów (np. Sprzedaż, Project Managerowie, HR) jest niezwykle cenna. Umożliwia to kontrolę wydatków i limitów w poszczególnych grupach oraz ograniczenie widoczności platformy tylko do istotnych danych dla danego działu.
Przykład naszego klienta, firmy Verestro pokazuje, jak MŚP może efektywnie dystrybuować środki za pomocą Sparados, wykorzystując różne rachunki (np. EUR dla płatności zagranicznych i PLN dla wydatków administracyjnych/podróży) i przypisując konkretne limity do podgrup (np. podgrupa Sprzedaż ma dostęp do 60 000 PLN i 10 000 EUR).
Zaawansowane mechanizmy kontroli wydatków
MŚP korzystają z zaawansowanych funkcjonalności limitowania, które idą dalej niż tylko kwota. Oprócz limitów czasowych (dzienny, tygodniowy, miesięczny), administratorzy mogą:
Stosować etykiety: Etykiety (np. „Warszawa”, „Wyjazd”) pomagają w podziale pracowników na departamenty lub w kategoryzacji celów wydatkowych, co ułatwia późniejsze rozliczenia.
Ograniczać kategorie wydatków (MCC): Mogą wydać karty przeznaczone wyłącznie do wykorzystania w konkretnych miejscach (np. tylko w supermarketach lub restauracjach) lub blokować dostęp do niepożądanych sklepów.
Dodatkowo, Sparados wspiera MŚP w egzekwowaniu dyscypliny finansowej. W Verestro, pracownicy mają obowiązek wykonania zdjęcia faktury lub paragonu zaraz po zakupie, a jeśli nie spełnią tego wymogu w ciągu 6 dni, ich karta zostaje zablokowana. W przypadku, gdy pracownik zauważy, że jego limit jest niewystarczający, może poprosić o jego zwiększenie bezpośrednio przez aplikację, a administrator może go natychmiastowo zmienić.
Nowoczesny benefit: Karty lunchowe
MŚP mogą również wykorzystać karty lunchowe Sparados jako nowoczesny i ceniony benefit pracowniczy. Platforma umożliwia generowanie darmowych kart lunchowych, co pozwala na optymalizację kosztów firmy i oszczędności na składkach ZUS (do 450 PLN miesięcznie na pracownika). Administrator ustawia limity (np. 800 PLN miesięcznie) i ogranicza wydatki wyłącznie do restauracji i sklepów spożywczych. Jeśli pracownik spróbuje dokonać zakupu w innej kategorii, płatność zostanie automatycznie zablokowana.
Sparados dla korporacji: Skalowalność i pełna personalizacja
Korporacje, zatrudniające ponad 100 pracowników, mierzą się z wyzwaniami w zakresie globalnego zarządzania, zaawansowanych integracji systemów i utrzymania spójności wizualnej marki. Sparados dostarcza rozwiązania zapewniające maksymalną automatyzację i kontrolę na dużą skalę.
Zarządzanie na większą skalę
Dla korporacji, gdzie liczba wydawanych kart i transakcji jest ogromna, Sparados oferuje opcje ułatwiające szybkie operacje:
Masowe przypisywanie kart: W sytuacji, gdy trzeba wydać wiele kart pracowniczych o takim samym przeznaczeniu, administratorzy mogą skorzystać z opcji „Przypisz wiele”, która pozwala na masową wysyłkę kart, często z wykorzystaniem pliku .csv do opisu limitów.
Zaawansowana hierarchia i rachunki: Korporacje korzystają z rozbudowanej hierarchii grupowej w celu kontroli wydatków poszczególnych departamentów (np. dział sprzedaży krajowej i zagranicznej z odrębnymi limitami w PLN i EUR). W przypadku dużych firm, opcja Limit Kart jest istotna, dając jeszcze większą kontrolę nad maksymalną ilością kart do wydania.
Integracja i automatyzacja na poziomie korporacyjnym
Korporacje wymagają bezproblemowej wymiany danych z istniejącymi systemami informatycznymi. Oprócz płynnej integracji z popularnymi systemami księgowymi (takimi jak Saldeo, Comarch Optima, inFakt, Insert), Sparados oferuje solidny interfejs API. API pozwala na integrację w czasie rzeczywistym z wewnętrznymi platformami lub systemami ERP. Dzięki temu tysiące zadań, takich jak wydawanie kart, rejestrowanie wydatków i raportowanie, może przebiegać automatycznie, bez dodatkowych ukrytych opłat za integrację.
Automatyzacja oparta na AI (rozliczenia i fakturowanie) jest tu kluczowa. System AI automatycznie przetwarza faktury, rozpoznając kwotę i datę transakcji, a następnie przyporządkowuje dokument do odpowiedniej transakcji. Jako administrator, wystarczy jedynie zatwierdzić poprawność danych.
Branding i spójność wizualna (nośnik marki)
Duże przedsiębiorstwa przywiązują ogromną wagę do identyfikacji wizualnej i spójności marki. Sparados oferuje kompleksowe rozwiązanie, które przekształca każdą płatność w narzędzie marketingowe. Umożliwia pełną personalizację kart i portalu do ich odbioru z logo i kolorami firmy.
Korporacje mogą łatwo dostosować stronę odbioru kart, domenę aplikacji, a nawet komunikację e-mailową do swojego brandingu, zapewniając pracownikom w pełni firmowe środowisko do zarządzania wydatkami. Przykład jednego z naszych większych klientów - dużej firmy ubezpieczeniowej zatrudniającej ponad 300 osób pokazuje, jak wykorzystuje ona własny design kart oraz aplikacji webowej i mobilnej Sparados, jednocześnie automatyzując przesyłanie faktur i kontrolując wydatki w czasie rzeczywistym.
Kluczowe korzyści Sparados dla każdej firmy
Niezależnie od tego, czy firma jest startupem, MŚP czy korporacją, platforma Sparados dostarcza uniwersalne korzyści wynikające z digitalizacji i centralizacji zarządzania finansami.
Sparados pozwala na:
Generowanie wirtualnych kart: Karty mogą być wydawane w PLN, EUR i USD w ciągu kilku sekund.
Kontrolę w czasie rzeczywistym: Zarządzanie wydatkami i śledzenie transakcji odbywa się natychmiast, co umożliwia precyzyjną kontrolę kosztów, np. w podróżach służbowych czy subskrypcjach.
Oszczędność czasu: Automatyzacja rozliczeń pozwala oszczędzić średnio 157 godzin pracy rocznie zespołów finansowych.
Bezpieczeństwo: Platforma współpracuje z licencjonowaną instytucją finansową Quicko, podlegającą nadzorowi KNF, a każda płatność jest w pełni tokenizowana i objęta programem bezpieczeństwa Mastercard.
Uproszczenie fakturowania: Automatyzacja eliminująca papierkową robotę, przyspieszająca cykle zamknięcia miesiąca i zapewniająca pełną widoczność wydatków.
Jak Sparados dostosowuje się do potrzeb europejskich firm
Sparados jest narzędziem zaprojektowanym dla europejskich firm, które dążą do uproszczenia i przyspieszenia zarządzania wydatkami. Jego elastyczna struktura i modułowe komponenty (takie jak Panel klienta, aplikacja, portal do odbioru karty, API) pozwalają na dynamiczne dostosowanie się do potrzeb klientów B2B:
Startupom zapewnia minimalizm i precyzyjną kontrolę kosztów operacyjnych.
MŚP oferuje hierarchiczne zarządzanie, możliwość egzekwowania zasad (np. dodawanie faktur) oraz strukturyzację wydatków działowych.
Korporacjom dostarcza skalowalność, masową automatyzację procesów poprzez API oraz pełną personalizację brandingu.
Dzięki temu, że Sparados integruje wydawanie kart, zarządzanie budżetem, rozliczanie i fakturowanie w jednej scentralizowanej platformie, firmy z różnych branż – od transportu i ubezpieczeń, po firmy ochroniarskie i deweloperskie – mogą zredukować pracę ręczną i przenieść swoją efektywność finansową na wyższy poziom.