Tarjetas corporativas virtuales para agencias de marketing: cómo configurar grupos y límites por equipo y cliente
Una agencia de marketing gasta dinero en nombre de muchos clientes a la vez: plataformas publicitarias, software, freelancers y eventos. Si todo pasa por una sola tarjeta de empresa, un límite agotado puede detener las campañas de todos los clientes, y nadie sabe qué pago corresponde a qué presupuesto. Esta guía muestra cómo reflejar la estructura de tu agencia en Sparados con grupos de tarjetas, límites y aprobaciones, para que el presupuesto de cada equipo y cliente esté bajo control.
Puntos clave
Los grupos reflejan tu agencia: crea grupos y subgrupos para equipos, clientes u oficinas, hasta cuatro niveles de profundidad.
Límites en dos niveles: el grupo fija el techo y cada tarjeta tiene su propio importe, fechas de validez y límites periódicos.
Aprobaciones en lugar de campañas detenidas: una tarjeta por encima del límite del grupo pasa a aprobación de los administradores del grupo superior.
Acceso solo a lo necesario: los administradores de grupo solo ven las tarjetas de su propio grupo y de los grupos inferiores.
Informes por cliente: las etiquetas y las restricciones por comercio mantienen separado el gasto de cada cliente.
Índice:
¿Por qué una agencia de marketing necesita más de una tarjeta de empresa?
¿Cómo trasladar la estructura de tu agencia a grupos de tarjetas?
¿Qué límites conviene fijar para el grupo y cuáles para cada tarjeta?
¿Quién ve qué tarjetas? Administradores de grupo y acceso solo a lo necesario
¿Cómo separan las restricciones de gasto y las etiquetas los presupuestos de los clientes?
Preguntas frecuentes: tarjetas corporativas virtuales en una agencia de marketing
¿Por qué una agencia de marketing necesita más de una tarjeta de empresa?
Una tarjeta compartida mezcla a todos los clientes en un solo extracto. Cuando se agota su límite, los anuncios se detienen para todos los clientes a la vez, y el equipo de finanzas tiene que asignar cada pago a un cliente y perseguir las facturas que faltan. Nuestro caso de éxito de una agencia de marketing muestra cómo una agencia sustituyó tarjetas prepago lentas por tarjetas virtuales para su equipo, y nuestro artículo sobre cómo escalar campañas de marketing con tarjetas virtuales explica las tarjetas dedicadas a plataformas publicitarias y software.
¿Cómo trasladar la estructura de tu agencia a grupos de tarjetas?
En Sparados, solo el administrador corporativo puede crear grupos. Ve a Gestión → Grupos → Añadir grupo, ponle nombre al grupo y elige su lugar en la jerarquía. Puedes crear una estructura de hasta cuatro niveles y después asignar empleados y cuentas de pago a cada grupo.
Modelo de grupos | Funciona mejor cuando | A tener en cuenta |
Por equipo (medios, creatividad, eventos) | Los equipos compran cosas distintas y tienen sus propios responsables | Los costes de los clientes se mezclan dentro de un equipo |
Por cliente | Cada cliente tiene un presupuesto y unos informes propios | Muchos clientes pequeños implican muchos grupos |
Por oficina o país | Las oficinas pagan desde cuentas en distintas divisas | Equipos y clientes se mezclan dentro de una oficina |
La mayoría de las agencias combinan los modelos, por ejemplo equipos en el primer nivel y clientes clave como subgrupos.
¿Qué límites conviene fijar para el grupo y cuáles para cada tarjeta?
Los límites funcionan en dos niveles. El grupo fija el techo y cada tarjeta tiene sus propios ajustes dentro de él.
Nivel | Qué se configura |
Grupo | Para cada cuenta de pago que puede usar: el importe que el grupo puede asignar, el número máximo de tarjetas (opcionalmente por periodo, por ejemplo 10 tarjetas a la semana) y el importe máximo por tarjeta |
Tarjeta | La cuenta de origen y el importe total, la fecha de emisión y de caducidad, y límites periódicos opcionales: general, online, cajero y transacciones en el extranjero (diarios, semanales o mensuales) |
Todos los límites periódicos salvo el general pueden bloquearse por completo. En una tarjeta para publicidad puedes bloquear las retiradas en cajero y fijar un límite online mensual igual al presupuesto de medios del cliente. Una tarjeta con fecha de emisión futura se genera ese día, y tras la fecha de caducidad se desasigna y no puede reutilizarse, lo que encaja con tarjetas para una sola campaña o evento.
¿Qué ocurre cuando una campaña necesita más presupuesto?
Si alguien asigna una tarjeta con un importe superior al límite del grupo, la solicitud pasa automáticamente a los administradores del grupo superior. Reciben un correo electrónico y un mensaje en el panel de administración y pueden aprobarla o rechazarla. Si el importe también supera su límite, la solicitud sube un nivel más.
Los titulares de tarjeta pueden solicitar un aumento de límite en la app móvil o web, y la solicitud va al grupo que tiene suficiente límite disponible. Los administradores también pueden aumentar el límite de una tarjeta dentro del límite de su grupo.
¿Quién ve qué tarjetas? Administradores de grupo y acceso solo a lo necesario
Un administrador de grupo solo ve y gestiona las tarjetas asignadas a su propio grupo y a los grupos que dependen de él. Las tarjetas de otros grupos y sus transacciones le resultan invisibles. En una agencia, esto significa que el responsable de la cuenta del cliente A no ve las tarjetas del cliente B.
¿Cómo separan las restricciones de gasto y las etiquetas los presupuestos de los clientes?
Categorías de gasto: crea una categoría a partir de códigos MCC como lista blanca o lista negra, o usa una categoría del sistema como aerolíneas u hoteles, y elígela al asignar la tarjeta. Los pagos fuera de la categoría se rechazan.
Comercios concretos: una tarjeta puede restringirse por Merchant ID a proveedores seleccionados, como Google Ads o Meta, y bloquearse para pagos en tienda física.
Ubicación y horario: las tarjetas también pueden limitarse a países seleccionados o al horario laboral. Más información en cómo restringir transacciones con tarjeta.
Etiquetas: añade una etiqueta con el nombre del cliente o el centro de coste al asignar una tarjeta. Las etiquetas aparecen en el informe de transacciones, pueden editarse más adelante y cambiarse para una transacción concreta.
Ejemplo de configuración para una agencia de 30 personas
Una estructura ilustrativa, no un caso de cliente:
Grupo | Tarjetas | Ajustes clave |
Compra de medios, con un subgrupo por cliente | Una tarjeta por plataforma publicitaria para cada cliente | Restricción de comercio a la plataforma publicitaria, cajero bloqueado, límite online mensual igual al presupuesto del cliente, etiqueta con el nombre del cliente |
Creatividad | Tarjetas para herramientas de diseño y de IA | Categoría de gasto para software, límite mensual por herramienta |
Eventos | Tarjetas para un evento concreto | Fecha de emisión y de caducidad ajustadas al periodo del evento, límite de transacciones en el extranjero para eventos fuera del país |
Dirección (grupo superior) | Administradores de la agencia | Aprueban tarjetas por encima de los límites de los equipos |
Para emitir muchas tarjetas a la vez, asígnalas desde un archivo CSV. Los límites del grupo se aplican igual que con las tarjetas individuales.
Preguntas frecuentes: tarjetas corporativas virtuales en una agencia de marketing
¿Puede cada cliente tener sus propias tarjetas?
Sí. Crea un subgrupo para el cliente, asigna allí sus tarjetas y añade una etiqueta con el nombre del cliente, para que el informe de transacciones muestre el gasto por cliente.
¿Quién aprueba una tarjeta por encima del límite del grupo?
Los administradores del grupo superior. Reciben un correo electrónico y un mensaje en el panel de administración y pueden aprobar o rechazar la solicitud.
¿Puede un administrador de grupo ver las tarjetas de otros equipos?
No. Un administrador de grupo solo ve las tarjetas asignadas a su propio grupo y a los grupos que dependen de él.
¿Puedo bloquear las retiradas de efectivo en las tarjetas para publicidad?
Sí. Los límites online, de cajero y de transacciones en el extranjero pueden bloquearse por completo cada uno, mientras que el límite general se mantiene como tope de gasto de la tarjeta.
¿Puede una tarjeta funcionar solo en Google Ads o Meta?
Sí. Una tarjeta puede restringirse a comercios concretos mediante el Merchant ID.
Configura la estructura de tarjetas de tu agencia
¿Quieres ver cómo quedarían los grupos, límites y aprobaciones para tus equipos y clientes? Solicita una demo y te mostraremos cómo reflejar la estructura de tu agencia en el panel de administración de Sparados.
