Sparados-Administrationspanel für Start-ups
- Igor Klimkowicz
- vor 7 Tagen
- 5 Min. Lesezeit
Was du tun solltest:
Tag 1
Der erste Schritt, den du durchführen solltest, ist die Festlegung des Hauptkontolimits – ohne dieses ist es nicht möglich, eine Karte zuzuweisen. Beim ersten Login siehst du eine Benachrichtigung mit der Aufforderung, dieses Limit einzustellen. Das Hauptkontolimit legt den maximalen Ausgabenbetrag fest, der jeder neuen Karte im System zugewiesen werden kann. Dieses Limit gilt für das Hauptkonto und ist für alle Administratoren gemeinsam.
Gruppenlimit
– Dies ist der maximale Betrag, für den du Karten ausstellen kannst. Es handelt sich dabei ausschließlich um eine Einschränkung für die Portal-Administratoren, in deinem Fall 1–2 Personen. Lege ihn auf einen Betrag fest, der den jährlichen Geschäftsausgaben entspricht, die du derzeit hast. Du kannst ihn jederzeit ändern. Wenn du ein kleines Unternehmen bist, wirst du das Kartenlimit nicht benötigen. Es gibt die maximale Anzahl an Karten an, die von der Administration zugewiesen werden können – dieses Feld kannst du getrost überspringen.
Nach diesem Schritt kannst du bereits beginnen, Zahlungskarten auszugeben.
Beispiel: Sparados
Wie richtet man am besten Gruppenlimits in einem Startup ein?
Als Startup hat Sparados nur eine Person, die für Zahlungen und Einkäufe im Unternehmen verantwortlich ist – den Finance Officer. Beim ersten Login hat diese Person das Gruppenlimit auf 100.000 PLN festgelegt und das Feld für die Anzahl der Karten leer gelassen (ohne Einschränkungen). Diese Beschränkung betrifft ausschließlich diesen Administrator, da sonst niemand im Unternehmen Berechtigungen zum Ausstellen von Karten hat.
Der Finance Manager kann nun beliebig viele Karten innerhalb des zugewiesenen Limits von 100.000 PLN ausgeben.
Wie begrenzt man eine Karte für einen Mitarbeiter im Startup am besten?
Ein Mitarbeiter der Marketingabteilung soll eine Karte erhalten. Es werden seine Daten eingegeben: Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Anschließend werden Limits festgelegt – 8.000 PLN Gesamtlimit und 800 PLN monatlich. Zusätzlich wird die Ausgabenkategorie auf Zahlungen für Facebook- (Meta) und LinkedIn-Abonnements beschränkt, da die Karte für Marketingkampagnen genutzt wird. Im Etikettenfeld wird das Schlüsselwort „Marketing“ hinzugefügt und die Karte wird verschickt.
Der Mitarbeiter, dem die Karte zugewiesen wurde, hat keinen Zugriff auf das Admin-Panel. Nach wenigen Sekunden erhält er eine E-Mail über die neue Karte, die er in der mobilen App abrufen kann. Ab diesem Moment kann er Zahlungen für Abonnements durchführen. Jede mit dieser Karte getätigte Transaktion wird mit dem Etikett „Marketing“ versehen, was die spätere Auswertung der Ausgaben im Transaktionsbericht erleichtert.
Sparados modernisiert den gesamten Prozess des Rechnungsversands an die Buchhaltung. Nach dem Hinzufügen einer Rechnung und einer Beschreibung zur Transaktion sendet das System die Dateien automatisch per E-Mail an die Buchhaltungsabteilung. So wird der gesamte Abrechnungsprozess schnell, bequem und die manuelle Weiterleitung von Dokumenten entfällt.
Wie weist man eine Karte zu?
Nach dem Aufrufen des Tabs Startseite oder Karten klicke auf den Button KARTE ZUWEISEN. Du siehst ein Formular, mit dem du in wenigen Sekunden eine Karte erstellen kannst.
Im Bereich KARTENINHABERDATEN gib die Daten des Mitarbeiters ein, dem die Karte zugewiesen werden soll. Für die Abholung der Karte werden eine eindeutige Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse benötigt, damit die virtuelle Karte sicher an den Mitarbeiter geliefert werden kann.
Wähle das Konto und lege die Kartenlimits fest(Falls das Konto nicht über ausreichendes Guthaben verfügt, wird die Zahlung nicht durchgeführt – das Terminal prüft zuerst das Kartenlimit und dann den Kontostand. Die Transaktion wird nur akzeptiert, wenn beide Werte höher sind als der Zahlungsbetrag.) - Im Tab ZUSÄTZLICHE LIMITS kannst du zeitliche Limits festlegen (täglich, wöchentlich, monatlich). Hier kannst du z. B. Abhebungen am Geldautomaten oder Online-Zahlungen einschränken.
Wähle das Kartenlayout und gib der Karte einen Namen – diese Daten sind für den Mitarbeiter in der mobilen/webbasierten App sowie im Apple/Google Wallet sichtbar.
Der Tab ETIKETTEN dient in der Regel dazu, die Karten deiner Mitarbeiter nach Abteilungen zu organisieren. Wenn du nur wenige Karten ausgibst, ist dies nicht zwingend erforderlich.
Der Bereich AUSGABENKATEGORIEN ermöglicht es, die Orte einzuschränken, an denen die zugewiesene Karte verwendet werden kann – z. B. nur in Supermärkten. Diese Funktion ist nützlich, wenn du Ausgaben nur für Lebensmittel oder Transport begrenzen möchtest.
Nachdem alle Daten bestätigt wurden, klicke auf SPEICHERN.
Herzlichen Glückwunsch! Deine Karte ist nun bereit und kann vom Mitarbeiter über seine E-Mail-Adresse abgerufen werden. Viel Spaß bei der Nutzung!
Wie holt man die Sparados-Karte ab?
Als Administrator kannst du dir auch selbst eine Zahlungskarte zuweisen. Beachte jedoch, dass das Konto in der App zum Abrufen der Karte ein separates Konto ist. Du musst den Registrierungsprozess durchlaufen, wenn du die erste Karte abholst.
Nach der Zuweisung der Karte kannst du sie ganz einfach zu deinem Apple- oder Google-Wallet hinzufügen. Drücke einfach den entsprechenden Button.
Wie lädt man ein Sparados-Konto auf?
Ein weiterer sehr wichtiger Schritt ist das Aufladen deines Kontos. Da du bereits eine Karte besitzt, benötigst du Guthaben, um Ausgaben zu tätigen. Zum Aufladen des Kontos genügt eine einzige Überweisung.
Erfahre genau, wie es funktioniert: Wie lade ich ein Konto/eine Karte bei Sparados auf?
Tag 5
Wenn du Sparados nun schon fast eine Woche nutzt, ist dies der ideale Zeitpunkt, um die Prozesse in deinem Unternehmen zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Wie sollten deine Mitarbeiter Belege/Rechnungen zu Transaktionen hinzufügen und beschreiben?
Eine sehr nützliche Funktion ist das Hinzufügen von Belegen zu Transaktionen in der Sparados-App. Die Fotos der Rechnungen werden automatisch zugeschnitten und mithilfe von OCR in PDFs umgewandelt. Ein Prozess, der früher durch die Buchhaltung gehen und physisch genehmigt werden musste, dauert jetzt nur noch wenige Sekunden.
Erfahre genau, wie es funktioniert: Wie fügt man schnell eine Rechnung zu einer Transaktion hinzu?
Wie tätigt man die erste Überweisung vom Sparados-Konto?
Du kannst vier Arten von Überweisungen über Sparados durchführen:
ELIXIR, ELIXIR EXPRESS, INTERNAL und SEPA.Wähle das Konto, von dem die Überweisung erfolgen soll, gib die Daten ein und sende das Geld. Das dauert weniger als drei Minuten!
Erfahre mehr: Wie sende ich eine Überweisung über Sparados?
Wie speichert man einen Empfänger im System?
Wenn du mit unserem System regelmäßig Überweisungen durchführen möchtest, lohnt es sich, die Funktion zum Speichern von Empfängern zu nutzen. So kannst du Überweisungen an dieselben Personen oder Firmen schneller und bequemer durchführen, insbesondere wenn du sie mehrmals im Monat tätigst. Die Daten des gespeicherten Empfängers erscheinen bei den nächsten Überweisungen automatisch.
Wie erstellt man eine Transaktionsbestätigung?
Wenn du bereits einige Transaktionen durchgeführt hast und eine Bestätigung benötigst, kannst du diese mit nur einem Klick erstellen.
Tag 30
Monatsende – die Abrechnungszeit ist gekommen. Mit Sparados ist das viel einfacher und schneller.
Wie erstellt man einen Kontoauszug?
In Sparados kannst du einen Kontoauszug für das gesamte Konto über einen gewählten Zeitraum erstellen. Lege den Zeitraum fest und klicke auf Generieren. Den Auszug findest du unter Konto -> Auszüge.
Wie erstellt man einen Transaktionsbericht?
Wenn du einen Bericht über Transaktionen mit allen Rechnungen und Belegen suchst, erstelle einen Transaktionsbericht. Dies kannst du im Tab Transaktionsverlauf oder auf der Karten-Detailseite tun. Die erstellten Berichte findest du im Tab Reports.
Wie sendet man Rechnungen automatisch?
Sparados nutzt eine integrierte Funktion zum automatischen Versand von Rechnungen. Jede Rechnung, die einer Transaktion im System zugewiesen ist, wird sofort an die Buchhaltung weitergeleitet, wo sie ohne zusätzliche Schritte von den Mitarbeitern verbucht werden kann. Es reicht aus, die Rechnung hinzuzufügen, damit sie automatisch an die E-Mail-Adresse der Buchhaltung gesendet wird.
Erfahre mehr darüber, wie es funktioniert: Wie integriert man Sparados in sein Buchhaltungssystem?
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