Кейс MK Relocation: більше жодних паперових звітів про витрати на подорожі
У компанії, що займається міжнародними переїздами, майже всі в дорозі. Водії та офісні працівники подорожують країною й за кордоном, і кожна поїздка – це рахунки: за пальне, авіаквитки та інші витрати на подорож. У MK Relocation усі ці папери мали потрапити до головного офісу.
Перевівши витрати на подорожі на віртуальні картки Sparados і в один застосунок для всіх документів, MK Relocation замінила стоси паперових рахунків одним зручним файлом. У цьому кейсі показано, чого потребувала компанія, як працює рішення і що змінилося.
Кейс коротко
Клієнт: MK Relocation, компанія, що спеціалізується на міжнародних переїздах
Галузь: Переїзди та транспорт
Виклик: Водії й офісні працівники створювали безліч рахунків за внутрішні та закордонні поїздки, які доводилося фізично доставляти до головного офісу
Рішення: Віртуальні картки Sparados для витрат на подорожі та застосунок Sparados для додавання кожного документа, від авіаквитків до пального
Результат: Більше не потрібно возити паперові рахунки до офісу, документацію зведено до одного файлу, створеного в застосунку, а витрати на паперову роботу й адміністративні поїздки знизилися
Про клієнта: MK Relocation
MK Relocation спеціалізується на міжнародних переїздах. Більшість працівників компанії подорожує, а діяльність генерує значні операційні витрати.
Кожен водій і офісний працівник створює чимало документів, пов’язаних із подорожами, як у Польщі, так і за кордоном. Ефективне управління цими витратами – ключова частина ведення бізнесу.
Виклик: лавина документів і зростання витрат
MK Relocation зіткнулася з величезною кількістю документів, пов’язаних із поїздками працівників:
Безліч рахунків: водії та офісні працівники створювали рахунки за витрати на внутрішні й закордонні поїздки.
Стоси паперу: документи складалися у величезні стоси паперів.
Фізичне перевезення: папери доводилося фізично доставляти до головного офісу компанії.
Додаткові витрати: перевезення документів забирало час і створювало додаткові витрати, зокрема на поїздки працівників з адміністративною метою.
Процес забирав багато часу в працівників і дорого коштував компанії. MK Relocation потребувала ефективнішого способу управління витратами на подорожі.
Рішення: один застосунок і одна централізована система
MK Relocation упровадила застосунок Sparados і віртуальні картки. Працівникам більше не потрібно возити стоси паперових рахунків до офісу.
Як це працює
Працівники оплачують витрати на подорожі віртуальними картками Sparados.
Після кожної покупки вони додають рахунок або чек у застосунку Sparados, від авіаквитків до заправки.
Кожна транзакція й кожен документ зберігаються в одній централізованій системі.
Застосунок створює один зручний файл замість стосів паперу.
Головний офіс працює з даними, не чекаючи надходження документів.
Автоматизація та прозорість
Оскільки всі транзакції оплачуються віртуальними картками Sparados і документуються в застосунку, весь процес став більш автоматизованим і прозорим. У клієнтській консолі компанія бачить витрати в одному місці замість сортування паперів.
Результати: економія часу, коштів і ресурсів
Зміна суттєво вплинула на компанію:
Більше часу на важливу роботу: замість копіювання, сортування й перевезення паперів працівники зосереджуються на важливіших завданнях.
Один файл замість стосів паперу: Sparados звів величезний обсяг документації до одного зручного файлу, створеного в застосунку.
Нижчі витрати: зникають зайві витрати на паперову роботу й адміністративні поїздки працівників.
Краще управління бюджетом: менше паперу, часу й витрат на звітування за поїздки означає фінансову економію, вищу продуктивність і більше задоволення працівників.
Для компанії, де більшість працівників подорожує й генерує значні операційні витрати, Sparados став ключовим інструментом для ефективнішого управління бюджетом.
До і після Sparados
Аспект | До Sparados | Зі Sparados |
Рахунки за поїздки | Безліч паперових рахунків від водіїв та офісних працівників | Додаються в застосунку Sparados після кожної покупки |
Доставка документів до офісу | Фізичне перевезення паперів | Усе в одній централізованій системі |
Документація | Величезні стоси паперу | Один файл, створений у застосунку |
Оплата поїздок | Окремі документи для кожної витрати | Оплата віртуальними картками Sparados |
Адміністративна робота | Копіювання, сортування й перевезення паперів | Час на важливіші завдання |
Витрати | Додаткові витрати на перевезення документів і адміністративні поїздки | Зайві витрати на паперову роботу усунено |
Чому компанії з переїздів і перевезень обирають Sparados
Досвід MK Relocation показує, що Sparados пропонує транспортним компаніям та іншим компаніям, чиї команди в дорозі:
Жодних втрачених документів: водії завантажують фото чеків і рахунків у застосунок, а документи надходять до бухгалтерії.
Кошти в дорозі: водії можуть у застосунку попросити більше коштів на картці, а адміністратор схвалює запит.
Менше ручної роботи: жодних стосів документів після рейсу. Дізнайтеся, як працюють розрахунки та виставлення рахунків.
Контроль витрат на подорожі: усі витрати видно в одному місці в межах управління витратами Sparados.
FAQ: витрати на подорожі в MK Relocation
Яку проблему з витратами на подорожі мала MK Relocation?
Водії й офісні працівники створювали безліч рахунків за внутрішні та закордонні поїздки. Папери доводилося фізично доставляти до головного офісу, що забирало час і створювало додаткові витрати.
Як MK Relocation користується Sparados?
Працівники оплачують витрати на подорожі віртуальними картками Sparados і додають кожен документ, від авіаквитків до заправки, у застосунку Sparados.
Що сталося з паперовою документацією?
Sparados звів величезний обсяг документації до одного зручного файлу, створеного в застосунку.
Що заощадила MK Relocation?
Компанія заощаджує час, який раніше йшов на копіювання, сортування й перевезення паперів, і позбувається зайвих витрат на паперову роботу та адміністративні поїздки працівників.
Чи підходить Sparados транспортним і логістичним компаніям?
Так. Водії можуть завантажувати в застосунок фото чеків і рахунків та за потреби просити більше коштів на картці, а компанія контролює кожну витрату в одній системі.
Позбудьтеся паперу у витратах на подорожі
Історія MK Relocation показує, що командам у дорозі не потрібно возити папери назад до офісу. Віртуальні картки й один застосунок для всіх документів заощаджують час, кошти й ресурси.
Керуєте компанією з переїздів або перевезень? Замовте демонстрацію і дізнайтеся, як працює Sparados.
