Wysyłanie faktur przez maila - nowa funkcjonalność
Na aplikacji webowej Sparados pojawiła się nowa opcja wysyłania faktury na dedykowanego maila aby system automatycznie dopasował ją do transakcji. Cały proces jest bardzo prosty i zajmuje mniej niż 3 minuty. Od teraz nie musisz już ręcznie dodawać plików w aplikacji Sparados - system zrobi to za Ciebie.
Za chwilę również ta opcja będzie dostępna w aplikacjach mobilnych.
Oto jak poprawnie wysłać takiego maila i gdzie go znaleźć:
Wysyłanie faktur
Krok 1. Gdzie znaleźć adres email?
Mail jest unikatowy dla każdego użytkownika i jest dostępny na panelu użytkownika w aplikacji webowej (składa się z files+{unikalny numer}@sparados.com)
Po wejściu na stronę główną aplikacji webowej naciśnij trzy kreski w prawym górnym rogu (hamburger menu). Email znajdziesz pod swoim numerem telefonu.
Krok 2. Jak wysłać poprawną wiadomość email?
Po kliknięciu w niebieski podkreślony adres email system powinien automatycznie cię przenieść do aplikacji mailowej z wpisanym już adresatem. Możesz również go skopiować do Twojej skrzynki.
Do maila wystarczy dodać swoją fakturę i wysłać. Nie potrzebujesz ani tytułu transakcji, ani żadnej dodatkowej treści! Tytuł emaila pomoże Ci zidentyfikować załącznik w aplikacji Sparados.
Po wysłaniu maila z dokumentem system automatycznie zapisuje załączone dane i uruchamia proces rozpoznawania treści. Dzięki technologii OCR (Optical Character Recognition) dokument jest konwertowany z obrazu lub pliku PDF na tekst możliwy do dalszej analizy. Następnie moduł AI analizuje zaczytane informacje (np. numer faktury, kwotę, kontrahenta, datę wystawienia, termin płatności) i porównuje je z istniejącymi w systemie transakcjami.
Jeżeli system wykryje zgodność pomiędzy danymi z faktury a zapisanymi wcześniej transakcjami użytkownika, następuje ich automatyczne dopasowanie i powiązanie. W przypadku niejednoznaczności AI może wskazać potencjalne propozycje dopasowań lub oznaczyć dokument do ręcznej weryfikacji.
Krok 3. Zaakceptuj powiązanie faktury z transakcją.
System wykrywa odbiorcę, NIP oraz automatycznie generuje opis. Wystarczy, że go zaakceptujesz aby powiązać fakturę z transakcją.
Gdy system nie może rozpoznać danych dokumenty zostają dodane do bazy wszystkich dokumentów dostępnych dla użytkownika. Możesz je wtedy przyporządkować ręcznie do transakcji używając przycisku "Dodaj z faktur przesłanych emailem", pomoże Ci w tym tytuł, który dodałeś do emaila.
Przy zaakceptowanych transakcjach widoczna jest data oraz kwota transakcji dla łatwiejszego dostępu.
Wysyłanie faktur trwa teraz mniej niż 3 minuty, proces jest całkowicie zautomatyzowany. Jeżeli chciałbyś przeczytać więcej o automatyzacji i uproszczeniach w naszej firmie przeczytaj poradniki: