Fałszywe faktury w KSeF: Jak chronić firmę przed wyłudzeniami
- Michał Stachera
- 11 lut
- 5 minut(y) czytania
Zaktualizowano: 16 lut
Rewolucja w fakturowaniu stała się faktem. Wraz z pełnym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), polscy przedsiębiorcy weszli w nową erę cyfrowej transformacji. Choć nadrzędnym celem ustawodawcy było uszczelnienie systemu podatkowego i ułatwienie obiegu dokumentów, nowa rzeczywistość przyniosła wyzwania, których nie można ignorować. Jednym z najpoważniejszych zagrożeń, które uwidoczniło się tuż po starcie platformy, jest zjawisko tzw. faktur scamowych.
Dla nowoczesnej firmy, która stawia na automatyzację i bezpieczeństwo, zrozumienie mechanizmów działania oszustów oraz wdrożenie odpowiednich narzędzi ochronnych – takich jak nadchodzące funkcje platformy Sparados – jest kluczowe dla zachowania płynności finansowej i spokoju ducha.
KSeF – system, który nie pyta o zdanie
Przed wprowadzeniem KSeF, obieg faktur był procesem pod ścisłą kontrolą odbiorcy. Faktura przychodziła mailem, pocztą lub była wręczana osobiście. To księgowy lub właściciel firmy decydował, czy dany dokument jest zasadny i czy trafi do systemu finansowego.
W systemie KSeF 2.0 zasady uległy radykalnej zmianie. Teraz to wystawca, poprzez wysłanie dokumentu do centralnej bazy Ministerstwa Finansów, sprawia, że faktura zostaje formalnie doręczona. System automatycznie przypisuje ją do nabywcy na podstawie numeru NIP. Przedsiębiorca nie ma możliwości odrzucenia faktury na etapie jej wpływania do systemu. Dokument, niezależnie od tego, czy jest rzetelny, czy jest próbą wyłudzenia, pojawia się w Twoim panelu obok faktur za prąd, czynsz czy kluczowe surowce.
Jak oszuści wykorzystują KSeF?
Mechanizm automatycznego przypisywania dokumentów stał się, paradoksalnie, narzędziem w rękach cyberprzestępców. Liczą oni na tzw. błąd ludzki w działach księgowych lub pełną automatyzację procesów płatniczych, która bez odpowiednich bezpieczników „przepuści” lewy dokument. W dużych organizacjach, gdzie miesięcznie przetwarza się tysiące faktur, dokument opiewający na relatywnie niską kwotę (np. za „usługi marketingowe” lub „aktualizację bazy danych”) może łatwo zgubić się w tłumie i zostać opłacony odruchowo.
Jak były pracownik może zaszkodzić przedsiębiorcy?
Zautomatyzowany obieg dokumentów w KSeF otwiera pole do nadużyć nie tylko dla profesjonalnych oszustów, ale i dla osób działających w złej wierze, np. zwolnionych pracowników. Znając NIP firmy oraz jej nawyki zakupowe – np. konkretną sieć stacji paliw – taka osoba może celowo brać faktury na dane byłego pracodawcy podczas prywatnych zakupów.
Bez odpowiedniej weryfikacji, takie fałszywe faktury w KSeF trafiają bezpośrednio do systemu finansowego firmy. Jeśli księgowość rozliczy je bezkrytycznie, naraża przedsiębiorstwo na poważne konsekwencje: od zawyżenia kosztów uzyskania przychodu, przez nieuprawnione odliczenie VAT, aż po błędy w plikach JPK.
Pomyłka czy oszustwo? Naucz się je rozróżniać
Oszustwa "na fakturę" nie są nowe, ale w środowisku KSeF zyskały nową dynamikę. Aby skutecznie chronić finanse firmy, należy wyczulić zespół na konkretne sygnały ostrzegawcze. Eksperci podkreślają, że rzadko występuje jeden symptom – zazwyczaj mamy do czynienia z kombinacją kilku czynników.
Czerwone flagi: Na co zwrócić uwagę?
1. Brak relacji biznesowej
To najprostszy, a zarazem najskuteczniejszy test. Jeśli otrzymujesz fakturę od podmiotu, którego nazwa nic Ci nie mówi, a w Twoim systemie CRM lub ERP nie figuruje żadne zamówienie powiązane z tym dostawcą – zapala się czerwona lampka. Oszuści często podszywają się pod firmy o generycznych nazwach sugerujących usługi doradcze, techniczne lub prawne.
2. Presja czasu i brak negocjacji
Scamowe faktury często charakteryzują się bardzo krótkim terminem płatności (np. 24 godziny lub „płatne natychmiast”). Ma to wywołać u pracownika działu finansowego poczucie pilności i skłonić go do wykonania przelewu przed dokładną weryfikacją merytoryczną dokumentu.
3. Błędy merytoryczne i językowe
Choć przestępcy stają się coraz bardziej profesjonalni, wciąż zdarzają się dokumenty generowane masowo przez zagraniczne grupy przestępcze przy użyciu prostych translatorów. Dziwne sformułowania, brak polskich znaków w nietypowych miejscach czy błędy w nazewnictwie usług powinny budzić natychmiastową nieufność.
4. Pułapka "pomyłki"
Warto odróżnić scam od zwykłego błędu. Pomyłka formalna (np. literówka w NIP) zdarza się każdemu i powinna zostać naprawiona fakturą korygującą „do zera”. Scam jest działaniem intencjonalnym. Jeśli wystawca unika kontaktu telefonicznego, a jego jedyną odpowiedzią na wątpliwości jest ponaglenie do zapłaty – mamy do czynienia z próbą wyłudzenia.
Fałszywe faktury w KSeF a mechanizmy obronne systemu
Ministerstwo Finansów dostrzegło problem i w najnowszej wersji systemu wprowadziło funkcje zgłaszania nadużyć do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Jest to krok w dobrym kierunku, ale warto znać jego ograniczenia:
Zgłoszenia są techniczne: System pozwala oznaczyć fakturę jako podejrzaną, co daje sygnał fiskusowi do kontroli wystawcy.
Brak informacji zwrotnej: Jako zgłaszający nie będziesz informowany o przebiegu śledztwa.
Obowiązek staranności: Zgłoszenie faktury w systemie nie zwalnia Cię z odpowiedzialności za ewentualne błędne rozliczenie podatku, jeśli zdecydujesz się taką fakturę ująć w księgach.
To właśnie tutaj pojawia się rola zaawansowanych narzędzi komercyjnych, które wypełniają lukę między surowym systemem państwowym a potrzebami biznesu.
Nowość w Sparados: Twoja tarcza przed nieuczciwymi fakturami
W Sparados wierzymy, że technologia powinna pracować dla człowieka, a nie stwarzać mu dodatkowe problemy. Rozumiemy, że KSeF to dla wielu firm stresujący obowiązek, dlatego nasza platforma ewoluuje wraz ze zmianami prawnymi.
Z dumą ogłaszamy, że już niedługo platforma Sparados udostępni użytkownikom funkcjonalność, która stanie się kamieniem milowym w zarządzaniu firmowymi finansami. Chodzi o bezpośrednią integrację z KSeF, pozwalającą na automatyczne parowanie e-faktur z rzeczywistymi transakcjami.
Łączenie transakcji z e-fakturami z KSeF: Dlaczego to rozwiązanie jest przełomowe?
Bezpieczeństwo i weryfikacja anty-scamowa:
Weryfikacja „KSeF Auto Matched”: Automatyczne potwierdzenie, że faktura w KSeF odpowiada realnej transakcji kartowej lub bankowej wykonanej przez pracownika.
Krzyżowe sprawdzanie danych: Możliwość błyskawicznego porównania kwoty brutto i danych sprzedawcy z faktycznym wydatkiem, co pozwala natychmiast wyłapać „puste” faktury od nieznanych podmiotów.
Podgląd szczegółów kontrahenta: Pole VAT NO (NIP) oraz historia współpracy z daną firmą pozwalają zweryfikować, czy wystawca faktury jest znanym dostawcą, czy nowym, potencjalnie podejrzanym podmiotem.
Kontrola nad niepołączonymi pozycjami: Wydzielony widok dokumentów, których system nie przypisał do żadnej transakcji, stanowi „strefę kwarantanny” – administrator może je zweryfikować przed zaksięgowaniem.
2. Transparentność i kontrola:
Identyfikowalność wydatku: Każda faktura z KSeF jest powiązana z konkretnym użytkownikiem i jego działaniem, co uniemożliwia opłacenie faktury, do której nikt w firmie się nie przyznaje.
Pełna ścieżka audytu (Audit Trail): Zestawienie miesięczne zawiera komplet danych z KSeF wraz z przypisanymi osobami odpowiedzialnymi, co ułatwia wykrycie nieprawidłowości podczas rewizji finansowej.
Blokada duplikatów i fałszywek: Dzięki pobieraniu danych bezpośrednio z oficjalnego repozytorium KSeF i parowaniu ich z płatnościami, dział finansowy eliminuje ryzyko opłacenia dokumentów spoza oficjalnego obiegu.
Jak przygotować się na nadchodzące zmiany?
Bezpieczeństwo w dobie KSeF to proces. Już teraz warto podjąć kroki, które zminimalizują ryzyko:
Zaktualizuj procedury wewnętrzne: Ustal, kto w firmie ma prawo zatwierdzać faktury i wprowadź zasadę „dwóch par oczu” przy nowych dostawcach.
Edukuj zespół: Pokaż pracownikom działu zakupów i finansów, jak wyglądają przykładowe faktury scamowe.
Wybierz odpowiedniego partnera technologicznego: Platforma taka jak Sparados nie tylko automatyzuje nudne procesy, ale staje się aktywnym strażnikiem Twojego kapitału.
Podsumowanie: Cyfrowa staranność popłaca
Wprowadzenie KSeF to ogromna szansa na wyeliminowanie papierowej biurokracji, ale jak każda innowacja, wymaga adaptacji. Oszuści zawsze będą szukać luk w nowych systemach, ale to Ty decydujesz, jak bardzo Twoja firma będzie na te ataki podatna.
Dzięki nowym funkcjom w Sparados, KSeF przestanie być źródłem obaw przed oszustwami, a stanie się fundamentem nowoczesnego i bezpiecznego zarządzania przedsiębiorstwem. Łączenie e-faktur z transakcjami to nie tylko wygoda – to nowa definicja staranności biznesowej w XXI wieku.
Chcesz być na bieżąco z wdrożeniem nowych funkcji w Sparados?
Skontaktuj się z naszym doradcą, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc Twojej firmie zintegrować się z KSeF w sposób bezpieczny i efektywny.
