Jak Sparados rewolucjonizuje proces rozliczania kosztów dzięki pełnej integracji z KSeF
- Michał Stachera
- 3 godziny temu
- 3 minut(y) czytania
Integracja z KSeF dostępna w Sparados całkowicie zmienia sposób, w jaki firmy zarządzają i rozliczają swoje koszty operacyjne. Sparados jest platformą stworzoną do pełnej obsługi wydatków służbowych i już w chwili obecnej umożliwia błyskawiczne przypisywanie kart oraz rozliczanie faktur zakupowych w kilka sekund. Dzięki połączeniu z KSeF proces ten stał się w pełni automatyczny oraz niewymagający żadnej aktywności ze strony pracownika.
Zautomatyzowany proces rozliczania kosztów dzięki integracji z KSeF
Od momentu uruchomienia integracji użytkownik nie musi wykonywać żadnych manualnych czynności. Nie ma konieczności skanowania faktur, przechowywania paragonów ani przesyłania dokumentów do działu finansów. Sparados pobiera faktury bezpośrednio z KSeF i natychmiast łączy je z odpowiednimi transakcjami widocznymi w historii zakupów. W przypadku zakupów u firm, które nie korzystają z KSeF, system nadal obsługuje dokumenty przesyłane migawką aparatu lub na dedykowany adres email, dzięki czemu proces rozliczenia pozostaje jednolity i wygodny.
Uproszczone rozliczanie po stronie pracownika
Z perspektywy pracownika rozliczenie kosztów zostało uproszczone do absolutnego minimum. Użytkownik widzi, że faktura została połączona automatycznie i może jedynie dodać krótki opis wspierający księgowość podczas kategoryzowania danego kosztu. Cały proces trwa zaledwie kilka sekund, zamiast kilku minut, i jednocześnie eliminuje konieczność wykonywania jakichkolwiek dodatkowych czynności związanych z fakturą lub paragonem.
Kluczowe dane dostępne od ręki
W aplikacji mobilnej oraz webowej użytkownik widzi status KSeF, który informuje, czy dokument został automatycznie połączony z transakcją “KSeF Auto Matched”. W tym samym miejscu prezentowane są kluczowe dane takie jak nazwa kontrahenta oraz data KSeF ID, co pozwala użytkownikowi upewnić się co do zgodność dokumentu z rzeczywistym wydatkiem.
Co oznacza integracja Sparados z KSeF dla działu finansowego?
Integracja z KSeF jest również ogromną zaletą dla działu finansowego. Księgowość nie musi już kontaktować się z pracownikami w sprawie brakujących dokumentów. Wszystkie faktury są pobierane automatycznie z KSeF i dopasowywane do transakcji na podstawie daty sprzedaży, wartości brutto, danych sprzedawcy oraz nazwy kontrahenta.
Jeśli któraś pozycja nie zostanie dopasowana automatycznie, administrator może jednym kliknięciem połączyć dokument z właściwą transakcją, korzystając z przejrzystego widoku niepołączonych pozycji.
Obsługa faktur w module KSeF Invoice
Kafelek KSeF Invoice odpowiada za obsługę faktur z KSeF. Status wskazuje, czy transakcja została połączona prawidłowo, a kliknięcie identyfikatora pozwala zobaczyć pełne szczegóły dokumentu. Wartość KSeF ID Date prezentuje datę utworzenia faktury, natomiast pole VAT NO przedstawia numer identyfikacyjny kontrahenta. Po wybraniu nazwy kontrahenta administrator przechodzi do zestawienia wszystkich faktur oraz transakcji przypisanych do tej firmy.
W sytuacji, gdy dokument nie został połączony automatycznie, dział finansów może samodzielnie przypisać odpowiednią fakturę. Są to jednak pojedyncze przypadki, wynikające wyłącznie z rozbieżności pomiędzy danymi transakcji a informacjami z faktury.
Rozbudowane zestawienia dla księgowości
Największą korzyść odczuwa dział księgowości. Sparados generuje rozbudowane zestawienie miesięczne zawierające wszystkie transakcje, wraz z identyfikatorem faktury w KSeF, danymi użytkownika, numerem NIP kontrahenta, numerem faktury oraz kompletem informacji pobranych z KSeF.
Eliminuje to konieczność wyjaśniania brakujących dokumentów oraz znacząco skraca czas zamknięcia miesiąca. Księgowość otrzymuje jeden kompletny plik w formacie XLSX lub CSV, gotowy do natychmiastowego zaimportowania do dowolnego systemu finansowo-księgowego.
Co zmienia się w automatyzacji raportów na platformie Sparados?
W raporcie księgowym znajdują się wszystkie dane transakcyjne dostępne do tej pory, a także nowe pola, które zwiększają poziom automatyzacji procesów. Zamiast identyfikatora pliku zawierającego skan faktury system prezentuje wartości KSeF ID, VAT NO oraz nazwę kontrahenta.
Dodatkowo Sparados przekazuje również dokumenty od firm, które nie są zarejestrowane w KSeF. Dzięki temu rozliczenie jest zawsze kompletne oraz spójne. Integracje Sparados z programami księgowymi umożliwiają także automatyczne przesyłanie identyfikatorów faktur do systemów finansowo-księgowych, co zamyka cały proces w pełni automatycznym obiegiem dokumentów.
Dlaczego integracja fintech z KSeF jest ważna?
Pełna integracja z KSeF sprawia, że Sparados wyznacza nowy standard w automatyzacji procesów rozliczania kosztów. Usprawnia pracę pracowników, znacząco odciąża działy finansowe oraz dostarcza księgowości kompletne i uporządkowane dane bez konieczności dodatkowych działań.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak podobną automatyzację wdrożyć w swojej organizacji, skontaktuj się ze Sparados - chętnie pomożemy w pełnym uporządkowaniu i przyspieszeniu procesów kosztowych w Twojej firmie.
