Od płatności do wyciągu – jak działają płatności kartowe w systemie Sparados?

Każdego dnia miliony osób płacą kartą, telefonem lub zegarkiem – w sklepie, online, czy stacjonarnie. Dla użytkownika to szybka, kilkusekundowa czynność. Ale co tak naprawdę dzieje się od momentu płatności do chwili, gdy transakcja pojawi się na wyciągu w aplikacji Sparados?

Zaangażowanych w to jest kilka podmiotów: banki, systemy płatnicze, operatorzy terminali i bramki płatnicze. Zrozumienie tego procesu pomaga lepiej kontrolować swoje finanse, zrozumieć status transakcji (np. „autoryzowana” czy „rozliczona”) i wiedzieć, kiedy środki faktycznie opuszczają konto.

W tym artykule krok po kroku pokażemy, jak wygląda cykl życia płatności – od chwili dokonania zakupu aż do momentu pojawienia się transakcji w historii operacji. Dowiesz się też, jak działa Sparados w tym łańcuchu i w jaki sposób umożliwia śledzenie płatności w czasie rzeczywistym.

1. Dokonanie płatności

Proces rozpoczyna się w chwili, gdy klient decyduje się na zakup – w sklepie stacjonarnym lub online. Wkłada kartę do terminala, przykłada zegarek, telefon lub zatwierdza płatność w aplikacji.

W tym momencie terminal (lub bramka płatnicza w przypadku e-commerce) przekazuje dane transakcyjne do operatora płatności – tzw. Payment Gateway / Processor. Te dane obejmują między innymi:

• numer karty i dane uwierzytelniające,

• kwotę transakcji,

• dane punktu sprzedaży (MCC, lokalizację, ID terminala),

• typ waluty i czas transakcji.

W zależności od ustawień bezpieczeństwa, może pojawić się dodatkowa weryfikacja: 3DS (3D Secure) lub OTP (One-Time Password) – np. potwierdzenie w aplikacji bankowej lub kod SMS.

• Celem tego etapu jest zebranie i zaszyfrowanie danych w sposób zgodny z wymaganiami organizacji kartowych (np. Visa, Mastercard) i przesłanie ich dalej – do instytucji rozliczającej sprzedawcę, czyli Acquirera - w przypadku Sparados - Fenige

2. Przekazanie danych i trasowanie transakcji

Po zainicjowaniu płatności przez terminal lub aplikację, zaszyfrowane dane transakcyjne trafiają do procesora płatności, który pełni rolę „przekaźnika” w świecie płatności. Jego zadaniem jest:

• sprawdzenie poprawności przesłanych danych,

• przekazanie transakcji do odpowiedniego akceptanta (Acquirera ) – czyli instytucji obsługującej konto sprzedawcy.

Następnie, acquirer przesyła żądanie do odpowiedniego systemu kartowego (np. Visa, Mastercard, American Express), który odpowiada za znalezienie właściwego wydawcy karty – czyli instytucji finansowej klienta. Wydawcą kart dla Sparados jest Quicko i pełni rolę naszego Issuera.

• To właśnie w tym etapie odbywa się tzw. trasowanie żądania płatniczego przez sieć płatniczą. System kartowy „rozpoznaje”, do jakiego banku powinno zostać wysłane zapytanie o dostępność środków oraz ostateczną akceptację lub odrzucenie płatności. Schemat ten wygląda na skomplikowany, ale w praktyce całość trwa zwykle nie dłużej niż kilka sekund.

3. Autoryzacja

Gdy zapytanie o płatność dotrze do banku wydawcy karty (Issuer Bank - Quicko), następuje najważniejszy etap – autoryzacja transakcji. Bank musi w tym momencie odpowiedzieć na kilka kluczowych pytań:

• Czy karta jest aktywna i ważna?

• Czy klient ma wystarczające środki na koncie?

• Czy transakcja nie przekracza ustalonych limitów (np. dziennych)?

• Czy miejsce zakupu i kod MCC są zgodne z polityką banku?

• Czy nie zachodzi podejrzenie oszustwa (fraud detection)?

Na podstawie odpowiedzi, bank może odrzucić lub zaakceptować transakcję. W przypadku pozytywnej autoryzacji następuje rezerwacja środków (czyli zablokowanie odpowiedniej kwoty na koncie klienta). Do Fenige, czyli Acquirera (i dalej do sprzedawcy) wraca odpowiedź „autoryzowana” poprzez sieć płatniczą.

• Po uzyskaniu pozytywnej autoryzacji, klient widzi komunikat o udanej płatności, a sprzedawca może przekazać towar lub usługę.

4. Zatrzymanie środków

Do momentu udanej autoryzacji i rezerwacji środków na koncie klienta, transakcja znajduje się w tzw. stanie oczekującym (autoryzowana). Środki są zablokowane, ale jeszcze nie zostały przelane do sprzedawcy.

Następny krok to Capture, czyli potwierdzenie transakcji przez sprzedawcę. Capture to moment, w którym sprzedawca "wysyła systemowi płatniczemu wiadomość: tak, ta transakcja jest poprawna – proszę przelać środki”

W praktyce oznacza to potwierdzenie sprzedaży

• Potwierdzenie w terminalu - dla sklepu stacjonarnego (dzieje się to automatycznie po zatwierdzeniu płatności)

lub

• Zatwierdzenie wysyłki lub realizacji zamówienia dla e-commerce

Ten krok jest kluczowy, ponieważ:

1. bez capture, środki pozostaną tylko zarezerwowane, a po kilku dniach blokada zostanie automatycznie cofnięta,

2. dopiero po capture bank klienta rozpoczyna faktyczne przekazywanie środków na konto sprzedawcy.

W Sparadosie, status transakcji na tym etapie widnieje jako „autoryzowana”, co pozwala użytkownikom dokładnie śledzić, co dzieje się z ich pieniędzmi.

5. Grupowanie i rozliczanie transakcji między instytucjami

Po wykonaniu capture przez sprzedawcę, nadchodzi czas na etap technicznego i finansowego rozliczenia transakcji – czyli clearingu. W tym procesie:

• Transakcje z danego dnia są grupowane w tzw. batch (partie transakcji) przez acquirera.

• Partie te są następnie przesyłane do sieci kartowej (np. Visa, Mastercard), która:

  • standaryzuje dane transakcji,

  • nalicza odpowiednie prowizje (interchange, opłaty sieciowe),

  • przygotowuje zlecenia płatnicze i raporty dla obu stron.

Równolegle Issuer (Quicko) przygotowuje się do obciążenia konta klienta, a Acquirer (Fenige) – do zasilenia konta sprzedawcy. Clearing może trwać od kilku godzin do nawet 1–2 dni roboczych, w zależności od czasu dnia, weekendów i świąt.

6. Rozliczenie

Po etapie clearingu nadchodzi moment, na który czeka każdy sprzedawca – rozliczenie. To właśnie teraz środki z konta klienta zostają fizycznie przetransferowane do banku sprzedawcy (acquirera), a następnie trafią na jego rachunek rozliczeniowy.

Co dzieje się w tym kroku?

1. Bank klienta (wydawca karty) obciąża konto użytkownika zarezerwowaną wcześniej kwotą.

2. Środki są przekazywane do sieci kartowej (Visa, Mastercard), która odprowadza należne prowizje i opłaty.

3. Następnie pieniądze trafiają do acquirera - Fenige, czyli instytucji rozliczającej sprzedawcę.

4. Acquirer przelewa środki na konto sprzedawcy – zazwyczaj w ciągu 1–2 dni roboczych od momentu capture.

   
   

*Warto wiedzieć:

• Choć z punktu widzenia klienta środki znikają z konta dość szybko, proces przekazywania ich do sprzedawcy jest bardziej złożony.

• Opóźnienia w rozliczeniu mogą wynikać z weekendów, świąt lub procedur międzybankowych.

W Sparadosie ten etap oznaczany jest jako transakcja "rozliczona". Użytkownik widzi już pełne szczegóły operacji, w tym dokładną datę obciążenia oraz finalną kwotę – uwzględniającą ewentualne różnice kursowe lub prowizje.

By dowiedzieć się dlaczego płatności kartą są najbezpieczniejszą formą płatności w Internecie przeczytaj artykuł: 🔗Najbezpieczniejsza forma płatności w Internecie

7. Pojawienie się w aplikacji Sparados

Gdy rozliczenie transakcji dobiegnie końca, dane o płatności trafiają do systemu Sparados, gdzie przechodzą ostatni etap: dopasowanie.

Co się dzieje w tym momencie?

1. Sparados odbiera potwierdzenie rozliczenia z systemów płatniczych i bankowych.

2. Dopasowanie: System automatycznie łączy autoryzację z finalnym rozliczeniem. Dzięki temu wiadomo, czy transakcja została zakończona zgodnie z planem, anulowana czy zmieniona.

3. Kategoryzacja: Na podstawie kodu MCC oraz innych parametrów transakcja trafia do odpowiedniej kategorii (np. gastronomia, transport, rozrywka).

🔗Wyjaśnienie kodów MCC

4. W przypadku kart firmowych, Sparados weryfikuje, czy transakcja spełnia warunki ustalone przez administratora (np. czy była dozwolona w ramach limitów lub whitelisty).

🔗Wyjaśnienie limitów kartowych

5. Transakcja pojawia się w aplikacji Sparados – widoczna jako „rozliczona”, wraz z datą, kwotą, MCC oraz etykietą.

8. Raportowanie i wyciąg

Po tym, jak transakcje zostaną rozliczone i wyświetlone w aplikacji Sparados, nadchodzi kluczowy moment dla administratorów, którzy potrzebują pełnej dokumentacji operacji płatniczych – raportowanie i generowanie wyciągów

Co obejmuje ten etap?

1. Agregacja danych - Wszystkie transakcje z danego okresu są zbierane i porządkowane według wybranego filtra: użytkownika, konta źródłowego, kategorii MCC, etykiety, daty czy statusu.

2. Tworzenie raportów - Użytkownik może wygenerować automatycznie szczegółowe zestawienia transakcji w formacie CSV, XLSX lub PDF

3. Wyciągi cykliczne - Sparados oferuje możliwość cyklicznego generowania wyciągów dla poszczególnych użytkowników, zespołów lub całej organizacji – przydatne w księgowości i audycie.

4. Analityka i alerty - W zależności od konfiguracji, możliwe jest też ustawienie alertów o przekroczeniach limitów, nietypowych transakcjach czy zmianach w strukturze wydatków.

5. Integracje - Dane z raportów mogą być eksportowane do systemów księgowych (np. Saldeo, czy Comarch Optima), co ułatwia dalszą analizę.

🔗Jak wygenerować raport transakcji?

🔗Jak wygenerować wyciąg z konta?

Wyjaśnienie czasów i statusów

Dlaczego transakcja widnieje jako „autoryzowana”? Kiedy zostaje finalnie zaksięgowana?

W aplikacji Sparados każda transakcja przechodzi przez kilka etapów – i może być oznaczona różnym statusem, który informuje o jej aktualnym stanie w systemie płatniczym. Właściwe zrozumienie tych statusów to klucz do uniknięcia nieporozumień i zrozumienia, „co dzieje się z moimi pieniędzmi”.

Najczęstsze statusy transakcji w Sparados:

• Autoryzowana - Transakcja nie została jeszcze rozliczona. Środki są tymczasowo zablokowane, ale mogą się jeszcze zmienić (np. w przypadku napiwku w restauracji czy zmiany kwoty przez sprzedawcę).

• Rozliczona - Transakcja została w pełni przetworzona i zaksięgowana – pieniądze przeszły przez clearing i dopasowanie. Status oznacza, że operacja jest ostateczna i uwzględniona w wyciągu.

• Odrzucona - Transakcja została zablokowana przez bank, sieć kartową lub system Sparados (np. ze względu na limity MCC, brak środków lub błędny PIN).

• Zwrócona - Sprzedawca dokonał zwrotu środków – może być to pełna lub częściowa kwota. Zależnie od operatora, czas realizacji zwrotu może wynosić od 1 do 14 dni roboczych.

Czas przetwarzania

• Autoryzacja – zazwyczaj natychmiastowa

• Capture i settlement – zazwyczaj w ciągu 1–2 dni roboczych

• Wyciągi i raporty – dostępne natychmiast po rozliczeniu

• Zwroty – od 1 do 14 dni roboczych, w zależności od systemu i banku

Dzięki przejrzystym statusom i danym w czasie zbliżonym do rzeczywistego, aplikacja Sparados pozwala zrozumieć cały cykl życia transakcji – i zapanować nad finansami z nowym poziomem precyzji.