Czy Twój pracownik okrada firmę? Sprawdź, jak temu zapobiec

Temat kradzieży pracowniczej w firmach to coś, o czym coraz częściej się słyszy. W mojej wieloletniej pracy w branży fintech miałem okazję rozmawiać z klientami o różnych historiach nadużyć. I to nie tylko o małych kwotach – zdarzały się przypadki, że to sam prezes firmy wyciągał pieniądze z rachunku służbowego. Takie sytuacje kończą się oczywiście zwolnieniem pracownika, a czasem i sprawą w sądzie, ale zanim do tego dojdzie, firma ponosi spore straty.

O weryfikacji ludzi, którzy mają dostęp do rachunków firmowych, można by napisać osobny artykuł, ale dziś skupię się na tym, jak praktycznie zabezpieczyć firmę – zarówno na poziomie zarządu, jak i zwykłych pracowników, którzy robią codzienne wydatki służbowe.

Spis treści:

1. Jak zweryfikować kadrę zarządzającą?

2. Jak zabezpieczyć wydatki pracowników operacyjnych?

   • Zakupy z własnych środków i późniejszy zwrot

   • Karty firmowe z banku

   • Dedykowane systemy finansowe (np. Sparados)

   • Wykrywanie anomalii w transakcjach

3. Co zrobić, gdy pracownik okrada firmę?

Jak zweryfikować kadrę zarządzającą?

U nas w grupie Financora wprowadziliśmy zasadę, że osoby obejmujące kluczowe stanowiska (CEO, CFO, CTO, członkowie zarządu) muszą przejść dodatkową weryfikację. Chodzi o to, żeby sprawdzić, czy ktoś nie ma problemów finansowych, które mogą go popchnąć do sięgnięcia po środki firmy.

Sprawdzamy więc, czy kandydat:

• nie zalega z podatkami – weryfikacja w Rejestrze Należności Publicznoprawnych (RNP),

• nie ma zaległości alimentacyjnych ani postępowań komorniczych – do tego służy Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ),

• nie figuruje w prywatnych rejestrach dłużników – np. Biura Informacji Gospodarczej (BIG, KRD), gdzie wychodzą chwilówki i inne pożyczki.

  
  

Dlaczego to jest ważne? Bo osoba, która jest pod kreską finansową i widzi na koncie firmowym duże pieniądze, często nie myśli racjonalnie. Wie, że ryzykuje wykrycie, ale w desperacji i tak może spróbować. My mieliśmy w historii takie przypadki, dlatego teraz jest to obowiązkowy etap przy zatrudnianiu osób na wysokie stanowiska.

Jak zabezpieczyć wydatki pracowników operacyjnych?

Co z pracownikami niższego szczebla, którzy nie mają dostępu do głównego rachunku, a jednak dokonują wydatków służbowych? Tutaj też trzeba się zabezpieczyć, bo nadużycia potrafią zdarzyć się nawet przy małych kwotach. Poniższe rozwiązania pomagają zapobiegać nadużyciom i weryfikują, czy pracownik okrada firmę.

Zakupy z własnych środków i późniejszy zwrot

Najprostsza metoda – pracownik płaci za zakupy z własnej kieszeni, a firma zwraca mu pieniądze razem z pensją.

• Plusy: praktycznie zero nadużyć, bo wszystkie paragony można łatwo sprawdzić, a jeśli ktoś kupi coś „dla siebie”, to po prostu odliczamy to przy zwrocie.

• Minusy: tracimy VAT, a zwracana kwota wchodzi w system podatkowy jak dochód pracownika. Do tego ciężko to stosować przy większych wydatkach.

  
  

Karty firmowe z banku

Kolejna opcja to wydanie pracownikowi imiennej karty służbowej z limitem kwotowym.

• Plusy: wygoda – nie trzeba wykładać własnych pieniędzy i czekać na zwrot.

• Minusy: jeśli taka karta jest podpięta do głównego rachunku firmy, to ryzyko jest ogromne. Wystarczy, że ktoś z finansów zwiększy limit i nagle pracownik może robić zakupy nie dla firmy. Kontrola jest tu zwykle „post factum”, czyli dopiero przy rozliczeniu miesiąca, a wtedy bywa za późno. Dlatego bezpieczniej jest zakładać oddzielny rachunek tylko pod karty pracownicze.

  
  

Dedykowane systemy finansowe (np. Sparados)

Nowoczesne rozwiązania typu Sparados dają dużo większą kontrolę niż zwykłe karty bankowe. Tutaj można nie tylko ustawić limit kwotowy, ale też ograniczyć sieć akceptacji:

• Project managerowie – karty działają tylko w sklepach z elektroniką, restauracjach i środkach transportu.

• Administratorzy – karty działają wyłącznie przy płatnościach online za subskrypcje.

  
  

Jeśli ktoś spróbuje zapłacić gdzieś indziej, transakcja zostaje odrzucona od razu. A nawet jeśli zrobi wydatek zgodny z kategorią, ale prywatny (np. zakupi papierosy dla siebie w czasie trwania delegacji), administrator w systemie może szybko to sprawdzić, zobaczyć dołączony dokument i w razie potrzeby natychmiast zablokować kartę.

Wykrywanie anomalii w transakcjach

Takie systemy pozwalają też na automatyczne wykrywanie podejrzanych operacji:

• płatność o nietypowej porze,

• nietypowa kwota,

• transakcja u sprzedawcy, z którym firma nigdy wcześniej nie współpracowała.

Przykład – jeśli ktoś nagle spróbuje zapłacić w sklepie monopolowym, a firma nigdy takich zakupów nie robiła, system od razu to wychwyci i zgłosi. Dzięki temu szybciej reagujemy, zanim straty się rozrosną.

Co zrobić, gdy pracownik okrada firmę?

Kradzież w firmie to coś, czego nikt nie chce doświadczyć. Najlepszą metodą zawsze pozostaje częsta kontrola i przejrzyste zasady, ale na szczęście są już dostępne narzędzia, które znacząco ograniczają ryzyko. Weryfikacja kluczowych osób pod kątem zadłużeń, osobne rachunki do kart pracowniczych, systemy typu Sparados, które blokują niepożądane transakcje i wychwytują anomalie – to wszystko sprawia, że firma jest o kilka kroków przed potencjalnym oszustem.

Interesuje Cię ten temat? Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak system Sparados pomoże Ci przejąć pełną kontrolę nad finansami firmowymi i skutecznie zapobiegać kradzieżom pracowniczym.