Automatyzacja procesów finansowo-księgowych dotyczących wydatków pracowniczych w firmie

Masz trudności z uporządkowaniem procesów księgowo-finansowych, które dotyczą wydatków pracowniczych? Wystawianie faktur, obliczanie wydatków podczas delegacji czy generowanie raportów zajmuje sporo czasu, który mógłby zostać wykorzystany lepiej? Dobrym pomysłem jest zautomatyzowanie procesów księgowych w firmie. To prosty sposób na to, żeby poprawić funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Dowiedz się więcej.

Spis treści:

1. Automatyzacja procesów księgowych w firmie

2. Jak to zautomatyzować?

3. Korzyści

Na czym polega automatyzacja procesów księgowych w firmie?

Sprawnie funkcjonujące procesy księgowe to podstawa dobrze prosperującej firmy. To właśnie od nich zależą np. podejmowanie decyzji biznesowych, czy obmyślanie strategii inwestowania. Jeśli dane finansowe będą aktualne i wiarygodne, można spokojnie skalować biznes. Jednym ze sposobów na to, aby procesy księgowe przebiegały prawidłowo, jest ich automatyzacja. Ta procedura polega na wdrożeniu systemów informatycznych, które przejmują część zadań pracowników i wykonują je automatycznie bez ingerencji człowieka lub pod jego kontrolą.

Dobrym przykładem takiego rozwiązania jest wdrożenie systemu Sparados. To nowoczesna platforma do zarządzania wydatkami służbowymi oraz do optymalizowania kosztów w firmie. W ramach tego systemu automatyzacji procesów księgowych podlegają takie zadania jak:

• sporządzanie raportów i wyciągów,

• wystawianie przypomnień o brakujących fakturach,

• obliczanie wydatków służbowych,

• porządkowanie firmowych faktur i przekazywanie ich księgowości,

• wydawanie kart pracowniczych z określonymi limitami zamiast wypłacania pracownikom zaliczek w gotówce;

• akceptowanie wniosków pracowniczych, np. o zwiększenie limitu na spersonalizowanej karcie firmowej.

Wdrożenie automatyzacji znacznie usprawnia pracę nie tylko działu księgowości, ale także np. działu kadr i delegowanych pracowników.

Jak zautomatyzować procesy księgowe w firmie?

Aby zautomatyzować procesy księgowe w firmie, możesz zdecydować się na założenie panelu administracyjnego na platformie Sparados. Za jego pośrednictwem możesz:

• stworzyć wirtualną kartę firmową i przypisać ją do pracownika lub doładować ją na jego życzenie — administrator ustala limity pieniężne, więc członek zespołu nie wyda więcej, niż powinien. Zaletą tego rozwiązania jest to, że wszystkie transakcje są automatycznie zapisywane w systemie. Uprawnione osoby mają do nich wgląd, więc można stale kontrolować, na co zostały przeznaczone środki i czy zostały wydane prawidłowo;

• sprawdzić, czy pracownik dodał do systemu e-fakturę lub paragon — to znacznie ułatwia gromadzenie niezbędnych dokumentów dla działu księgowości. Pracownicy mogą przesłać faktury lub paragony na serwer w kilka sekund. Dokumenty są formatowane przez AI tak, że wszystko jest dobrze czytelne. To znacznie ułatwia przeglądanie historii transakcji;

• tworzyć raporty transakcji np. z poniesionych kosztów podczas delegacji — do zestawienia można dodać osobiste komentarze, a także paragony czy specjalne tagi, które ułatwiają księgowości rozliczanie transakcji. Dzięki temu można łatwo kontrolować stan finansowy przedsiębiorstwa;

• wysłać pracownikowi przypomnienie o brakującym dokumencie — ten krok znacznie przyspiesza pracę działu księgowości. Wystarczy kilka kliknięć, aby członek zespołu otrzymał powiadomienie o tym, że nie dostarczył odpowiedniego załącznika.

Pamiętaj, że to tylko przykładowe procesy, które można zautomatyzować w Twojej firmie. Aby dowiedzieć się więcej o tym rozwiązaniu, skontaktuj się z nami. Na życzenie przeprowadzamy prezentację online, podczas której prezentujemy wersję DEMO tego produktu.

Zainteresuje Cię również: Rozliczanie się z kosztów podróży służbowych szybko i bez zbędnych formalności? To możliwe!

Jakie korzyści przynosi automatyzacja procesów w firmie?

Zastanawiasz się, czy automatyzacja procesów księgowych to dobre rozwiązanie dla Twojej firmy? Otóż wprowadzenie takiego usprawnienia może przynieść:

• oszczędność czasu — za pośrednictwem systemu Sparados pracownik może przesłać go do działu księgowości w kilka sekund. Co więcej, dzięki platformie, można sporządzać raporty i wyciągi w bardzo krótkim czasie! Automatyzacja pozwala również na przeniesienie procesów, które wykonywało się ręcznie (np. obliczenia wydatków podczas delegacji) w wersje cyfrowe. Dzięki temu nie ma ryzyka, że ktoś się pomyli, co może skutkować karą pieniężną lub koniecznością dokonania dopłaty. System dokładnie policzy wszystkie wydatki i nie trzeba będzie ich kilkakrotnie sprawdzać. W ten sposób można dokonać niezbędnych obliczeń w kilka minut;

• szybszą pracę zespołu księgowego, a także zarządu — jeśli dział księgowy ma dostęp do wszystkich niezbędnych danych, może szybko dokonać podsumowania miesiąca, czy sporządzić raport o sytuacji finansowej firmy. Dzięki temu przedsiębiorca będzie mógł podejmować świadome decyzje finansowe adekwatnie do możliwości finansowych firmy;

• mniej sporządzania i gromadzenia dokumentów w firmie — wszystkie faktury, rachunki, a także raporty z delegacji można zamieścić w aplikacji i przesłać do odpowiedniego działu. Nie trzeba ich drukować i przygotowywać w formie fizycznej, co właściwie eliminuje problem ich przechowywania;

• oszczędność kosztów — wprowadzenie automatyzacji może znacznie wspomóc pracę wielu osób w firmie m.in. księgowych. Dzięki temu będą one mogły się skupić na ważniejszych zadaniach, które mają wpływ na funkcjonowanie całej firmy.

Automatyzacja procesów księgowych może znacznie usprawnić zarządzanie finansami w firmie, ale nie tylko! Dzięki temu rozwiązaniu wykorzystasz potencjał zatrudnionych ludzi, którzy nie będą spędzać czasu na powtarzalnych zadaniach. W rezultacie będą mieć większą satysfakcję z wykonywanych działań.

Automatyzacja procesów księgowych w firmie może przynieść wiele dobrego! Przekonaj się w praktyce.

Zapoznaj się również z tutorialami:

Wszystko o karcie lunchowej