Virtualiosios įmonės kortelės rinkodaros agentūroms: kaip nustatyti grupes ir limitus komandoms bei klientams
Rinkodaros agentūra vienu metu leidžia pinigus daugelio klientų vardu: reklamos platformoms, programinei įrangai, laisvai samdomiems specialistams ir renginiams. Jei viskas eina per vieną įmonės kortelę, vienas išnaudotas limitas gali sustabdyti visų klientų kampanijas, o niekas nežino, kuris mokėjimas priklauso kuriam biudžetui. Šis vadovas parodo, kaip Sparados platformoje atkartoti agentūros struktūrą naudojant kortelių grupes, limitus ir patvirtinimus, kad kiekvienos komandos ir kliento biudžetas būtų kontroliuojamas.
Svarbiausia
Grupės atkartoja agentūrą: kurkite grupes ir pogrupius komandoms, klientams ar biurams, iki keturių lygių gylio.
Limitai dviem lygiais: grupė nustato viršutinę ribą, o kiekviena kortelė turi savo sumą, galiojimo datas ir periodinius limitus.
Patvirtinimai vietoj sustabdytų kampanijų: kortelė, viršijanti grupės limitą, siunčiama patvirtinti aukštesnės grupės administratoriams.
Prieiga tik prie to, ko reikia: grupių administratoriai mato tik savo grupės ir žemesnių grupių korteles.
Ataskaitos pagal klientą: etiketės ir prekybininkų apribojimai atskiria kiekvieno kliento išlaidas.
Kodėl rinkodaros agentūrai reikia daugiau nei vienos įmonės kortelės?
Bendra kortelė sumaišo visus klientus viename išraše. Kai jos limitas išsenka, reklama sustoja visiems klientams vienu metu, o finansų komanda turi kiekvieną mokėjimą priskirti klientui ir ieškoti trūkstamų sąskaitų faktūrų. Mūsų rinkodaros agentūros atvejo tyrimas parodo, kaip viena agentūra lėtas išankstinio mokėjimo korteles pakeitė virtualiosiomis kortelėmis savo komandai, o mūsų straipsnyje apie rinkodaros kampanijų plėtrą su virtualiosiomis kortelėmis aprašomos atskiros kortelės reklamos platformoms ir programinei įrangai.
Kaip agentūros struktūrą perkelti į kortelių grupes?
Sparados platformoje grupes gali kurti tik įmonės administratorius. Eikite į Valdymas → Grupės → Pridėti grupę, suteikite grupei pavadinimą ir pasirinkite jos vietą hierarchijoje. Galite sukurti iki keturių lygių struktūrą, o tada kiekvienai grupei priskirti darbuotojus ir mokėjimo sąskaitas.
Grupių modelis | Tinka geriausiai, kai | Į ką atkreipti dėmesį |
Pagal komandas (medija, kūryba, renginiai) | Komandos perka skirtingus dalykus ir turi savo vadovus | Klientų išlaidos susimaišo vienoje komandoje |
Pagal klientus | Kiekvienas klientas turi atskirą biudžetą ir ataskaitas | Daug mažų klientų reiškia daug grupių |
Pagal biurus ar šalis | Biurai moka iš sąskaitų skirtingomis valiutomis | Komandos ir klientai susimaišo viename biure |
Dauguma agentūrų derina modelius, pavyzdžiui, komandos pirmame lygyje, o svarbiausi klientai kaip pogrupiai. Žr. kaip sukurti naują grupę.
Kokius limitus nustatyti grupei, o kokius kiekvienai kortelei?
Limitai veikia dviem lygiais. Grupė nustato viršutinę ribą, o kiekviena kortelė jos ribose turi savo nustatymus.
Lygis | Ką nustatote |
Grupė | Kiekvienai mokėjimo sąskaitai, kurią ji gali naudoti: sumą, kurią grupė gali paskirstyti, didžiausią kortelių skaičių (pasirinktinai per laikotarpį, pavyzdžiui, 10 kortelių per savaitę) ir didžiausią sumą vienai kortelei |
Kortelė | Šaltinio sąskaitą ir bendrą sumą, išdavimo ir galiojimo pabaigos datą bei pasirenkamus periodinius limitus: bendrą, internetu, bankomate ir užsienio operacijų (dienos, savaitės ar mėnesio) |
Kiekvieną periodinį limitą, išskyrus bendrą, galima visiškai užblokuoti. Reklamos kortelei galite užblokuoti grynųjų pinigų išėmimą bankomatuose ir nustatyti mėnesio limitą internetu, lygų kliento medijos biudžetui. Kortelė su būsima išdavimo data sugeneruojama tą dieną, o pasibaigus galiojimui ji atsiejama ir negali būti naudojama pakartotinai, todėl tinka vienai kampanijai ar renginiui. Daugiau informacijos rasite straipsnyje kaip veikia kortelių limitai.
Kas nutinka, kai kampanijai reikia didesnio biudžeto?
Jei kas nors priskiria kortelę su suma, viršijančia grupės limitą, prašymas automatiškai siunčiamas aukštesnės grupės administratoriams. Jie gauna el. laišką ir pranešimą administratoriaus skydelyje ir gali prašymą patvirtinti arba atmesti. Jei suma viršija ir jų limitą, prašymas keliauja dar vienu lygiu aukščiau.
Kortelių turėtojai gali pateikti prašymą padidinti limitą mobiliojoje ar internetinėje programėlėje, o prašymas siunčiamas grupei, kuri turi pakankamai laisvo limito. Administratoriai taip pat gali padidinti kortelės limitą savo grupės limito ribose.
Kas mato kurias korteles? Grupių administratoriai ir prieiga tik prie to, ko reikia
Grupės administratorius mato ir valdo tik korteles, priskirtas jo paties grupei ir žemesnėms grupėms. Kitų grupių kortelės ir jų operacijos jam nematomos. Agentūroje tai reiškia, kad kliento A vadybininkas nemato kliento B kortelių.
Kaip išlaidų apribojimai ir etiketės atskiria klientų biudžetus?
Išlaidų kategorijos: sukurkite kategoriją iš MCC kodų kaip baltąjį arba juodąjį sąrašą arba naudokite sistemos kategoriją, pavyzdžiui, avialinijas ar viešbučius, ir pasirinkite ją priskirdami kortelę. Mokėjimai už kategorijos ribų atmetami. Žr. kaip sukurti kortelės kategoriją darbuotojams.
Konkretūs prekybininkai: kortelę galima apriboti pagal Merchant ID iki pasirinktų tiekėjų, pavyzdžiui, Google Ads ar Meta, ir užblokuoti mokėjimams parduotuvėse.
Vieta ir laikas: korteles taip pat galima apriboti pasirinktomis šalimis arba darbo valandomis.
Etiketės: priskirdami kortelę pridėkite etiketę su kliento pavadinimu ar išlaidų centru. Etiketės rodomos operacijų ataskaitoje, jas galima vėliau redaguoti ir pakeisti atskirai operacijai. Žr. etikečių pridėjimas prie kortelių.
Konfigūracijos pavyzdys 30 žmonių agentūrai
Iliustracinė struktūra, o ne kliento atvejis:
Grupė | Kortelės | Pagrindiniai nustatymai |
Medijos pirkimas, su pogrupiu kiekvienam klientui | Po vieną kortelę kiekvienai reklamos platformai kiekvienam klientui | Prekybininko apribojimas iki reklamos platformos, užblokuotas bankomatas, mėnesio limitas internetu, lygus kliento biudžetui, etiketė su kliento pavadinimu |
Kūryba | Kortelės dizaino ir DI įrankiams | Programinės įrangos išlaidų kategorija, mėnesio limitas kiekvienam įrankiui |
Renginiai | Kortelės konkrečiam renginiui | Išdavimo ir galiojimo pabaigos data pagal renginio laikotarpį, užsienio operacijų limitas renginiams užsienyje |
Vadovybė (aukštesnė grupė) | Agentūros administratoriai | Tvirtina korteles, viršijančias komandų limitus |
Norėdami išduoti daug kortelių vienu metu, priskirkite jas iš CSV failo. Grupių limitai taikomi taip pat, kaip ir pavienėms kortelėms.
DUK: virtualiosios įmonės kortelės rinkodaros agentūroje
Ar kiekvienas klientas gali turėti savo korteles?
Taip. Sukurkite pogrupį klientui, priskirkite jam korteles ir pridėkite etiketę su kliento pavadinimu, kad operacijų ataskaita rodytų išlaidas pagal klientus.
Kas tvirtina kortelę, viršijančią grupės limitą?
Aukštesnės grupės administratoriai. Jie gauna el. laišką ir pranešimą administratoriaus skydelyje ir gali prašymą patvirtinti arba atmesti.
Ar grupės administratorius mato kitų komandų korteles?
Ne. Grupės administratorius mato tik korteles, priskirtas jo paties grupei ir žemesnėms grupėms.
Ar galiu užblokuoti grynųjų pinigų išėmimą reklamos kortelėse?
Taip. Limitus internetu, bankomate ir užsienio operacijoms galima kiekvieną visiškai užblokuoti, o bendras limitas lieka kortelės išlaidų riba.
Ar kortelė gali veikti tik Google Ads arba Meta?
Taip. Kortelę galima apriboti iki konkrečių prekybininkų pagal Merchant ID.
Sukurkite savo agentūros kortelių struktūrą
Norite pamatyti, kaip grupės, limitai ir patvirtinimai atrodytų jūsų komandoms ir klientams? Užsisakykite demonstraciją, ir parodysime, kaip atkartoti agentūros struktūrą Sparados administratoriaus skydelyje.
