Panel de administración de Sparados para empresas emergentes
Actualizado: hace 2 días
Lo que debes hacer:
Día 1
El primer paso es establecer el límite de la cuenta principal; sin él, no será posible asignar ninguna tarjeta. Al iniciar sesión por primera vez, verá una notificación que le pedirá que establezca este límite. El límite de la cuenta principal determina el importe máximo de gasto que se puede asignar a cada nueva tarjeta del sistema. Este límite se aplica a la cuenta principal y es compartido por todos los administradores.
Límite de grupo
Este es el importe máximo que podrá emitir tarjetas. Se trata de una restricción exclusiva para los administradores del portal, en su caso, entre 1 y 2 personas. Establézcalo en un importe equivalente a sus gastos anuales actuales. Puede modificarlo cuando lo desee. Si su empresa es pequeña, el límite de tarjetas no será necesario. Indica el número máximo de tarjetas que puede asignar la administración, por lo que puede omitir este campo.
Tras este paso, podrá comenzar a emitir tarjetas de pago.
Ejemplo: Sparados
¿Cuál es la mejor manera de establecer límites de grupo en una startup?
Como empresa emergente, Sparados cuenta con una única persona responsable de los pagos y compras: el responsable financiero. Durante el primer inicio de sesión, se establece un límite de grupo de 100 000 PLN, dejando el campo del número de tarjetas vacío (sin restricciones). Esta restricción se aplica únicamente a este administrador, ya que nadie más en la empresa tiene autorización para emitir tarjetas.
El responsable financiero ahora puede asignar cualquier número de tarjetas dentro del límite concedido de 100.000 PLN.
¿Cuál es la mejor manera de restringir el uso de una tarjeta de crédito para un empleado en una empresa emergente?
Quieren asignar una tarjeta a un empleado del departamento de marketing. Introducen la información del empleado: nombre, correo electrónico y número de teléfono, y establecen límites: un límite total de 8000 PLN y un límite mensual de 800 PLN. Además, restringen la categoría de gasto exclusivamente a pagos de suscripciones a Facebook (Meta) y LinkedIn, ya que la tarjeta se utilizará para campañas de marketing. En las etiquetas, añaden la palabra clave "marketing" y envían la tarjeta.
El empleado que recibe la tarjeta no tiene acceso al panel de administración. En cuestión de segundos, recibe un correo electrónico sobre la tarjeta recién asignada, a la que puede acceder desde la aplicación móvil. A partir de ese momento, puede realizar pagos de suscripciones. Cada transacción realizada con esta tarjeta se etiquetará como «marketing», lo que facilitará la identificación de los gastos en el informe de transacciones.
Sparados moderniza todo el proceso de envío de facturas al departamento de contabilidad. Tras añadir una factura y una descripción a una transacción, el sistema envía automáticamente los archivos por correo electrónico al departamento de contabilidad. Esto agiliza y facilita todo el proceso de conciliación, eliminando la necesidad de enviar documentos manualmente .
¿Cómo asignar una tarjeta?
Tras acceder a la pestaña Inicio o Tarjetas , haga clic en el botón ASIGNAR TARJETA . Aparecerá un formulario que le permitirá generar una tarjeta en cuestión de segundos.
En la sección DATOS DEL TITULAR DE LA TARJETA , ingrese la información del empleado al que desea emitir la tarjeta. Se requiere un número de teléfono y una dirección de correo electrónico únicos para entregar la tarjeta virtual de forma segura al empleado.
Seleccione la cuenta y establezca los límites de la tarjeta.
(Si no hay fondos suficientes en la cuenta, el pago no se procesará; el terminal primero verifica el límite de la tarjeta y luego el saldo de la cuenta; la transacción solo se aprobará si ambos valores son superiores al importe del pago).
En la pestaña LÍMITES ADICIONALES , puede establecer límites de tiempo (diarios, semanales, mensuales). Aquí puede restringir los retiros de efectivo o los pagos en línea.
Elige el diseño de la tarjeta y asígnale un nombre. Estos detalles serán visibles para el empleado en la aplicación móvil/web y en Apple Wallet/Google Wallet.
La pestaña ETIQUETAS se suele utilizar para dividir las tarjetas de los empleados por departamento, pero si solo va a emitir unas pocas tarjetas, esto no es necesario.
La sección CATEGORÍAS DE GASTO se utiliza para restringir dónde se puede usar la tarjeta asignada; por ejemplo, solo en supermercados. Esta función es útil si desea limitar sus gastos a alimentos o transporte.
Tras confirmar todos los detalles, haga clic en el botón GUARDAR .
¡Enhorabuena! Tu tarjeta ya está lista para que el empleado la reciba por correo electrónico. ¡Que la disfrutes!
¿Cómo obtener una tarjeta Sparados?
Como administrador, también puedes asignarte una tarjeta de pago. Recuerda que la cuenta en la aplicación para recibir la tarjeta es una cuenta independiente. Debes registrarte al recibir tu primera tarjeta.
Tras asignar la tarjeta, puedes añadirla fácilmente a tu Apple Wallet o Google Wallet. Solo tienes que pulsar el botón correspondiente.
¿Cómo recargar una cuenta de Sparados?
Otro paso muy importante es recargar tu cuenta. Como ya tienes una tarjeta, necesitas fondos para gastar. Para recargarla, basta con una sola transferencia.
Día 5
Si llevas utilizando Sparados casi una semana, este es el momento perfecto para empezar a simplificar y agilizar los procesos de tu empresa.
¿Cómo deben describir sus empleados las transacciones y adjuntar los recibos/facturas?
Una función muy útil es la posibilidad de añadir recibos a las transacciones en la aplicación Sparados. Las fotos de las facturas se recortan automáticamente y se convierten a PDF mediante OCR. Un proceso que antes requería la aprobación del contable y una revisión física, ahora se completa en cuestión de segundos.
Aprende exactamente cómo hacerlo: ¿Cómo agregar rápidamente una factura a una transacción?
¿Cómo realizar la primera transferencia desde una cuenta Sparados?
Puedes realizar cuatro tipos de transferencias a través de Sparados:
ELIXIR, ELIXIR EXPRESS, INTERNAL y SEPA. Selecciona la cuenta desde la que quieres transferir, introduce los datos y envía los fondos. ¡Tarda menos de tres minutos!
¿Cómo guardar un destinatario en el sistema?
Si planea realizar transferencias frecuentes con nuestro sistema, le recomendamos usar la función de guardar destinatarios. Esto le permite realizar transferencias a las mismas personas o empresas de forma más rápida y sencilla, especialmente si lo hace varias veces al mes. La información del destinatario guardado aparecerá automáticamente en las transferencias futuras.
¿Cómo generar una confirmación de transacción?
Si ya has realizado algunas transacciones y necesitas una confirmación, puedes generarla con un solo clic.
Día 30
Fin de mes: llega el momento de liquidar. Con Sparados, este proceso es mucho más sencillo y rápido.
¿Cómo generar un extracto de cuenta?
En Sparados, puede generar un extracto para toda la cuenta correspondiente a un período seleccionado. Especifique el intervalo de tiempo y haga clic en Generar . Podrá encontrar el extracto en Cuenta → Extractos .
¿Cómo crear un informe de transacciones?
Si necesita un informe con todas las facturas y recibos, genere un informe de transacciones. Puede hacerlo en la pestaña Historial de transacciones o en la página de detalles de la tarjeta. Los informes generados se encuentran en la pestaña Informes .
¿Cómo enviar facturas automáticamente?
Sparados utiliza una función integrada de envío automático de facturas. Cada factura asignada a una transacción en el sistema se envía inmediatamente al departamento de contabilidad, donde se registra sin necesidad de que los empleados realicen ninguna acción adicional. Basta con añadir la factura y se enviará automáticamente a la dirección de correo electrónico del departamento de contabilidad.
Obtén más información sobre cómo hacerlo: ¿Cómo integrar Sparados con tu sistema de contabilidad?
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