Automatización de la gestión de pagos en el sector inmobiliario: Cómo Kodoro ahorró un 15 % del tiempo de contabilidad
Actualizado: hace 24 minutos
Los tickets perdidos, las facturas en papel y los subcontratistas que pagan de su bolsillo frenan a cualquier empresa que gestiona muchos proyectos a la vez. Kodoro, una empresa inmobiliaria especializada en la gestión de alquileres y la adaptación de oficinas, se enfrentaba exactamente a este problema.
Al trasladar las compras de los subcontratistas a las tarjetas virtuales de Sparados con captura inmediata de documentos, Kodoro automatizó sus liquidaciones, ahorró alrededor de un 15 % del tiempo de contabilidad y redujo las transacciones sin justificar prácticamente a cero. Este caso de éxito muestra qué necesitaba la empresa, cómo funciona la solución y qué cambió.
El caso de éxito en resumen
Cliente: Kodoro, una empresa inmobiliaria especializada en la gestión de alquileres y la adaptación de oficinas
Sector: Inmobiliario
Reto: Facturas y tickets en papel que se perdían, anticipos y subcontratistas que pagaban con fondos propios, y liquidaciones manuales lentas
Solución: Tarjetas de empresa de Sparados para subcontratistas, con facturas y tickets añadidos a cada transacción en la app y visibles para contabilidad en tiempo real
Resultado: Alrededor de un 15 % menos de tiempo de contabilidad, transacciones sin justificar prácticamente a cero y mejores relaciones con los subcontratistas
Sobre el cliente: Kodoro
Kodoro es una empresa en rápido crecimiento del sector inmobiliario, especializada en la gestión integral de alquileres y la adaptación de espacios de oficina. Su modelo de negocio se basa en el alquiler de oficinas y en la colaboración continua con una amplia red de subcontratistas.
Estos subcontratistas realizan obras de reforma, acabados y mantenimiento continuo de los inmuebles. Con muchos proyectos e inmuebles en paralelo, cada día hay compras de materiales y servicios que hay que pagar y liquidar.
El reto: facturas perdidas y liquidaciones que consumían tiempo
Al gestionar numerosos proyectos e inmuebles, Kodoro se enfrentaba a dos problemas clásicos, pero frustrantes, en los gastos operativos y en la relación con los subcontratistas:
Caos documental: empleados y subcontratistas perdían a menudo facturas y tickets en papel, lo que provocaba retrasos, errores y la necesidad de volver a contactar con los proveedores.
Liquidaciones lentas: liquidar cada anticipo o gasto pagado con fondos privados era un proceso manual y largo. Restaba tiempo valioso a los subcontratistas y al departamento de contabilidad y frenaba el flujo de caja.
Estos problemas sobrecargaban a contabilidad y tensaban la relación con los subcontratistas, que tenían que adelantar su propio dinero y dedicar tiempo a reunir justificantes.
«Siempre faltaba algún ticket, y pagar de nuestro bolsillo y esperar el reembolso era el mayor quebradero de cabeza. Generaba tensiones innecesarias y nos quitaba un tiempo valioso». – uno de los subcontratistas de Kodoro
La solución: tarjetas de empresa y captura inmediata de documentos
Kodoro implantó la plataforma de gestión de gastos de Sparados, que le dio un control total sobre los presupuestos de los proyectos y los gastos operativos. Ahora los subcontratistas pagan con tarjetas de empresa en lugar de con su propio dinero, y cada compra queda documentada en el momento en que se realiza.
Cómo funciona
Kodoro entrega tarjetas de Sparados a las personas que compran materiales y servicios para sus proyectos.
El subcontratista paga con la tarjeta, en línea o en tienda, por ejemplo en un almacén de bricolaje.
Justo después de la compra, el subcontratista añade una foto o un escaneo de la factura o del ticket a la transacción en la app de Sparados.
La transacción y el documento aparecen en tiempo real en el panel de control de contabilidad.
Contabilidad revisa y liquida el gasto sin tener que perseguir documentos que faltan.
Control del gasto
Sparados permite establecer límites y reglas de gasto para cada tarjeta y asignar las tarjetas a fines concretos, de modo que los presupuestos de los proyectos se mantienen bajo control. En la consola de cliente, los administradores ven cada transacción, comprueban si se ha adjuntado un documento y pueden enviar un recordatorio cuando falta un adjunto.
Las facturas también pueden enviarse a una dirección de correo electrónico dedicada y se asignan automáticamente a la transacción correcta. Sparados se integra con los sistemas contables más habituales, así que los documentos llegan a contabilidad sin reenvíos manuales. Más información sobre facturación y liquidación.
Los resultados: un 15 % menos de tiempo de contabilidad
La implantación dio a Kodoro resultados medibles casi de inmediato:
Alrededor de un 15 % menos de tiempo dedicado a la contabilidad
Gracias a la asignación automática de documentos a las transacciones y a la visibilidad inmediata, el departamento de contabilidad de Kodoro ahorró alrededor de un 15 % del tiempo que antes dedicaba a verificaciones manuales, a buscar facturas que faltaban y a liquidar anticipos.
Transacciones sin justificar prácticamente a cero
Como los documentos se añaden justo después de cada compra, las transacciones sin justificar en el panel de control de Kodoro bajaron prácticamente a cero. Contabilidad tiene la seguridad de que todos los documentos están en su sitio.
Mejores relaciones con los subcontratistas
Los subcontratistas recibieron la nueva solución con satisfacción. Ya no pagan con fondos propios ni reúnen documentos en papel, lo que facilita la colaboración con Kodoro.
«Sparados es para nosotros una solución en la que todos ganan. Se acabaron las liquidaciones pesadas y los errores en las facturas. Los subcontratistas pagan con tarjetas de empresa y nosotros tenemos todos los documentos al momento. Nuestra contabilidad respira aliviada y hemos ahorrado alrededor de un 15 % del tiempo dedicado a tediosos procesos manuales. Fue todo un acierto». – Katarzyna Drzyzga, propietaria y CEO de Kodoro
Antes y después de Sparados
Aspecto | Antes de Sparados | Con Sparados |
Pago de materiales y servicios | Los subcontratistas pagaban con fondos propios o con anticipos | Los subcontratistas pagan con tarjetas de empresa de Sparados |
Facturas y tickets | Documentos en papel, a menudo perdidos | Foto o escaneo añadido a la transacción justo después de la compra |
Visibilidad para contabilidad | Los documentos llegaban tarde o no llegaban | Transacciones y documentos visibles en tiempo real |
Liquidación de gastos | Liquidación manual de cada anticipo y reembolso | Asignación automática de documentos a transacciones |
Transacciones sin justificar | Acumulación de partidas abiertas | Prácticamente cero |
Carga de trabajo de contabilidad | Tiempo perdido buscando facturas | Alrededor de un 15 % de tiempo ahorrado |
Relación con los subcontratistas | Tensiones por reembolsos y documentos | Sin dinero privado ni documentos que reunir |
Por qué las empresas inmobiliarias eligen Sparados
La experiencia de Kodoro refleja lo que Sparados ofrece a las empresas inmobiliarias y promotoras que gestionan muchos proyectos con presupuestos separados:
Adiós al dinero privado: en lugar de que empleados o subcontratistas financien las compras, se emiten al momento tarjetas virtuales Mastercard con un límite y un fin definidos.
Documentación sin papel: basta una foto de la factura o del ticket, y los documentos se guardan junto con la transacción.
Control del presupuesto en tiempo real: cada transacción se registra en el momento, así que los presupuestos de los proyectos se pueden seguir con precisión.
Liquidaciones más rápidas: según Sparados, el proceso desde el envío de una factura hasta su liquidación es de media 1,7 veces más rápido que con los métodos tradicionales. Descubre cómo funciona la facturación y liquidación.
Preguntas frecuentes: automatización de liquidaciones en el sector inmobiliario
¿Cómo automatizó Kodoro las liquidaciones con los subcontratistas?
Kodoro entregó a los subcontratistas tarjetas de empresa de Sparados. Después de cada compra, el subcontratista añade una foto de la factura o del ticket a la transacción en la app de Sparados, y contabilidad ve la transacción y el documento en tiempo real.
¿Cuánto tiempo ahorró Kodoro?
El departamento de contabilidad de Kodoro ahorró alrededor de un 15 % del tiempo que antes dedicaba a verificaciones manuales, a buscar facturas que faltaban y a liquidar anticipos.
¿Qué pasó con las transacciones sin justificar?
Como los documentos se añaden justo después de cada compra, las transacciones sin justificar en el panel de control de Kodoro bajaron prácticamente a cero.
¿Los subcontratistas siguen pagando con su propio dinero?
No. Los subcontratistas pagan con tarjetas de empresa, así que ya no financian compras de forma privada ni esperan reembolsos.
¿Cómo llegan las facturas y los tickets a contabilidad?
Los usuarios añaden una foto o un escaneo en la app de Sparados o envían los documentos a una dirección de correo dedicada. Los archivos se asignan a la transacción correcta y pueden pasar a los sistemas contables integrados.
¿Pueden las empresas inmobiliarias controlar el gasto por proyecto?
Sí. Las empresas pueden asignar a los equipos de proyecto tarjetas con límites y reglas de gasto predefinidos, de modo que cada gasto queda vinculado al presupuesto correcto y es visible en tiempo real.
Automatiza las liquidaciones de tus proyectos
La historia de Kodoro demuestra que dejar atrás los anticipos y los tickets en papel ahorra tiempo de contabilidad y facilita la colaboración con los subcontratistas. Las tarjetas de empresa con captura inmediata de documentos mantienen bajo control el presupuesto de cada proyecto.
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