Case study MK Relocation: koniec z papierowym rozliczaniem wydatków podróżnych
Оновлено: 21 жовт.
W firmie zajmującej się relokacjami międzynarodowymi prawie wszyscy są w drodze. Kierowcy i pracownicy biurowi podróżują po Polsce i za granicą, a każdy wyjazd to faktury: za paliwo, bilety lotnicze i inne koszty podróży. W MK Relocation cała ta papierologia musiała trafić do centrali.
Przenosząc wydatki podróżne na karty wirtualne Sparados i jedną aplikację na wszystkie dokumenty, MK Relocation zastąpiło stosy papierowych faktur jednym, łatwym w obsłudze plikiem. Z tego case study dowiesz się, czego potrzebowała firma, jak działa rozwiązanie i co się zmieniło.
Case study w skrócie
Klient: MK Relocation, firma specjalizująca się w relokacjach międzynarodowych
Branża: Relokacje i transport
Wyzwanie: Kierowcy i pracownicy biurowi generowali niezliczone faktury za podróże krajowe i zagraniczne, które trzeba było fizycznie dowozić do centrali
Rozwiązanie: Karty wirtualne Sparados na wydatki podróżne i aplikacja Sparados do dodawania każdego dokumentu, od biletów lotniczych po paliwo
Efekt: Koniec z wożeniem papierowych faktur do centrali, dokumentacja zredukowana do jednego pliku generowanego w aplikacji i niższe koszty papierologii oraz wyjazdów administracyjnych
Spis treści:
O kliencie: MK Relocation
MK Relocation specjalizuje się w relokacjach międzynarodowych. Większość pracowników firmy podróżuje, a działalność generuje znaczne wydatki operacyjne.
Każdy kierowca i pracownik biurowy wytwarza wiele dokumentów związanych z podróżami, zarówno w Polsce, jak i za granicą. Sprawne zarządzanie tymi kosztami to kluczowa część prowadzenia firmy.
Wyzwanie: zalew dokumentów i rosnące koszty
MK Relocation mierzyło się z ogromną liczbą dokumentów związanych z podróżami pracowników:
Niezliczone faktury: kierowcy i pracownicy biurowi generowali faktury za wydatki w podróżach krajowych i zagranicznych.
Stosy papieru: dokumenty układały się w ogromne stosy papierologii.
Fizyczny transport: dokumenty trzeba było fizycznie dowozić do siedziby firmy.
Dodatkowe koszty: przewożenie dokumentów zabierało czas i generowało dodatkowe koszty, w tym wyjazdy pracowników w celach administracyjnych.
Proces był czasochłonny dla pracowników i kosztowny dla firmy. MK Relocation potrzebowało skuteczniejszego sposobu zarządzania kosztami podróży.
Rozwiązanie: jedna aplikacja i jeden centralny system
MK Relocation wdrożyło aplikację Sparados i karty wirtualne. Pracownicy nie muszą już wozić stosów papierowych faktur do centrali.
Jak to działa
Pracownicy płacą za wydatki podróżne kartami wirtualnymi Sparados.
Po każdym zakupie dodają fakturę lub paragon w aplikacji Sparados, od biletów lotniczych po tankowanie.
Każda transakcja i każdy dokument trafiają do jednego centralnego systemu.
Aplikacja generuje jeden, łatwy w obsłudze plik zamiast stosów papieru.
Centrala pracuje na danych bez czekania, aż dokumenty dotrą.
Automatyzacja i przejrzystość
Ponieważ wszystkie transakcje są opłacane kartami wirtualnymi Sparados i dokumentowane w aplikacji, cały proces jest bardziej zautomatyzowany i przejrzysty. W konsoli klienta firma widzi wydatki w jednym miejscu, zamiast sortować papiery.
Efekty: oszczędność czasu, kosztów i zasobów
Zmiana miała duży wpływ na firmę:
Więcej czasu na ważną pracę: zamiast kopiować, sortować i przewozić dokumenty, pracownicy skupiają się na ważniejszych zadaniach.
Jeden plik zamiast stosów papieru: Sparados zredukował ogromną ilość dokumentacji do jednego, łatwego w obsłudze pliku generowanego w aplikacji.
Niższe koszty: znikają zbędne koszty związane z papierologią i wyjazdami pracowników w celach administracyjnych.
Lepsze zarządzanie budżetem: mniej papierów, czasu i kosztów przy rozliczaniu podróży to oszczędności finansowe, wyższa produktywność i większe zadowolenie pracowników.
Dla firmy, w której większość pracowników podróżuje i generuje znaczne wydatki operacyjne, Sparados okazał się kluczowym narzędziem do usprawnienia zarządzania budżetem.
Przed i po wdrożeniu Sparados
Obszar | Przed Sparados | Ze Sparados |
Faktury z podróży | Niezliczone papierowe faktury od kierowców i pracowników biurowych | Dodawane w aplikacji Sparados po każdym zakupie |
Dostarczanie dokumentów do centrali | Fizyczny transport papierów | Wszystko w jednym centralnym systemie |
Dokumentacja | Ogromne stosy papieru | Jeden plik generowany w aplikacji |
Płatności za podróże | Osobne dokumenty do każdego wydatku | Opłacane kartami wirtualnymi Sparados |
Praca administracyjna | Kopiowanie, sortowanie i przewożenie dokumentów | Czas na ważniejsze zadania |
Koszty | Dodatkowe koszty przewozu dokumentów i wyjazdów administracyjnych | Zbędne koszty papierologii wyeliminowane |
Dlaczego firmy relokacyjne i transportowe wybierają Sparados
Doświadczenie MK Relocation pokazuje, co Sparados oferuje firmom transportowym i innym firmom, których zespoły są w drodze:
Żadnych zgubionych dokumentów: kierowcy dodają zdjęcia paragonów i faktur w aplikacji, a dokumenty trafiają do księgowości.
Środki w trasie: kierowcy mogą poprosić w aplikacji o zwiększenie środków na karcie, a administrator zatwierdza prośbę.
Mniej ręcznej pracy: żadnych stosów dokumentów do rozliczenia po trasie. Zobacz, jak działają rozliczenia i fakturowanie.
Kontrola kosztów podróży: przeczytaj nasz poradnik, jak śledzić wydatki w podróży służbowej, i dowiedz się więcej o zarządzaniu wydatkami.
FAQ: wydatki podróżne w MK Relocation
Jaki problem z wydatkami podróżnymi miało MK Relocation?
Kierowcy i pracownicy biurowi generowali niezliczone faktury za podróże krajowe i zagraniczne. Dokumenty trzeba było fizycznie dowozić do centrali, co zabierało czas i generowało dodatkowe koszty.
Jak MK Relocation korzysta ze Sparados?
Pracownicy płacą za wydatki podróżne kartami wirtualnymi Sparados i dodają każdy dokument, od biletów lotniczych po tankowanie, w aplikacji Sparados.
Co stało się z papierową dokumentacją?
Sparados zredukował ogromną ilość dokumentacji do jednego, łatwego w obsłudze pliku generowanego w aplikacji.
Co zaoszczędziło MK Relocation?
Firma oszczędza czas, który wcześniej zajmowało kopiowanie, sortowanie i przewożenie dokumentów, oraz eliminuje zbędne koszty papierologii i wyjazdów pracowników w celach administracyjnych.
Czy Sparados sprawdzi się w firmach transportowych i logistycznych?
Tak. Kierowcy mogą dodawać w aplikacji zdjęcia paragonów i faktur oraz prosić o dodatkowe środki na karcie, a firma kontroluje każdy wydatek w jednym systemie.
Zdejmij wydatki podróżne z papieru
Historia MK Relocation pokazuje, że zespoły w trasie nie muszą wozić papierów z powrotem do biura. Karty wirtualne i jedna aplikacja na wszystkie dokumenty oszczędzają czas, koszty i zasoby.
Prowadzisz firmę relokacyjną lub transportową? Umów prezentację i zobacz, jak działa Sparados.