Панель адміністратора Sparados для стартапів
- Michał Stachera
- 22 години тому
- Читати 5 хв
Що вам слід зробити:
День 1
Перший крок, який вам слід зробити, це встановити ліміт основного рахунку – без цього неможливо буде призначити жодну картку. Під час першого входу ви побачите сповіщення із запитом на встановлення цього ліміту. Ліміт основного рахунку визначає максимальну суму витрат, яку можна призначити кожній новій картці в системі. Цей ліміт застосовується до основного рахунку та розподіляється між усіма адміністраторами.
Ліміт групи
– Це максимальна сума, на яку ви зможете випустити картки. Це обмеження виключно для адміністраторів порталу, у вашому випадку 1–2 особи. Встановіть її на суму, що дорівнює вашим поточним річним бізнес-витратам. Ви можете змінити її будь-коли. Якщо у вас невелика компанія, Ліміт картки не потрібен. Він вказує на максимальну кількість карток, які може призначити адміністрація, тому ви можете сміливо пропустити це поле.
Після цього кроку ви можете розпочати випуск платіжних карток.
Приклад: Спарадос
Як найкраще встановити обмеження для груп у стартапі?
Як стартап, Sparados має лише одну особу, відповідальну за платежі та закупівлі компанії – фінансового директора. Під час першого входу вони встановлюють ліміт групи в 100 000 злотих, залишаючи поле для кількості карток порожнім (без обмежень). Це обмеження стосується лише цього адміністратора, оскільки ніхто інший у компанії не має права видавати картки.
Фінансовий менеджер тепер може призначити будь-яку кількість карток у межах встановленого ліміту 100 000 злотих.
Як найкраще обмежити доступ до картки для співробітника у стартапі?
Вони хочуть призначити картку співробітнику відділу маркетингу. Вони вводять інформацію про співробітника: ім'я, адресу електронної пошти та номер телефону, потім встановлюють ліміти – загальний ліміт 8000 злотих та 800 злотих щомісяця. Крім того, вони обмежують категорію витрат виключно оплатою підписок на Facebook (Meta) та LinkedIn, оскільки картка використовуватиметься для маркетингових кампаній. У тегах вони додають ключове слово «маркетинг» та надсилають картку.
Працівник, який отримує картку, не має доступу до адміністративної панелі. Протягом кількох секунд він отримує електронний лист про щойно призначену картку, до якої може отримати доступ у мобільному додатку. З цього моменту він може здійснювати оплату підписок. Кожна транзакція, здійснена за допомогою цієї картки, буде позначена як «маркетингова», що полегшить розмежування витрат пізніше у звіті про транзакції.
Sparados модернізує весь процес подання рахунків-фактур до бухгалтерського обліку. Після додавання рахунку-фактури та опису до транзакції система автоматично надсилає файли електронною поштою до бухгалтерського відділу. Це робить весь процес звірки швидким, зручним та усуває необхідність ручного подання документів .
Як призначити картку?
Після переходу на вкладку «Головна» або «Картки» натисніть кнопку «ПРИЗНАЧИТИ КАРТКУ» . Ви побачите форму, яка дозволить вам створити картку протягом кількох секунд.
У розділі ДАНІ ВЛАСНИКА КАРТКИ введіть інформацію про співробітника, якому ви хочете видати картку. Для безпечної доставки віртуальної картки співробітнику потрібні унікальний номер телефону та адреса електронної пошти.
Виберіть рахунок та встановіть ліміти картки
(Якщо на рахунку недостатньо коштів, платіж не буде оброблено – термінал спочатку перевіряє ліміт картки, а потім баланс рахунку; транзакцію буде схвалено лише в тому випадку, якщо обидва значення перевищують суму платежу.)
– На вкладці ДОДАТКОВІ ЛІМІТИ ви можете встановити часові обмеження (добові, щотижневі, щомісячні). Тут ви можете обмежити зняття готівки або онлайн-платежі.
Виберіть дизайн картки та дайте їй назву. Ці дані будуть видимі для співробітника в мобільному/веб-додатку та в Apple/Google Wallet.
Вкладка ТЕГИ зазвичай використовується для розподілу карток співробітників за відділами, але якщо ви видаєте лише кілька карток, це не обов'язково.
Розділ «КАТЕГОРІЇ ВИТРАТ» використовується для обмеження місць використання призначеної картки, наприклад, лише в супермаркетах. Ця функція корисна, якщо ви хочете обмежити витрати їжею або транспортом.
Після підтвердження всіх даних натисніть кнопку ЗБЕРЕГТИ .
Вітаємо! Ваша картка готова для отримання співробітником електронною поштою. Насолоджуйтесь нею!
Як отримати картку Sparados?
Як адміністратор, ви також можете призначити собі платіжну картку. Пам’ятайте, що обліковий запис у застосунку для отримання картки – це окремий обліковий запис. Ви повинні пройти процес реєстрації під час отримання своєї першої картки.
Після призначення картки ви можете легко додати її до свого Apple або Google Wallet. Просто натисніть відповідну кнопку.
Як поповнити рахунок Sparados?
Ще один дуже важливий крок – поповнення рахунку. Оскільки у вас вже є картка, вам потрібні кошти для витрат. Щоб поповнити рахунок, достатньо одного переказу.
Дізнайтеся, як саме це зробити: Як поповнити рахунок/картку в Sparados?
День 5
Якщо ви користуєтеся Sparados майже тиждень, зараз саме час почати спрощувати та пришвидшувати процеси у вашій компанії.
Як ваші співробітники повинні описувати та додавати квитанції/рахунки-фактури до транзакцій?
Дуже корисною функцією є додавання квитанцій до транзакцій у застосунку Sparados. Фотографії рахунків-фактур автоматично обрізаються та форматуються у формат PDF за допомогою оптичного розпізнавання символів (OCR). Процес, який раніше мав проходити через бухгалтера та фізично затверджуватися, тепер займає лише кілька секунд.
Дізнайтеся, як саме це зробити: Як швидко додати рахунок-фактуру до транзакції?
Як зробити перший переказ з рахунку Sparados?
Ви можете здійснювати чотири типи переказів через Sparados:
ELIXIR, ELIXIR EXPRESS, INTERNAL та SEPA. Виберіть рахунок, з якого ви хочете переказати кошти, введіть дані та надішліть їх. Це займе менше трьох хвилин!
Дізнайтеся більше: Як надіслати переказ через Sparados?
Як зберегти одержувача в системі?
Якщо ви плануєте регулярно здійснювати перекази за допомогою нашої системи, варто скористатися функцією збереження одержувача. Це дозволяє вам швидше та зручніше здійснювати перекази тим самим людям або компаніям, особливо якщо ви робите це кілька разів на місяць. Збережена інформація про одержувача автоматично з’являтиметься під час наступних переказів.
Як згенерувати підтвердження транзакції?
Якщо ви вже здійснили кілька транзакцій і вам потрібне підтвердження, ви можете згенерувати його лише одним клацанням миші.
День 30
Кінець місяця – час для розрахунків. Зі Sparados цей процес набагато простіший та швидший.
Як сформувати виписку з рахунку?
У Sparados ви можете згенерувати виписку для всього рахунку за вибраний період. Вкажіть часовий діапазон і натисніть «Згенерувати» . Виписку можна знайти в розділі Рахунок → Виписки .
Як створити звіт про транзакції?
Якщо вам потрібен звіт, що містить усі рахунки-фактури та квитанції, створіть звіт про транзакції. Ви можете зробити це на вкладці «Історія транзакцій» або на сторінці даних картки. Створені звіти можна знайти на вкладці «Звіти» .
Як автоматично надсилати рахунки-фактури?
Sparados використовує вбудовану функцію автоматичного надсилання рахунків-фактур. Кожен рахунок-фактура, призначений транзакції в системі, негайно надсилається до бухгалтерії, де його можна зареєструвати без будь-яких додаткових дій з боку співробітників. Просто додайте рахунок-фактуру, і він автоматично буде надіслано на адресу електронної пошти бухгалтерського відділу.
Дізнайтеся більше про те, як це зробити: Як інтегрувати Sparados з вашою бухгалтерською системою?
Готові оптимізувати свої процеси? Почніть використовувати Sparados для стартапів вже сьогодні та відчуйте переваги ефективного адміністрування з першого дня!
Дізнайтеся більше:
