Что такое программа управления бизнес-расходами и как она работает?

Для управления бизнесом нужны не только отличные идеи, но и строгий финансовый контроль. Первым шагом может быть отслеживание в режиме реального времени, как и где сотрудники тратят деньги компании. Хотя традиционные методы контроля расходов могут быть трудоемкими и приводить к ошибкам, современные технологии предлагают мощное решение: программное обеспечение для управления расходами бизнеса.

Давайте подробнее рассмотрим, что такое программа управления расходами компании, как она работает, каковы ее преимущества и на что следует обратить внимание при выборе платформы, которая наилучшим образом соответствует вашим потребностям, подчеркивая важность корпоративных карт.

Содержание:

1. Что такое программное обеспечение для управления бизнес-расходами?

2. Каковы преимущества использования программ для управления расходами?

3. Как платформа для управления расходами Sparados упрощает процесс отчетности и компенсации расходов?

4. Какими функциями должно обладать лучшее программное обеспечение для управления бизнес-расходами?

5. Как платформа для управления расходами может использовать потенциал искусственного интеллекта?

6. Как выбрать лучший инструмент для управления бизнес-расходами?

Что такое программа управления бизнес-расходами?

Программное обеспечение для управления бизнес-расходами — это цифровой инструмент, который упрощает процесс отслеживания, отчетности и утверждения расходов компании. Оно помогает организациям управлять расходами сотрудников, от командировочных до офисных расходов, автоматизируя такие задачи, как предоставление квитанций, отчетность по расходам и возмещение расходов.

Это часто делается в сочетании с корпоративными картами, которые являются основным способом оплаты, напрямую связывающим расходы с программным обеспечением, чтобы их можно было сразу отслеживать. Интеграция этого способа оплаты и платформы управления создает плавную и эффективную экосистему.

Как это работает: подробное описание шаг за шагом

Система управления расходами предприятия работает на основе нескольких взаимосвязанных функций, которые автоматизируют весь цикл расходов, а в центре процесса находятся корпоративные карты. Вот как работает типичная платформа:

• Отчеты о расходах: сотрудники могут осуществлять платежи с помощью корпоративной карты, а программное обеспечение автоматически регистрирует транзакцию. Затем сотрудники могут загружать чеки и подавать отчеты о расходах через программное обеспечение, часто с помощью мобильного приложения. Некоторые передовые платформы даже позволяют пользователям сканировать чеки и автоматически извлекать основную информацию, такую как дата, сумма и продавец. Процесс становится еще проще, когда расходы уже связаны с данными транзакции по корпоративной карте.

• Процесс утверждения: после подачи заявки на возмещение расходов она автоматически передается соответствующему руководителю или отделу для рассмотрения и утверждения. Процесс утверждения ускоряется, поскольку данные о транзакциях по корпоративной карте предоставляют подробную информацию и позволяют провести проверку.

• Реализация политики: систему можно настроить таким образом, чтобы она отмечала расходы, которые нарушают политику компании, например, превышают лимиты расходов или представляют отчеты о расходах за недопустимые покупки. При использовании корпоративных карт эту политику можно активно реализовывать в месте продажи. Например, карта может быть запрограммирована на отклонение транзакций, которые нарушают установленный лимит расходов, тем самым предотвращая несоответствующие покупки до того, как они произойдут.

• Компенсация расходов: поскольку корпоративная карта является основным способом оплаты, основная задача системы управления расходами больше не заключается в компенсации расходов сотрудникам, а в оплате расходов, которые покрывает компания. После утверждения отчета о расходах система позволяет быстро и точно произвести оплату, что упрощает закрытие счетов для финансовых команд.

• Отчеты и анализ: руководители и финансовые команды имеют доступ к данным в режиме реального времени и отчетам о тенденциях расходов непосредственно из транзакций по корпоративным картам. Эта ценная информация помогает оптимизировать составление бюджета, определять области, в которых можно сократить расходы, и улучшать общее финансовое планирование, предоставляя подробную и актуальную картину всех расходов компании.

  
  

Благодаря автоматизации этих процессов и интеграции с корпоративными картами, программное обеспечение для управления расходами сокращает количество ошибок, связанных с ручной работой, ускоряет расчеты и дает более полное представление о расходах компании, что делает финансовые операции более эффективными и контролируемыми.

Каковы преимущества использования программ управления расходами?

Внедрение решения по управлению расходами, особенно такого, которое включает корпоративные карты, может изменить подход к управлению финансами компании. Преимущества гораздо больше, чем простая автоматизация:

• Меньше ошибок: когда транзакции осуществляются с использованием корпоративной карты, данные автоматически собираются системой, что позволяет избежать человеческих ошибок при вводе информации из чеков. Благодаря этой точности финансовые отчеты являются достоверными и готовы к аудиту.

• Более быстрая обработка: упрощенные инструменты для создания, представления, просмотра и утверждения отчетов работают еще быстрее, когда исходные данные о сделках поступают непосредственно с карточки предприятия. То, что раньше занимало несколько дней, теперь можно сделать за несколько минут.

• Повышение производительности: чем меньше времени сотрудники тратят на подготовку и проверку отчетов о расходах, тем больше времени они могут уделить другим задачам. Используя корпоративные карты, сотрудники не должны тратить свои собственные средства, поэтому им не нужно ждать компенсации, а административная нагрузка снижается.

• Меньше расходов: ошибки в отчетах о расходах и ненужные компенсации приводят к дополнительным затратам. Доверив скучные расчеты и активное соблюдение правил программному обеспечению для управления расходами и корпоративным картам, вы сможете сэкономить деньги на более важные бизнес-приоритеты.

Как платформа управления расходами Sparados упрощает процесс представления отчетов о расходах и их компенсации?

Платформа управления расходами Sparados упрощает процессы представления отчетов о расходах и их компенсации, выдавая корпоративные карты и автоматизируя основные задачи. Корпоративные карты выдаются и присваиваются сотрудникам за считанные секунды.

Сотрудники могут легко осуществлять платежи и регистрировать квитанции с помощью мобильных устройств, а система автоматически выделяет соответствующие данные, сокращая ручной ввод данных. Расходы классифицируются в режиме реального времени, а процессы утверждения упрощаются для более быстрой обработки данных.

Кроме того, Sparados интегрируется с основными бухгалтерскими системами, упрощая сверку баланса и снижая административную нагрузку. Эта всесторонняя автоматизация, ориентированная на карточку предприятия, не только повышает точность, но и экономит время как сотрудникам, так и финансовым командам.

Какие функции должна иметь лучшая программа для управления расходами бизнеса?

На самом деле, комплексное решение для управления расходами — это больше, чем просто одно программное обеспечение. Это интегрированная экосистема инструментов, созданная для слаженной совместной работы. Ниже приведены основные элементы, на которые следует обратить внимание, начиная с самых базовых:

1. Визитные карточки

Лучшие платформы предлагают не только программное обеспечение, но и комплексные платежные решения. С помощью Sparados вы можете быстро выдать виртуальные платежные карты сотрудникам и управлять лимитами карт. Вы даже можете создать свой собственный дизайн карты с логотипом компании. Эти платформы должны адаптировать параметры карт к конкретным потребностям вашего бизнеса, предлагая гибкий и контролируемый способ управления расходами сотрудников у источника.

2. Панель клиентов

Административный панель, или «панель клиента», представляет собой централизованную систему для управления расходами вашей компании. Она позволяет настроить систему в соответствии со структурой вашей организации и удобно управлять расходами команд и сотрудников, в частности, используемыми ими корпоративными картами.

Что вы можете делать в панели клиента:

• Присвоение карт: сразу присвойте карты компании отдельным сотрудникам или группам. В одном месте вы можете эффективно управлять разрешениями, пополнениями и предупреждениями каждого пользователя.

• Установите лимиты и правила: получите полный контроль с помощью настраиваемых правил использования карт для разных сотрудников, должностей и отделов. Вы можете легко установить лимиты расходов, утверждать запросы сотрудников на изменение лимитов карт и даже блокировать или ограничивать снятие наличных в банкоматах, онлайн-платежи и международные операции — все это на уровне карт.

• Обзор истории транзакций: просматривайте историю транзакций каждого сотрудника, совершенных с использованием корпоративной карты, и анализируйте расходы компании в режиме реального времени. Это дает вам данные, необходимые для принятия обоснованных решений и оптимизации расходов компании.

• Отчеты: всего за несколько кликов создайте отчет по личной истории транзакций, адаптированный к вашим потребностям. Эти отчеты должны содержать основную информацию, такую как комментарии к транзакциям, счета-фактуры, квитанции и умные метки, чтобы упростить учет и сэкономить драгоценное время вашей финансовой команды.

  
  

3. Мобильное приложение

Для сотрудников, которые постоянно находятся в разъездах, мобильное приложение является незаменимой функцией. Оно обеспечивает постоянный доступ к средствам компании через корпоративную карту и позволяет легко и быстро оплачивать расходы.

Что можно делать в мобильном приложении:

• Быстрая выдача карт: сотрудники могут установить приложение и сразу же получить карту своей компании от работодателя.

• Бесконтактные и онлайн-платежи: программа должна позволять автоматически интегрировать корпоративную карту с Google Pay и Apple Pay, чтобы можно было легко и безопасно осуществлять бесконтактные и онлайн-платежи.

• Запросы на изменение лимита карты: сотрудники должны иметь возможность одним нажатием кнопки запросить изменение лимита своей корпоративной карты, что упростит взаимодействие с руководством.

• Простое добавление счетов: удобное мобильное приложение позволяет сотрудникам легко сканировать или добавлять фотографии счетов и квитанций прямо со своих телефонов, связывая их напрямую с соответствующей операцией по корпоративной карте.

4. Интернет-программа

Интернет-приложение может быть удобной альтернативой мобильному приложению, позволяя сотрудникам использовать корпоративные карты и функции с любого устройства.

Что вы можете сделать в онлайн-программе:

• Быстрое получение карт: сотрудники могут быстро получить свои корпоративные карты на любом устройстве, от компьютера до смарт-часов.

• Ваш собственный домен: некоторые платформы позволяют вам публиковать ваш портал для сотрудников на вашем собственном домене, что повышает узнаваемость бренда.

• Индивидуальный дизайн: Макет страницы можно настроить в соответствии с вашими потребностями, добавив собственный логотип и цвета компании, чтобы обеспечить единообразный имидж бренда.

• Персонализация электронной почты: возможность настраивать электронные сообщения с помощью собственных верхних и нижних колонтитулов повышает профессионализм общения сотрудников.

5. API

Для компаний с существующей ИТ-инфраструктурой API (интерфейс прикладного программирования) является критически важным. API обеспечивают быструю передачу данных и настройку между платформой управления расходами и внутренними ИТ-системами или приложениями компании, включая данные корпоративных карт. Это обеспечивает бесперебойный поток информации и позволяет создать по-настоящему интегрированную финансовую экосистему.

Как платформа управления расходами может использовать потенциал искусственного интеллекта?

Платформы управления расходами нового поколения используют возможности искусственного интеллекта (ИИ), чтобы вывести автоматизацию на новый уровень. Возможности ИИ выходят за рамки простого сбора данных, делая весь процесс более интеллектуальным и проактивным. Некоторые из ключевых функций ИИ включают:

• Расширенный сбор данных: сканирование чеков на базе искусственного интеллекта использует технологию оптического распознавания символов (OCR), чтобы не только считывать данные с чеков, но и понимать контекст, обеспечивая высокую точность.

• Автоматические описания расходов: анализируя содержание счета-фактуры или квитанции, искусственный интеллект может сформулировать четкое и краткое описание для финансовой команды, экономя время сотрудников, необходимое для ручной подготовки подробного объяснения каждого расхода.

• Интеллектуальная категоризация и соблюдение требований: алгоритмы машинного обучения могут автоматически классифицировать расходы и применять правильные налоговые коды, становясь умнее с каждой транзакцией.

• Полезная аналитика расходов: ИИ предоставляет полезную информацию о привычках сотрудников в отношении расходов. Он может анализировать историю транзакций, выявляя конкретные модели поведения, например, регулярное посещение дорогих ресторанов во время командировок, а также выявлять и составлять отчёты о наиболее распространённых типах расходов для данной команды, что позволяет более точно планировать бюджет.

• Проактивное обнаружение мошенничества: искусственный интеллект — мощный инструмент для обнаружения мошенничества, анализа схем расходов и выявления аномалий, таких как дублирующиеся счета или необычно крупные возвраты средств, которые человеку сложно обнаружить.

• Прогностическая аналитика: искусственный интеллект может прогнозировать будущие тенденции расходов на основе исторических данных, предоставляя финансовым группам бесценную информацию, которая позволяет более точно планировать бюджет и стратегию.

  
  

Эти возможности ИИ превращают управление расходами из пассивной административной задачи в стратегическую функцию, основанную на данных.

Как выбрать лучший инструмент управления расходами бизнеса?

Выбор правильного решения для управления расходами — важное решение, которое может существенно повлиять на финансовое положение и операционную эффективность вашей компании. Важно не только найти инструмент для автоматизации процессов, но и выбрать долгосрочного партнёра, отвечающего вашим конкретным потребностям и целям, и визитные карточки — один из важнейших элементов. Для принятия взвешенного решения необходимо учитывать не только основные характеристики, но и ряд других важных факторов.

Факторы, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения для управления расходами бизнеса:

• Интеграция с существующими системами: Успешная интеграция с существующими финансовыми и бухгалтерскими системами, такими как QuickBooks, NetSuite или Xero, должна быть приоритетом. Это обеспечивает бесперебойный поток данных в режиме реального времени, включая все данные о транзакциях по картам компании, исключает ручной ввод данных и обеспечивает согласованность и точность всех финансовых записей.

• Удобный интерфейс и мобильная доступность: даже самое мощное программное обеспечение бесполезно, если сотрудники им не пользуются. Ищите платформу с интуитивно понятным и простым в использовании интерфейсом. Важно иметь надежное мобильное приложение, позволяющее сотрудникам управлять своими корпоративными картами и регистрировать чеки в любое время.

• Применение и контроль соблюдения политик: программное обеспечение должно не только отмечать расходы, нарушающие политику компании, но и заблаговременно обеспечивать контроль за соблюдением политик компании. Лучшие решения позволяют устанавливать индивидуальные правила и лимиты расходов по картам компании в зависимости от должности сотрудника, отдела или типа расходов. Автоматизированное применение политик предотвращает несанкционированные расходы до их совершения.

• Отчетность и аналитика в режиме реального времени: Помимо простой истории транзакций, программное обеспечение должно предлагать расширенные возможности отчетности и аналитики, основанные непосредственно на данных банковских карт компании. Эта информация может помочь выявить тенденции расходов, определить области для сокращения расходов, а также улучшить планирование бюджета и финансовое прогнозирование.

• Безопасность данных и конфиденциальность: Ваши финансовые данные очень конфиденциальны. Выбранное вами программное обеспечение должно иметь надежные меры безопасности для защиты всех данных о транзакциях, включая данные банковских карт компании.

• Масштабируемость и гибкость: учитывайте, как программное обеспечение будет развиваться вместе с вашим бизнесом. Платформа должна быть достаточно гибкой, чтобы справляться с ростом числа пользователей и транзакций, а также легко выпускать новые корпоративные карты по мере роста вашей команды.

• Обслуживание клиентов и репутация поставщика: Надёжный поставщик — это долгосрочный партнёр. Оцените возможности обслуживания клиентов и убедитесь, что компания пользуется хорошей репутацией в этой области. Поставщик с обширным опытом и отзывчивым отделом обслуживания клиентов может существенно повлиять на ваше взаимодействие с нами.

Проанализировав вышеперечисленные вопросы, вы сможете выйти за рамки простого списка функций и выбрать инструмент управления расходами бизнеса, который не только оптимизирует существующие процессы, но и станет стратегическим активом для будущего роста, а визитные карточки станут ключевой частью вашей системы финансового контроля.